Was bedeutet Personalplanung für Unternehmen?
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung hoher Fluktuationsraten oder plötzlich auftretender Talentlücken. Den künftigen Personalbedarf verlässlich vorherzusagen, ist oft schwierig – und das kann sich negativ auf das Unternehmen auswirken. Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen verändern sich schnell, manchmal von heute auf morgen.
Wenn Unternehmen sich mit Personalplanung befassen, lassen sich Talentstrategien deutlich leichter auf die Unternehmensziele abstimmen. Die Personalplanung beseitigt die Unsicherheit, ob Unternehmen zur richtigen Zeit über die passenden Talente verfügen.
Wir zeigen verschiedene Ansätze der Personalplanung, ihre Vorteile und einige Ansätze für die Umsetzung in der Praxis.
Was bedeutet Personalplanung heute?
Der Begriff Personalplanung ist schnell erklärt: Er beschreibt den Prozess, mit dem ein Unternehmen sein Talentangebot und seine Talentnachfrage analysiert, prognostiziert und plant.
Das heißt nicht, dass ständig Mitarbeitende „auf Abruf“ bereitstehen müssen, um bei Bedarf sofort einzuspringen. Vielmehr sorgt das Unternehmen dafür, dass es dauerhaft über die nötige Belegschaft verfügt, um das Tagesgeschäft zu bewältigen – auch wenn unerwartete Bedarfe auftreten.
Langfristige Personalplanung ist ein strategischer Prozess, der Wachstum unterstützt oder andere Unternehmensziele erreichbar macht. Kurzfristige Personalplanung ist stärker operativ ausgerichtet und stellt sicher, dass der laufende Betrieb abgesichert ist. Durch die Kombination aus langfristiger Strategie und kurzfristiger operativer Praxis können Unternehmen ihren Personalbedarf heute und morgen proaktiv abdecken.
Damit Strategic Workforce Planning funktioniert, müssen jedoch einige zentrale Bausteine stimmen. Das gilt ebenso für die kurzfristigen operativen Ziele eines Unternehmens. Eine ganzheitliche Personalplanung stützt sich auf Bedarfsanalyse und Gap-Analyse, um daraus einen konkreten Aktionsplan abzuleiten. Dieselben Daten sind entscheidend – sowohl für die Umsetzung als auch für die laufende Erfolgskontrolle.
Mit Personalplanungsstrategien verbesserte Telstra sein Geschäftsergebnis: „Wir haben die Kosten um 2,7 Milliarden Dollar gesenkt und ein hohes Maß an Mitarbeiterengagement erreicht. Über 17.000 Mitarbeiter verwenden nun einen agilen Ansatz und mehr als 90 % besitzen den agilen Reifegrad 3, und das alles mit Unterstützung von Workday.“
Strategische und operative Personalplanung
Strategische Planung orientiert sich an den langfristigen Zielen eines Unternehmens, während operative Personalplanung sich auf den unmittelbaren Bedarf des Unternehmens konzentriert. Handelsunternehmen müssen in umsatzstarken Saisonphasen oft ihr Verkaufsteam aufstocken – und es in ruhigeren Zeiten wieder reduzieren.
Mit Strategic Workforce Planning sind Unternehmen auf saisonale Spitzen vorbereitet und können die Belegschaft bei Umsatzrückgängen rechtzeitig anpassen. Das kann erhebliche Betriebskosten sparen und sorgt zugleich dafür, dass das Unternehmen auch bei unerwarteten Anforderungen handlungsfähig bleibt.
Welche Zeithorizonte gelten also für die verschiedenen Strategien zur Personalplanung? Schließlich möchte kein Unternehmen plötzlich unterbesetzt sein. Gleichzeitig wollen Unternehmen nicht dauerhaft für mehr Teamkapazität bezahlen, als sie tatsächlich benötigen.
Die operative Planung umfasst in der Regel einen Zeitraum von bis zu 18 Monaten. Wichtig: Mit dieser kurzfristigen Strategie vermeiden Sie Engpässe bei der Personalbesetzung. Ein typisches Beispiel ist eine Handelsfiliale, die sich auf das Weihnachtsgeschäft oder ein besonderes Event vorbereitet.
Das Grundprinzip gilt auch für langfristige Personalstrategien. Ziel ist es, auf Veränderungen im Geschäftsbetrieb vorbereitet zu sein. Da das Unternehmen langfristige Ziele verfolgt, kann es durchaus zwei bis mehr als fünf Jahre dauern, bis die Strategie perfekt funktioniert.
Ein Beispiel: Will ein Gesundheitsunternehmen in zwei Jahren ein spezialisiertes OP-Zentrum eröffnen, benötigt es vorab eine sorgfältige Personalplanung – um spezialisierte Medizintechniker, Pflegekräfte und Ärzte zu suchen, einzustellen und weiterzubilden.
Beide Ansätze helfen, eine umfassende Personalstrategie zu entwickeln – indem sie kurz- und langfristige Ziele der Personalplanung gemeinsam berücksichtigen. Ein strategischer Ansatz stellt sicher, dass ein Unternehmen bereit ist, wenn die Nachfrage steigt. In Kombination mit einer operativen Strategie wird gewährleistet, dass alle geschäftlichen Anforderungen im Tagesgeschäft abgedeckt sind und nichts übersehen wird.
So verbindet die Personalplanung quantitative und qualitative Verfahren
Effektive Personalplanungsmethoden setzen auf eine Mischung aus quantitativen und qualitativen Methoden. Zu den bewährten quantitativen Verfahren zählen Personalanalysen, prädiktive Modellierung und Szenarioplanung.
Ebenso wichtig sind qualitative Methoden, damit keine Talentlücken übersehen werden. Dazu gehören typischerweise regelmäßige Talent-Reviews, Experteneinschätzungen und Nachfolgeplanung. Selbst langjährige Teammitglieder verlassen das Unternehmen irgendwann – aus unterschiedlichen Gründen. Die Personalplanungsstrategie sollte dieses Szenario berücksichtigen.
Personalplanung bedeutet, den künftigen Talentbedarf eines Unternehmens zu prognostizieren, um die betriebliche Effizienz zu sichern. Das Management braucht dafür Orientierung, welche Methoden der Personalplanung im jeweiligen Kontext am besten passen. Vorübergehende Abwesenheiten, etwa durch Urlaub, erfordern meist kurzfristige, taktische Lösungen – keine umfassende strategische Planung.
Geht es dagegen um dauerhafte Veränderungen, etwa durch Ruhestand, ist ein gründlicherer, langfristiger Ansatz in Talentakquise und Entwicklung erforderlich.
Eine durchdachte Personalplanung steigert die Agilität
Die positiven Effekte von Personalplanung überraschen viele Unternehmen. Sind die richtigen Mitarbeiter am richtigen Platz, steigt die Produktivität spürbar – und Ziele lassen sich schneller erreichen. Oft sinken sowohl übermäßige Neueinstellungen als auch Kosten für Überstunden. Auch Ausgaben für Auftragnehmer gehen zurück, weil teure Aushilfen seltener nötig sind.
Die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften ist – unabhängig von der Branche – entscheidend. Vorausschauende Personalplanung reduziert dieses Risiko, indem sie Belastungen und Fehlbesetzungen für Mitarbeitende minimiert. Ihre Mitarbeiter sind in den Best Practices Ihres Unternehmens geschult. Gleichzeitig helfen Sie, geschäftskritische Kompetenzlücken im Team zu schließen. Die gezielte Optimierung von Recruiting, Entwicklung und Mitarbeiterbindung führt zu einem besseren Talentmanagement insgesamt.
Durch den Einsatz anspruchsvoller Automatisierungs- und Selfservice-Prozesse konnte die Macquarie University 23 unterschiedliche Formulare abschaffen und drei Zeiterfassungssysteme konsolidieren.
Da Personalplanung Unternehmen schneller auf veränderte Marktbedingungen reagieren lässt, entsteht ein Wettbewerbsvorteil – allein durch die bessere Nutzung der eigenen Talente.
Solide Personalplanung für zukünftiges Wachstum
Ein Framework für die Personalplanung muss nicht kompliziert sein. Für eine systematische Verankerung der Personalplanung empfiehlt sich jedoch ein strukturiertes Vorgehen. Eine Excel-Vorlage für die Personalplanung kann helfen, einen Ansatz zu entwickeln, von dem Ihr Unternehmen profitiert.
Diese Schritte sollten Sie in Ihrem Personalplanungsmodell berücksichtigen:
- Abstimmung mit der Unternehmensstrategie und Bedarfsanalyse
- Bewertung der aktuellen Belegschaft (Angebotsanalyse)
- Gap-Analyse und Modellierung der zukünftigen Belegschaft
- Erstellen eines Aktionsplans, um Lücken zu schließen
- Planung von Implementierung und Change Management
- Messung, Bewertung und kontinuierliche Optimierung
Ein effektives Framework für die Personalplanung in verschiedenen Organisationsarten beginnt damit, die wesentlichen Planungsschritte sorgfältig aufeinander abzustimmen.
Je nach strategischen Zielen, operativem Tempo und Branchendynamik muss das Framework unterschiedlich komplex sein – der Zeithorizont sollte dabei immer zu Größe und Reifegrad der Organisation passen.
Im nächsten Schritt werden passende Kennzahlen und Bewertungsprozesse definiert, die die spezifischen Leistungskennzahlen der jeweiligen Organisation abbilden – ob schnell wachsendes Start-up, etabliertes Unternehmen, Behörde oder gemeinnützige Organisation.
Praktische Umsetzung der Personalplanung
Die Umsetzung einer Personalplanungsstrategie beginnt mit der Zusammenstellung des richtigen Teams. Dazu gehören in der Regel Führungskräfte, Manager im Bereich Operations, Finanzen und HR.
Sobald die relevanten Daten vorliegen, entwickelt die Personalabteilung ein Modell auf Basis der vorhandenen und fehlenden Kompetenzen. Damit erkennen Sie auf einen Blick, welche Talente im Unternehmen verfügbar sind – und wo Lücken bestehen.
Alltägliche Herausforderungen zu bewältigen, kann durchaus anspruchsvoll sein. Bei der präzisen Prognose des Personalbedarfs kann es zu Problemen kommen. Auch das Schließen von Qualifikationslücken ist herausfordernd – insbesondere, wenn Daten manuell statt automatisiert erhoben werden. Viele Hürden lassen sich jedoch schon in der Anfangsphase entschärfen, wenn die Stakeholder offen und regelmäßig miteinander kommunizieren.
Zu den Best Practices für nachhaltige Personalplanung zählen: das Wohlbefinden der Mitarbeitenden priorisieren, Anpassungsfähigkeiten für sich wandelnde Arbeitsumgebungen entwickeln und sicherstellen, dass die Personalplanung mit den langfristigen Unternehmenszielen übereinstimmt.
Einsatz von Lösungen und Technologien für die Personalplanung
Unternehmen müssen ihre Vorlage für die Personalplanung nicht selbst von Grund auf erstellen. Sie können auf Software für die Personalplanung zurückgreifen – zum Beispiel Excel. Für kleinere Unternehmen sind Excel-Vorlagen zur Personalplanung einfach und bequem zu nutzen. Mit dem Spreadsheet lassen sich alle wichtigen Planungs- und Umsetzungsschritte klar dokumentieren. Zudem eignet sich Excel gut für die Datenverwaltung.
So hilfreich Excel ist: Viele Unternehmen arbeiten nur ungern mit einem Standard-Spreadsheet. Kostenlose Vorlagen gibt es beim Anbieter von Excel (Microsoft) – oder über Drittanbieter.
Eine weitere Möglichkeit ist ein Dashboard für die Personalplanung. Bei der Visualisierung und Überwachung Ihrer Personalplanung sind Sie damit völlig flexibel. Für größere Unternehmen empfehlen sich leistungsfähigere Lösungen wie fortschrittliche Plattformen für die Personalanalyse. Diese Funktionen erleichtern es, große Datenmengen über Abteilungen oder geografische Standorte hinweg zu verfolgen.
Sind umfassende Personalplanungsfunktionen und reibungslose Integration entscheidend, bieten die Personalplanungslösungen von Workday genau das – und sogar noch mehr. Mit einer Workday-Vorlage für die Personalplanung sind alle Stakeholder eingebunden und ziehen an einem Strang, damit operative Aufgaben auch bei hoher Nachfrage zuverlässig abgedeckt sind.
Die passende Technologie – abgestimmt auf die Bedürfnisse der Organisation – ist der beste Weg, eine wirksame Lösung für die Personalplanung zu entwickeln und umzusetzen.
KPIs und Kennzahlen für eine erfolgreiche Personalplanung
Für Unternehmen sind KPIs im Personalmanagement unverzichtbar – sie zeigen, wie effektiv die Personalplanungsstrategie umgesetzt wird. Zu den Kennzahlen gehört beispielsweise die Messung von Talentlücken und Mitarbeiterbindung. Diese Kennzahl zeigt, wie lange Mitarbeitende im Unternehmen bleiben – und ob die Personalplanung das Wohlbefinden der Belegschaft stärker berücksichtigen sollte.
Ihre kostenbezogenen Kennzahlen sind genauso wichtig. Sie zeigen etwa, wie lange es durchschnittlich dauert, eine offene Stelle zu besetzen, wie hoch die Fluktuationskosten sind und welche Ausgaben pro Neueinstellung anfallen. Ohne diese KPIs wird es schwierig, eine wirksame Personalplanung aufzubauen – oder überhaupt festzustellen, ob operative Ziele, etwa bei der Personalausstattung, erreicht werden.
Auch die Auswirkungen der Personalplanung auf das Unternehmen sollte konsequent verfolgt werden. Von Produktivität bis Ertrag pro Mitarbeitendem: Diese KPIs zeigen, ob die Strategie dem Unternehmen nutzt – oder die Betriebskosten in die Höhe treibt.
Unabhängig von der Unternehmensgröße empfiehlt sich ein Dashboard zur Personalplanung, damit Führungskräfte alle Kennzahlen transparent im Blick haben.
Fit für die Zukunft mit Strategic Workforce Planning.
Die dynamische Personalplanung entwickelt sich weiter: Unternehmen richten ihre Strategie darauf aus, künftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern. KI und prädiktive Analysen sind inzwischen fester Bestandteil der Personalprognose. Kompetenzorientierte Planung setzt sich zunehmend gegenüber klassischen, rollenbasierten Ansätzen durch.
Die Personalplanung der Zukunft geht über die reine Tätigkeitsbezeichnung hinaus – statt sich nur darauf zu konzentrieren, was klassischerweise zur Rolle eines Mitarbeiters gehört. Auch Gigworker werden beim Strategic Workforce Planning zunehmend berücksichtigt. Künftig sind flexiblere Ansätze bei der Personalplanung gefragt.
Möchten Sie das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter ausschöpfen und bestehende Talentlücken schließen? Gehen Sie strukturiert vor, um Ihre nächsten Schritte in der Personalplanung zu bewerten.
HR fit für die Zukunft machen