資格情報のモニタリングとコンプライアンスの効率化を達成した Five Rivers

連邦政府から資金援助を受けている Five Rivers Health Centers は、現場で患者を診察するすべての医療従事者が適切な資格・権限を保有していることを保健資源事業局 (HRSA) に証明する必要があります。現場で働くすべての医師、高度実践看護師、看護師、臨床スタッフ、サードパーティ プロバイダの資格情報や免許証 (専門職資格証、麻薬施用者免許、ライフ サポート トレーニング、在籍していた医学部、完了した研修期間など) を追跡することは、Five Rivers が資金援助を確保する上で極めて重要になります。

一連の資格情報を管理する

組織が成長するにつれ、Five Rivers はすべての重要な資格情報を最新の状態に保つことに大量の時間を費やすようになりました。チームは紙のドキュメントをデジタル化する必要があると判断しました。

チームは医療資格情報の追跡に特化したシステムを検討しましたが、管理を行う上で多くの手作業が必要になることがすぐに判明しました。Five Rivers の最高医療責任者 (CMO) は次のように述べています。「必要な情報を得るためにいくつもの手順を踏まなければなりません。システムに合わせて多くのプロセスを何度も繰り返し行う必要があります。Evisort (現在の Workday) に切り替えるまでの 3 年間は、資格情報を管理するプロセスとその整備に膨大な労力を費やしました」

革新的な資格情報追跡ソリューション

資格情報を追跡するニーズを満たすため、Five Rivers のチームは契約管理を支援していた AI に目を向けました。チームは追跡対象の資格情報を Workday に容易にアップロードすることができました。Five Rivers のエグゼクティブ アシスタントは次のように述べています。「Evisort (現在は Workday) を使用する以前は、すべてのページを個々にアップロードする必要がありました。現在は 10 個のドキュメントを一度にアップロードできます。このプラットフォームを使用すれば、時間を大幅に節約できると確信していました」ドキュメントのアップロード後、チーム メンバーは自身に最適な方法でファイルを管理できるようになり、事前設定された融通の利かないシステムに合わせてファイルを再設定する必要はなくなりました。

CMO は次のように述べています。「すべての追跡対象者ごとに個別のデジタル フォルダが用意され、ここに対象者のドキュメントがすべて保管されます。ドキュメントの有効期限が近づくと Evisort (現在は Workday) から通知が届くため、新しいドキュメントをアップロードすれば、古いドキュメントがそのフォルダに自動的に移動されます。おかげでプロセスが大幅にシンプル化され、見落としがなくなりました」

この資格情報追跡機能は、Five Rivers が連邦不法行為請求権法を遵守する上でも役立っています。医療過誤訴訟が生じた場合、組織は訴訟で名前が挙がった人物の資格情報を提示する必要があります。チームは必要に応じて Five Rivers の社員や関連会社の資格情報を検証することにより、所定の手続きを履行した証しをすばやく提示することができます。

組織のコンプライアンスを維持する

Five Rivers は Workday で資格情報を管理する以前から Workday プラットフォームで HRSA の要件を遵守していました。HRSA は、組織の管理業務、臨床業務、財務業務、これらの業務の裏付けとなる契約情報を評価するため、3 年に一度訪問調査を実施します。Five Rivers は従来、契約書を紙面で保管するか、PDF ファイルとしてハード ドライブ上に保管していたため、契約書に含まれる語句や有効期限を追跡することが困難でした。

Five Rivers の最高医療責任者 (CFO) は次のように述べています。「HRSA の訪問調査が行われると、検閲者がすべての契約書を調査し、コンプライアンスが遵守されているかどうかを確認します。Evisort (現在は Workday) を使用する以前は、大量のファイリング キャビネットが並ぶ部屋に契約書をまとめて保管していたため、契約期限が切れているかどうかは過去の情報に頼らざるを得ませんでした」

プラットフォームの使用により、Five Rivers のチームは契約書のアップロード、デジタル化、一元化をすばやく行い、特定の語句を指定してあらゆる契約書を効率的に検索し、情報を更新・追加できるようになりました。CMO は次のように述べています。「数か月前、ある組織との契約について話し合っていたところ、『その条項は契約に含まれているか』という点に疑問が生じました。この疑問は最高財務責任者 (CFO) によって解決されました。『Evisort (現在は Workday) で確認してみましょう. . .含まれています！』」

訪問調査の準備を効率化し、作業時間を 1 週間から 1 日に短縮する

HRSA の訪問調査前に行われる準備作業は、AI を活用することではるかに効率化されました。プラットフォームを実装する以前は、訪問調査に必要なドキュメントをすべて準備するまでに Five Rivers のチームは 1 週間の時間を費やしていました。一元化された契約リポジトリ、標準化された命名規則、AI による契約ライフサイクル管理 (CLM) の加速化により、このプロセスに要する時間は現在、たった 1 日に短縮されています。Five Rivers の CFO は次のように述べています。「極めて短時間で訪問調査の準備を行うと同時に、日常業務を遂行しなければなりません。Evisort (現在は Workday) を使用すれば、訪問調査の準備に費やしていた時間を他の業務に振り分けることができます。これは間違いなく組織の成長を後押しします」

Five Rivers のエグゼクティブ アシスタントは次のように述べています。「Evisort (現在は Workday) のおかげで業務が飛躍的に容易になりました。ストレスが軽減されただけでなく、必要なドキュメントをすばやく入手できるようになりました。ファイル名を思い出す必要も、ファイルの保管場所を探す必要もないため、ほとんど手間がかかりません。単語を入力すれば、必要なファイルが表示されます。すべてがスムーズに進行するため、非常に満足しています」