Evisort AI が搭載された Workday 契約ライフサイクル管理で調達管理と M&A を最適化した Keller Williams 社

Keller Williams 社がデジタル トランスフォーメーションに着手する以前、同社には複数の部署から収集した 10 年分を超えるベンダー契約書やサプライヤ契約書が各種のレガシー リポジトリに保管されていました。カレンダー機能は組織内で標準化されておらず、有効期限間近の契約書をタイムリーにレビューすることも、契約を自動的に更新することもできませんでした。 

Keller Williams 社の調達管理チームはすべての契約情報を可視化したいと考えました。そのためにはリポジトリで契約書を検索し、重要なビジネス データをマイニングする必要があります。信頼できるアラート システムを確保し、契約書をタイムリーにレビューする必要もあります。

高度な契約管理 AI ツールを迅速に導入

Keller Williams 社は当初 、従来の契約管理サービスで問題を解決するつもりでしたが、AI ネイティブなエンドツーエンドの契約ライフサイクル管理 (CLM) プラットフォームがどのような機能を提供するのか確認するため、同社は Evisort 社 (現在は Workday) に問い合わせることにしました。

インテグレーションに 6 か月以上かかる従来の CLM システムと異なり、Workday プラットフォームはコーディングやデータの移行を必要としません。Keller Williams 社は導入をスムーズに行い、速やかに本稼働を開始しました。完全にインテリジェントな契約管理リポジトリを 1 か月未満で本稼働させてから間もなく、調達管理チームは契約に署名するまでのワークフローを実装することに着手しました。

1 か月で ROI を達成

数千に上る契約書を Workday プラットフォームにアップロードして 1 か月が過ぎようとする頃、Williams 社は利用予定のないデータ サービスの契約書を 2 件検出し、これらの契約書が見過ごされていたことを突き止めました。Workday を導入していなければ、Keller Williams 社は不要な 2 件の契約を 1 年間履行していたかもしれません。この 2 件の契約で生じるコストを回避したことで、同社は Workday ソリューションへの投資を回収することができました。

さらに Keller Williams 社は、不可抗力条項や新型コロナウイルス感染症の流行に基づいて無効化または再交渉可能な契約を特定する取り組みを開始しました。同社はカスタマイズ可能な Workday AI を通じて不可抗力条項が認識されるよう設定し、プラットフォームのトレーニングを 2 日間で完了しました。

Workday AI は、ドキュメント内に「不可抗力」という用語自体が含まれていない場合を含め、言語的文脈に基づいて条項を正しく識別しました。同社は検出された 150 件のベンダー契約を見直した結果、キャッシュフローを大幅に節約することができました。

ユース ケースを M&A 分析まで拡大

Keller Williams 社は Workday プラットフォームの新たな活用方法を模索し、同社の M&A プロジェクトに Workday AI を使用することを考えました。時間・人財に限りがあるため、同社では通常、M&A プロジェクトの契約管理業務を委託会社にアウトソーシングしています。

委託会社は 35 件の重要な契約を検出し、見直しの必要性を明らかにしました。Keller Williams 社の法務チームが Workday AI で委託会社の調査結果を再確認したところ、見直しが必要な契約は 35 件ではなく 50 件存在することが判明しました。

調達管理チームに継続的な価値を提供

Keller Williams 社のファイルには数千に及ぶ契約書が含まれていたため、正しい情報を入手することが難しく、多くの時間が費やされていました。Wokrday を導入した現在、調達管理チームはステークホルダーの質問に迅速・確実に応答しています。重要な契約条項やデータ ポイントの検索・追跡といった手間のかかる処理は Workday AI が対応するため、Keller Williams 社の調達管理チームは、人財を戦略的なタスクに振り分けられるようになりました。