HR Management Software für Unternehmen

Workday ersetzt fragmentierte Alt-Systeme durch eine einheitliche Cloud-Plattform mit einem gemeinsamen Datenmodell für HR, Payroll, Planning und Analytics. Manuelle Datenabgleiche entfallen, Prozesse werden automatisiert, und Führungskräfte erhalten Echtzeit-Einblicke in Belegschaft, Skills und Kostenstruktur. Große deutsche Unternehmen nutzen Workday, um Tochtergesellschaften auf eine gemeinsame Datenbasis zu konsolidieren und Reporting-Zyklen von Tagen auf Stunden zu verkürzen.

Eine zentrale HCM-Plattform schafft eine einzige Datenquelle („Single Source of Truth") für alle Personaldaten und beseitigt Silos zwischen HR, Payroll und Finance. Manuelle Doppelerfassungen entfallen, Genehmigungsworkflows laufen automatisiert, und Self-Service entlastet die HR-Abteilung. Große deutsche Unternehmen setzen Workday ein, um externe HR-IT-Supportkosten zu senken, interne Nachfolgeplanung zu stärken und mehr Führungspositionen intern zu besetzen.

Workday AI ist direkt in die Plattform eingebettet und nutzt die Geschäftsregeln, Berechtigungen und Prozesse Ihres Unternehmens als deterministische Grundlage. Sana from Workday ist die agentische Oberfläche, über die Anwender arbeiten, und orchestriert spezialisierte Agenten – etwa Recruiting Agent, Sana Self-Service Agent oder Payroll Agent. Diese Agenten übernehmen Routineaufgaben wie Kandidaten-Vorauswahl, Beantwortung von HR-Anfragen, Datenpflege oder das Erkennen fehlender Payroll-Informationen – immer innerhalb der Rollen, Rechte und Freigabeprozesse, die Ihre Organisation definiert hat. Die Verfügbarkeit einzelner Agenten variiert.

Ein modernes HR-System bildet das Fundament für datengetriebene Personalentscheidungen, Skills-basierte Organisationsentwicklung und regulatorische Anpassungsfähigkeit. Cloud-Architekturen liefern automatische Updates und skalieren mit dem Unternehmen, ohne kostspielige Upgrades. Unternehmen mit einer einheitlichen Plattform reagieren schneller auf Marktveränderungen, Fachkräftemangel und neue gesetzliche Anforderungen – ein entscheidender Vorteil im deutschen Wettbewerbsumfeld.

Kurzfassung: Workday ist so konzipiert, dass Kunden die Anforderungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfüllen können, und lässt sich für Vorgaben aus dem deutschen Arbeits- und Mitbestimmungsrecht konfigurieren – etwa Arbeitszeitgesetz, Nachweisgesetz und Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Die Plattform bietet konfigurierbare Business-Process-Frameworks, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit-Trails und Verschlüsselung. Datenminimierung, Pseudonymisierung und Anonymisierung sind Bestandteil der Datenschutzarchitektur. Workday ist Unterzeichner des EU AI Pact und richtet sein Responsible-AI-Programm an ISO/IEC 42001 und dem NIST AI Risk Management Framework aus, um Anforderungen des EU AI Act zu adressieren. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt der Kunde.

Workday stellt konfigurierbare Genehmigungsworkflows, revisionssichere Audit-Trails und rollenbasierte Berechtigungen bereit, mit denen große Unternehmen Anforderungen aus DSGVO, BDSG, AGG und branchenspezifischen Regelwerken abbilden können. Business-Process-Frameworks lassen sich an konzernweite Governance-Modelle und länderspezifische Vorgaben anpassen. Automatische Cloud-Updates halten das System aktuell, ohne dass parallele Systemlandschaften gepflegt werden müssen. So bleiben Compliance-Nachweise über Tochtergesellschaften, Standorte und Geschäftsbereiche hinweg konsistent und skalierbar.

Die Anbindung an DATEV erfolgt über den DATEV Connector by SHAPEiN – eine bidirektionale Integration auf Basis des Workday Global Payroll Connector, die mit den DATEV-Lösungen LODAS sowie Lohn und Gehalt (L&G) verbunden ist. Der Connector automatisiert die Übertragung abrechnungsrelevanter Personaldaten aus Workday nach DATEV und ist über eine web-basierte Oberfläche konfigurierbar. Über die Workday Integration Cloud und offene APIs lassen sich zusätzlich weitere deutsche Payroll-, Zeitwirtschafts- und Finanzsysteme anbinden.

Workday unterstützt die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat durch transparente, konfigurierbare Genehmigungs- und Business-Process-Workflows sowie vollständige Audit-Trails für alle personenbezogenen Entscheidungen. Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass Betriebsratsmitglieder nur die für ihre Aufgaben relevanten Daten einsehen. Berichte und Dashboards lassen sich gezielt für Mitbestimmungsthemen wie Entgeltgleichheit, Arbeitszeit und Personalveränderungen bereitstellen – eine belastbare Grundlage für vertrauensvolle Zusammenarbeit gemäß Betriebsverfassungsgesetz.

Für die DACH-Region bietet Workday eine deutschsprachige Oberfläche, landes- und lokalspezifische Personaldatenfelder sowie die Anbindung an lokale Payroll-Partner in Deutschland (DATEV via SHAPEiN), Österreich und der Schweiz. Konfigurationen unterstützen regionale Vorgaben zu Arbeitszeit, Vergütung und Datenschutz (DSGVO/BDSG in Deutschland und Österreich, revidiertes DSG in der Schweiz). Über Skills Cloud, Workday Peakon Employee Voice und Sana-orchestrierte Agenten lassen sich Talent- und Engagement-Prozesse an lokale Anforderungen anpassen. Für Kunden mit besonders hohen Anforderungen an Datenresidenz und operativen Zugriff steht zusätzlich die Workday EU Sovereign Cloud zur Verfügung.

Workday deckt die deutschen Payroll-Anforderungen über Partner ab: Die native DATEV-Anbindung erfolgt über den DATEV Connector by SHAPEiN für LODAS sowie Lohn und Gehalt. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen werden als Regel- oder standortspezifische Konfigurationen (z. B. Zulagen, Zuschläge) abgebildet, sofern die zugrunde liegenden Regeln vollständig dokumentiert sind. Für Steuerklassen, Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung), Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verantwortet der Payroll-Partner die Berechnungslogik; Workday stellt die integrierte HR-Datenbasis und die bidirektionale Datenübergabe bereit.

Workday richtet sein Responsible-AI-Programm an internationalen Standards (u. a. OECD, ISO/IEC 42001, NIST AI Risk Management Framework) und den Anforderungen des EU AI Act aus und ist Unterzeichner des EU AI Pact. Für HR-relevante KI-Funktionen, die als hochriskant im Sinne des EU AI Act eingestuft werden können, stellt Workday risikobasierte Bewertungen, AI Fact Sheets und menschliche Kontrollpunkte bereit. Konkrete Compliance-Aussagen sind feature-bezogen; Kunden bleiben verantwortlich für die Einhaltung ihrer eigenen regulatorischen Pflichten.

Ja. Workday EU Sovereign Cloud ist eine dedizierte souveräne Umgebung mit EU-Datenresidenz, EU-basiertem operativem Zugriff für Tätigkeiten, die Kundendatenzugriff erfordern, und europäischer Governance. Die Umgebung wird auf der AWS European Sovereign Cloud in Brandenburg (Deutschland) betrieben. Umfang und verfügbare Funktionen sind vertraglich definiert; die konkrete Eignung für einzelne Anwendungsfälle sollte im Rahmen einer rechtlichen Prüfung erfolgen.