銀行系金融サービスのトップ企業である KeyBank 社では、組織の成長と成功を維持する上で調達管理チームが重要な役割を担っています。同チームはリスクの高い高額契約の管理・交渉を行い、KeyBank 社の他チームにセルフサービス オプション (ベンダー カタログの提供、ミーティン/イベントの調整、出張サポート、経費管理など) を提供しています。
価格変動、ビジネス競争の激化など、さまざまな課題に直面した調達チームは、ソーシングから支払までのプロセスを効率化することで、2,000 社に上るベンダーと 5,000 件以上に及ぶ契約の管理方法を改善することを目指しました。
チームはソーシングから支払までのプロセスを従来の調達管理システムから Workday プラットフォームに移行・統合することを決めました。同社では人事、財務、ストラテジック ソーシングの業務がすでに Workday で管理されていたのです。
KeyBank 社のシニア バイス プレジデント兼調達管理ソリューション マネージャを務める Jacob Loos 氏は次のように述べています。「当社はソーシングから支払までのプロセスを標準化することで、コストを削減し、効率性を高め、リスクを軽減しました。ソーシングから支払までのプロセスを Workday に統合した結果、サプライヤ契約、請求書、費用を含め、プロセス全体が可視化され、組織の能力がレベルアップしました」
ステークホルダーが支出を把握できるようにする
ソーシングから支払までのプロセス全体が Workday プラットフォームに統合されたことにより、ステークホルダーはサプライヤと組織の支出の全容を明確・正確に把握できるようになったと Loos 氏は述べています。
「ステークホルダーは現在、たとえば 100 万ドルの契約成立といった情報を、自動フィードを通じて把握できます。毎月の請求書発行日は固定される場合も、変動する場合もあります。現在は契約に伴う支出を 11 月または 12 月ごとに区切って予測する代わりに、数年単位で予測できます」と Loos 氏は述べています。
ステークホルダーは現在、以下を行うことができます。
- 契約履歴のレポートや改訂された契約内容を確認する
- 調達管理ダッシュボードやサプライヤ アカウント ダッシュボードを設定する
- 主要なトランザクションに伴う組織の支出を確認する
- サプライヤのダイバーシティ データにアクセスする
- 購買担当者のステータスやタスクを把握する
当社が Workday を選択した一番の理由は、ステークホルダーが支出を把握できるようになると考えたからです。この判断は間違っていませんでした。
シニア バイス プレジデント兼調達管理ソリューション マネージャ
支出インサイトを継続的に提供する
調達管理チームはインサイトをすばやく取得し、サプライヤ契約がいつ、どこで、誰によって、どのような目的や理由で提出されたのかを容易に把握できます。憶測に頼る必要はありません。
Loos 氏は次のように述べています。「エンドユーザーのエクスペリエンスが統一されたため、異常支出やコンプライアンスに違反している契約が多数見つかることはなくなりました。不適切な請求書を削減することで、時間とコストを節約し、予期せぬ年末の支払い処理に追われることはなくなりました」
組み込みのメッセージ センターやライブチャット機能を使用すると、サプライヤとのコミュニケーションをシームレスに行い、透明性を確保できます。E メールのやり取りに時間をかける必要はありません。社員向け/マネージャ向けセルフサービス機能は、ユーザーのロールや権限に基づいて適切なコンテンツと機能を提供するものです。
さらに DocuSign 経由で実施していた電子署名は、同じシステム上で行えるようになりました。「以前のツールでも同様のインテグレーションが行われていましたが、現在の方がはるかにスムーズです。契約書の作成、交渉、DocuSign の署名を容易に行うことができます」
ソーシングから支払までのプロセス全体を単一のプラットフォームに統合すると効率性が高まります。
シニア バイス プレジデント兼調達管理ソリューション マネージャ
拡大する AI の役割
ソーシングから支払までのプロセスを改善し、効率性を高める方法を現在も模索している Loos 氏は、Workday Illuminate™ のさらなる活用を考えています。Workday の次世代 AI である Illuminate は、世界最大かつ最もクリーンな人事・財務データセット上に構築されています。
Loos 氏は Illuminate の自然言語機能がワークフローを最適化し、非効率的な業務を減らすと確信しています。「特定の条項が含まれている契約書を見つけるよう指示することも、契約書に規定されている責任制限や契約終了の内容を確認することも可能になります。このような環境を実現できれば、時間を大幅に節約できます」と Loos 氏は述べています。
KeyBank 社は Illuminate で以下を実現することにより、生産性を高め、コストを削減できると期待しています。
- 日常業務を加速し、インサイトや自動化ツール (異常検知、自動入力、プロンプト、ドキュメントのスキャンなど) を提供する
- 複雑なプロセスの実行時にリアルタイムなガイダンスを提供し、社員が戦略的業務に注力できるようにする
- ユーザーが AI エージェントで処理を実行できるようにし、一般的なビジネスプロセスを効率化する
「Workday は AI を活用したサービスや機能を拡大しています。今後どのような機能が提供されるのか非常に楽しみです」と Loos 氏は述べています。