人事
外部の人材のメリットを最大限に高める方法
適切な戦略があれば、外部の人材は、企業がアジリティ、革新性、先見性を確保するための強力な人材になります。
Sara Braun
人事担当編集ストラテジスト
Workday
現在は、流動的なワークフォースの時代になりました。かつては「組織にとってあれば望ましい」と考えられていたものが、現在では組織の中核的な戦略上の優先課題へと進化しています。市場ニーズの変化や予測困難な経済環境を背景に、多くの企業が人材戦略の見直しに取り組んでいます。その結果、どんな結果が得られるでしょうか？正社員、フリーランス・業務委託人材、柔軟性の高い人材がともに働きながらイノベーションを推進する、活気に満ちた多様性のある人材エコシステムが生まれています。
特に、外部の人材の活用が増えていて、65% の企業が、今後 2 年間で外部の人材の活用を拡大することを計画しています。外部の人材は通常、人材派遣会社や雇用代行業者 (EOR) などの第三者によって提供され、組織のチーム内で直接業務を行い、組織の能力を拡張する役割や、組織に不足しているスキルを補完する役割を果たします。
外部人材の活用が急速に拡大している現在、リーダーにとっての課題は、もはや「外部人材を活用すべきかどうか」ではなく、「どのように外部人材の価値を最大化するか」に移っています。こうした採用計画を孤立した形で運用すると、大きな機会損失につながります。真のアジリティ、高度なスキル、財務上の自由度と管理能力を実現するには、柔軟な人材と外部の人材を、広範な人材戦略の中核に組み込む必要があります。
65% の企業が、今後 2 年間で外部の人材の活用を拡大することを計画しています。
レポート
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外部の人材のメリット
柔軟な人材を人材育成計画に意図的に組み込むことにより、その人材は、企業全体としての能力を高める存在になります。正社員と臨時従業員を統合的に管理するこのアプローチにより、迅速に事業規模を拡大できる高いアジリティを獲得し、必要に応じて専門性の高い人材を確保できるようになります。これにより、長期的な雇用負担を抱えることなく、重要なスキル ギャップを埋めることができるようになります。
急速な変化の時代において、この柔軟性は、機会を逃すか先行して行動するかを分ける要因になります。強力な外部の人材のメリットは、以下の 4 つの分野で明確に現れます。
- アジリティとキャパシティ: 臨時従業員を活用すれば、需要の急増、混乱、新たな機会に応じて、迅速に人員を増減させることができます。たとえばホテル業界の場合、繁忙期に外部人材を活用してすばやく人員を確保すれば、年間を通じて人件費を負担することなく、サービス品質を維持することができます。
- 専門スキルの活用: 求められるスキルが従来の採用サイクルよりも速いペースで変化している現在、臨時従業員は重要なスキル ギャップを埋める役割を果たします。リーダーは、長期的に人員を増やすことなく、希少性の高いスキルや新たに求められる能力を持つ外部人材を活用して、変革やイノベーションに取り組むことができます。
- 財務上の柔軟性とリスク管理: 必要に応じて外部人材を活用することにより、長期にわたって高額な給与を支払う必要がなくなります。実際の収益、プロジェクトの納期、その時点で許容されるリスクのレベルに応じて、人件費を増減させることができます。
- 迅速な価値の創出: 確立された外部人材調達チャネルを活用すれば、重要な役割の人材を短期間で採用することができます。正社員を採用する場合は、承認、募集、採用というプロセスが必要になりますが、外部人材の場合は、こうしたプロセスは必要ないため、短期間で採用することができます。この「短期間での採用」が「迅速な価値の創出」に直接つながります。
「企業にとっての外部人材は、能力、スキル、専門知識の重要な供給源になっています」と、Workday の HCM プロダクト担当ゼネラル マネージャを務める Dave Wachtel は言います。「臨時従業員の価値を十分に認識し、ワークフォース戦略の中核として管理することにより、人材を迅速に配置して、その能力を効果的に活用できるようになります」
しかし、高いレベルの成果を上げるためには、継続的で体系的な管理を行い、臨時従業員の活用方法と支援方法を最適化するための明確な手順を定義する必要があります。需要が一時的に増加したときに外部の人材を活用するのは効果的な方法ですが、企業戦略としては長期的な視点を持つ必要があります。
臨時従業員の価値を十分に認識し、ワークフォース戦略の中核として管理することにより、人材を迅速に配置して、その能力を効果的に活用できるようになります
Dave Wachtel
Workday 人財管理製品担当ゼネラル マネージャ
外部の人材のメリットを最大限に高めるための 5 つの重要なステップ
すでに多くの企業が臨時従業員に大きく依存していますが、その潜在的な価値のわずかな部分しか引き出せていません。断片化されたプロセスと低い可視性により、誰がどこで働いているのか、どの程度のコストがかかっているのか、どのような成果を上げているのかを把握するのが難しくなっています。
その結果、経営陣は支出が発生していることは確認できても、実際の成果は確認できないという状態になります。これを解決するには、計画を作成する必要があります。外部の人材の管理に役立つ簡単なステップを紹介します。
1. 重要な外部人材業務を明確にする
最初に、現在どのように外部の人材を活用しているかについて明確に把握する必要があります。焦点を絞って確認することにより、臨時従業員を意図的に戦略に組み込むための適切な意思決定基盤が構築されます。以下の事項を確認します。
- 外部の人材は、どのような業務で重要な役割を果たしているのか。外部の人材の支援がなければ停滞したり成果が損なわれたりする職務やプロジェクトを特定します。
- 外部の人材は実際にどのような業務を行っているのか。需要のピーク時や休職者の代替などの人員補充 (キャパシティ確保)、導入プロジェクトや規制対応プロジェクトで必要な専門的知識の提供、実験的な取り組みや新規市場向けの業務など、外部人材の役割を明確に分類します。
- 外部の人材の活用方法と管理方法はどうなっているか。誰が外部人材の活用を依頼しているのか、どのサプライヤが関与しているのか、契約期間はどの程度か、チームやシステムにどのように組み込まれているのかを確認します。
- どのようなギャップやニーズがあるのか。チームの負荷が高くなっている業務分野や、必要なスキルが不足している業務分野を特定します。これらは、臨時従業員を戦略的に活用する上で、重要なシグナルになります。
これらの事項を確認することが、これ以降のすべての取り組みの出発点になります。これにより、外部の人材に任せるべき役割、正社員に任せるべき役割、外部の人材と正社員を適宜選択する役割、管理されていないリスクや重複した業務の発生箇所などを簡単に把握することができます。
2. 臨時従業員に対する現在の支出を把握する
現在の外部人材の状況を明確に把握したら、次に、臨時従業員に対する支出を定量化します。過去 12 ～ 18 か月分の外部人材データを収集し、事業部門、地域、職種、サプライヤ、単価、契約期間などの要素別に分類します。このデータから、以下のような具体的なパターンを特定します。
- 外部の人材に対する支出が最も高い役割とプロジェクト
- 臨時従業員に最も大きく依存している事業部門と地域
- 長期契約を結んでいる臨時従業員が継続的に担当している職務
- 支出が集中しているサプライヤ、一貫して高い単価が設定されているサプライヤ
- 標準的なポリシーから外れている契約、コンプライアンスに関する潜在的な問題がある契約
これらのパターンに基づき、設計、調達、ガバナンスの改善を通じて大きな成果を上げることができる優先分野を特定します。たとえば、支出が高い職種カテゴリにおける外部人材の単価を標準化する、高い実績を上げる少数のサプライヤに業務を集中させる、などの方法が考えられます。
3. 外部人材の依頼プロセスを一元化する
外部人材の依頼プロセスは、コスト、リスク、一貫性に直接影響します。各チームが異なる方法で依頼を行うと (サプライヤに直接メールを送信する、担当者に電話をかける、古いテンプレートを使い回すなど)、全社的な需要の把握や、共通する基準の適用などが難しくなります。
以下の事項を把握できるように、構造化された単一の依頼プロセスを導入する必要があります。
- 特定の役割/業務が臨時の役割/業務として分類されている理由
- 必要なスキルと経験
- 想定される契約期間と稼働時間
- 予算とコスト センター
- パフォーマンスの測定方法
これらの情報を 1 か所にまとめることにより、臨時従業員に対する需要を可視化して管理できるようになります。また、優先サプライヤに外部人材の調達を依頼したり、必要に応じて人事部門や財務部門が職務内容の見直しを行ったりすることもできます。
4. 管理ルールを標準化する
共通のルールがない場合、臨時従業員の管理方法が統一されず、品質やコストに差が出る可能性があります。コンプライアンスに準拠した予測可能な運用モデルを実現するには、臨時従業員の管理方法に関する明確なガイドラインを規定する必要があります。管理ルールを作成する場合は、以下の点を明確にすることが重要です。
- 社内承認者: 支出額やリスク レベルに応じて、誰が臨時職務の承認や契約延長を行うのか、どのような場合に法務部門や人事部門が関与すべきなのかを定義します。
- 承認済みサプライヤ: 特定の職種、地域、報酬範囲に基づいて活用できるのはどの人材供給パートナーか、例外が許可される条件は何かを定義します。
- 報酬水準と契約期間: 職種カテゴリと勤務地別の目標報酬範囲を定義し、契約期間と更新回数の上限を規定します。
- 分類基準: 臨時従業員が担当すべき業務と正社員が担当すべき業務を区分するためのルールを規定し、その区分を見直す場合の警告サインも定義します。
- オンボーディング/オフボーディングの手順: 外部人材契約の開始時と終了時に必要となる標準的なチェックリスト (アクセス権、使用する機器、トレニンーグ、ナレッジ移転などが記載されたリスト) を作成します。
こうした基準を厳格に維持するため、多くの企業が外部の人材の管理を委託しています。委託された外部業者は、コンプライアンスの強化、報酬の交渉、サプライヤのパフォーマンス管理を行います。多くの場合、企業全体でこれらのルールを一貫して適用するための外部人材管理ソリューションも提供しています。
5. 人材戦略と調達戦略を整合させる
最後に、外部の人材に関する意思決定を、広範な人材戦略に組み込みます。人事部門、人材獲得部門、調達部門、財務部門が定期的に連携し、正社員と臨時従業員の全体的なスキル需要を同じ視点で確認することが重要です。
最も重要な能力を確保するために、外部人材と社内人材をどのように組み合わせるかについて合意を形成する必要があります。採用代行業者などのパートナーと協力している場合は、採用需要に関するパートナーの見解を外部人材管理ソリューションに取り込み、すべての関係者間でスキル需給の全体像を共有することが重要です。
これを適切に実施すれば、臨時従業員と正社員に対して一貫したエクスペリエンスを提供し、長期的な人材育成計画の強固な基盤を構築することができます。
明確な仕組みと戦略があれば、外部の人材のメリットを最大限に引き出し、自信を持って意思決定を行うことができます。
未来を見据えたアジャイルな人材戦略
今後、ワークフォースはますます多様化していきます。将来的に成功を収める企業は、柔軟な人材を成長戦略の付随的な要素ではなく、その中核を担う存在として位置付ける企業です。
市場のニーズが絶えず変化する現在、必要なスキルを必要なタイミングで提供するアジャイルな人材は貴重な存在です。確かな採用戦略と長期的なビジョンに基づいて、正社員と柔軟な外部人材から構成されるチームを編成することにより、今後のさまざまな課題に対応できるようになります。
市場の急激な変化により、人材戦略に限界を感じていませんか？この Workday バイヤーズ ガイドを活用して、目標の定義やベンダー評価の計画を策定し、最適なスキル テクノロジーによってワークフォースの可能性を最大限に引き出しましょう。
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