人事システムの概要

最新の人事システムのメリット

チームの規模が拡大し、コンプライアンスに関する要求が高まるにつれ、適切な人事システムを導入しなければ、人事業務の円滑な運営が難しくなります。最新の人事管理システムを導入して各種のデータを接続すれば、人事プロセスの運営が円滑になります。Workday などの強力な人事システムを導入すれば、以下のような効果が期待できます。

人事システムの欠点と問題を解決

最新のソフトウェアを最大限に活用するには、ある程度の時間がかかります。また、適切な計画と新しいソフトウェアに適応する意欲も必要になります。最新のシステムを導入すれば、人事業務に関するさまざまな問題を解決できますが、その一方で、コスト、データ プライバシー、変更に関する新たな問題が発生します。ただし、こうした問題に備えることにより、問題の影響を軽減したり、完全に回避したりできるというメリットもあります。

初期費用とリソースへの投資

最新の人事システムを導入して操作方法を学習する場合、通常は多くの時間と投資が必要になります。

しかし、多くの場合、早期に投資を行うことにより、コンプライアンス リスクの軽減や意思決定プロセスの改善を通じて、将来的に投資の効果が出てきます。投資を軌道に乗せるためには、ビジネスの規模や予算に合ったソリューションを選定し、十分なトレーニングやサポートを受けながら、導入計画を立てる必要があります。

データ移行に関する問題

古いプラットフォームや手動のプロセスから新しいデジタル システムにデータを移行する場合、常にデータ損失やエラーのリスクが伴います。可能な限りデータを保護するため、データを移転する前に詳細なデータ監査を行う必要があります。また、現在のデータを整理し、人事テクノロジー ベンダーと緊密に連携してデータを適切にマッピングする必要があります。

変更に対する社員やマネージャの抵抗

多くの人は、たとえ適切に機能していないシステムであっても、使い慣れているシステムからは離れたくないと感じます。新しい技術を導入する場合、それまでの方法に慣れている社員からの抵抗を招く可能性があります。

社員が自信を持って新しいシステムを導入できるように、実践的なトレーニングを行う必要があります。たとえば、新しいシステムを導入すれば、人事部門による許可を待つことなく、自分自身で休暇申請をしたり給与明細をダウンロードしたりできるようになるということを社員に説明します。

スケーラビリティの制限

50 人のチームでは問題なく機能している人事システムも、規模が 500 人になると適切に機能しなくなる場合があります。ワークフォースの規模や複雑さが増すにつれて、ワークフォースのカスタマイズ機能、グローバル コンプライアンスへの準拠機能、高度な分析機能などの機能が必要になっていきます。プラットフォームを選択する場合、初期投資が多少高くなるとしても、将来的に必要になる機能を考慮する必要があります。導入するシステムのアーキテクチャは柔軟かどうか、アップデートは定期的に実施されるのかどうかを確認し、そのシステムをすでに導入している企業がどのようにシステムの規模を拡大しているのかを確認することをお勧めします。

セキュリティとデータ プライバシーに関する懸念事項

人事部門は、給与、業績、個人情報など、さまざまな機密データを保有しています。社員が、こうしたデータを単一のプラットフォーム上で管理することに躊躇するのは当然のことです。しかし、Workday をはじめとする最新の人事システムには、暗号化機能や役割ベースの権限設定機能など、データを保護するための強力なセキュリティ機能が用意されています。定期的なセキュリティ監査機能と組み込み型のコンプライアンス ツールが付属している人事システムを選ぶことをお勧めします。

人事システムの導入方法

新しい人事管理システムを導入すると、チームの日常業務の進め方や重要な意思決定の方法が変わります。ソフトウェアの選定は、導入プロセスのほんの一部に過ぎません。新しい人事システムを、現在のプロセス、データ、社員に適切に統合することも必要になります。導入を成功させるための手順を以下に示します。

1. 現在の人事プロセスをリストアップする

新しいシステムを導入する前に、採用業務、オンボーディング業務、給与計算業務、パフォーマンス追跡業務など、現在の業務をすべて文書化します。これは、現在の問題点、冗長なステップ、自動化可能な業務を特定するのに役立ちます。人事担当者や各部門のリーダーに話を聞き、どのような業務でサポートを必要としているのか、どのような業務で常に混乱が発生しているのかを把握します。この情報に基づいて、問題解決に役立つ人事システムを検討します。

2.ステークホルダーを早期に関与させる

財務チーム、IT チーム、各部門のマネージャ、法務チームは、人事チームと同じデータを使用している場合があります。インテグレーション要件やコンプライアンス要件に関する意見を収集するために、早い段階でこれらのステークホルダーを関与させることが重要です。各部門のニーズを満たすソフトウェアの設定や、エンドユーザー向けのトレーニング プログラムの開発などを担当する部門横断的な導入プロジェクト チームを立ち上げると、さらに効果的です。

3.データを準備する

データ監査を行い、重複しているフィールド、エラーが含まれているフィールド、欠落しているフィールドを特定します。次に、命名規則、職務名、場所データを標準化します。スプレッドシートや古いツールから切り替える場合は、データの再フォーマットと検証にかかる時間を計画する必要があります。データがクリーンな状態になっているほど、システムの導入が円滑に進みます。

4.ワークフローと自動化を設定する

新しい人事システムの導入に伴い、ワークフローの変更が必要になる場合があります。その場合は、新しいシステムに合わせて、最初の段階でプロセスを最適化する必要があります。たとえば、オンボーディング プロセスを自動化したり、テンプレートを使用してパフォーマンス レビューやコンプライアンス監査を標準化したりします。すべてを設定するまでに時間がかかる場合がありますが、最終的には多くの手作業をなくすことができます。

5.チームに対してトレーニングを実施し、新しいシステムのメリットを明確に伝える

人事システムを最大限に活用する方法を社員に伝えることが重要です。人事担当者が知っておくべきことと、各部門のマネージャが知っておくべきことは異なるため、それぞれの役割に応じて実践的なトレーニングを行う必要があります。各種のドキュメントに簡単にアクセスできるようにして、質問の機会を提供します。新しいシステムの導入期間を通じて、新しいシステムによって何が変わるのか、社員の日常業務にどのように役立つのかを明確に伝える必要があります。

6オープンなフィードバックを収集する

新しい人事システムの使用を開始した場合、全員が同じ経験をする可能性は高くありませんが、実際の業務でシステムがどのように機能するかを知っておく必要があります。アンケートやミーティングなど、各部門に適した方法で、オープンなフィードバックを収集します。また、システムの導入率を追跡して、各チームはどの部分で苦労しているのかを確認します。このインサイトに基づき、システムに対するニーズを満たすようにトレーニングを改善します。

スマートな人財管理をサポートする Workday の人事システム

人財を適切に管理するには、高い可視性とアジリティ、すべての段階で社員をサポートするツールが必要になります。Workday は、人財データ、ワークフロー、分析機能がひとつのプラットフォームに集約された統合型人事システムです。新入社員向けのオンボーディングや次のリーダーシップ パイプラインのプランニングなど、やるべき業務は多くありますが、Workday を導入すれば、自信を持って迅速に行動できるようになります。

Workday は単一のシステムであるため、採用業務、ラーニング業務、パフォーマンス業務など、個別に管理されることが多い人事業務を接続し、リアルタイム データを意思決定に反映させることができます。その結果、人事チームは多くの時間を人財のサポートに費やすことができるようになります。

Workday ヒューマン キャピタル マネジメントの主な機能

• 接続されたワークフォース データ: Workday では、社員レコード、目標データ、報酬管理データ、フィードバック データがひとつのシステム上でリンクされるため、リーダーは各チーム メンバーの全体像を把握することができます。
• リアルタイムの可視性: 各部門のマネージャと人事チームは、最新のヘッドカウントと人財ギャップに関するデータにすばやくアクセスできます。
• 設定可能なワークフロー: カスタム ワークフローにより、オンボーディング、昇進、パフォーマンス レビューなどのプロセスをビジネスに合わせてカスタマイズすることができます。
• 社員向けセルフサービス: 社員は、給与明細の確認、詳細情報の更新、休暇申請などをいつでも行うことができます。
• AI ベースのインサイト: Workday の機械学習機能により、社員エンゲージメントの低下や離職リスクなどの傾向が特定されるため、早期に行動を起こすことができます。
• チームや地域を超えるスケーラビリティ: Workday は、100 人の社員を管理する場合でも、複数の国にまたがる 10,000 人の社員を管理する場合でも、組織の規模や構造に合わせて適応します。

人事システムを行動につなげる

最新の人事システムは柔軟性が高く、AI ツールや高度な分析機能の導入によって継続的に進化しているため、常に変化するワークフォースに対応することができます。しかし、どんなに優れたシステムであっても、慎重な導入プロセスとチームの明確なコミットメントがなければ、期待する成果を上げることはできません。人事業務を人財にフォーカスした戦略的な業務に変革する準備ができたら、自社の目標に合わせて人財をサポートしながら、ビジネスとともに成長するシステムを選んでください。