高等教育機関学生情報システムとは

現在の高等教育機関は、高まる圧力に直面しています。大学入学者数は 10 年間にわたって減少傾向にあり、2010 年から 2021 年の間に 15％減少しました。

従来の授業やキャンパス内での学習を超えたキャリアパスなど、これまでとは異なる学習の機会を求める学生が増えています。また、高校卒業後すぐに大学に入学するという従来のパターンも少なくなっているため、大学は入学戦略と従来のビジネスモデルを見直す必要に迫られることが予想されます。

「人口動態の傾向から、高等教育機関の入学者数が減少して学生の全体的な構造が変化することはすでにわかっていましたが、そこにパンデミックが到来したのです」と、Workday Student の製品戦略担当ディレクターである Joellen Shendy は言います。「現在は、こうした傾向が加速しているだけでなく、学生の期待も変化しています。そのため、ハイブリッドラーニングや 24 時間 365 日アクセス可能な各種サービスなどを導入しました。この新たな柔軟性が、未来の姿なのです」

高等教育機関がこの状況に対処するには、業務効率を大幅に高めて、学生の満足度の向上、財政の健全化、将来のニーズに適応するためのアジリティの確保などに取り組む必要があります。

高等教育機関はこれまで以上に、高い柔軟性とアジリティを獲得する必要があります。これは、拡大する業務を適切に管理するためだけでなく、学生、教職員、業務運営に関するインサイトにすばやくアクセスするためにも必要なことです。

高等教育機関学生情報システムとは

現在の教育機関ではさまざまなソフトウェアとテクノロジーが使用されていますが、高等教育機関ソフトウェアとは通常、高等教育機関情報システムまたは学生情報システム (SIS) のことを指します。これらは、入学、登録、学業記録、アカデミックアドバイジング、カリキュラム管理、財政援助など、学生の教育課程に関連するデータやプロセスを教育機関が管理するためのプログラムです。

一般的な企業の場合、採用、入社手続き、スキル開発などのプロセスから構成される「社員のライフサイクル」を管理するための人事システムがあります。これと同様に大学の場合も、学生の募集、入学、卒業、卒業後にいたるまで、教育過程全体を管理するためのシステムが必要です。

高等教育機関に学生情報システムが必要な理由

教育機関のソフトウェアシステムのほとんどは、E メール、ソーシャルメディア、インターネットが主流になる以前に導入されたものであるため、多くの教育機関が、高等教育ソフトウェアプラットフォームを継続的に更新しながら最新のテクノロジーとの統合に取り組んでいます。しかし、こうしたパッチワークのようなつぎはぎだらけのシステム環境では、さまざまな学生 (社会人学生など) のデジタルニーズの変化や新しい教育形態の普及に対応できなくなっています。

高等教育機関は、組織としてのアジリティが長期にわたる成長とデジタルイノベーションを促進するための鍵であることを認識しつつあります。

学習の傾向や学生の属性が変化するにつれ、教育機関は学業全体においてこれまで以上に学生と関わりを持ち、さまざまな情報にアクセスして、授業、課外活動、アドバイザー、メンターなどを通じた学生の支援に注力することが予想されます。学生にとって最高のエクスペリエンスは、シームレスなエクスペリエンスです。すべてのデータを 1 か所で管理することにより、教職員と学生は、必要なときにどこからでも、目的のインサイトにアクセスすることができます。

高等教育機関ソフトウェアの最終的な目的は、学生の成長をサポートすることです。そのためには、日常的に使用されているテクノロジーのように直感的で使いやすいシステムを、管理者、教職員、学生に提供する必要があります。

学生情報システムにおけるデータの重要性

高等教育機関は、多くの要素が相互に影響し合う小さな都市のような存在です。大学を適切に運営して学生について深く理解するには、詳細なインサイトと追跡機能が必要ですが、そのためのベースになるのがデータです。スプレッドシートを使用して必要なデータを取得するのは、時間のかかる困難な作業です。最新のシステムを導入しても、独立したさまざまなソースから必要なデータをすべて抽出しなければならないという問題があります。最良のケースでも、高等教育機関のリーダーが確認できるのは過去のデータにすぎません。

高等教育機関のリーダーは、脆弱で断片化されたシステムを、組織全体でデータをシームレスかつ安全に統合するプラットフォームに置き換えて技術インフラを最新化することにより、正確なデータにリアルタイムにアクセスして意思決定を行うことができるようになります。

学生、予算、教職員、施設の現在および今後のニーズを満たすことができるように、高等教育機関はデータを戦略的資産に変換する必要があります。

さまざまな角度からデータを確認することにより、コストが発生しているプログラムと収益につながっているプログラムを特定し、それらのプログラムのデータを分析することができます。

最新のアジャイルな高等教育機関プラットフォームを導入すれば、教育リーダーが学生の成長をサポートし、効果的なビジネスプロセスを開発して、組織全体で詳細なインサイトを得ることにより、常に変化する状況に対処できるようになります。

Workday の学生情報システム (SIS)「Workday Student」とは

Workday の高等教育機関ソフトウェア「Workday Student」は、Workday ヒューマンキャピタルマネジメントと Workday ファイナンシャルマネジメント (財務管理) とシームレスに連携する単一のクラウドベースシステムです。Workday を使用すれば、キャンパス全体を、アジャイルで使いやすい単一の最新システムで管理できるようになります。

Workday Student は、現在の学生向けに設計された高等教育機関ソフトウェアです。Workday の教育機関パートナー様からは、「現在の学生システムは分断された時代遅れのシステムで、現在の大学運営には適していない」という話を聞いていました。Workday Student は、管理者、教職員、学生が求めているのは、日常的に使用しているテクノロジーのように直感的で使いやすいシステムであるということを十分に理解した上で開発された製品です。

Workday は、学生向けの最新のエクスペリエンスを提供する SIS を開発しました。これにより学生と管理者は、図書館でノートパソコンを開いている場合でも、ビーチでスマートフォンを操作している場合でも、場所や時間に関係なく柔軟な方法でタスクを処理することができます。

Workday Student は、最新の学生情報システムを市場に投入することを目的として、設計パートナーであるお客様の意見を参考にしながら開発されたシステムであり、お客様の実際の意見が反映されている唯一のエンドツーエンド学生向け製品です。

Workday Student とその他の学生情報システムとの違い

多くの教育機関が、学生の年齢を超える 20 年以上前の SIS を使用しています。こうした教育機関は、古いシステムの取り扱いに苦労しているため、一貫性のある使いやすいデジタルエクスペリエンスと高度にパーソナライズされたエンゲージメントを提供するクラウドベースのソリューションに移行したいと考えています。こうしたソリューションに移行すれば、学生は自分のモバイルデバイスを使用して、授業の登録、学習時間の追跡、財政援助の管理、アドバイスの予約申請などを行うことができるようになります。最新のシステムを導入すれば、現場で学生のニーズに対応できるようにになります。これは、従来のシステムにはない大きなメリットです。

Workday では、最新の高等教育ソフトウェアのベースラインは、完全なデータ分析と情報への容易なアクセスを実現するひとつのクラウドベースシステムで、すべてのデータ (財務、人事、学生) を把握できることだと考えています。

すべてのデータを 1 か所で管理することにより、教職員と学生は、必要なときにどこからでも、目的のインサイトにアクセスすることができます。

Workday Student などの最新の高等教育機関管理システムを導入すれば、ダッシュボードで入学者の傾向を把握したり、授業の需要や教職員の空きポジションを確認したり、プログラム分野別の授業料収益を追跡したり、授業の選択状況を追跡してタイムリーな人財配置を行ったりすることができます。

学生は、オンラインで授業に登録したり、期日に関するアラートを受信したり、授業の登録に関するフィードバックを即座に受け取ったり、卒業に向けた単位の取得状況を追跡したりすることができます。学生プロファイルのさまざまなデータを活用する Workday Student プラットフォームを使用すれば、学生に対してお勧めの学術サポートプログラムを提示して学生のエクスペリエンスをさらに高めることができます。

さまざまな角度からデータを確認することにより、コストが発生しているプログラムや収益につながっているプログラムなどを特定し、それらのプログラムのデータを分析することができます。Workday Student を導入すれば、応募者プールの状況、学生の傾向、授業の需要などのデータドリブン型インサイトを取得し、現在だけでなく将来においても、さまざまな情報に基づいた意思決定が可能になります。