採用におけるプライバシーに関する声明

クイックリンク

このプライバシーに関する声明の全文をお読みいただき、Workday の採用慣行で個人情報がどのように処理されるかを理解されることをお勧めします。また、以下のリンクを使用することで、目的のセクションに簡単に移動することができます。

Workday が収集・処理する個人情報

Workday による個人情報の共有

Workday による個人情報の越境移転 

Workday による個人情報の保管期間

個人のプライバシー権とは

Workday による個人情報の保護方法

認定/資格

Workday によるプライバシーに関する声明の変更

Workday への連絡方法

地域固有の開示に関するその他の考慮事項

Workday が収集・処理する個人情報

個人から提供される情報

以下のような場合、情報は個人から直接収集されます。

• 個人が Workday のイベントで自己紹介を行う場合、または職務に就くことを目的として Workday タレント コミュニティに参加する場合 

• 候補者アカウントを作成して職務に応募する場合 

• Workday の職務に応募する場合

• 職務応募者として、対面形式、電話、オンライン ミーティングを通じて当社と面接する場合 

他のソースから取得した情報

個人が職務に応募すると、その個人の情報が採用チームや Workday システムによって生成されます。 

個人は、LinkedIn、SeekOut など、さまざまな第三者のキャリア/採用サイトを通じて Workday の職務に応募することもできます。そうした場合、このような類似プラットフォームから Workday および Workday の応募プロセスに個人のプロフィールが転送されます。 

当社は応募書類を検討する場合や、有望な人財を探す場合、Workday 以外の外部ソースから個人情報を収集します。外部ソースには以下が含まれます。 

• 人財紹介会社、学術機関、職能団体、元従業員/履歴共有プラットフォーム、および求人検索をサポートする類似サービス

• 個人を紹介した Workday の担当者

• 独立した身元調査/確認業者

• 推薦状の作成依頼に応じた推薦者

• 個人が使用している専門プラットフォーム、個人に関連するその他のオンライン上の専門情報 (個人が執筆した可能性のある記事、貢献した調査、類似の引用など) を含め、一般公開されているソース

• 合併、買収、資産購入を通じて Workday のグローバル構造に参加する予定のあるグループ企業

以下の表では、当社が人財の採用に際して個人情報を収集・処理する一般的な目的と、目的に応じて処理される個人情報の例をご覧いただけます。 

EU、英国、または同様の法的要件が適用されるその他の地域にお住まいの方は、当社がこれらの目的に基づいて個人情報を処理する際に依拠する「法的根拠」を、「個人情報の処理に関する法的根拠」セクションでご覧いただけます。 

Workday による機密の個人情報の処理

機密の個人情報または特殊な個人情報がどのような情報を意味するかは国によって異なりますが、通常は、人種または種族的出身、政治的信条、宗教上または哲学上の信仰、労働組合への加入、生体データ、健康関連のデータ、性的指向、犯罪歴に関する情報が含まれます。Workday が意図せず受け取った個人の通信コンテンツや個人の正確な地理的位置も機密の個人情報に含まれる場合があります。

採用や雇用関連の目的を合法的に果たすため、当社は原則として機密の個人情報は処理しないように努めています。ただし当社のビジネス運営に支障が生じる場合、または Workday に適用される現地法で許可あるいは規定されている場合はその限りではありません。以下に例を示します。

• 公平性やダイバーシティを評価し、多様かつインクルーシブな職場環境を構築・醸成するため、個人の人種または種族的出自、性別 (性自認を含む)、性的指向、障がいに関する情報が収集される場合があります。これには以下の目的が含まれます。

  • 雇用機会均等の義務または目標、差別禁止法、および該当する当局機関への報告義務を遵守する

  • Workday の Value, Inclusion, Belonging and Equity (“VIBE”) イニシアチブを遵守する 

• 個人の身体状態または精神状態に関する情報が収集される場合があります。これは職場の施設 (フィットネス ルーム、ミーティング ルームなど) を整備し、個人とその扶養家族について、健康の増進を実現または保険金給付に必要な情報を提供・整備することにより、ワークフォースの健康を促進すること、また予定されている休暇・休職の取得を支援・管理することを目的としています。 

自動で収集される情報

Workday 採用サイトには、クッキー、トラッキング ピクセル、スクリプトが使用されます。当社が使用しているテクノロジー、当社がテクノロジーを使用する理由、個人がテクノロジーを管理する方法の詳細については、Workday 採用サイトのクッキーに関するお知らせをご覧ください。  

個人情報の集計と分析 - 採用プロセスおよび製品テクノロジーに関する調査

Workday および許可された第三者プロバイダは、プライバシー/セキュリティ、人財分析調査、ラーニング、採用プロセス、製品を改善するため、匿名化または集計された個人情報を使用する場合があります。 

たとえば、各候補者の識別子 (氏名、住所など) を削除した上で Workday の人財獲得チームやリーダー向けにサマリ レポートを作成する場合があります。これらのチームは匿名化された情報やレポートを使用し、採用活動のプランニングを実施したり、採用指標 (候補者プールのダイバーシティ、人数、地域など) を確認したりします。匿名化されたレポートは、進捗状況全体の分析、トレンドの確認、今後の採用/人財戦略の検討、第三者によるラーニング機会の特定にも使用されます。

Workday の製品/クラウド アプリケーションの潜在的な改善領域や、ワークフォース向け製品の今後の開発を検討するため、当社の製品チームやテクノロジー チームが匿名化されたデータを使用する場合もあります。 

匿名化された情報は、過去または今後の採用活動データ、その他の候補者の集計データ、個人の回答、業界ベンチマークなど、さまざまな関連データセットとの比較に活用され、蓄積される場合があります。

Workday タレント コミュニティと応募者の合否

個人が Workday タレント コミュニティへの参加に応募した場合、またはいずれかの時点でタレント プールに参加することに同意した場合、当社は今後の求人情報や関連する Workday の採用活動/イベントの最新情報を個人に E メールで送信します。履歴書はいつでも変更することができます。求人募集が発生すると、人財獲得チームは採用候補者の絞り込みを行うため、個人の履歴書、資格、経験を評価し、Workday の新しい職務に適していると判断した場合は、その個人に連絡して応募を促します。当社は妥当な期間にわたって情報を保管します。職務に関する連絡を受け取ることを希望しない個人は、人財獲得担当者にその旨を通知できます。また、希望の連絡方法は Workday でいつでも変更できます。「個人のプライバシー権とは」をご覧ください。

特定の職務に対して多数の応募が寄せられる場合があります。初回の応募が不採用に終わった場合、当社は問い合わせや苦情に対応し、現地雇用法を遵守しているかどうかを評価し、Workday タレント コミュニティの最新情報を送信するため (個人が参加している場合)、妥当な期間にわたって情報を保管します (「Workday による個人情報の保管期間」をご覧ください)。

個人が Workday からの内定を承諾した場合、採用プロセス中に収集された情報は、個人の人事ファイルと Workday プロファイルに組み込まれ、当社の雇用におけるプライバシーに関する声明 (オンボーディングを通じて提供されます) に従って処理されます。

Workday による個人情報の共有

Workday は上記の目的に基づいて正当な業務や職務を遂行するため、個人情報にアクセスする必要がある受領者に対してのみ、個人情報を開示するように配慮しています。 

当社は以下の条件に該当する社内外の受領者に個人情報を開示します。

• 世界各国の Workday グループ企業のメンバー:

  • 1 ～ 9 の目的に該当する場合を含みます。 

• Workday と契約している第三者サプライヤおよび第三者サービス プロバイダ: IT/採用向けシステム/ソフトウェア プロバイダ、人財紹介会社/検索仲介業者、テスト/評価機関、調査ツール プロバイダ、支払処理業者、交通費管理システム プロバイダ、身元調査業者、仮想アシスタント プロバイダ、チャットボット テクノロジーを提供するソフトウェア プロバイダなど

  • 1 ～ 9 の目的に該当する場合を含みます。 

• 裁判所命令、監査、令状、召喚状、行政、規制、司法手続き、要請、事故への応答を含め、当社の法的業務/規制義務、問い合わせ、問題に対応する裁判所、法廷、規制当局、公的機関、専門アドバイザー (移民専門家、税務アドバイザー、会計士、弁護士を含む) 

• 以下の条件に関連して関与が必要となる第三者: (i) 潜在的、脅迫的、または実際の訴訟を申請、行使、または防御する必要がある場合、(ii) 個人の安全、他者の安全、または Workday に適用される現地基準のコンプライアンスを保護するために開示が必要であると当社が誠意を持って判断した場合、(iii) 合併、他社による買収、Workday の一部またはすべての資産の売却など、事業の移行または再編に対応する必要がある場合。 

• その他の第三者: Workday が個人情報を共有することを個人が同意または指示している場合、または開示が合理的である場合、当社は第三者に個人情報を開示します。

個人情報へのアクセスまたは個人情報に関する発言を許可されている Workday 担当者は、機密保持ポリシー、プライバシー ポリシー、セキュリティ ポリシーの各要件を遵守する必要があります。 

Workday に代わって第三者やサプライヤに個人情報の処理を委託する場合、当社は適切な措置を講じることにより、第三者組織がこのプライバシーに関する声明および適用法を遵守し、情報のセキュリティと機密性を維持することを保証します。この条件は、第三者の処理/サービスにおいて第三者に適用されるプライバシー/セキュリティ義務とは個別に定められます。 

第三者の受領者もデータの処理方法を記載したプライバシーに関する声明を個別に提供しています。第三者自身のビジネス目的を把握したい場合や、個人が第三者と直接的な関係を構築している場合は、この声明をご覧いただくことができます。

個人情報が必要になる場合

法律上、業務上、または採用手続き上、個人情報の提供が必要になる場合、Workday はその旨を個人に通知します。当社は通常、職務適性を検討するために必要となる情報のみを提供するよう個人に依頼します。個人が必要な情報を提供できない場合、当社はそれが応募手続きにもたらす影響や、応募処理が遅延する旨を説明します。 

Workday または第三者が個人情報の収集または使用に同意するよう求める場合、個人はこの要請に同意する義務はありません。個人は特定の情報収集または使用に同意するかどうかを自由に選択することができます。

Workday による個人情報の越境移転 

Workday は米国に本社を構え、ビジネスをグローバルに展開しています。当社は世界各国の拠点で個人情報を移転、保管、使用、処理します。これには以下の国が含まれます。

• 個人の応募先の勤務地または個人を候補者として検討している勤務地が所在する国

• 個人の法域外の国 

• Workday または Workday が契約している第三者サプライヤ、お客様、または関連する第三者の受領者が事業を展開している国

Workday による個人情報の保管期間

Workday は、このプライバシーに関する声明に記載されている目的を含め、正当なビジネス目的を達成するため、適用される現地法に従い、必要な期間にわたって安全に個人情報を保管・保持します。 

つまり、以下の条件に該当する場合、当社は個人情報を妥当な期間を通じて保管します。 

• 採用のプロセスおよび合否の決定を完了した後: Workday の採用プロセスに対する潜在的な問い合わせ、苦情、法的問題/コンプライアンス問題を検討・対処することを目的としています。  

• 今後の求人情報を個人に逐次通知するため: 個人が通知を受け取ることを希望した場合、個人が希望する正確な連絡先情報を保管することを目的としています。 

個人は今後使用する連絡先情報をいつでも変更できます。ただし通知を受け取ることを希望した時点で法的な根拠や目的がある場合、当社はこのほかにも情報を保管する必要があることをご了承ください。

当社のレコードに含まれる個人情報の適切な保管期間を特定するため、当社は Workday のビジネスや個人の採用を取り巻く多くの要因について検討します。これには以下が含まれます。

• 当社の法的業務/規制義務または利用可能なガイダンス
  

• 異議申し立てのリスクと出訴期間 
  

• 一般的かつ正当なビジネスニーズ
  

• 個人情報の量、性質、および機密性
  

• 当社の技術的なセキュリティ管理環境で個人情報の不正使用または開示がもたらす損害リスク
  

• 一般的な目的を別の方法で達成できるかどうか

個人のプライバシー権とは

個人は当社が保持する個人情報に対して一定の法的権利を有します。勤務地によって法律や権利は異なりますが、プライバシー権には通常、以下が含まれます。 

• 当社が処理する個人情報へのアクセス権を取得する、正しくない個人情報を修正する、個人情報の削除を要求する。 
• 当社の正当な利権に基づいて実施される個人情報の処理に対して異議申し立てを行う。 
• 個人情報の処理範囲を制限するよう当社に要求する。 
• 構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取ることができるポータビリティ権を要求する。これは個人情報の処理が同意の上で行われている場合、または個人契約に基づいて行われている場合に該当します。 
• 同意を撤回する。Workday による特定の活動を目的とした個人情報の収集と処理に関する個人の同意は、いつでも撤回できます。これが、お客様が同意を撤回される前に Workday が行った処理の正当性に影響することはなく、処理に関する同意以外の合法的理由に基づいて Workday が行った個人情報の処理に影響することもありません。
• データ保護監督当局に苦情を申し立てる。原則として、お住まいの地域や勤務地の監督当局またはデータ管理者の登録事務所にご連絡いただくことが可能です。個人は「Workday への連絡方法」セクションに記載されている連絡先に連絡し、所轄監督当局の詳細を要求することもできます。以下の「地域固有の開示に関するその他の考慮事項」セクションでは、現地のデータ保護監督当局に苦情を申し立てる方法の詳細をご覧いただけます。

当社は個人の身元確認を行うため、個人のリクエストに応答する前に情報の提供を依頼する場合があります。

権利を行使することで、お客様が Workday から不公平な扱いを受けることはありません。当社は個人の状況に即して個人が権利を行使する方法を説明します。これには以下の状況が含まれます。 

• 個人の所在地で権利内容が異なるかどうか、処理活動の法的根拠に起因して権利内容が異なるかどうか
• Workday に一般的な処理ニーズがあるかどうか、それがどのようなニーズであるか 
  
• その他の個人または当事者の権利が、個人の特定のリクエストとどのように関係するか 

このプライバシーに関する声明が適用される採用活動の一環として、法的効果をもたらすか、もしくは同様の重大な影響を及ぼすとみなされる自動化された処理のみに基づいて Workday が意思決定を行うことはありません。

個人または個人の代理人であると Workday が確認できた正当な個人は、以下の「Workday への連絡方法」に記載された連絡先に連絡するか、当社のリクエスト ポータルからリクエストを送信することで、個人の権利を行使できます。 

懸念事項に関する詳細な内容を提供いただくと、Workday の応答時間が短縮される場合があります。いかなる場合においても、当社は応答が不当に遅れることがないように努め、個人に最新情報を逐次通知します。通常はリクエストの受領から 1 か月以内に応答しますが、場合によっては 3 か月間に延長される場合があります。

Workday による個人情報の保護方法

当社は適切なセキュリティ体制を維持しています。これには、偶発的な紛失、破壊、その他の事故や関連リスクから個人情報を保護するための技術的、組織的、契約上の措置の実施が含まれます。 

インターネットを介して伝送される情報のセキュリティについては保証されないことをご了承ください。パスワードを安全に管理すること、ならびにパスワードで保護されたリソースまたは Workday 採用 Web ページへのアクセスに使用するその他の形式の認証情報を管理することは、個人の責任となります。許可されたユーザーのみが、パスワードで保護されたリソースまたはセキュリティで保護されたWorkday 採用 Web ページ にアクセスし、使用することができます。

認定/資格

米国データ プライバシー フレームワーク

Workday は、米国商務省の規定に従い、EU-米国間データ プライバシー フレームワーク (「EU-U.S. DPF」)、英国拡張版の EU-U.S. DPF、スイス-米国間のデータ プライバシー フレームワーク (「Swiss-U.S. DPF」) の原則を遵守します。Workday は個人情報の移転に関して EU-U.S. DPF、英国拡張版の EU-U.S. DPF、Swiss-U.S. DPF を法的根拠としています。詳細については、当社のデータ プライバシー フレームワークに関する告知をこちらからご覧ください。

APEC 越境プライバシー ルール システム

このプライバシーに関する声明に記載された Workday のプライバシー保護の取り組みは、APEC 越境プライバシー ルール (「CBPR」) システムに準拠しています。APEC CBPR システムのフレームワークにより、組織は APEC 加盟国間で移管する個人情報の保護を徹底できるようになります。APEC フレームワークについての更なる詳細はこちらをご覧ください。

Workday によるプライバシーに関する声明の変更

法律、テクノロジー、またはビジネスの変化に対応するため、当社はこのプライバシーに関する声明を随時変更します。当社がこのプライバシーに関する声明を変更する場合は、変更内容の重要性に応じて適切な方法で個人に通知します。 

このプライバシーに関する声明が最後に変更された日付は、このプライバシーに関する声明の上部にある「最終更新日」で確認することができます。

Workday への連絡方法

このプライバシーに関する声明について質問がある場合、または権利の行使を希望される場合は、リクエスト ポータルからリクエストを送信するか、以下に示す E メール アドレスのいずれかに E メールをお送りください。

Workday のデータ保護責任者に連絡を希望される場合は、privacyofficer@workday.com に E メールをお送りください。

個人情報の保護について質問がある場合は、個人の応募先の勤務地が所在する国または個人が紹介された勤務先が所在する国で事業を展開している Workday の関連会社に連絡することもできます。Workday の関連会社とその連絡先情報のリストについては、こちらをご覧ください。

プライバシーやデータの使用に関して、未解決の問題や十分に対処されていない問題がある場合は、米国に拠点を置く第三者の紛争解決機関 (https://feedback-form.truste.com/watchdog/request) までご連絡ください (利用料無料)。