Zrozumienie zarządzania wynikami w przedsiębiorstwie

Kluczowe informacje

• Zarządzanie wynikami w przedsiębiorstwie dostosowuje codzienne działania do długoterminowych strategii poprzez integrację planowania, budżetowania i monitorowania wyników.
• Najważniejsze funkcje oprogramowania EPM to m.in.: ujednolicone pulpity, analityka predykcyjna, modelowanie scenariuszy oraz dostęp do danych w czasie rzeczywistym w chmurze.
• EPM usprawnia podejmowanie decyzji, współpracę i dokładność finansową, a jednocześnie pozwala organizacjom na szybkie dostosowanie się do zmian i zakłóceń na rynku.
• Skuteczne wdrożenie systemu EPM wymaga jasnych celów i silnego zarządzania zmianą.
• EPM pozwala organizacjom działać inteligentniej, zachować zwinność i osiągać trwały sukces w dynamicznym środowisku biznesowym.

Czym jest zarządzanie wynikami w przedsiębiorstwie?

Zarządzanie wynikami w przedsiębiorstwie (EPM) to zestaw procesów, narzędzi i strategii, których organizacje używają do planowania i zarządzania ogólnymi wynikami. Celem EPM jest dostosowanie codziennych operacji do strategii wysokiego szczebla i długoterminowych celów. Osiąga to poprzez zapewnienie struktury wyznaczania celów, śledzenia postępów i wprowadzania korekt w czasie rzeczywistym.

• Planowanie strategiczne: wyznaczanie długoterminowych celów i łączenie ich z konkretnymi inicjatywami w celu dostosowania zespołów do misji organizacji
• Budżetowanie i prognozowanie: tworzenie szczegółowych planów finansowych oraz ich aktualizowanie, aby uwzględnić zmiany na rynku lub w otoczeniu biznesowym
• Pomiar wydajności: monitorowanie wskaźników KPI w celu oceny realizacji celów oraz identyfikowania obszarów do poprawy
• Konsolidacja i sprawozdawczość finansowa: usprawnienie zarządzania danymi i generowanie raportów, które zapewnia jasny obraz wyników finansowych
• Modelowanie scenariuszy: przygotowanie na najlepsze, najgorsze i najbardziej prawdopodobne rezultaty poprzez analizę potencjalnych scenariuszy i ich wpływu
• Integracja pomiędzy systemami: łączenie narzędzi EPM z systemami ERP, CRM itp. w celu stworzenia płynnego przepływu danych w całej organizacji.

Myśląc o zarządzaniu wynikami w przedsiębiorstwie, warto zwrócić uwagę na różnice w stosunku do innego ściśle powiązanego i kluczowego procesu zarządzania. Chodzi o planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP), które obsługuje codzienne zadania, takie jak zapasy, łańcuchy dostaw i listy płac. W przeciwieństwie do ERP, które skupia się na priorytetach operacyjnych, EPM koncentruje się na strategii i planowaniu wysokiego szczebla.

Prostym sposobem na rozróżnienie tych pojęć jest uznanie, że ERP obejmuje codzienne zarządzanie (odpowiadając na pytanie „jak”), podczas gdy EPM nieustannie odpowiada na pytania „dlaczego” i długoterminowe „co dalej”.

Zalety oprogramowania EPM

Wymagania napędzanego technologią świata biznesu sprawiły, że zarządzanie wynikami musi być inteligentniejsze, szybsze i zwinniejsze. Oprogramowanie EPM zostało zaprojektowane, aby pomóc organizacjom sprostać temu wyzwaniu poprzez usprawnianie i automatyzację kluczowych procesów, co pozwala zachować dotychczasową jakość oraz wysoką wydajność.

Zgodnie z najnowszym badaniem Workday dotyczącym wskaźnika wśród dyrektorów ds. IT liderzy IT zgadzają się, że tego typu narzędzia są niezbędne. Stwierdzają, że inwestycje w chmurę i narzędzia do automatyzacji w największym stopniu poprawią współpracę IT z innymi kluczowymi zespołami, takimi jak dział finansów. Zauważają również, że rozwiązania technologiczne mają kluczową rolę w uzyskiwaniu przyszłościowych informacji, uzupełnianiu braków w danych i wspieraniu cyfrowej transformacji.

Przyjrzyjmy się niektórym ważnym funkcjom i korzyściom, które nadają oprogramowaniu EPM tak wielką wagę.

Funkcje oprogramowania EPM

Oprogramowanie EPM pozwala zespołom analizować dane w czasie rzeczywistym i planować przy użyciu zaawansowanych analiz scenariuszy, a także łatwo współpracować z innymi działami i pewnie podejmować decyzje na podstawie aktualnych informacji. Oto cztery funkcje, które pokazują potencjalny wpływ rozwiązań EPM na firmę.

Ujednolicone pulpity

Ujednolicone pulpity gromadzą wszystkie dane o wynikach w jednym miejscu. Zapewniają jasny wgląd we wskaźniki takie jak przychody, koszty i wydajność operacyjna. Zamiast korzystać z wielu raportów lub systemów, użytkownicy mogą śledzić postępy w realizacji kluczowych celów w jednym miejscu i w czasie rzeczywistym.

Przykład: dyrektor finansowy może przeglądać wskaźniki wyników finansowych i operacyjnych wraz z prognozami sprzedaży. Ułatwia to podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, eliminując potrzebę korzystania z wielu osobnych narzędzi.

Analityka predykcyjna

Analityka predykcyjna wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do analizowania danych historycznych i prognozowania wyników. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do prognozowania i identyfikowania zagrożeń, zanim przerodzą się one w rzeczywiste problemy.

Przykład: oprogramowanie EPM może analizować historyczne trendy sprzedaży, uwzględniać czynniki zewnętrzne (np. sezonowość) i generować bardziej wiarygodne prognozy przychodów. Zmniejsza to niepewność i pomaga firmom skuteczniej alokować zasoby.

Modelowanie scenariuszy

Modelowanie scenariuszy umożliwia firmom analizę scenariuszy symulacyjnych dotyczących na przykład zmiany warunków rynkowych, popytu klientów lub nieoczekiwanych zakłóceń. Dzięki symulacji różnych scenariuszy firmy mogą testować strategie przed ich wdrożeniem.

Przykład: firma może modelować wpływ finansowy wprowadzenia nowego produktu na rynek przy różnych strukturach cenowych, co ułatwia wybór najbardziej zyskownego podejścia.

Dostępność w chmurze

Nowoczesne oprogramowanie EPM działa w chmurze. Eliminuje to potrzebę rozbudowanej infrastruktury IT i sprawia, że narzędzia są dostępne dla zespołów pracujących zdalnie lub w modelu rozproszonym. Dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym, co pozwala pracownikom w różnych lokalizacjach na korzystanie z tego samego zestawu informacji.

Przykład: międzynarodowa firma z biurami w Ameryce Północnej, Europie i Azji może używać opartego na chmurze oprogramowania EPM do współpracy przy rocznym procesie budżetowania. Gdy zespół finansowy w Nowym Jorku wprowadza prognozy, osoby zajmujące analogiczne stanowiska w Londynie i Tokio mogą zobaczyć aktualizacje w czasie rzeczywistym.

Korzyści z oprogramowania EPM

Rozwiązania EPM mogą zapewnić firmie wiele korzyści w różnych obszarach funkcjonalnych. Oto pięć potencjalnych korzyści wynikających z wdrożenia oprogramowania EPM.

Trafniejsze podejmowanie decyzji

Dzięki oprogramowaniu EPM, które dostarcza jasne i dokładne analizy, gdy są najbardziej potrzebne, liderzy nie muszą zgadywać. Zamiast przeglądać przestarzałe raporty lub niespójne dane, decydenci mogą zobaczyć pełny obraz i działać w oparciu o wiarygodne informacje. Przekłada się to na szybsze i bardziej świadome decyzje, które przynoszą lepsze wyniki.

Lepsza współpraca między zespołami

Zespoły skuteczniej współpracują, gdy mają dostęp do tych samych aktualnych informacji. Działy finansów, operacji, marketingu, sprzedaży czy HR nie muszą już uzgadniać sprzecznych raportów ani pracować w oddzielnych systemach. Oprogramowanie EPM tworzy wspólny obraz celów i postępów, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na rozwiązywaniu problemów i osiąganiu wyników zamiast na wyjaśnianiu nieporozumień.

Szybsze reagowanie na zmiany

Firmy muszą szybko zmieniać kierunek w odpowiedzi na zmiany rynkowe, zakłócenia lub nowe możliwości. Oprogramowanie EPM daje organizacjom elastyczność w dostosowywaniu planów na bieżąco, niezależnie od tego, czy chodzi o relokację zasobów, zmianę budżetów czy aktualizację prognoz. Możliwość szybkiego reagowania pomaga firmom uniknąć kosztownych opóźnień i zachować konkurencyjność.

Większa dokładność finansowa

Ręczny proces budżetowania lub prognozowania jest podatny na błędy, zwłaszcza gdy dane są rozproszone w wielu systemach. Oprogramowanie EPM upraszcza i automatyzuje te procesy, gwarantując dokładność i aktualność danych. Taka precyzja buduje zaufanie do danych finansowych, ułatwiając pewne planowanie i efektywne przydzielanie zasobów.

Przejrzystość w całej organizacji

Oprogramowanie EPM zapewnia centralne źródło danych, dając pełniejszy wgląd w to, jak radzi sobie firma i w jakim kierunku zmierza. Jasne pomiary i ujednolicony obraz postępów pozwala kierownikom i zespołom skupić się na najważniejszych kwestiach, dzięki czemu mogą poświęcać czas i energię na właściwe priorytety.

Kwestie do rozważenia przy wdrożeniu EPM

Pomyślne wdrożenie oprogramowania EPM wymaga jasnej strategii i starannego planowania. Dyrektorzy ds. IT i liderzy biznesowi muszą skupić się na zrozumieniu potrzeb organizacji, wyborze odpowiedniego rozwiązania i przygotowaniu zespołu na zmiany. Odpowiednio wdrożony system EPM może dostarczyć rzeczywistą i trwałą wartość, co pomaga firmie podejmować mądrzejsze decyzje i zachować spójność z celami.

Zobacz, na czym należy się skupić przed wdrożeniem rozwiązania EPM.

1. Zrozum potrzeby swojej firmy

Przed wyborem rozwiązania poświęć czas na ocenę unikalnych wyzwań i celów firmy. Dokładne zrozumienie potrzeb firmy pomoże Ci wybrać odpowiednie funkcje i odpowiednio dostosować proces wdrożenia.

• Określ cele: popraw dokładność prognozowania, usprawnij sprawozdawczość finansową i wzmocnij współpracę pomiędzy działami.
• Oceń obecne braki: zidentyfikuj nieefektywności w istniejących procesach EPM, do których mogą należeć pracochłonne, ręczne wprowadzanie danych czy rozproszenie danych w systemach raportowania.
• Zaangażuj interesariuszy: zasięgnij opinii działu m.in. finansów czy operacji, aby mieć pewność, że system EPM odpowiada na ich potrzeby.

2. Wybierz odpowiednie rozwiązanie EPM

Oprogramowanie EPM oprogramowaniu nierówne – postawienie na nieodpowiedni system może prowadzić do problemów z integracją lub przynieść rozczarowujące rezultaty. Należy ściśle współpracować z dostawcami, aby dostosować ich ofertę do długoterminowej wizji i infrastruktury firmy.

• Skalowalność: wybierz rozwiązanie, które może rosnąć wraz z firmą i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb biznesowych.
• Integracja: upewnij się, że oprogramowanie EPM integruje się płynnie z istniejącymi narzędziami, takimi jak systemy ERP, CRM i HR, aby wyeliminować rozproszone dane.
• Chmura a rozwiązania lokalne: rozwiązania oparte na chmurze są zazwyczaj łatwiejsze we wdrożeniu i utrzymaniu. Oferują dostęp w czasie rzeczywistym i automatyczne aktualizacje, ale niektóre branże mogą nadal preferować systemy lokalne ze względu na kwestie zgodności.

3. Zainwestuj w zarządzanie zmianą

Wdrożenie EPM często wiąże się ze zmianą sposobu działania zespołów i podejmowania przez nie decyzji. Brak precyzyjnego planu zarządzania zmianą niesie za sobą ryzyko słabego zaangażowania lub oporu pracowników wobec nowych rozwiązań. Solidny plan zarządzania zmianą gwarantuje gotowość zespołu na przyjęcie nowego systemu.

• Podziel się wizją: pomóż pracownikom zrozumieć, dlaczego system EPM jest wprowadzany i jakie przyniesie im korzyści.
• Zapewnij szkolenia: wyposaż pracowników w umiejętności potrzebne do skutecznego korzystania z systemu. Oferuj ciągłe szkolenia, aby uwzględnić aktualizacje funkcji lub rotację kadr.
• Zaangażuj kadrę kierowniczą: zachęć kierowników wyższego szczebla do promowania systemu i demonstrowania jego znaczenia na własnym przykładzie.

4. Zastosuj podejście etapowe

Próba wdrożenia oprogramowania EPM od razu w całej firmie może prowadzić do chaosu i przytłoczyć zespół. Wdrożenie etapowe minimalizuje ryzyko i pozwala firmie na stopniową adaptację.

• Zacznij od małych kroków: skup się na konkretnym dziale lub funkcji, np. planowaniu finansowym, aby przetestować system i udoskonalić procesy przed rozbudową.
• Wdrażaj iteracyjnie i optymalizuj: wykorzystaj opinie z początkowego wdrożenia, aby rozwiązać problemy i ulepszyć system przed wprowadzeniem go na większą skalę.

5. Postaw na dokładność i bezpieczeństwo danych

Działanie systemu EPM zależy od jakości danych, które przetwarza. Zapewnienie integralności i bezpieczeństwa danych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia systemu.

• Oczyść dane: przed migracją do nowego systemu przeprowadź audyt i standaryzację istniejących danych, aby uniknąć błędów lub niespójności.
• Ustanów nadzór: stwórz jasne zasady gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania danych, aby zachować dokładność i odpowiedzialność.
• Zabezpiecz poufne dane: współpracuj z działem IT, aby wdrożyć solidne środki bezpieczeństwa. Jest to szczególnie ważne w firmach przetwarzających poufne informacje finansowe lub dane klientów.

6. Nieustannie monitoruj i doskonal procesy

Wdrożenie EPM to nie jednorazowy proces. Chcąc zmaksymalizować wartość rozwiązania, musisz regularnie oceniać jego skuteczność i w razie potrzeby wprowadzać poprawki.

• Śledź wskaźniki KPI: mierz sukces systemu w odniesieniu do celów wyznaczonych w fazie planowania.
• Pytaj o opinie: regularnie proś użytkowników o informacje: co działa dobrze, gdzie potrzebne są ulepszenia?
• Bądź na bieżąco: obserwuj nowe funkcje, aktualizacje lub integracje od dostawcy EPM, które mogą jeszcze bardziej rozszerzyć funkcjonalność systemu.

Pierwsze kroki z EPM

Zarządzanie wynikami w przedsiębiorstwie stanowi pomost pomiędzy codziennymi operacjami firmy a jej długoterminowymi celami. Skuteczne wdrożenie EPM w tym celu wymaga przemyślanego planowania, odpowiedniej technologii oraz zaangażowania w proces zmian.

Koncentrując się na starannym wdrożeniu, współpracy i ciągłej optymalizacji swojego podejścia, możesz mieć pewność, że EPM dostarczy firmie znaczącą i trwałą wartość.

Odkryj, jak rozwiązanie Workday Adaptive Planning może już dziś wesprzeć sukces Twojej firmy.