ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントに関する詳細なガイド

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントとは

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントは、イベント、客室、飲食など、あらゆる分野にわたるホスピタリティ ビジネスの財務パフォーマンスを管理するプロセスです。このプロセスには、財務状況を監視するという側面だけでなく、財務に関する数値をコスト分析、需要予測、予算編成、ビジネス上の意思決定に結び付けるという、より戦略的な側面も存在します。

ホスピタリティ業界には、常に変化する需要と厳しい利益率という経営上の条件が存在するため、財務管理を通じて、季節的な要因、日々のキャッシュフロー、サービス品質をリアルタイムに検討する必要があります。これにより、従来の財務業務とビジネスに関するインサイトが結合されるため、リーダーは、人財配置、製品、価格設定に関するすべての意思決定が、短期的な結果と長期的な成長の両方にどのように影響するかを把握できるようになります。

ホスピタリティ業界における主要な財務プロセス

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントでは、需要が変化したりコストが上昇したりする状況においてもビジネスを安定させるための重要なプロセスが必要になります。以下に示す各プロセスが、採算性の維持や、プランニングと意思決定のための情報提供など、特定の役割を果たします。

• 予算編成・収益予測プロセス: これは、稼働率、人件費、供給コストの変動を予測することにより、繁忙期と閑散期の両方に備えた計画を作成するためのプロセスです。強力な予測機能を使用すれば、将来を見据えながら柔軟に対応することができます。
• 収益管理プロセス: これは、価格設定戦略と市場データを活用して稼働率と採算性のバランスを調整することにより、すべての客室やイベント席から最大限の収益を引き出すためのプロセスです。
• コスト管理プロセス: これは、お客様の満足度を維持しながら、食品の廃棄、過剰な人財配置、非効率的なエネルギー消費などの不要な経費を最小限に抑えるためのプロセスです。
• キャッシュフロー管理プロセス: これは、支出を予測収益に合わせ、支払いと受け取りのタイミング ギャップを管理することにより、ビジネスを円滑に進めるためのプロセスです。
• 財務報告プロセス: これは、RevPAR、ADR、GOPPAR などのパフォーマンス指標を可視性するためのプロセスです。これによりリーダーは、業務の効率性を測定し、時間の経過とともに戦略を改善することができます。

ホスピタリティ業界において財務管理が重要である理由

ホテル、リゾート施設、レストランは、予測不可能な需要や高い間接費に対応しながら、高品質なサービスをお客様に提供しなければならないというプレッシャーに常に直面しています。こうしたビジネスで強力な財務管理ソリューションを導入すると、あらゆる業務が測定可能な財務的影響に結び付けられるため、残業代や食品廃棄などの問題によって利益率が低下するのを防ぐことができます。

これによりリーダーは、すべての業務について、利益が発生している箇所と損失が発生している箇所を明確に把握できるようになります。また、データに基づくインサイトとプランニングにより、価格設定、人財配置、支出を調整して、利益率の適切なバランスを維持することができます。

効果的な財務管理を通じてホスピタリティ ビジネスをサポートする方法

お客様が企業の財務状況を知っていることはないかもしれませんが、企業が効果的に財務状況を管理しているかどうかについては、簡単に把握できるかもしれません。ホスピタリティ企業は財務状況を適切に管理することにより、収益を増大させて再投資を行い、現在だけでなく将来にわたってお客様の体験を向上させることができます。

収益性の向上

客室料金、メニュー、人員計画などの要素を、お客様に提供するサービスの実際のコストに反映させることにより、利益を増やすことができます。効果的な財務管理により、リアルタイム データを使用して利益率と価格設定をすばやく連動させ、承認プロセスを効率化することができます。これにより、適切な箇所に資金を投入できるようになります。

Denny’s 社は、財務部門と人事部門を統合し、年間 120 万ドルの総利益計上と厳格な管理体制により、フランチャイズの請求業務を 4 日間短縮してキャッシュフローを確保しました。その結果、収益性が向上しました。

優れた収益予測

需要の予測が難しいホスピタリティ業界では、過去の傾向、人財配置、現在の市場状況に基づいてビジネス上の意思決定を行うための収益予測が不可欠です。ホスピタリティ業界のリーダーは、収益予測テクノロジーのシナリオ プランニング機能と実際のデータを使用して、学校の休校や大規模な会議の開催など、潜在的な混乱状況や需要の変化に備えることができます。

P.F.Chang’s 社は、サイロ化されたシステムとプロセスから Workday に移行しました。これにより、すべての地域のレストラン、顧客管理、財務業務に関する統合データにアクセスできるようになったため、収益予測の精度が向上しました。「Workday により、人事と財務に関するすべてのデータを統合できました」と、P.F. Chang’s 社の最高情報責任者は言います。「組織の全体像を把握できるようになりました。これは、Workday を導入しなければできなかったことです」

業務の効率化

複数回のログインや分断された購入プロセスなど、日常業務の妨げとなるさまざまなタスクをなくすことができれば、業務の効率性が高まります。テクノロジーがベースになっているホスピタリティ ファイナンシャル マネジメント ソリューションを活用すれば、財務データと ITデータをひとつのプラットフォームに集約し、対象となるすべてのメンバー間で実際のデータとワークフローを共有することができます。統一された構造により、請求書が即日承認され、購入と同時に予算が更新されるため、ワークフローの処理にかかる時間が短縮されます。また、重複したデータ入力が削除されるため、エラーも軽減します。

Drury Hotels 社は、自社のシステムと Workday を統合し、マネージャと現場担当者がモバイル機器からシステムにアクセスできるようにしました。また、140 のホテルチーム全体で発注処理を合理化しました。同社の最高情報責任者を務める Ryan Schlimpert は、「これにより、スマートで迅速で効率的な業務運営が可能になりました」と言います。

データドリブンなインサイト

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメント ソフトウェアでは、客室、食事、人財配置に関するデータが財務データと同じ場所に保管されます。すべてのデータを統合すると、週末における残業時間の増加などのパターンを簡単に検出できるため、潜在的な問題を発生と同時に解決することができます。

Innisfree Hotels 社は、18 の PMS/POS システムのデータをひとつに統合してキャッシュフロー レポートの 85% を自動化し、140 以上の銀行口座を毎日照合するようになりました。これにより、ホテル全体での可視性が向上し、迅速な意思決定が可能になりました。

持続可能な成長

過去に成功した方法に従い、再現可能な形で新しい施設やコンセプトを導入することにより、ホスピタリティ ビジネスを成長させることができます。そのためには、テクノロジーベースのホスピタリティ ファイナンシャル マネジメント ソフトウェアが提供する標準モデル、共有 KPI、セルフサービス型データ インサイトが必要になります。

急速に成長している Shake Shack 社は、現在 300 店舗以上を展開しています。同社は、手作業による財務台帳から自動化された Workday プラットフォームに移行する必要がありました。この移行により、財務決算にかかる時間が短縮され、データの接続によって監査プロセスが改善されました。その結果、明確な収益予測が可能になり、自信を持って将来のビジネス成長を計画できるようになりました。

ホスピタリティ業界における財務管理の課題

ホスピタリティ業界で財務管理を行う場合、業界固有の課題が存在しますが、これらの課題は解決することができます。現実的な課題として、忙しい週末と閑散とした平日という課題がありますが、これは対処可能な課題です。実際に多くのホスピタリティ企業が、適切な手段とツールを活用してこれらの課題に対処しています。

季節要因と需要の変化

宿泊需要の増減により、「先月は予約で満室だったが、今月以降は半分しか予約がない」といった状態になるなど、プランニングが難しくなる場合があります。Workday などの財務管理ソフトウェアに組み込まれているローリング予測機能や短期プランニング サイクル機能を使用すれば、現在のデータに基づいて、人財配置、購入、価格設定に関する業務を調整することができます。計画を毎週見直すことにより、ビジネスの障害につながる可能性があるボトルネックを回避することができます。

高い人件費

多くの場合、ホスピタリティ企業にとって最も大きな費用になるのは人件費です。労務管理においては、小さなミスでもすぐに積み重なって費用が増えていきます。リアルタイムでの勤務時間の可視化と動的なスケジュール管理を可能にするツールを使用すれば、必要に応じて人員の補充や削減を行うことができます。一部の社員に対してクロストレーニングを実施し、人員不足や繁忙期の需要に対応することもできます。

在庫管理

食品や飲料の廃棄は、利益率の減少につながる可能性があります。社員が順守すべき明確な廃棄物防止ポリシーを定義すると、コスト管理に役立ちますが、これだけでは必ずしも十分ではありません。テクノロジーベースのホスピタリティ ファイナンシャル マネジメント ソリューションを使用すると、売上データと購買データが関連付けられるため、マネージャは注文が需要を上回るタイミングを把握することができます。毎日の結果を予測と照合することにより、食品の分量、メニューの内容、注文品を調整して無駄を減らすことができます。

世界市場の変動

大きな出来事、通貨の変動、旅客の混乱などにより、わずか一日で予約に影響が出ることがあります。シナリオ プラン機能には、レートの調整、購入プロセスの一時停止、各種市場のターゲット化を行うためのプレイブックが用意されています。このプレイブックを使用すれば、処理をゼロから始める必要はありません。いくつかの「もしもこうなった場合は」というシナリオをモデル化するプロパティにより、競合他社が月末のレポートを待っている間に先行して行動を起こすことができます。

複雑なレポート ニーズ

多くのホスピタリティ ビジネスでは、管理が必要な施設や収益源が複数存在するため、さまざまなスプレッドシートとレポートが複雑に組み合わされることになります。統合プラットフォームを使用してすべてのデータを組み合わせることにより、連結処理とレポート作成処理を自動化して標準の勘定科目表を作成することができます。これにより、会社全体にデータが流れるようになるため、在庫管理や人財配置などに関するコストを明確に把握できるようになります。企業の規模や業務の複雑さに関係なく、わずか数秒でレポートを生成することができます。

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントのベストプラクティス

安定した財務業務を確立して成長させるのは、ほぼすべての企業にとって時間がかかる作業です。しかし、以下に示すステップにより、将来の強固な財務基盤を構築することができます。

1.標準化されたレポート フレームワークを導入する

組織全体で追跡する重要業績評価指標 (KPI) の短いリストを選択し、すべての地域で同じ方法で KPI を定義します。次に、1 ページの用語集と、それらの用語の定義を使用する週次スコアカードを公開します。これにより、全員が同じ方法で数字を確認し、計画の作成時に具体的な戦略的決定を行うことができるようになります。

2.ローリング予測機能を使用する

毎週または隔週などの頻度で予測のレビュー スケジュールを設定し、組織の現状が予測に反映されているかどうかを確認します。次に、現在の予約状況を以前の予測と比較し、現在の需要に応じて社員のスケジュールと注文量を調整します。変更内容、変更者、変更理由を記録して、将来の予測のコンテキストを追加します。

3.最新の収益管理ツールを使用する

予約パターン、市場の需要、現地の出来事、競合他社の料金を追跡する価格設定ツールを使用して、妥当な料金変更を提示します。次に、許容範囲内の最低価格と最高価格について明確な制限を設定し、提示料金を毎朝確認して、ビジネスの目標に適した料金を承認します。週の終わりに結果を比較して、売上の向上に寄与した料金調整と、改善が必要な料金調整を確認します。

4.人件費と飲食費を管理する

日次レポート処理を実行するか、スケジュールされた時間と実際の売上を比較するダッシュボードを使用して、マネージャが迅速に人財配置を調整できるようにします。これによって得られたインサイトを、厨房での準備データと実際の売上データを比較すための定期的なチェック機能と組み合わせます。作りすぎや余剰在庫のパターンが見られる場合は、準備量を減らすかメニュー内容を変更して無駄を削減します。

5.財務管理テクノロジーを導入する

テクノロジーベースの財務管理プラットフォームにより、円滑な組織運営が可能になります。購買データ、給与計算データ、資産データを接続するクラウド プラットフォームを使用すれば、銀行口座や請求書の照合作業などの単純な作業を自動化することができます。リーダーは、反復的な手作業にかかる時間を節約し、ワークフォース プランニングやコスト管理などの戦略的な業務に多くの時間を割くことができます。

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントにおけるテクノロジーの役割

組織全体で何が起きているのか、各プロセスが収益にどのように影響するのかを把握する必要があるホスピタリティ業界のリーダーにとって、テクノロジーは不可欠なものになりつつあります。クラウドベースの会計システムとエンタープライズ リソース プランニング システムでは、データが自動的に取り込まれて結果が自動的に更新されるため、リーダーは十分な情報に基づいて迅速に行動を起こすことができます。

これらのプラットフォームは PMS システムや POS システムなどに接続できるため、予約状況、料金、経費を比較しながら、特定の傾向や潜在的な問題を簡単に確認することができます。AI を活用した収益予測機能により、過去のデータと現在の需要に基づいて計画を調整することができます。すべてのデータとツールが 1 か所で管理されるため、さまざまな情報に基づいて迅速に意思決定を行い、ホスピタリティ ビジネスの成長に合わせて財務管理プロセスを強化することができます。

Workday ファイナンシャル マネジメント (財務管理) の主な機能

• クラウドベースの会計機能とレポート機能: 結果が自動的に更新されるため、手動で会計処理を行う必要がなくなり、迅速な財務決算が可能になります。
• リアルタイムのダッシュボードと KPI: 業績の変化を追跡し、指標が目標から外れた場合はすぐに介入することができます。
• PMS/POS/ERP システムとの統合機能: 予約、売上、コストに関するデータがひとつのプラットフォーム上で管理されるため、すべての部門で同じ最新情報を共有することができます。
• 需要予測のための AI 機能: 出来事、天候、市場の変化などの新しいパターンに適応するこの予測機能を使用して、人財配置と価格設定を調整することができます。
• 財務部門向けのモバイル ツール: マネージャは、自分のスマートフォンを使用して、承認、レビュー、コメント入力を行うことができるため、離席中でもスムーズにワークフローを進めることができます。

ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントを円滑に進めるためのテクノロジーの導入

テクノロジーを活用すれば、ホスピタリティ ファイナンシャル マネジメントを戦略的で統制されたシステムに変え、お客様の体験と採算性のバランスを取りながら、持続可能な成長を実現することができます。クラウド プラットフォームは、PMS データと POSデータを予算データに関連付け、照合処理を自動化して問題を検出します。これによりリーダーは、行動を起こすための時間を確保することができます。組織のデータを Workday などの財務管理システムに統合して、財務プロセスとプランニング業務を効率化することをお勧めします。