採用におけるプライバシーに関する声明
最終更新: 2026 年 4 月 7 日
概要および声明の範囲
Workday は、個人のプライバシー権を尊重しています。当社は、各地域の法令を遵守しながら、お客様の個人情報を責任を持って公正に取り扱うことに取り組んでいます。
この採用プライバシーに関する声明は、Workday グループにおける採用活動に関連して、Workday がお客様の個人情報をどのように収集/使用/保護するのかを説明するものです。また、個人のプライバシー権についても説明します。この声明の適用対象者は以下のとおりです。
応募予定者、応募者、候補者: Workday の職務に直接応募した方、紹介によって応募した方、Workday が人財市場で候補者として特定した方が対象になります。
すべての職務形態: フルタイム、パートタイム、インターンシップなど、すべての職務形態が対象になります。
Workday は世界各地に拠点を展開しているため、本声明はグローバルな声明です。当社の基本原則は一貫していますが、個人情報の取り扱い方法は、現地の法令、採用を行う地域、職務の種類によって異なる場合があります。
さらなる透明性の確保: Workday および承認された第三者は、採用活動に関連する個人情報の取り扱いについてお客様に十分な情報を提供することを目的として、追加のプライバシー通知を行う場合があります。これらの通知は、個人情報の収集時や候補者との面接時、各種ツール内など、さまざまなケースで提供される可能性があります。
採用活動における Workday の役割
Workday は、財務・人事向けエンタープライズ クラウド アプリケーションの代表的なプロバイダです。Workday のお客様 (企業、教育機関、行政機関など) は、Workday のソフトウェア アプリケーションを使用して、採用活動、ワークフォース、財務業務を管理しています。
Workday の同社内職務に応募した場合: このプライバシーに関する声明は、貴社に適用されます。
他社または Workday の顧客企業の職務に応募した場合: このプライバシー声明は適用されません。クラウド アプリケーション サービス プロバイダである Workday は、Workday アプリケーションを使用して採用活動を行うお客様に対して、採用活動の管理を行うことも、採用に関する意思決定を行うこともありません。
処理対象の個人情報が他組織の採用活動に関連するものである場合、Workday はその情報に関する依頼に直接対応することはできません。こうした情報の取り扱いについては、その組織の個人情報保護に関する声明をご確認ください。
クイック リンク
このプライバシーに関する声明の全文を読むことをお勧めします。採用活動における当社の個人情報の取り扱いに関する特定の情報を確認したい場合は、以下のリンクを使用してください。
今後の Workday の求人情報や自分に合った職種について連絡を受け取ることはできますか？
Workday は人工知能 (AI) ツールを使用していますか？
採用調査、トレーニング、能力開発で個人情報が使用されることはありますか？
Workday が収集・処理する個人情報
お客様から直接提供された情報
お客様が Workday のイベントで自己紹介を行った場合や、将来的に Workday の職務に就くことを目的として Workday タレント コミュニティに参加した場合
お客様が、Workday の採用ポータルで候補者アカウントを作成した場合
お客様が Workday の職務に応募した場合
Workday が主催するイベント、Workday に関連するイベント、面接などにおいて、対面、電話、ビデオ会議などの方法で、お客様が Workday とやり取りした場合
他のソースから取得した情報
選考プロセスの進行に伴い、当社の採用チームとシステムは、お客様の応募情報と候補者としての適性情報を生成します。
当社は、応募者の選考や優秀な人財の募集を行う際に、適用される法令に従い、Workday 以外の外部ソース (以下を参照) から情報を収集します。
キャリア プラットフォーム: LinkedIn や SeekOut などのサードパーティ アプリケーションやサードパーティ サイトを通じて、Workday の職務に応募することができます。その際、応募者のプロファイル情報が Workday のシステムと採用プロセスに関連付けられます。
人財紹介会社、教育機関、元従業員から構成される組織、求職活動を支援する団体
人財を推薦または紹介する Workday の担当者
身元調査などの確認業務を行う業者
推薦状を作成した推薦者
- 一般公開されている各種ソース: 個人向けの求人プラットフォームや、オンライン上で公開されているキャリア情報 (個人が作成した記事、調査、引用情報等) など
合併、買収、資産購入を通じて Workday のグローバル構造に参加する予定のあるグループ企業
表 1 は、典型的な人財採用活動の目的、処理される個人情報の例、適用される法的根拠をまとめたものです。
個人情報の処理における「法的根拠」については、表 3 と表 4 に記載されています。
表 1: Workday が収集・処理する個人情報
| 番号 | 目的 | この目的に基づいて処理される個人情報の例 | 個人情報の処理に関する法的根拠 |
|---|---|---|---|
| 1 | 当社の採用サイトへのアクセス権の提供、職務明細の掲載、サイトのセキュリティ管理。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
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正当な利益 同意 |
| 2 | 有望な人財や職務応募者の特定と絞り込み。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
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正当な利益 契約および契約前の必要事項 明示的な同意 |
| 3 | 採用プロセスの促進、対面形式/オンラインでのミーティングおよび評価の管理。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
|
正当な利益 同意 |
| 4 | 現在または今後の雇用機会に関連する採用の意思決定。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
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正当な利益 |
| 5 | 個人に関する情報の確認と必要な身元調査の実施。
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当社または当社が承認したサービス プロバイダは、この目的と関連する活動について、以下の個人情報を処理します。
|
同意
明示的な同意
法的義務 |
| 6 | ダイバーシティと機会均等の促進、モニタリング、レポーティング。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
|
法的義務
同意
明示的な同意
|
| 7 | Workday への潜在的な苦情や問い合わせに対する防御、法的要求への対応。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
処理される具体的な情報は、苦情、問い合わせ、リクエスト、またはこれらの提起者によって異なります。 |
法的義務
法的請求
正当な利益
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| 8 | Workday の採用プロセスと採用サービスの改善。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
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正当な利益 |
| 9 | Workday の今後の雇用機会/ニュースに関する個人への連絡。 | 当社はこの目的に基づいて以下の個人情報を処理します。
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正当な利益
同意 |
自動的に収集される情報
Workday 採用サイトには、クッキー、トラッキング ピクセル、スクリプトが使用されます。当社が使用しているテクノロジー、当社がテクノロジーを使用する理由、個人がテクノロジーを管理する方法の詳細については、Workday 採用サイトのクッキーに関するお知らせをご確認ください。
Workday は機密の個人情報を処理するのですか？
はい。ただし、正当な業務上の理由または法的な理由がある場合に限ります。
当社は、特定の個人情報についてはより厳重に保護する必要があると考えています。「機密の個人情報」や「特殊な個人情報」がどのような情報を意味するのかは国によって異なりますが、通常は、人種または民族的出自、政治的信条、宗教上または哲学上の信仰、労働組合への加入、生体データ、健康関連のデータ、性的指向、犯罪歴に関する情報が含まれます。地域によっては、Workday が意図せずに受け取った個人の通信コンテンツや個人の正確な地理的位置も「機密の個人情報」に含まれる場合があります。
現地の法律で義務付けられていたり、許可されている場合を除き、当社は原則として、お客様に関する機密の個人情報を処理することはありません。ただし、以下のような場合に、機密の個人情報を収集したり、自発的な情報提供をお客様に依頼したりする場合があります。
すべての人にとって公平な採用活動を行う: 公平性と差別の有無を評価し、インクルーシブな職場環境を構築することを目的として、人種または民族的出自、性別、性自認、性的指向、障がいに関する情報を収集する場合があります。具体的な目的を以下に示します。
雇用機会均等の義務/目標、差別禁止法、該当する当局機関への報告義務を遵守する
適用される法律で義務付けられている場合、お客様の明示的な同意に基づき、Workday の価値、インクルージョン、ビロンギング、公平性に関する取り組みを強化する
個人をサポートする: 業務上必要な調整を行う目的で、身体的/精神的な健康状態に関する情報を収集する場合があります。たとえば、就業適性に関する面談などを通じて、こうした情報を収集します。また、候補者の採用が決まった場合は、健康保険や福利厚生サービスの提供者に対して、その候補者自身が機密の個人情報を提供する場合があります。
機密の個人情報を収集する必要がある場合は、適用される法令に従って収集を行い、その旨を通知するとともに、個人情報の使用方法について説明します。
Workday は、機会均等を尊重する職場環境に誇りを持っています。採用や雇用に関する意思決定を行う際に、機密の個人情報を使用することはありません。応募者は原則として、機密の個人情報を提供したくない場合は、提供を拒否することができます。提供を拒否しても、選考プロセスにマイナスの影響が生じることはありません。
どのような場合に個人情報を提供する必要がありますか？
法律上、業務上、または採用手続き上、個人情報の提供が必要になる場合、Workday はその旨を個人に通知します。通常は、職務への適性を検討して採用活動を行うことを目的として、適切な範囲の情報だけを提供するように依頼します。応募者が必要な情報を提供できない場合、当社はそれが応募手続きにもたらす影響や、応募処理が遅延する可能性があることなどを説明します。
Workday または第三者が個人情報の収集/使用への同意を求めた場合であっても、応募者はこの依頼に同意する義務はありません。応募者は、特定の情報の収集/使用に同意するかどうかを自由に選択することができます。
今後の Workday の求人情報や自分に合った職種について連絡を受け取ることはできますか？
はい。
タレント コミュニティ : Workday に興味はあるけれど、現時点では応募したい職務がない場合は、Workday タレント コミュニティに登録することができます。
継続的な連絡: 最初の応募が不採用になった場合でも、応募者の情報は社内候補者データベースに登録されるため、今後の求人について Workday から連絡する場合があります。データベースへの登録を希望しない場合は、人財獲得担当者にその旨を伝えることができます。
今後の採用活動において、Workday は以下のことを行う場合があります。
Workday やキャリア イベントに関する最新情報を送信する
お客様のプロファイルが今後の職務に適しているかどうかを評価し、適している場合は応募の案内情報を送信する
Workday の人財獲得チームは、応募者との過去のやり取りに基づいて、応募者の履歴書、職務経歴書、資格、職務経験を評価し、候補者の絞り込みを行います。その際に、Workday の AI ツールを使用する場合があります。応募者は、新しい履歴書や職務経歴書を後日提出することができ、連絡先情報をいつでも更新することができます。
「Workday は、採用プロセスにおける応募書類の処理で AI ツールを使用していますか？」と「個人のプライバシー権とは」セクションを参照してください。
当社は、将来の求人機会とのマッチングを行う目的で、現地の適用法令とガイドラインに従い、応募者の個人情報を一定期間にわたって保持します。
コンプライアンス: 最初の応募が不採用となった場合でも、当社は問い合わせ対応や現地法令への遵守のために、応募者の情報を一定期間保持する必要があります。応募者は、将来的な候補者としての検討、求人情報の提供、Workday に関する最新情報の配信を希望しない場合、その旨を担当者に伝えることができます。「Workday による個人情報の保管期間」セクションを参照してください。
Workday での就業に同意した場合、採用活動中に収集された応募者情報は、その応募者の人事ファイルと Workday プロファイルに取り込まれます。オンボーディング プロセス時に、雇用に関するプライバシー声明に関するセッションを実施し、Workmate の個人情報の管理方法について説明します。
Workday による個人情報の共有
Workday は、表 1 に記載されている採用活動と事業の目的に基づいて、応募者の個人情報を第三者と共有する場合があります。Workday は、業務に関する正当な目的で個人情報にアクセスする必要がある第三者以外には個人情報を開示しないようにしています。
Workday 社内での共有: 人財獲得チーム、採用チーム、テクノロジー チーム、分析チームなど、採用に関する個人情報にアクセスして意見交換を行う Workday の担当者は、機密保持、プライバシー、セキュリティに関するポリシー要件を遵守する責任を負っています。世界各地の Workday グループ メンバーが、Workday の採用活動をサポートしています。
Workday の外部での共有: 応募者の個人情報は、「知る必要がある第三者」に対してのみ共有されます。これは通常、法的義務の履行や契約に基づくサービスの提供を行うことを目的としています。または、個人の権利を不当に侵害しない範囲で、採用活動や事業から正当な利益を得ることを目的としています。
表 2: 個人情報の共有先:
| 個人情報の受領者、外部関係者、共有シナリオ | 共有する理由 |
|---|---|
Workday と契約している第三者のサプライヤとサービス プロバイダ: 採用システム/テクノロジー プロバイダ、ソフトウェア プロバイダ (仮想アシスタントやチャットボットなど)、人財紹介会社、検索仲介業者、テスト/評価機関、調査ツール プロバイダ、決済処理事業者、交通費管理サービス プロバイダ、身元調査業者、福利厚生サービス プロバイダなど |
これらの事業者は、トレーニング/評価プロセスの実施、支払い処理、出張/安全管理、ソフトウェアやテクノロジー サービスの提供/運用などにおいて、Workday をサポートしています。 |
| 法的機関と規制当局: 裁判所、裁判所に準ずる機関、規制当局、公的機関、専門アドバイザー (移民手続きの専門家、税務アドバイザー、公認会計士、弁護士など) | Workday は、法令上の義務を遵守するため、またはさまざまな状況に対応するため (苦情への対応、裁判所命令/監査/令状/召喚状への対応、行政/規制/司法上の手続き、要請への対応、事案への対応など)、個人情報をこれらの機関や専門家と共有する場合があります。 |
その他の第三者: Workday は以下の場合に、必要に応じてその他の第三者と個人情報を共有します。
|
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第三者のサプライヤとサービス プロバイダWorkday が第三者のサプライヤまたはサービス プロバイダに対して、Workday に代わって個人情報を処理するように委託する場合、Workday は、その第三者が本プライバシー声明と適用法令に従って個人情報を処理し、個人情報の安全性と機密性を確保できるように、適切な措置を講じます。これらの措置は、適用法令に基づいて当該第三者がサービス提供に関連して負う法的義務、プライバシー保護責任、セキュリティ義務に加えて実施されます。
第三者の受領者もデータの処理方法を記載したプライバシーに関する声明を個別に提供しています。第三者自身のビジネス目的を把握したい場合や、個人が第三者と直接的な関係を構築している場合は、この声明をご覧いただくことができます。
Workday は人工知能 (AI) ツールを使用していますか？
はい。当社は、採用プロセスのさまざまな段階で、責任を持って AI ツールを活用しています。たとえば、応募情報の確認、面接のスケジュール調整、議事録の作成などで AI ツールを活用しています。AI により、表 1 に記載されている採用活動と事業目的について、個人情報を効率的に処理することができます。Workday は、実績のある信頼性の高い AI ツールを活用して、人財獲得チームの判断力と経験の強化に取り組んでいます。当社は、AI によって候補者の採用エクスペリエンスが大幅に向上すると考えています。また、応募者の選考プロセスの各段階において、AI ツールに関する詳細情報を追加することもあります。
Workday は、公平性を確保し、バイアスなどのリスクを軽減するために、AI ツールに対する厳格なリスク管理手法を導入しています。第三者の AI ツールを導入する場合は、事前にデュー デリジェンス レビューを実施して AI ツールの動作を検証しています。
Workday は、採用プロセスにおける応募書類の処理で AI ツールを使用していますか？
はい。当社には非常に多くの応募書類や候補者情報が寄せられるため、これらを処理する目的で AI ツールを活用しています。採用担当者はこれらの AI ツールを使用して、応募者の履歴書や職務経歴書の内容が、特定の求人要件にどの程度適合しているかを評価しています。AI ツールにより、採用プロセスの一貫性、正確性、スピードを向上させ、人間によるバイアスや誤りの可能性を下げることができます。
AI ツールの仕組み:AI ツールは、応募者の履歴書と職務経歴書から、募集職種に関連する個人情報 (スキル、職務経験、勤務地、学歴など) を抽出します。その後 AI ツールは、応募者が募集職種の要件にどの程度適合しているかを判断し、「要件を上回っている」「要件を満たしている」「基本的な要件を満たしていない」などの評価を行います。
Workday の人財獲得チームは、AI が生成したこれらの評価情報を参考にしながら、応募者のショートリストの作成と、優先プロセスにおける優先順位付けを行っています。当社の人財獲得チームは、責任ある AI ツールの活用についてトレーニングを受けています。原則として、AI による評価は、候補者の選考プロセスにおいて考慮されるさまざまな要素の 1 つに過ぎません。最低限の応募資格を満たしている応募者については、採用担当者によるスクリーニング面接と、採用マネージャによる面接の結果とともに、総合的に評価されます。採用プロセスのすべての段階における最終的な判断は、Workday の採用マネージャと採用チームのメンバーが行います。
応募者数が非常に多い採用活動の場合、人財獲得担当者は、初期選考の段階ですべての履歴書や職務経歴書を確認できない場合があります。そのため、応募者の選考中に募集職種の採用枠が埋まった場合や、応募者が募集職種の最低要件を満たしていない場合は、不採用になることがあります。
当社は、適用される個人情報保護法を遵守しながら、こうした AI ツールを採用活動に役立てています。詳細については、「個人のプライバシー権とは」セクションを参照してください。
採用調査、トレーニング、テスト、能力開発などで個人情報が使用されることはありますか？
はい。当社は、応募者が提供した個人情報を、採用調査、トレーニング、テスト、能力開発で使用する場合があります。以下に例を示します。
事業分析とレポート処理: Workday は、採用担当チームと各部門のリーダーが採用活動全体の各種指標 (応募者数、地域別の応募状況、候補者プールの包括性、採用活動の進捗状況に関する指標など) を把握できるように、概要レポートの作成や受領を行う場合があります。リクルーティングに関する調査とレポートは、今後の採用戦略や、第三者が提供する学習機会の活用などに役立てられます。
製品開発: Workdayは、自社の採用活動で使用される応募者データと候補者データに基づいて、独自の技術開発を行う場合があります。また、Workday の AI 製品のベースとなる AI モデルは、Workday 独自の採用活動におけるパターンを学習することによって改善/トレーニングされる場合があります。たとえば、「営業職」の採用担当者が「交渉経験」を持つ候補者を優先する傾向がある場合、Workday の AI モデルはこの傾向を学習し、「営業職」について「交渉経験」を重視するようになる可能性があります。このような改善により、応募者が直接的な影響を受けることはありませんが、今後の応募者にとって役立つ可能性があります。こうした機能改善は、Workday だけでなく、将来の採用活動において Workday のクラウド アプリケーション サービスを活用する企業や第三者にとっても、メリットになります。
内部テスト: Workdayは、公平性、非差別、包括性、有効性に関するリスクを適切に管理するという責任ある AI 活用の取り組みを促進する目的で、評価プロセスを実施する場合があります。
Workday はプライバシー保護技術を導入していますか？
はい。Workday は、大規模なデータセット内の特定の情報を責任を持って使用するために、プライバシー保護対策とセキュリティ強化対策を通じて、プライバシーの保護に取り組んでいます。具体的には、Workday と Workday が認定した第三者は、可能な限り個人のプライバシー リスクを軽減することを目的として、データの匿名化技術、仮名化技術、集計化技術を使用する場合があります。これらの技術は、責任あるセキュリティの確保だけでなく、Workday が実施する調査研究、データ サイエンス、分析、レポート処理、学習、機能改善、製品開発などの目的で使用される場合があります。
Workday は、責任ある製品開発/レポート処理/テストを実施する目的で、匿名化/仮名化/集計化されたデータを使用しています。これが、イノベーションの推進と継続的な改善における Workday の正当な利益のベースになっています。Workday は、自社の AI 技術のトレーニング、テスト、開発を行うために、品質の高い候補者データセットを使用する必要があります。
Workday は、応募者が提供した個人情報 (応募書類、履歴書、職務経歴書、評価情報、各種レポートなど) を、他社が採用活動などの目的で使用できるように共有したりライセンス供与したりすることはありません。
Workday による個人情報の保管期間
Workday は、このプライバシー声明に記載されている目的を含め、正当なビジネス目的を達成することを目的として、現地の適用法令に従い、必要な期間にわたって安全に個人情報を保持します。具体的には、以下のように個人情報を保持します。
採用プロセスと合否決定の完了後も、Workday の採用プロセスに対する問い合わせ、苦情、法的な問題、コンプライアンスに関する問題に対応するため、個人情報を保持します。
今後の求人情報を個人に逐次通知するため: 個人が通知を受け取ることを希望した場合、個人が希望する正確な連絡先情報を保管することを目的としています。
応募者は、今後使用する連絡先情報をいつでも変更することができます。ただし、その時点で、当社が法的な根拠や正当な目的を有している場合、当社はその他の情報を保持する必要があることに注意してください。
当社は、不採用になった応募情報を 6 か月以上 4 年以内の期間に削除するようにしています。この期間は、採用活動を行う地域の法令やガイドラインによって異なります。当社のレコードに含まれる個人情報の適切な保管期間を特定するため、当社は Workday のビジネスや個人の採用を取り巻く多くの要因について検討します。これには以下が含まれます。
当社の法的業務、規制義務、ガイダンス
異議申し立てのリスクと出訴期間
正当なビジネスニーズ
個人情報の量、性質、機密性
当社の技術的なセキュリティ管理環境で個人情報の不正使用/開示がもたらす損害リスク
特定の目的を別の方法で達成できる可能性
個人のプライバシー権とは
応募者は、当社が保持する個人情報に対して特定の法的権利を有する場合があります。これらの権利は、採用活動を行う地域によって異なりますが、一般的には以下の権利が対象になります。
個人情報のアクセス/修正/削除を求める権利: 応募者は、当社が処理する個人情報のコピーの提供、不正確な個人情報の修正、不正確な個人情報の削除を求めることができます。
Workday による個人情報の処理に異議を申し立てる権利: 当社が正当な利益を法的根拠としている場合、応募者はその処理に対して異議を申し立てることができます。
個人情報の処理を制限する権利: 応募者は、個人情報の処理を一時的に制限するように当社に依頼することができます。
転送可能な形式で情報を提供するように求める権利: 当社が、応募者の同意または契約に基づいて応募者の個人情報を処理する場合、応募者は、その情報のコピーを、構造化された汎用的なデジタル形式 (簡単に転送可能な形式) で提供するように求めることができます。
いつでも同意を撤回する権利: 個人情報の処理について同意した場合でも、後で撤回することができます。同意が撤回される前に当社が行った処理に影響することはなく、法的根拠に基づいて当社が行う処理にも影響しません。
法的効力などの重大な影響を与える完全に自動化された決定 (プロファイリングを含む) の対象にならないことを求める権利: 当社は採用プロセスにおいて、特定の安全対策を講じることを条件として、適用されるプライバシー法に基づき、法的効力などの重大な影響をおよぼす自動化ツールを使用します。応募者の同意を得ている場合、応募者との契約を締結/履行するために必要な場合、法律によって許可されている場合などがこれに該当します。 このような場合、応募者は当社の人財獲得チームに連絡し、ツールではなく人間によるレビューを求めることができます。
苦情を申し立てて救済を求める権利: 個人情報の取り扱いに関して懸念がある場合や、現地の個人情報保護法に違反していると思われる場合、応募者は以下を行うことができます。
Workday の採用法人に対して苦情を申し立てる
現地のデータ保護監督当局に苦情を申し立てる
現地の裁判所またはそれに準ずる司法機関に訴訟を提起する
Workday は、請求や苦情にどのように対応するのでしょうか？
Workday は、応募者が自身のプライバシー権を行使したことを理由として、不公平な扱いを行うことはありません。当社は、以下の事項について、各応募者の権利がどのように適用されるのかを説明します。
個人の所在地で権利内容が異なるかどうか、処理活動の法的根拠に起因して権利内容が異なるかどうか
Workday に、個人情報を処理するための正当な必要性があるかどうか、その必要性とはどのようなものか
その他の個人または当事者の権利が、個人の特定のリクエストとどのように関係するか
問い合わせやプライバシー権を行使するにはどうすればよいですか？
応募者 (または応募者から権限を委任された人) は、当社のオンライン フォームを使用してリクエストを送信することにより、プライバシー権を行使することができます。詳しい方法は、「Workday への連絡方法」セクションを参照してください。 本人確認をお願いする場合があります。
懸念事項に関する詳細な内容をお知らせいただければ、迅速な対応に役立ちます。どのようなお問い合わせであっても、当社は適用される法令に従い、合理的な期間内に対処できるように努めます。対応状況については、適宜お知らせするように務めます。通常、お問い合わせを受け取ってから 1 か月以内に回答しますが、内容が複雑な場合は、回答期間がこれよりも長くなることがあります。
当社が苦情を解決できない場合、応募者は、自身の居住地または勤務地を管轄するデータ保護当局/裁判所、または「データ管理者」の登録所在地のデータ保護当局/裁判所に申し立てを行うことができます。
各地域の監督当局に関する詳細については、「地域固有の開示に関するその他の考慮事項」セクションを参照してください。「お問い合わせ」セクションに記載されている連絡先情報を使用して、管轄のデータ保護当局による確認を依頼することもできます。
当社によるプライバシーやデータ使用に関する対応に不満がある場合、応募者は https://feedback-form.truste.com/watchdog/request から、第三者の紛争解決機関に問い合わせることができます (無料)。
APEC 越境プライバシー ルール システム
このプライバシー声明に記載されている Workday のプライバシー保護の取り組みは、APEC 越境プライバシー ルール システム (CBPR) に準拠しています。APEC CBPR は、APEC 経済圏間で移転される個人情報を保護するためのフレームワークを提供します。APEC フレームワークに関する詳細については、こちらをご確認ください。
Workday による個人情報の保護方法
当社は、複数のセキュリティ対策を組み合わせて、お客様の個人情報を保護しています。具体的には、偶発的な紛失や破損などのリスクから個人情報を保護するための技術的/組織的/契約上の対策を組み合わせています。
また、サプライヤに対して、提供するサービスに伴うリスクや取り扱う個人情報に関連して適切なセキュリティ対策を実施するように求めています。これらの対策は、適用法令に基づいて適用される法的義務、プライバシー義務、セキュリティ義務に加えて実施されます。
インターネットを介して伝送される情報のセキュリティについては保証されないことをご了承ください。応募者は、Workday の採用 Web ページまたは採用プロセスのパスワード保護された領域やセキュリティ保護された領域にアクセスするための認証情報 (パスワードなど) の安全管理について、自身で責任を負う必要があります。許可されたユーザーのみが、パスワードで保護されたリソースまたはセキュリティで保護されたWorkday 採用 Web ページ または採用プロセスにアクセスすることができます。
Workday による個人情報の越境移転
はい。Workday は米国に本社を構え、ビジネスをグローバルに展開しています。当社は世界各国の拠点で個人情報を移転、保管、使用、処理します。これには以下の国が含まれます。
応募先の勤務地が所在する国
応募者の法域外の国
- Workday または Workday が契約している第三者サプライヤ、顧客、または関連する第三者の受領者が事業を展開している国
認定/資格
Workday は、米国商務省の規定に従い、EU-米国間データ プライバシー フレームワーク、英国拡張版の EU-米国間データ プライバシー フレームワーク、スイス-米国間データ プライバシー フレームワーク (「DPF」と総称) の原則を遵守します。Workday は、EU-U.S. DPF を法的根拠として、個人情報の米国への移転を行っています。詳細については、当社のデータ プライバシー フレームワークに関する告知をご確認ください。
また、国境を越えるデータを適切に保護するため、追加の安全対策も実施しています。詳細については、「個人情報の越境移転」セクションを参照してください。
Workday への連絡方法
「データ管理者」とは誰のことですか？
採用活動を行う Workday グループ企業が、応募者に対して責任を負うデータ管理者になります。Workday の関連企業と連絡先情報については、こちらを参照してください (Workday の現地関連会社)。一部の地域では、Workday の現地関連会社が、採用活動や戦略を推進する Workday のグループ会社や本社とともに、個人情報保護に関する責任を負う場合があります。Workday グループ内で個人データを保護する方法については、「共同管理者」セクションを参照してください。
プライバシーに関する質問がある場合はどうすればよいですか？
Web フォーム: このプライバシー声明、当社の採用活動おける個人情報の取り扱い、プライバシー権の行使について質問がある場合は、この Web フォームを使用してください。
郵便:
欧州経済領域 (EEA)、英国、スイスで募集している職務への応募者は、以下の宛先に問い合わせてください。
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building, May Lane
Dublin 7
アイルランド
その他の地域で募集している職務への応募者は、以下の宛先に連絡してください。
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
USA
個人情報の保護について質問がある場合は、応募先の勤務地が所在する国または求人検索処理で見つかった勤務先が所在する国で事業を展開している Workday の関連会社に問い合わせることもできます。
応募者の居住地や連絡方法に関わらず、当社は現地の個人情報保護法に従い、応募者の個人情報を保護します。
地域固有の開示に関するその他の考慮事項
カリフォルニア
カリフォルニア州にお住まいの方は、以下に示す追加の開示事項をご確認ください。
Workday は、採用、雇用、人事など、あらゆる関連プロセスの一環として収集または処理する個人情報を第三者に「販売」したり、ターゲティング広告を目的として第三者と「共有」したりすることはありません (カリフォルニア州プライバシー権法で定義されている条件を含みます) 。
カリフォルニア州にお住まいの方が個人情報へのアクセス権を求めるリクエストを提出する場合は、複数カテゴリの個人情報にアクセスすることを希望されるのか、特定の個人情報にアクセスすることを希望されるのかをご指定ください。カリフォルニア州の居住者は、上記に記載されている多数の権利に加え、企業による個人情報の販売や、ターゲティング広告を目的とした第三者との個人情報の共有をオプトアウトする権利を有しています。Workday が個人情報を販売したり、ターゲティング広告を目的として第三者と個人情報を共有したりすることはありません。また、ビジネス運営が目的である場合、合法的に採用手続きを行うことが目的である場合、適用法によって許可されている場合、適用法を遵守するために必要となる場合を除き、Workday が機密の個人情報を使用することはありません。そのため、当社は機密の個人情報の使用を制限する権利を提供していません。
個人がリクエストを提出すると、まず当社はリクエストを受領した旨を、リクエストの受領後 10 営業日以内に通知します。リクエストの実質的な応答は、リクエストの受領後 45 暦日以内に行われます。より多くの時間が必要となる場合は (最長 90 日間または許可されている日数)、その理由と延長期間を書面で通知します。
個人情報について検証可能な消費者要請を行うことができるのは、個人または (以下に記載されている方法を通じて) 委任された代理人のみになります。
代理人を委任する方法:委任代理人が個人に代わって検証可能な消費者要請を提出できるのは、委任代理人がその許可を書面で取得しており、かつ個人が当社との直接的なやり取りを通じて身元確認を行っている場合に限定されます。
- 当社がリクエストを検証する方法:当社が個人のリクエストに応答するためには、個人の身元または委任代理人の信頼性を検証する必要があります。この目的のため当社に提供された個人情報は、個人の身元の検証もしくはリクエストを行う委任代理人の信頼性を検証するためにのみ使用されます。検証可能な消費者要請を行うため、個人が当社のアカウントを作成する必要はありません。個人の検証が完了できていない場合、当社は個人のリクエストを検証するため、当社がすでに保有している 2 つ以上の個人情報を個人に提供するよう依頼する場合があります。個人が提供した情報と当社がすでに保有している情報とを比較することにより、当社は個人の消費者要請を検証し、不正行為リスクを最小限に抑える追加措置を講じます。
欧州経済領域、英国、スイス
欧州経済領域 (EEA)、英国、スイスにお住まいの方は、以下に示す追加の開示事項をご確認ください。
共同データ管理者
kday Limited最終的な個人情報保護責任を負うデータ管理者です。また、応募先の欧州 Workday 関連会社や職務に関する契約を結んでいる欧州 Workday 関連会社 (「kday の現地関連会社とともに、個人情報保護責任を負います。Workday Limited と Workday の現地関連会社は共同データ管理者です。
個人情報について不明な点がある場合は、Workday Limited に問い合わせることをお勧めしますが、Workday の現地関連会社に問い合わせることもできます。Workday Limited と Workday の現地関連会社との関係においては、Workday Limited が以下の処理に対する最終的な責任を担います。
このプライバシーに関する声明を作成・提供する
応募者によるプライバシー権行使の要求に対応する
個人情報を処理する法的根拠を決定する
適切な技術的・組織的セキュリティ措置を確実に講じて個人情報を保護する
適用される個人情報保護法に従い、発生する可能性があるデータ侵害を報告する
必要に応じてデータ保護影響評価を実施する
第三者サプライヤまたはデータ処理業者を手配する
個人情報のあらゆる越境移転に関して適切な保護措置が講じられていることを保証する
Workday Limited はアイルランドに所在する Workday の主要拠点ならびに欧州本部です。Workday Limited は、アイルランド データ保護委員会によって管理されています。アイルランド データ保護委員会の連絡先については、こちらを参照してください。
このプライバシー声明と個人情報保護法に基づいて適用される要件に加え、上記に記載されている責任を適切に果たすため、Workday Limited と Workday の現地関連会社は、必要に応じて協力しながら対応を進めます。両者とも常にデータ保護原則を遵守します。
Workday Limited と Workday の現地関連会社の連絡先情報については、「Workday への連絡方法」セクションを参照してください。
苦情の申し立て
お住まいの地域の監督当局などのデータ保護当局に苦情を申し立てることができます。EEA のデータ保護当局の全リストはこちらからご覧いただけます。アイルランド データ保護委員会の連絡先情報はこちらからご覧いただけます。英国のデータ保護当局はプライバシー監視機関、スイスのデータ保護当局は連邦データ保護情報コミッショナーです。
個人情報の処理に関する法的根拠
現地の個人情報保護法には、個人情報を処理する際に依拠すべき根拠が多数あります。 法的根拠は、処理対象の情報と収集の具体的な目的によって異なります。
当社が EEA、英国、または同様の法的根拠・要件を規定しているその他の管轄区域に居住する個人の個人情報 (機密の個人情報を含む) を収集・使用する際に依拠する法的根拠については、以下の表をご覧ください。
表 3: 法的根拠
個人情報の処理目的と法的根拠
| 法的根拠 | 説明 |
|---|---|
| 同意 | 当社は、EU 法、英国法、または現地の法律で規定されている範囲内で、応募者の同意を求めます。
身元調査などの特定の状況下においては、応募者が第三者のサービス提供者対して同意/撤回の意思を示すように求められる場合があります。 |
| 契約および契約上の必要性 - 応募者との契約を締結するために必要な個人情報処理、または応募者に対する義務を履行するために必要な個人情報処理 | 当社は、応募者との契約を履行するために必要な範囲で、または応募者と契約を締結する前に、応募者の要請に応じて手続きを行うために必要な範囲で、個人情報を処理します。 |
| 法的義務 | 当社は、適用される現地の法律、裁判所、規制当局が規定する範囲において、個人情報を処理します。これには、採用活動や顧客データの取り扱いに関するガイダンスも含まれます。 |
| 正当な利益 | 当社が正当な理由で個人情報を処理する必要があり、上記のいずれの根拠にも該当しない場合、当社は法的根拠として正当な利益に依拠します。正当な利益には以下が含まれる場合があります。
個人の利権や権利が優先されるべき場合、当社はこの根拠に依拠しません。Workday と第三者の利権は、個人のプライバシー権、利益、潜在的影響と合わせて考慮されます。
|
表 4: 当社が機密の個人情報を処理する際に依拠する根拠
機密の個人情報の処理目的と法的根拠
| 機密の個人情報を処理する根拠 | 説明 |
|---|---|
雇用法上の権利と義務 |
当社は、採用/雇用/社会保障に関する現地の法律 (またはこれらに順ずる法的要件) を遵守するために必要な範囲でのみ、機密の個人情報を処理します。 |
| 法的請求 | 当社は、法的請求の行使/確立/防御のために必要な場合、または EU や英国などの地域の裁判所の命令に従う必要がある場合に限り、機密の個人情報を処理します。 |
明示的な同意 |
当社は、応募者から明確で具体的な同意を得た場合にのみ、応募者の個人情報を処理します。 |
個人情報の越境移転
当社は、応募者の個人情報を、米国と応募勤務地以外の国で処理します。 現地の受領者のプライバシー法は、個人の居住地のプライバシー法とは異なる場合があります。
国境を越えて個人情報を転送する場合は、個人情報を保護するための措置を講じます。また、適用される現地の法律に従い、応募者の基本的な権利と自由に配慮します。さらに、業界で承認された基準を使用して、適切なレベルのデータ保護の評価と導入を行います。以下に例を示します。
十分性認定を受けた国と受領者: 個人情報の受領者は、管轄当局の十分性認定に基づき、十分なデータ保護水準を満たしていると認められた国に所在している場合があります。Workday, Inc. は、Workday グループ内での米国への個人情報移転について、DPF に基づく個人情報の受領認証を受けています。
モデル条項の使用:当社は、データ受領者との間で「標準契約条項 (SCC) も締結しています。SCC は、EEA、英国、スイスなどのグローバルな地域で管轄当局が承認した条項で、国を超えて移転されるデータを保護するための業界標準として機能します。個人は SCC のコピーを要求する権利を有します。詳細については、「Workday への連絡方法」セクションを参照してください。
ベトナム
居住地がベトナムの場合は、以下に示す追加の開示事項を確認してください。
応募者の同意
以下のようにベトナムの法律で義務付けられている場合、当社は応募者の同意を得てから、個人情報を処理します。
このプライバシー声明の変更について、応募者の同意を得ることが現地の法律で義務付けられている場合
このプライバシー声明のその他の規定にかかわらず、応募者の同意を得ることがベトナムの法律によって義務付けられている場合
個人情報の処理方法
当社は、収集、記録、分析、保管、アクセス、検索、複製、共有、送信、提供、移転、削除など、さまざまな自動化された方法と手動での方法により (ベトナムの法律で許可されている方法を含む)、個人情報を処理します。
その他の権利と義務
ベトナム法で別途規定されている場合を除き、データ主体は「個人のプライバシー権とは」セクションに記載されている権利のほかに、以下の権利と義務を有します。
権利:
個人情報の処理について通知を受ける権利
個人情報の処理に同意する権利
適用される法律に従い、告発/訴訟/損害賠償請求を行う権利
義務:
自分の個人情報を保護し、関係する組織や個人に対して自分の個人情報の保護を求める義務
他者の個人情報を尊重して保護する義務
個人情報保護に関する知識やスキルを高める義務
個人情報保護に関する法律を遵守し、その違反を防止する義務
個人情報の保持
当社が個人情報収集した時点から、個人情報の処理が開始されます。個人情報は、「Workday による個人情報の保管期間」セクションに記載されている期間にわたって処理されます。
データ処理に伴う潜在的な影響と損害
当社は、個人情報のセキュリティを重視し、個人情報を保護するための強力な安全対策を講じています。しかしながら、すべてのデータ侵害を完全に防ぐことができるセキュリティ システムは存在しません。当社が十分な対策を講じている場合であっても、不正アクセス、情報漏洩、偶発的なデータ紛失などのリスクは残るため、データ流出や金銭的損失などの悪影響につながる可能性があります。個人情報を共有する場合は、十分な注意を払い、適切な安全対策を講じることをお勧めします。