ヘルスケアにおける契約管理とは

ヘルスケア プロバイタは日々契約書を管理していますが、紙ベースでの保管や、メール、スプレッドシート、共有ドライブの使用など、手作業が必要になることが少なくありません。これは病院が運用する管理システムの効率性を低下させる可能性があります。

企業は契約管理システムの不備から生じる問題により、年間収益の平均 9.2% を失っています。2019 年に実施された Black Book 社の調査によると、米国の医療システムのおよそ 96% は手作業による契約管理プロセスに依存しているか、もしくは時代遅れの仕様が原因で価値ベースのケアを提供することができません。

ヘルスケア業界ではコストを削減する必要性が高まっています。この課題に対応するには、契約管理を自動化し、手作業や時代遅れの契約管理プロセスが生み出す年間損失を大幅に削減する必要があります。このようなコスト削減は、価値に応じて料金を支払う極めて効率的な契約ライフサイクル管理 (CLM) ソフトウェアを導入することで実現できます。

1.更新日などの重要な日付を効果的に追跡する

手作業によるプロセスとは異なり、契約ライフサイクル管理ソフトウェアを使用すると、すべてのヘルスケア契約は更新日に至るまで自動的に追跡されます。そのため契約期日を確実に厳守し、長期契約を円滑に管理できます。

最先端のソフトウェアには、期日が迫っていることを両当事者に自動的に知らせるリマインダー機能も備わっています。リマインダーはユーザーが設定した日付に基いて期日前に送信されます。

病院はこのテクノロジーを使用することにより、監査、コンプライアンス、支払い、有効期限、払戻しなど、重要な日付の見落としを回避できます。

2.契約漏洩や法的プライバシー問題が発生するリスクを軽減する

クラス最高のヘルスケア契約管理ソフトウェアは、256 ビット暗号化、2 要素認証による多層セキュリティ、ウイルス対策保護など、強力なセキュリティ フレームワークを備えています。これらすべての機能は、病院の契約書を安全かつ確実に保管するために役立ちます。

高度なセキュリティ機能は、情報の漏洩や外部ソースによるハッキングの試みを防止します。ペーパーワーク ベースのシステムでは、手作業で事務処理 (書類のコピーや配送など) を行う際にアクセスが許可されていない人財 (下位レベルの社員など) が機密文書に意図せずアクセスする可能性があります。高度なセキュリティ機能は、このような情報漏洩のリスクも排除します。

3.管理システムをシンプルにする

自動化は多数の契約書を処理する労力全体を大幅に低減します。ソフトウェアを使用すると、契約交渉、調達管理のリスク分析、特定のベンダーやビジネス パートナーの総支出レポートの作成など、一部の作業負担を軽減できます。

4.契約書の作成を容易にする

新しい契約書を作成するたびに大量のペーパーワークが発生する手動システムと異なり、ソフトウェアを使用すると、比較的簡単に契約書の作成を自動化できます。適切に設計された自動化テンプレートを使用して大量の契約書を一括作成することにより、手間と労力をかけて新しい契約書を作成する場合に伴う誤りを排除できます。

1.自動化ツールを効果的に使用する

自動化ツールによって特定データの入力やアラート送信を自動化すると、反復作業や手間のかかる作業を回避できるため、契約管理のオペレーションを加速できます。

2.契約管理を CRM に統合する

顧客関係管理 (CRM) を効果的な契約管理ソフトウェアに統合することにより、冗長性を回避し、患者記録とベンダー記録の両方から契約書にアクセスできるようになります。

3.契約書を規制ポリシーに適合させる

手作業に依存する契約管理システムでは、契約ポリシーを継続的に追跡することはほぼ不可能です。一方ソフトウェアを使用すると、デジタルを活用してあらゆる契約書をポリシーに簡単に適合させることができます。そのためすべての契約書は高度に組織化された状態に維持されます。

4.定期的にコンプライアンス監査を実施する

システムの不具合やコンプライアンス レベルの変化を検出するには、契約のコンプライアンス監査を頻繁かつ定期的に実施する必要があります。契約期間中にコンプライアンスの不履行が発生すると、連邦規制や州規制に違反する可能性があります。そのため外部監査人を通じてシステムのチェックを定期的に行い、重要な要件の見逃しがないか確認する必要があります。