ゼロ ベースの予算編成: 財務計画と最適化に関する詳細なガイド
現在のビジネス環境は急速に変化していますが、こうした状況において多くの企業が、リソースの最適化とコスト管理を行うためのスマートな方法を常に模索しています。ゼロ ベースの予算編成 (ZBB) は、従来の予算編成方法から脱却して効率性を大幅に高める強力な財務戦略を実現するための方法です。
このブログでは、ZBB の由来、ZBB のメリットと課題など、ZBB のさまざまな側面について詳しく説明します。また、ZBB をビジネス戦略に取り入れるための実践的な方法もご紹介します。ZBB に初めて取り組む場合でも、現在の予算編成方法を強化する場合でも、このガイドを読めば、この財務ツールの可能性を最大限に活用できるようになります。
ゼロ ベースの予算編成とは
ゼロ ベースの予算編成 (ZBB) とは、新しい予算編成期間ごとにすべての費用を最初から定義する方法のことです。これは、1970 年代から存在する手法です。過去の支出パターンに基づいて現在の予算を策定する従来の予算編成とは異なり、ZBB では「ゼロ ベース」から予算編成が始まります。
各部門は、すべての支出が必要なものかどうか、部門の目標と戦略的に一致しているかどうかを確認しながら、ゼロから予算を編成する必要があります。
ゼロ ベースの予算編成の仕組み
ZBB は、各予算編成期間の開始時に予算をゼロにリセットするという財務戦略です。このアプローチにより、予算を組織の戦略的な目標に一致させることができます。以下に、ZBB を実施するための手順を示します。
1.予算をゼロにリセットする: ZBB の最初のステップは、すべての部門の予算をゼロにリセットすることです。過去の支出パターンに依存する従来の予算編成方法とは異なり、ZBB は白紙の状態から始まります。
2.各業務を評価する: 予算をゼロにリセットしたら、各部門の業務を評価する必要があります。たとえば、会社の目標達成に貢献するプロセスの分析などを行います。
この評価により、必要な経費だけが予算に含まれるようになるため、ゼロ ベース予算を作成する上でこの評価は非常に重要です。
マネージャは、予算を必要とする重要な業務、最適化できる業務、廃止してもかまわない業務を特定する必要があります。
3.根拠のあるコストを定義する: 各部門は、支出の詳細な根拠を示しながら、予算をゼロから作成する必要があります。
これによりマネージャは、各支出の必要性と効率性を批判的に評価し、過去の支出パターンではなく現在のニーズに基づいてリソースを割り当てることができるようになります。
4.必要性と効率性に基づいて予算を配分する: 組織の戦略的な目標に直接貢献する支出を優先し、それ以外の支出については廃止または削減します。これにより、リソースの割り当てが最適化され、全体的な財務パフォーマンスが向上します。
5.継続的な監視と調整を行う: これは 1 回限りの取り組みではなく、継続的なプロセスです。支出を監視しながら、優先順位や市場状況の変化を考慮して予算を調整する必要があります。
これにより、リソースが組織の目標と一致するため、業務の効率性が向上します。
ZBB の由来
ZBB は、Texas Instruments 社のマネージャを務めていた Peter Pyhrr 氏が 1970 年代に開発した手法です。Pyhrr 氏は、企業のリソースをより効率的かつ効果的に配分するための方法として、この革新的な予算編成手法を開発しました。ZBB の中心となる考え方は、「過去の支出パターンに頼るのではなく、各予算編成期間をゼロ ベースで開始し、すべての費用の根拠を新たに示す」というものです。
ZBB の主要なメリット
ZBB により、支出を最適化してリソースを戦略的な目標に一致させることができますが、ZBB を導入するメリットにはどのようなものがあるでしょうか。ZBB が効果的な戦略である理由は何でしょうか。ZBB には、短期的なメリットと長期的なメリットの両方があります。ここでは、ZBB がもたらす迅速な成果と、ZBB に関する戦略的な分野 (ビジネスのアジリティを高めて新しい機会に適応するなど) について見ていきます。
リソース割り当ての改善
ZBB を通じて、支出を組織の戦略的な目標に一致させることにより、リソースの割り当てを強化することができます。必要性と影響度に基づいて費用の優先順位を設定することにより、ビジネスの成長を促進する優先度の高い取り組みにリソースを集中できるようになります。このターゲットを絞ったアプローチを通じて、財務投資で大きな利益を生み出し、組織の長期的な目標の達成に貢献できるようになります。
コスト効率
ZBB の主要なメリットの 1 つは、無駄な支出の削減によってコスト効率が向上することです。各予算編成期間をゼロから開始することにより、すべてのコストを精査し、不要なコストをなくすことができます。この詳細な評価を通じて、必要な経費だけを予算として計上することにより、財務リソースの効率的な活用が可能になります。
説明責任の強化
ZBB により、説明責任という企業文化が醸成されます。ZBB を通じて各費用の予算計上を義務付けることにより、マネージャは支出を批判的に評価し、さまざまな情報に基づいてリソースの割り当てを行うことができるようになります。このような方法で透明性と説明責任を確保することにより、すべての部門が財務パフォーマンスに対して責任を持ち、会社全体の成功に貢献できるようになります。
ZBB のデメリットと課題
ZBB にはさまざまなメリットがある一方で、導入にあたって考慮しなければならない課題もいくつかあります。ZBB を効果的に導入するには、これらの課題を理解しておく必要があります。以下に、主要な課題を示します。
1.適切なツールやリソースがない場合、ZBB の導入は企業にとって大きな負担になります。ZBB を導入するには、データの管理と分析を効果的に行うための強力な予算編成ソフトウェアやツールが必要になります。こうしたリソースがない場合、経費の正確な追跡と透明性の確保が難しくなる可能性があります。また、こうしたプロセスを管理するための熟練した人員が必要になるため、人財が限られている中小企業にとっては負担になる可能性があります。
2.変化に対する抵抗勢力を考慮する必要があります。従来の予算編成方法に慣れている社員は、ZBB への移行に抵抗を感じる可能性があります。ZBB に移行するには「必要性に基づいて支出の根拠を示す」という考え方に変える必要がありますが、こうした考え方に懐疑的な態度を示したり、抵抗を感じたりする社員が出てくる可能性があります。ZBB にスムーズに移行し、説明責任という企業文化を醸成するには、チェンジ マネジメントの取り組みを検討する必要があります。
3.短期的な効果を重視しすぎる可能性に注意する必要があります。ZBB ではコスト管理と効率性を重視しますが、短期的なコスト削減を重視しすぎて長期的な戦略目標が軽視されるというリスクがあります。
短期的なコスト削減の必要性と将来的な成長と成功を促進するための取り組みへの投資について、適切なバランスを取る必要があります。
時間のかかるプロセス
ZBB は、時間のかかるプロセスです。回避策はありません。履歴データに依存することが多い従来の予算編成方法とは異なり、ZBB では、すべての支出について詳細な根拠を示す必要があります。担当者が各期間ごとに予算を最初から作成する必要があるため、多くの時間がかかることになります。複数の部門と複雑なオペレーションから構成される大規模な組織にとっては、このプロセスによる負担が特に大きくなる可能性があります。
データへの依存
ZBB の効果的な実施は、正確で包括的なデータに大きく依存します。支出を評価して優先順位を設定するには、信頼性が高い財務情報とパフォーマンス指標が必要になります。こうしたデータがない場合、ZBB プロセスを実施するのが困難になり、最適ではないリソース割り当てが行われる可能性があります。
ZBB と従来の予算編成との比較
ZBB と従来の予算編成方法では、財務計画に対するアプローチが根本的に異なっています。従来の予算編成では、前年度の数字をベースとして、支出の増加や予想される成長に合わせて予算を調整することが多いため、各費用の必要性を精査することなく、段階的に費用が増加してしまう可能性があります。
一方、ZBB はゼロの状態から始まるため、すべての予算編成期間ですべての費用を計上する必要があります。このアプローチでは、現在のニーズと優先順位に基づいてリソースが割り当てられるため、ZBB の費用対効果が高まります。ZBB では、すべてのコストについて詳細な根拠を示す必要があるため、不要な支出をなくして効率的にリソースを割り当てることができるようになります。その結果、規律的で戦略的な財務管理プロセスが実現します。
ZBB を導入するのが適切かどうかは、各企業のニーズによって異なります。以下に、ZBB を導入する場合の考慮事項をいくつか示します。
費用の根拠
ZBB
現在のニーズと戦略的な目標を一致させるため、すべての費用について根拠を示す必要があります。
従来の予算編成
前年度の数字をベースにして予算を作成します。各費用を精査することなく、段階的に費用が増加してしまうことがよくあります。
必要な時間
ZBB
各コストを詳細に分析して根拠を示す必要があるため、多くの時間がかかります。
従来の予算編成
過去のデータに基づいて予算を調整するだけなので、それほど時間はかかりません。
柔軟性
ZBB
柔軟性が高いため、変化する優先順位やニーズに基づいてリソースを動的に再割り当てすることができます。
従来の予算編成
過去の予算に基づいて設定されたパターンに従うことが多いため、柔軟性が低くなります。
コスト管理
ZBB
不要な支出をなくし、価値に基づいた投資を重視することにより、コスト管理が改善されます。
従来の予算編成
過去のパターンに依存することが多いため、精査されない支出の増加につながる可能性があります。
組織内に ZBB を導入する方法
ZBB を財務計画に導入する場合は、以下の点を考慮する必要があります。
ZBB の導入手順
1.主要な目標を設定する: 最初に、組織の戦略的な目標と目的を明確に定義します。これらの目標が ZBB プロセス全体の指針となるため、これらの目標を理解することが非常に重要です。これらの目標に合わせて予算編成を行うことにより、最も重要な目標を達成するために財務リソースを割り当てることができるようになります。
2.予算チームを編成する: 予算チームは、ZBB プロセスの監督を通じて、各部門の予算を組織の戦略的な目標に一致させる必要があります。
3.経営陣を ZBB プロセスに関与させる: リーダーシップは、ZBB プロセスをサポートし、その重要性を組織全体に伝える必要があります。これにより、説明責任という企業文化が形成され、すべての部門が予算編成プロセスに関与するようになります。
4.各部門の支出を確認する: 各部門の支出を詳細に確認します。具体的には、すべての業務とプロセスを分析し、コストの最適化や削減が可能な領域を特定します。
マネージャは、各業務の価値と必要性を評価し、不可欠な費用だけを予算として計上する必要があります。
5.すべての費用について根拠を示す: ゼロの状態ですべての費用の根拠を示すように、各部門に指示します。このステップは、過去の支出パターンではなく現在のニーズに基づいてリソースを割り当てる ZBB を作成する上で非常に重要です。
ZBB 用の予算スプレッドシートを使用して、明確で体系的な分析フレームワークを作成します。
6.費用に優先順位を付ける: 必要性と効率性に基づいて費用に優先順位を付けます。費用の重要性と組織の目標に対する影響度に応じて、費用の優先順位を設定します。
このターゲットを絞ったアプローチにより、財務投資で大きな利益を生み出し、組織の長期的な目標の達成に貢献できるようになります。
7.ZBB を実施してモニタリングする: ZBB を実施して支出を継続的に監視することにより、予算を戦略的な目標に一致させます。ZBB スプレッドシートなどのツールを使用して費用を追跡し、必要に応じて予算を調整します。
予算を定期的にレビューし、優先順位や市場状況の変化に対応します。
8.トレーニングとサポートを行う: ZBB プロセスに関与する社員に対して、トレーニングとサポートを行います。たとえば、ZBB の原則に関するトレーニングやガイダンス情報の提供などを行います。継続的なサポートにより、ZBB プロセスがスムーズに実行され、すべての部門が効果的に ZBB プロセスに関与できるようになります。
さまざまな業界における ZBB
ZBB は、小売業界や製造業など、さまざまな業界で効果的に実施することができます。
小売業界の場合、ZBB を通じて在庫管理コストの最適化とオペレーションの効率化を行うことができます。製造業界の場合、ZBB を通じてリソースの割り当てを強化し、生産プロセスの効率性を高めることができます。各業界でこの戦略を採用することにより、コスト管理の改善とリソースの最適化によるメリットを得られるようになります。その結果、業務効率と採算性が向上します。
製造業界における ZBB
製造企業は、ZBB を活用してすべてのリソースとプロセスを精査することにより、生産コストを大幅に削減して業務効率を高めることができます。
これにより、不要なコストをなくし、オペレーションの効率化と、価値を重視した投資に注力できるようになります。
たとえば、ZBB を活用して各生産ラインの費用対効果を分析する製造企業について考えてみます。この場合、原材料の調達や人員の割り当てなど、生産プロセスのすべての側面を精査することにより、どの業務の効率が低いのか、どの業務に改善の余地があるのかを特定することができます。
小売業界における ZBB
小売企業の場合、ZBB 戦略を導入して、さまざまな分野の支出を最適化することもできます。いくつかの例を以下に示します。
在庫管理: 過去の販売データを分析し、将来の需要を予測することにより、ZBB を通じて在庫商品購入の根拠を示し、過剰在庫を最小限に抑え、保管コストを削減することができます。
マーケティング: ZBB を通じて、各キャンペーンと各チャネルの投資利益率 (ROI) を評価してマーケティング費用を戦略的に配分し、最大限の効果を維持しながら、無駄な支出を最小限に抑えることができます。
運用: 人財配置や店舗のメンテナンスなどに ZBB の原則を適用して、運用経費を最適化することができます。コストを分析して改善の余地がある分野を特定し、すべての支出を精査することにより、オペレーションを効率化して採算性を高めることができます。
ZBB のためのツールとテクノロジー
ZBB 用のアプリを使用すると、データ収集や費用分析など、予算編成プロセスの多くの要素を自動化できるため、手動計算にかかる時間と労力を削減することができます。
こうしたアプリには、使いやすいインターフェイスとカスタマイズ可能なダッシュボードが組み込まれていることが多いため、マネージャは財務パフォーマンスを監視しながら、さまざまな情報に基づいて意思決定を行うことができます。
また、ZBB スプレッドシートは、財務データの整理と分析を行うための貴重なツールとして機能します。これらのスプレッドシートを使用すると、費用を詳細に追跡し、構造化されたコスト フレームワークを構築することがきます。
費用対効果が高いソリューションを求めている企業にとって、企業のニーズに合わせてカスタマイズ可能な基本構造を持つ無料の ZBB テンプレートは、ZBB を導入するための起点になります。
こうした最新のツールとソフトウェアを活用することにより、ゼロ ベースの予算編成の効率性と有効性を高めることができます。その結果、リソースを戦略的に割り当てて、財務目標を達成できるようになります。
ZBB ソフトウェアの機能
1.リアルタイムの費用追跡機能
この機能を使用すると、発生した支出をモニタリングすることができます。これによりマネージャは、財務パフォーマンスに関する最新情報を入手し、タイムリーな調整を行って予算を管理することができます。費用をリアルタイムに追跡することにより、過剰な支出を防ぎ、現在のニーズと優先順位に応じてリソースを割り当てることができるようになります。
2.シナリオ分析機能
シナリオ分析機能により、さまざまな予算編成シナリオをモデル化し、その潜在的な影響を評価することができます。これにより、さまざまな財務戦略を検討し、十分な情報に基づいてリソース割り当てに関する意思決定を行うことができます。さまざまなシナリオを評価することにより、目標を達成して予算を最適化するための最も効果的なアプローチを特定することができます。
3.データ統合機能
データ統合機能により、別の財務会計システムやデータソースにシームレスに接続することができます。その結果、関連するすべての財務データが 1 か所に集約され、組織の財務パフォーマンスに関する包括的なビューを作成できるようになります。さまざまなソースのデータを統合することにより、ZBB スプレッドシートの精度と信頼性を高め、十分な情報に基づいた意思決定を促進することができます。
4.カスタマイズ可能なダッシュボードとレポート
通常の ZBB ソフトウェアにはカスタマイズ可能なダッシュボードとレポートが用意されているため、ニーズに合わせて各種の予算編成ツールをカスタマイズすることができます。これにより、最も重要度が高い財務指標にフォーカスし、主要なパフォーマンス指標に関するインサイトを取得することができます。また、カスタマイズ可能なレポートを使用して財務情報を効果的に伝達し、戦略的なプランニング業務をサポートすることができます。
ゼロ ベースの予算編成の成功事例
Unilever 社
Unilever 社は、マーケティング業務と生産業務の予算を最適化するために ZBB を導入しました。コスト効率を改善して採算性を高める必要性に直面した同社は、ZBB アプローチを採用してコストを精査し、支出を戦略的優先事項に合わせて調整しました。
ZBB を導入した Unilever 社は、マーケティング業務と生産業務における不要なコストの削減に成功しました。また、マーケティング活動を詳細に分析して各キャンペーンの効果を評価し、影響の大きいマーケティング活動やキャンペーンにリソースを再配分しました。これにより同社は、マーケティング活動の支出を最適化し、ビジネスの成長と市場シェアの拡大に寄与しない費用をなくすことに成功しました。
Unilever 社は、生産業務で ZBB を活用してオペレーションを効率化し、リソースの割り当てを改善しました。また、すべての生産費用について根拠を示すことにより、業務の効率を高めて無駄を削減するための機会を特定しました。このアプローチにより、大幅なコスト削減と業務パフォーマンスの向上が実現し、全社的なビジネス目標の達成につながりました。また、ZBB によってマーケティング業務の生産性が向上し、広告費用だけでなく間接費も削減されました。
ZBB 戦略を導入したその他の先進的企業の事例については、こちらを参照してください。
ビジネスや製品に ZBBを導入することによって得られる ROI と長期的なメリット
ZBB を導入するかどうかを決定する場合、現在の状況とニーズを慎重に検討する必要があります。以下に、ZBB の導入について考慮する必要がある重要な要素を示します。
1.ZBB の仕組みとその重要性の理解: ZBB では、予算編成期間ごとにすべての費用の根拠を示す必要があります。これにより、現在のニーズと戦略的優先事項に基づいてリソースを割り当てることができるようになります。
これによってリソースの割り当てとコスト管理が効率化されるため、財務業務の最適化を目指す企業にとっては効果的なアプローチになります。
2.企業の規模: 複雑な業務を行っている大規模な企業は、ZBB による厳格なコスト評価と一貫した戦略のメリットを得ることができます。ただし、ZBB は時間がかかるプロセスであるため、リソースが限られている中小企業にとっては導入するのが難しい場合があります。
3.リソースの可用性: ZBB を導入するには、プロセスを管理するための専任チームと強力なツールが必要です。財務に関する十分な専門知識を持ち、ZBB アプリなどの最新の予算編成ソフトウェアを使用している企業は、ZBB の導入に成功する可能性が高くなります。
こうしたリソースが不足している企業は、ZBB を導入する前に、トレーニングとテクノロジーに投資しなければならない場合があります。
4.業界の特質: 競争が激しい業界や市場環境が急速に変化する業界に属している企業は、ZBB の高い柔軟性と戦略的な視点からメリットを得ることができます。継続的な評価を行うことにより、新しい機会に効果的に適応できるようになります。一方、コスト構造が予測可能な状態で安定している業界に属している企業は、従来の予算編成方法の方が適している場合があります。
5.ZBB のメリットとデメリットの比較: ZBB には、コスト管理の改善、説明責任の強化、戦略的なリソース調整などのメリットがあります。しかし、時間がかかること、正確なデータが必要であることなど、課題もいくつかあります。特定の状況において、メリットがデメリットを上回るかどうかを検討する必要があります。
ZBB とファイナンシャル プランニング & アナリシス (FP&A)
ZBB は、詳細なファイナンシャル プランニングとパフォーマンス分析を重視するファイナンシャル プランニング &アナリシス (FP&A) チームにとって最適な予算編成手法です。ZBB では、ゼロの状態ですべての費用の根拠を示す必要があるため、戦略的で詳細なアプローチで予算を編成することができます。
これにより、FP&A チームは重要な業務に注力してリソースを効率的に割り当てることができるようになるため、現在の優先事項を予算に反映させ、長期的な目標に取り組むことができます。
ZBB にはメリットとデメリットがありますが、その有効性は「明確で焦点を絞った財務戦略を策定できる」という点にあるため、予算を戦略的な目標に一致させることを目指している企業にとっては非常に効果的なアプローチになります。
Workday Adaptive Planning で ZBB を強化する方法
Workday Adaptive Planning を使用して ZBB を導入すると、ゼロの状態から予算を作成することができます。柔軟なプランニング機能により、変化するビジネスニーズに合わせて動的なゼロ ベース予算を作成することができます。
Workday Adaptive Planning を使用してリアルタイムの調整とシナリオ プランニングを行うことにより、ZBB プロセスを合理化して財務部門のアジリティを高め、リソースの割り当てを改善することができます。
成長企業に対応するスケーラビリティ
ビジネスが成長するにつれて、予算編成のニーズも複雑になっていきます。Workday Adaptive Planning を使用すれば、ビジネスの成長に合わせて簡単に ZBB の規模を拡大することができます。堅牢な Workday Adaptive Planning プラットフォームにより、増加するトランザクション量と進化する組織構造に対応しながら、ZBB の管理性とインサイトを維持することができます。
このスケーラビリティを、シナリオ プランニング機能とリアルタイムの調整機能に組み合わせることにより、Workday Adaptive Planning は、ビジネスの規模に関係なく、持続可能で適応性の高い ZBB アプローチを導入するための理想的なソリューションになります。
コンプライアンスと監査に対応したドキュメント
ZBB により、財務業務を効率化できるだけでなく、コンプライアンスも確保することができます。ZBB では、各費用の詳細な根拠を示す必要があるため、透明性と説明責任が促進され、財務規制に準拠していることを容易に実証できるようになります。
この過程で作成されるドキュメントによって明確な監査証跡が生成されるため、監査プロセスが簡素化され、財務レポートに対する信頼性が向上します。
既存の財務会計システムとの統合
ZBB はスタンドアロン ソリューションではなく、他のシステムとの統合によって機能します。シームレスな方法で、エンタープライズ リソース プランニング (ERP) などの既存の財務システムに ZBB を接続することにより、ZBB の効果を最大限に高めることができます。この統合により、リアルタイムにデータを共有できるようになるため、データのサイロ化が解消され、プラットフォーム間の一貫性が確保されます。たとえば、ERP の費用データを ZBB ソフトウェアに直接取り込むことにより、支出の全体像を把握し、予算編成について正確な意思決定を行うことができるようになります。この合理化された情報のフローにより、業務が効率化されてエラーが減り、統一された財務ビューが実現します。
各部門の参加を可能にするリアルタイムのコラボレーション機能
ZBB を成功させるための鍵は、Workday のリアルタイム コラボレーション機能です。Workday を使用して各部門のチームを結び付けることにより、すべてのメンバーが参加できる共同的な予算編成プロセスが促進されます。この各部門の参加により、予算目標を各部門固有のニーズに一致させることができます。その結果、さまざまな情報に基づいた意思決定が可能になり、最終的なゼロ ベース予算に対する強い責任感が生まれます。
ZBB プロセスの自動化
Workday で ZBB の主要なタスクを自動化することにより、手作業を最小限に抑えてエラーのリスクを軽減することができます。これにより、予算編成プロセスが合理化され、財務チームは反復的なデータ入力ではなく戦略的なプランニングに集中できるようになります。
Workday を使用してデータの収集と連結を自動化することにより、貴重な時間とリソースを解放し、ZBB の戦略的な価値を最大限に高めることができます。
ZBB による予測とシナリオ プランニング
ZBB の導入を検討している企業にとって、Workday Adaptive Planning は信頼できるソフトウェアです。この革新的なソフトウェアにより、戦略的な優先事項に合わせてリソースの割り当てを行い、ゼロの状態から予算を作成することができます。Workday Adaptive Planning の柔軟なフレームワークにより、変化するビジネスニーズに合わせてリアルタイムに簡単に調整できる動的なゼロ ベース予算を作成することができます。
結論
ZBB は、リソースの割り当て方法を変革するための予算編成アプローチです。Workday Adaptive Planning などの最新のソフトウェア ソリューションを使用すると、ZBB の導入がこれまで以上に簡単で効率的なものになります。ZBB の導入により、財務業務の適切な管理、リソース割り当ての最適化、ビジネス成果の向上が実現します。