TraceLink 社は、医薬品サプライチェーンを大規模かつ効率的に連携するための、先進的なデジタル ネットワーク プラットフォームを運営しています。7 か国に 800 人以上の社員がいるため、社内のアジリティを維持することが極めて重要です。これを支えるため、TraceLink 社の人事チームは、日々の業務に定着している手作業やサイロ化されたプロセスを解消し、スプレッドシート中心のワークフローを一新し、人事オペレーションを近代化する必要性があると考えました。
この変革を推進するため、人事部門は 2022 年に Workday Extend を導入し、事務ワークフローの自動化、データの可視性の向上、そしてグローバル ワークフォースの管理を支援するための、より拡張性の高い効率的な運用モデルを構築しました。
迅速なイノベーションのためのプレイブック
人事領域において特に効果の高いユース ケースに焦点を絞ることで、TraceLink 社の人事チームは、少数精鋭の人事部門テクノロジー チームのサポートを受けながら、わずか 2 名の Extend 開発者だけで 10 個の Workday Extend アプリをデプロイしました。これらのアプリケーションは、最も複雑で、丁寧な対応が求められるワークフォース プロセスを最適化するために設計されています。
アプローチは 3 つの理念に基づいています。
- 小さく構築し、素早く反復する: 迅速な実験と継続的な改善を可能にします
- テスト駆動型開発モデルを採用する: アプリケーションが堅牢で本番環境に対応できることを保証します
- 継続的な学習を推進する: Workday デベロッパー コミュニティからのインサイトを活用します
これまでに TraceLink 社の人事チームが構築したアプリケーションは 6,500 件以上の取引を自動化し、年間 500 時間以上の手作業による人事業務を削減し、Workday セルフサービスの利用率を 20% 増加させています。
人事オペレーション担当ディレクターである Marianna McGrath 氏は次のように述べています。「Workday Extend は、標準の人事機能と、当社独自の人財要件とのギャップを埋めてくれました。現在、当社には真の成果をもたらす人事カスタム ソリューションを構築するためのアジリティがあります」
Extend と創造性は密接に関連しています。かつては不可能だと思われていたことを想像してみてください。数年前の Workday では実現できなかったことが、今では Extend によって可能になっているのです。
TraceLink 社、人事部門テクノロジー担当マネージャ
臨時従業員の採用にスピードとスケーリングをもたらす
TraceLink 社の人事部門は、グローバル オペレーションに対応するサービス パートナーのオンボーディングとライフサイクルの管理を担っています。以前、このプロセスではメールの送受信が頻繁に行われており、複数のシステム間での手作業による調整が必要でした。
これを解決するために、人事チームは Workday Extend でサービス パートナー向け管理アプリを構築し、リクエストやオンボーディング、オフボーディングに至るまでのライフサイクル全体を管理する、一元化されたダッシュボードを作成しました。マネージャは、シンプルなフォームを通じてリクエストを開始でき、ポジションの作成、システムへのアクセス権限の付与、ステークホルダーへのリアルタイム通知といったワークフローを自動的に起動できます。
契約終了時のオフボーディングも同様に効率化されており、数回のクリックでシステムへのアクセス権限が自動的に無効化されます。
このソリューションを設計・導入したことで、TraceLink 社の人事チームはサービス パートナーの採用に要する期間を 80% 短縮し、コンプライアンスと完全な監査証跡を確保しつつ、チームのより迅速な拡大を実現しました。
シームレスな自動化を通じて給与計算の精度を高める
TraceLink 社の人事チームと給与計算チームは、世界各国のオンコール勤務に対する手当を管理していますが、以前はこれらの追跡や計算をスプレッドシートを用いて手作業で行っていました。このプロセスでは、毎月のデータ収集、検証、そしてアップロードを行うために、多大な労力が必要とされていました。
人事チームは Workday Extend を使用して、このプロセスを洗練されたセルフサービス エクスペリエンスへと変革しました。社員は現在、オンコール リクエストを直接 Workday で提出し、埋め込まれたロジックが自動的に正しい給与階層と金額を計算します。マネージャがシステム内でリクエストを承認すると、ADP インテグレーションを通じて自動給与計算処理が始動します。
この人事部門主導の自動化により、正確でタイムリーかつ完全に追跡可能な給与支払が可能になるほか、手作業が大幅に削減されます。
現在、オンコール手当アプリは毎月 20 時間以上の時間を削減しています。さらに、ワークフォースの稼働状況や支出をリアルタイムで可視化できるため、プランニング、コンプライアンス、監査準備の強化につながっています。
手動管理が必要な大規模なスプレッドシートの一部を、Extend アプリで自動化されたワークフローに切り換えることができました。
TraceLink 社、人事部門テクノロジー担当マネージャ
緊急時のリアルタイム サポートを支える
TraceLink 社の人事チーム、コーポレート コミュニケーション チーム、事業継続チームは、重大な事態が発生した際に、社員とより効果的にコミュニケーションをとれる方法を必要としていました。既存のプロセスでは、分断されたツールや手動の追跡に頼っていたため、状況の可視化が難しく、対応スピードも限られていました。
これに対応するため、TraceLink 社の人事部門テクノロジー チームは、Workday Extend 内に緊急コンソール アプリを構築し、一元化された通信ハブを作成しました。このアプリを導入することで、リーダーは SMS、メール、音声通話といった複数のチャネルを通じて対象を絞ったアラートを送信できるようになり、同時に社員の返答をリアルタイムで把握することが可能になります。
すべての返答は Workday 内に自動的に記録され、緊急時における社員の状況を人事部門やリーダーシップ チームがリアルタイムで確認できるようになります。
このソリューションを Workday 内にネイティブに構築することで、人事チームは機密データへのロールベースの安全なアクセス権限を確保しました。同時に、Twilio 社、Workato 社、SendGrid とのインテグレーションによって通信機能を向上させ、拡張性と費用対効果が高い危機対応ソリューションを実現しました。
成長プロセスにおけるリーダーシップ理念を一元化する
TraceLink 社の人事チームは、人財の昇進決定時に、より明確な構造と一貫性をもたらすため、昇進推薦アプリを構築しました。以前は、フォーマットが統一されておらず、状況の可視化も限られていたため、候補者を公平に評価することが困難でした。
このアプリは従業員プロファイル内に直接組み込まれており、TraceLink 社のリーダーシップ理念に沿って構造化された評価プロセスへとマネージャを誘導します。マネージャが評価、推薦の根拠、詳細な背景情報を提供することで、人事部門のビジネス パートナーはより情報に基づいた適切な意思決定を行えるようになります。
このプロセスを Workday 内に設計することで、人事チームは、より透明性が高く、一貫性のある、公平な昇進決定へのアプローチを実現しました。同時に、長期的な人財育成や組織の成長を支える過去のインサイトの蓄積も可能にしています。
Extend を活用することで、当社はリーダーシップ理念を具現化しています。これを昇進プロセスに直接組み込むことにより、成果だけでなく、企業文化を形作る行動そのものを評価できるようになります。
TraceLink 社、最高人財責任者
エンタープライズ インパクトの拡大とグローバル ワークフォースのエンパワーメント
TraceLink 社の人事チームは、Workday Extend を活用して、極めてアジリティの高いイノベーション ハブを確立し、業務効率とエンプロイー エクスペリエンスの両方を向上させるアプリケーションを継続的に構築しています。
ビザの管理、社内の医療支援、授業料の支援、慈善寄付などに対応する追加ソリューションにより、人事チームは手作業のプロセスを排除し、外部スプレッドシートへの依存を減らし、ワークフォースに関するリアルタイムのインサイトを活用できるようになりました。
この取り組みは、TraceLink 社の人事チームが、小規模な開発体制でありながらも、Workday Extend を通じて企業全体で変革を推進し、ワークフォース オペレーションを近代化し、全社規模で測定可能な成果を実現していることを示しています。