ワークフォースマネジメント

ワークフォースマネジメントとは？WFM ソリューションを選択する際に知っておくべきこと

社員の期待が進化し、働き方そのものが変化する中、ワークフォースマネジメントはどのような意味を持つのでしょうか？以下では、ワークフォースマネジメントソリューションを選択する際に組織が何を検討すべきかについて見ていきます。適切なソリューションの導入により、適切な人財を適切なタイミングで配置できます。

従業員は企業にとってコインの裏表に等しい存在です。最大のコストであり、最大の資産でもあります。日々の業務を担う従業員は、ブランドの印象から利益率に至るまで、組織のすべてに直接的な影響を与えます。エンゲージメント、生産性、採算性の間に密接なつながりがあることが多くの調査で実証されているのも不思議なことではありません。

企業の成功にワークフォースは欠かせません。そのためリーダーは常に、従業員のパフォーマンスと生産性を最大限に引き出す方法を明らかにすることを求められてきました。しかし近年は、従業員の期待や働き方そのものが劇的に変化しているため、このような責務の負担は増しています。昨今のエグゼクティブは、従業員を今日いつどこに配置するかを把握するだけでなく、明日どのように状況が変わるかを知る必要があります。現在および未来の状況に応じて、適切なスキルを持つ従業員を適切なタイミングで過不足なく配置するため、エグゼクティブはワークフォースマネジメント (WFM) プロセスを活用しています。

以下では、社員の期待や働き方そのものが変化する中でワークフォースマネジメントがどのような意味を持つのか、ワークフォースマネジメントソリューションを選択する際に組織が何を検討すべきかについて見ていきます。適切なソリューションの導入により、適切な人財を適切なタイミングで配置することができます。

ワークフォースマネジメントとは？

ワークフォースマネジメントとは、ワークフォースのパフォーマンスや生産性を最大限に引き出すためのプロセスを意味します。

WFM では基本的に時間管理に重点が置かれます。組織が職務の完了やシフトの補充に必要となる社員数を、日単位、週単位、月単位で把握できるよう支援します。WFM ツールの主な目的は、職務を遂行するため現場で働く必要がある従業員 (現場担当者など) を管理することにあります。企業は WFM の使用により、従業員の勤務日をスケジューリングし、従業員が業務に費やす時間を追跡できます。高度なツールは、ビジネス需要の変化 (新しいプロジェクト、季節ごとに変わる交通量など) への対応に必要となる従業員数を予測する場合にも役立ちます。

従来の WFM はトップダウンのアプローチで構成されていたため、スーパーバイザーがチームのシフトスケジュールを作成する必要がありました (休憩室の壁に貼られたスプレッドシートの出力紙を想像してください)。このような手作業のアプローチにより、時間管理/スケジューリングは退屈で必要不可欠な人事のバックオフィス業務という認識が定着しました。必要ではありますが、WFM は社員の福利厚生や学習/能力開発などの人事分野と異なり、戦略的影響や革新的効果が期待される領域ではないと考えられてきました。

幸いなことに、働き方そのものが進化するにつれ、WFM に対するこのような見方は変わりつつあります。社外ワークフォース (月給制従業員、パートタイム従業員、臨時従業員、フリーランスなど) の起用が日常化する中、効率性をモニタリングしながら勤務時間や担当業務をスケジューリングすることはますます難しくなっています。X 時間を X 人に割り振れば終わりというわけにはいきません。今日のマネージャは、さまざまな勤務形態で働く従業員のスケジュールの希望、個々のスキル、予算の制約、規制コンプライアンスに配慮しなければなりません。手作業のプロセスや分散したレガシーシステムで対応することはもはや不可能です。

このような複雑さが増す中、データ主導の WFM や最先端の WFM ツールは、その重要性を主張し始めています。

ワークフォースマネジメントが重要な理由とは？

パンデミック、人材不足、サプライチェーンの混乱など、近年はかつてない状況に次々と見舞われました。そのため企業は、変化や機会に適応するだけでなく、社外ワークフォースから最大限の価値を引き出す必要があると強く認識するようになりました。ビジネスリーダーは、労働時間/勤務割当に関する法令や労働安全衛生ガイドラインを遵守しつつ、ワークフォースが変化に対応できる体制を整備する必要があります。

物事が絶えず変化する厳しい状況の中、企業は最も貴重なリソースであるワークフォースの獲得、維持、育成に投資する必要があります。

また、時間給従業員を消耗品のように扱ったり、勤務スケジュールの要望を軽視したりすることはもはや許されません。時間給従業員や臨時従業員は今日、多くの組織の基盤を支えています。そしてその働きに見合う対応を期待しています。

最先端の WFM は、スケジューリングやタイムトラッキングをはるかに超え、このような規範の変化にリーダーが対処できるよう支援します。最も高度に進化した WFM は、リアルタイムデータと AI を活用してワークフォース計画と全社的な戦略計画を結びつけ、従業員のパフォーマンス、効率性、エンゲージメントを最大化し、組織のリスクを軽減します。このアプローチは唯一の正しい情報源も構築します。そのためリーダーは、正社員のデータにアクセスする場合は人材管理 (HCM) システム、臨時従業員のデータにアクセスする場合は個別のベンダーマネジメントシステム (VMS) といったようにシステムを切り替える必要はありません。ワークフォースの複雑さや新たな労働者区分が増大する中、人事、財務、オペレーションの各リーダーは、統合ソリューションを活用することにより、総人件費を完全に把握することができます。

ワークフォースマネジメントソフトウェアとは？

先ほど触れたように、多くの組織では手作業のプロセス、サイロ化されたシステム、分断されたデータを使ってワークフォースを管理する状況から抜け出せずにいます。しかしこのアプローチが機能するためには、人財、シフト、勤怠時間を完全に予測できる必要があります。

人間の性質や従業員の複雑な生活環境を考えると、当然ながらスケジューリングは静的なものではありません。また、オペレーションリーダーはワークフォースの運用と全社的な戦略を一致させることを期待されているだけでなく、新たなビジネスモデルを立ち上げるため、従業員を別の役割/勤務地へ再配置したり、従業員の新たな期待に応えたりする必要があります。従来の WFM ではこのような状況に対応することはできません。

これらの課題に対処するため、今日の WFM プラットフォームは、時間管理、スケジューリング、給与計算が集約された統合システムを通じて単一のデータソースを構築します。さらに AI を活用して労働力需要と供給をマッチングし、主要なワークフォース情報を可視化します。そのためマネージャは、スケジュールを最適化してビジネスニーズに対応し、労働規制を遵守し、従業員のスケジュールの希望に応えることができます。

このようなツールはスケジューリングを最適化するだけでなく、組織がレポートをリアルタイムに取得し、人件費を完全に把握し、的確な意思決定を行えるよう支援します。WFM の高度な手法とそれを支える適切なソフトウェアがあれば、組織は手間をかけずに適切な人材を適切なタイミングで適切な場所に配置できます。

たとえば Workday スケジューリングや Workday Labor Optimization ソフトウェアは、以下を支援します。

スケジューリング: 従業員ファーストの高度なスケジューリングソリューションは、AI を活用して労働力需要と従業員の希望とのバランスを調整し、最適化されたスケジュールを生成して、時間給従業員に高い柔軟性と管理能力を提供します。

異常な時間の検出: Workday はマネージャを支援する時間管理/スケジューリングハブの一環として、タイムエントリエラーの可能性を自動的に明らかにし、タイムエントリの異常をマネージャに知らせます。これは作業時間を短縮し、給与計算や人件費の精度を高めます。

スキルの発掘と管理: 組織はワークフォース戦略とスキルを一致させることにより、適切なスキルを持つ適切な従業員を適切な場所にすばやく配置できます。スキルギャップを特定することもできます。

需要予測: Workday AI ベースの最適化エンジンに機械学習ベースの需要予測を取り込むことにより、マネージャは外部要因 (売上履歴、客足履歴、気象データ、地域イベントデータなど) に基づいて労働力需要を予測し、スケジュールを適切に作成・最適化できます。

ワークフォースマネジメントを通じてワークフォースの力を活用することにより、人事/オペレーション部門は単に変化に対応するだけでなく、変化をバネにして成長し、パンデミックや新たな市場機会/競争圧力にも対処できるようになります。

企業の成功にワークフォースは欠かせません。そのためリーダーは常に従業員のパフォーマンスと生産性を最大限に引き出す方法を明らかにすることを求められてきました。

ワークフォースマネジメントの活用例は？

Workday のワークフォースマネジメントソフトウェアは、従業員とマネージャの双方が働き方を主体的に管理し、組織がビジネスニーズやコンプライアンスニーズを満たせるよう支援します。

Workday スケジューリングや Labor Optimization を使用すると、従業員はいつどこで働きたいかを主体的に提示できます。希望する勤務時間や勤務地を選択し、追加のシフトに登録し、同僚と勤務時間を交換できます。自動スケジューリングツールは従業員の希望を考慮して日程を調整し、従業員に最適なシフトを割り当てます。マネージャが自動生成されたスケジュールを確認・調整している間も、Workday は従業員の可用性と資格に照らし合わせて検証を続けます。マネージャがカレンダーを承認すると、従業員は翌週のシフトを確認するよう求める通知を受け取ります。

このシステムはシームレスなコミュニケーションを実現することにより、スケジューリングの行き違いを防ぎます。たとえば従業員が翌週のスケジュールを確認し、水曜午後のシフトに対応できないことに気づいたとします。従業員はマネージャに連絡して返答を待つ代わりに、シフトに対応できない旨を Workday アプリから知らせることができます。マネージャはすぐに通知を受け取ると同時に、補充要員に関する提案を確認できます。提案は水曜の業務内容と従業員のスケジュール/スキルを照らし合わせて生成されます。

さらに従業員とマネージャは双方とも空きシフトの掲示板に勤務時間を投稿できるため、適切な資格を所有している従業員であれば誰でも追加のシフトを引き受けることができます。従業員が空きシフトの掲示板を開くと、自身が担当資格を持つシフトのみが表示されます。同僚がシフトを引き受けると、マネージャは担当変更を承認し、関係する従業員には通知が届きます。

一方水面下では、Workday によって規制/コンプライアンス要件とスケジュールの照合・追跡が行われます。これにより、シフトの追加によって従業員の勤務時間が法定労働時間を超過する場合や、食事休憩を取得する義務を社員が履行していない場合は、マネージャに通知が届きます。

その結果、誰もがシンプルかつシームレスなスケジューリングエクスペリエンスを享受し、より良いワークライフバランスを実現できます。このようなスケジューリング機能は、複数の仕事を掛け持ちする従業員や、介護者/学生としての責務と仕事を両立している従業員の期待やニーズに応えるため、従業員はエンゲージメントを高め、自身が大切にされていると感じることができます。

ワークフォースマネジメントツールの主なメリットとは？

適切な人材を適切なタイミングで適切な場所に配置することにより、業務を正確かつ効率的に遂行できます。人員数の不足、訓練が不十分な人材、コストのかかるコンプライアンス違反、法的問題など、組織は数多くの課題を回避できます。このような理由から、最適化された WFM ツールは (特に臨時従業員や時間給従業員への依存度が高い) 企業の競争上の優位性を確保・維持し、マネージャと従業員の双方の負担を軽減します。

さらに従業員ファーストのインテリジェントなスケジューリングソリューションは、オペレーションリーダーが労働力需要を動的に管理し、生産性を向上して人件費を削減できるよう支援します。これらのツールを使用すると、現場のマネージャはチームのスケジュールを週/日単位で管理することも、人件費の予測値と実際値を把握することもできます。

Workday のワークフォース最適化ソフトウェアは、従業員とマネージャの双方が働き方を主体的に管理し、組織がビジネスニーズやコンプライアンスニーズを満たせるよう支援します。

このような柔軟性は、企業と従業員の双方にメリットをもたらします。特に労働市場が逼迫している状況では、企業は離職防止を促すポジティブな業務エクスペリエンスを提供する必要があります。WFM アプリを通じて従業員が自身のスケジュールを管理できるようにすることで、組織は従業員満足度を高め、離職を低減できます。同様に、モバイル対応のスケジューリングツールは、拡大するリモートワーカーやデスクレスワーカーの自律性を高め、ひいては採用や離職防止を促進します。

Workday スケジューリングや Labor Optimization は、以下のメリットを実現します。

あらゆる従業員の価値を引き出す: 企業は個々の従業員のスキルを把握することにより、必要なときに必要なスキルを活用できます。従業員を理解することが従業員のエンゲージメントを高める第一歩になります。

スマートな人財配置とスケジューリングを実現する: ワークフォースマネジメントにより、企業は最も必要とされている場所に最適なタイミングで人財を配置できます。

人件費を予測可能にする: 信頼性の高いリアルタイムデータに基づいて作成されたスケジュールは、人件費の透明性を高めます。可視性が向上すれば、ビジネス成果も向上します。

管理コストを削減する: 手作業による介入を減らすことにより、管理コストを低減できます。

人件費をリアルタイムに分析する: すべての Workday データ (時間、休暇・休職、スケジューリングなど) を 1 か所に集約してすぐに利用できるため、マネージャは給与計算システムとの連携を待機することなく、人件費をリアルタイムに把握できます。

従業員に管理を委ねる: スキル不足や高い離職率が課題となる中、従業員は企業に柔軟性を求めています。スケジューリングの柔軟性と可視性を提供する企業は、人材に選ばれる企業になります。

さらに Workday スケジューリングや Labor Optimization は「スケジュールスコア」を提供します。これにより、スケジューリング担当者やオペレーションリーダーは、自身のスケジュールが労働力需要やビジネスニーズをどの程度満たしているかを定量的に測定できます。このスコアを活用することで、必要な作業時間を完全に把握しつつ、目標どおりに人件費が最小限に抑えられているか進捗を確認できます。

ワークフォースマネジメントツールに関する主な考慮事項とは？

柔軟な働き方が重視される今日、企業がスケジュールを一方的に決定するトップダウンのアプローチは、Fax 機と同様、時代遅れになりつつあります。統合された WFM ソフトウェアは、組織が人財を効果的かつ容易に惹きつけ、エンゲージメントを高め、離職を防止できるよう支援します。

WFM ソフトウェアには以下の機能が求められます。

人事に関する唯一の正しい情報源を提供する
コストやその他の重要なワークフォース指標を可視化する
従業員の希望や、休暇などのリアルタイムデータを取り込み、スケジュールを自動的に生成する
スケジュール作成を効率化し、現場のマネージャがチームの指導や顧客の対応に専念できる時間を確保する
シンプルで魅力的なユーザーエクスペリエンスを提供し、従業員が人事関連業務やその他の管理業務を容易に完了できるよう支援する

さらに Workday の WFM ツールは作業環境から直接アクセスできるため、従業員は個別システムにアクセスしてログイン/ログアウトする必要はありません。Workday は Microsoft Teams のような日常的に使用するワークスペースに拡張されます。そのため従業員は日常業務の流れの中で休暇申請や出退勤申告をすばやく実行できます。

ワークフォースマネジメントはどのように進化しているか？

物事が絶えず変化する厳しい状況の中、企業は最も貴重なリソースであるワークフォースの獲得、維持、育成に投資する必要があります。今日のワークフォースマネジメントは、採用、スケジューリング、経費向けのスプレッドシートに従業員のデータを入力すれば終わりというわけにはいきません。かつてはカレンダーに従業員を割り当てるだけのシステムで事が足りていたかもしれませんが、現在は違います。今日の企業はより高度な WFM 手法やシステムを必要とします。このようなシステムは、スキル、希望、経験、ニーズに基づいて、従業員や従業員の持つ特性を理解します。

人財のスキルに関するインサイトをほとんど提供しない従来型の WFM システムを使用する組織は、時代においついていけなくなります。ワークフォースが迅速に対応し、変化を受け入れられるよう支援するソフトウェアが必要です。つまり組織は、ワークフォースを最適化する必要があります。そのためには WFM 機能に加えて人事機能 (福利厚生、リクルーティング、タレントマネジメントなど) を備えた包括的なプラットフォームが必要です。

ワークフォースを最適化することにより、WFM プロセスにスキルの概念を戦略的に組み込むことができます。これにより、自動化された WFM の効率性とスキルベースの人財アプローチの柔軟性を融合させることができます。その結果、WFM アプリケーションと人事/オペレーションプロセスを統合し、タレントマネジメント、リクルーティング、福利厚生、報酬管理、スキル管理、エンプロイーエクスペリエンス、計画と分析など、さまざまな機能を集約できます。

時間、スケジュール、休暇・休職、給与の管理を支援する WFM ソフトウェアは現在、企業の業務運営に役立つ「あれば良い」ツールではありません。今日では企業と従業員をつなぐ重要なタッチポイントとして人財が自身の働き方を管理・最適化できるよう支援し、ビジネスの成功を推進しています。

Workday ヒューマンキャピタルマネジメントの力と、ワークフォースマネジメントソリューションの必須機能を組み合わせれば、ワークフォースの価値を最大限に引き出し、生産性を向上させ、人財のエンゲージメントを高めて離職を防止できます。ぜひ詳細をご確認ください。