クラウドベースのデータ管理および保護ソリューションのグローバル プロバイダである Rubrik 社は、急速に成長しており、4 年間で社員数 1,500 人まで達しました。同社は、Workday ヒューマン キャピタル マネジメントを導入して、エンプロイー エクスペリエンスを改善し、エグゼクティブに対する組織の可視性を向上させ、社員にサービスとレポーティングを提供する人事部門の負担を軽減しました。
しかし Workday を導入する以前は、プランニングを手作業で進めていたために、成功に不可欠な組織のアジリティが損なわれていました。同社は、スプレッドシートで戦略的プランニングを行っていたため、データは断片化され、部門間のコラボレーションを試みても思うように進まず、システム拡張の積極的なプランニングと管理が十分に行われているとは到底言えない状況でした。
元々、Rubrik 社は、Workday Adaptive Planning をファイナンシャル プランニング向けにのみ導入していました。しかし、Workday Adaptive Planning によって四半期決算の工数が 3 か月からわずか 7 日にまで短縮できたため、Rubrik 社は Workday Adaptive Planning をワークフォース、営業、需要プランニング全体のデータ管理にも導入しました。
こうして同社は、部門横断的なコラボレーションとパフォーマンスの改善を達成しました。一貫したリアルタイム データを使用した新しいプランニング基盤によって、Rubrik 社は、Workday Adaptive Planning とのサードパーティ インテグレーションを開発して、プランニング プロセスのさらなるスピードアップを試みました。
これが功を奏して、財務、運用、営業、需要、ワークフォース、IT と多くの部門にわたるプランニングの自動化を実現できました。現在、Rubrik 社のチームは、四半期間を一貫して流れるデータによって完全な貸借対照表と損益計算書を作成し、以前は散発的だった四半期ビジネス レビュー (QBR) を定期的に実施するようになっています。プランニングは、より効率的かつ正確になり、CFO が要求する 3 日間で決算を達成しました。
組織全体のアジリティと可視性が一新され、Rubrik は、市場のトレンドにより上手く対応し、最新の経営方向とパーソナライズされたアナリティクスによってより迅速に意思決定を行うことができています。
課題
無効なデータが意思決定を阻害
定期的な財務報告と年間運用計画で使用されるデータが信頼性に欠けるため、部門リーダーは、自信を持って重要な決定を下したり、取締役会に報告したりできませんでした。
スプレッドシートがワークフォース プランニングの足かせに
人件費が急激に増加し、ソフトウェア企業の最大の費用の 1 つとなっていることにより、Rubrik 社には、スプレッドシートよりも正確かつ効率的にリアルタイムで人件費の増加を追跡し、計画できる方法が必要でした。
テリトリーの決定が困難
容量の大きい多次元データセットを多様な方法で細分化してテリトリーを特定・可視化するプロセスは、スプレッドシートを使用して行うにはあまりにも複雑すぎました。
データの不整合が在庫管理の可視性を制限
Rubrik 社の需要プランニングとサードパーティ ハードウェアの出荷コスト管理は、不正確なスプレッドシートのバージョン コントロールの問題の悪影響を受けるため、その損失の規模を確認できません。
Workday Adaptive Planning の導入は、当社にとって、非常に重要な前進だったと思います。全社規模で包括的にプランニングを自動化することにより、成長に向けた基盤が構築されました。
IT ビジネス アプリケーション担当バイス プレジデント
導入結果
ライブ データの自動化によって組織のアジリティを実現
Workday のおかげで時間や場所を問わずリアルタイム データに安全にアクセスできるため、Rubrik 社は財務や製品運用など複数のチームと連携して全社的に計画を策定しています。その結果、四半期ごとのレポート作成プロセスの効率と精度が大幅に高まったため、財務チームは一貫性のある四半期ビジネス レビュー (QBR) を実施し、CFO が要求する 3 日間での決算処理に対応できるようになりました。
データを可視化し、成長に合わせてワークフォース要件を調整
Workday ですべての人件費プランニングを 1 か所に集約したので、Rubrik 社では組織拡大のニーズが生じるたびに、ヘッドカウントと採用予定の職務それぞれについて、出張経費、その他の費用、賞与や付加給付の計算、業績による昇給額などの計画と予測を行っています。詳細なレポーティングによって、Rubrik 社は、コスト センター、アカウント、さらには施設割り当てによって、支出に対するより広範なインサイトを得ることができます。
直感的なテリトリー設計
Workday Adaptive Planning ダッシュボードにおけるデータの視覚的レイアウトによって、以前はスプレッドシート上に地域が散らばっていたものが、ヒートマップ スタイル GeoMap で明確に確認でき、TAM (テリトリーの総獲得可能市場) などの追加属性に基づく郵便番号レベルとさらに細かなレベルにまで至る地域階層に沿ったテリトリー可視化が実現しました。What-If 分析が可能になったため、営業の運用においてテリトリー間でアカウントを移動し、影響をすぐに確認できるようになりました。
可視性の高い需要プランニングによって在庫管理コストを削減
オペレーション チームは、在庫レベルや在庫コストをリアルタイムでモニタリングできるようになり、また、需要や在庫のプランニングについて月ごと、四半期ごと、1 年ごとの予測が立てられるようになったので、エグゼクティブの意思決定の精度が向上しました。