「シンプルさは実行を促します」
世界最大クラスの受託製造業者である Flex 社で最高経営責任者 (CEO) を務める Mike McNamara 氏は、Workday を選んだ理由をこの一言で説明します。
20 万人近くのワークフォースを管理し、30 か国で事業を展開する Flex 社は、何事もシンプルに収めることを信条としています。同社は目まぐるしく変化するテクノロジー企業数百社を対象に、設計、製造、流通、アフターマーケット サービスを提供しているグローバル リーダー企業です。シンプルで効率的なシステムは、急速な変化に対応しなければならない同社にとってなくてはならないものです。
McNamara 氏は次のように述べています。「私たちは、極めて競争の激しい世界市場でビジネスを展開しています。そのため、いつでも必要な時に人や業務を再配置できる体制が整っていることが重要になります。市場は変化し、各国の通貨は変動します。当社は生産拠点を世界のあらゆる場所に移動できる体制を確立しておく必要があります。新たなテクノロジーが開発された場合は、そのテクノロジーに対応できる製造技術を構築し、新製品を生産できるようにする必要もあります」
「CEO の最大の課題は、製品ライフサイクルの変化、世界情勢の変化など、競争上の課題が発生する状況下において外部との関係性を継続的に維持することにあります。そしてこのような関係性を維持するためには、優秀な人財を適切に管理することが必要不可欠だと考えています」と McNamara 氏は述べています。
しかし 10 年間にわたって買収を繰り返し行い、世界各地に 80 の異なる人事システムを抱えている Flex 社の状況をシンプル化するにはどうすればよいのでしょうか。
McNamara 氏は次のように述べています。「当社のシステムは高額で断片化されており、拡張性に欠けていました。このようなシステムでは、ワークフォースや企業文化を管理する方法に一貫性を持たせることはできません」
クラウドの採用
そこで同社は、世界各国に点在する人事チームのデータを集約し、同社の大規模なワークフォースを包括的・戦略的な方法で管理できる単一のシステムを探し始めました。
Workday が提供する SaaS (software-as-a-service) アプローチは、Flex 社にとって最適なものでした。クラウドベースの人事システムは、カスタマイズ、設定、高額なコンサルタント (および定期的に発生する高額なアップグレード) を伴う大規模な社内技術開発を必要としません。
同社の最高情報責任者を務める Dave Smoley 氏は次のように述べています。「Flex では何事もシンプルに収めたいと考えています。新しいシステムの導入・展開にかかる支出も最小限に抑えたいと考えています。そのため、必要に応じて機能やツールを追加し、拡張・縮小できるシステムを必要としていました。SaaS はこのようなニーズに対応します」
Smoley 氏は次のように続けます。「従来の方法でソフトウェアを導入すると、数百万ドル相当の初期投資が発生するため、ソフトウェアをできるだけ長く利用することになります。[従来のベンダー] は組織がより多く購入・支出することを期待するため、状況はいっそう複雑化します。人財やハードウェアをすべて社内で管理しなければなりません」
「一方、Workday は物事をできる限りシンプルに収めようとします。Workday は使いやすいサービスを提供したいと考えています。このアプローチは何事もシンプルに収めることを信条としている Flex の目標と合致します」と Smoley 氏は述べています。
全体像をグローバルに把握
同社が必要としているグローバルな人事システムを構築するためには、マネージャと社員向けのセルフサービス機能が必要になることを Flex 社のチームは理解していました。人事部門のトランザクション業務を改善し、時間のかかる手作業からメンバーを解放する必要がありました。この課題も Workday によって解決されました。
極めて直感的な Workday のユーザー インターフェイスにより、Flex 社の社員は自身のデータを簡単に管理できるようになりました。マネージャは社員の状況、コスト、業務を正確に把握できます。一方社員は、自身の定型業務を簡単に更新することができます。さらにクラウドベースの Workday では、マネージャや社員が時間や場所を問わず情報にアクセスすることができます。
McNamara 氏は次のように述べています。「私たちが Workday を特に気に入っている理由の 1 つは、ユーザー インターフェイスです。当社が新しいシステムを導入した目的の 1 つは、社員をプロセスに参加させることでした。当社は社員が多いため、シンプルなユーザー インターフェイスを必要としていました。効果的で使いやすいインターフェイスです。Workday はこれらの要件を満たしていました」
Flex 社は現在、単一の人事向けシステム オブ レコードを各国で共有しています。数週間から数か月間かかっていたグローバル レポートの作成は、数分間から数時間で作成できるようになりました。一方マネージャは、新しいシステムによって強化された人事部門のサポートを活用し、データドリブンな意思決定を行って Flex 社の成長と成功を促進させています。
McNamara 氏は次のように述べています。「当社が強く求めていたのは、人事管理やタレント マネジメントを新たなレベルに引き上げるプラットフォームです。使いやすく拡張性が高いシステムを求めていました。ユーザーにとってはもちろん、会社としてアナリティクスの構築や的確な意思決定のためにも必要だったのです。Workday のプラットフォームはこれらのニーズに対応します」
予定よりも早期・安価に導入
Flex 社は Workday の導入プロジェクトを 2008 年に開始しました。同社の見積りによると、従来のソフトウェア ベンダーのパッケージ ソリューションを導入する場合と比較し、総所有コストを 30% 削減することに成功しています。他のソフトウェア プロジェクトと目立って異なる点は導入の容易さでした。
McNamara 氏は次のように述べています。「導入の速さにも驚かされました。結局、予定より 1 年も早くシステム導入が完了して、しかも費用は予算を下回ったのです。こんなことは、普通はあり得ないことです。私のキャリアを振り返ってみても、このような例は他にありません。これは Workday の能力と、システム導入の成功に向けた Workday のコミットメントを証明しています」
Workday を導入して数年間が経過した現在、McNamara 氏はどのようなメリットを感じているのでしょうか。彼は戦術面と戦略面の観点から 2 つのメリットを挙げています。
McNamara 氏は次のように述べています。「戦術面で言うと、ユーザーは Workday を非常に気に入っています。ユーザー インターフェイスが使いやすくて論理的なだけでなく、メンテナンスが容易です。大規模なシステム インテグレーション プロジェクトではめったに見られないことです」
戦略的なメリットについてはどうでしょうか。「このシステムの導入以降、当社はデータや情報に簡単にアクセスし、詳細を十分に把握した上で運営方法を的確に決定できるようになったと感じています」と McNamara 氏は述べています。
「大きな戦略的メリットは、プロフィット プールが明確になり強化しやすくなることと、社内での人財の配置方法にあります。Workday は人財の配置、認識、管理、割り当てを適切に行い、当社の目標を達成するための基盤となっています」
グローバル規模での人員配置
Flex 社は世界各国に拠点を構えているため、複数言語/通貨のサポート、国別のセキュリティ/規制サポートを含め、Workday のグローバルな機能が重要な役割を果たしています。特にワークフォースの成果を最大限に高めています。
「私たちはお客様のためにワークフォース バランスを継続的に再調整する必要があります」と McNamara 氏は説明します。「たとえば、マレーシアで需要が高まり、中国では人手が余るといったことがあります。また、参入する市場によっては、ワークフォースを東ヨーロッパから移行してメキシコに集中させたいこともあるかもしれません」
McNamara 氏は次のように続けます。「Workday で得られるデータを活用して、各領域の平均賃率に基づくコスト構造を継続的に分析しています。実際、これらのデータとデータ傾向を分析した結果、一部の国で投資方針を一部変更したこともあります」
McNamara 氏は Workday が Flex 社の効率性と競争力を新たなレベルに引き上げると考えています。
「Workday の導入は、当社にとって単なるソフトウェア導入プロジェクトではなく、会社の運営方法を決定することに他なりません」