1929 年の設立以来、Iowa Hospital Association (IHA) の契約書は、チーム、パートナー、勤務地ごとに異なる「デジタル サイロ」に保管されてきました。かつて IHA の法務チームには、弁護士を含む 5 人のメンバーが所属し、大量の契約書のレビュー・更新に取り組んでいました。このチームには現在、2 人のメンバーが所属しています。新しい最高法務責任者となった Abhay Nadipuram 氏は、IHA の契約管理プロセスを合理化し、効率性とコンプライアンスを推進するソリューションを導入したいと考えました。プロバイダとして利用していた Evisort 社 (現在は Workday) のサービスに満足していた Nadipuram 氏は、Evisort AI が搭載された Workday 契約ライフサイクル管理を選択することに決めました。
契約書を集約してサイロを排除
チームは Workday のワークフロー機能をすばやく導入して日常的に使用するテンプレートを管理し、契約プロセスを一元化しました。Workday の契約管理 AI と取り込みプロセスにより、IHA の契約書はすべてインテリジェントな単一リポジトリへとシームレスに集約されました。これはオペレーションの最新化・効率化を目指していた組織にとって非常に意味のあるものでした。Nadipuram 氏は次のように述べています。「当社はツールを効果的に活用し、すべての契約書を収集することができました」
HA には 100 年近い歴史がありますが、契約書を一元管理する環境が確保されていませんでした。
最高法務責任者
費用対効果を向上
Workday は他の CLM ツールを上回る分析機能を提供します。法務業務ディレクターを務める Kelly Spong 氏は次のように述べています。「Workday は情報を活用します。これは私がかつて使用していたどのツールも成し得なかったことです。[他のツールは] 仮想ストレージのような役割を果たすものばかりでした。Workday は実際にデータ分析を行うので費用対効果に優れています」
「チケット管理システムのワークフローを確保できるだけでなく、契約の締結件数や未締結件数を明らかにできます。過去 1 年間に対応した契約件数や、そのうちの何件が直接契約かベンダー契約なのかを特定することもできます。このようなデータは通常、すべての契約書を調査・確認しなければ特定することができません」と Spong 氏は述べています。
AI を活用したワークフローで可視性と効率性を改善
AI が搭載された Workday 契約管理プラットフォームを使用すると、チームは新しい契約を設定するプロセスを遅延させることなく、「契約書を実際に開いて読む」ことができると Spong 氏は述べています。
Spongs 氏はシステム内のすべてのドキュメントを俯瞰的な視点で可視化し、管理できる一方、各チーム (人事チーム、教育チーム、広報チームなど) は自身のドキュメントのみを表示できます。Workday プラットフォームでは、必要なときにいつでも契約にアクセスできます。Spong 氏は次のように述べています。「締結済みの契約書が見つからないため、同僚に送信してもらうようなことはありません。移行は極めてスムーズに行われました」
フォームに入力すれば、必要なデータが記載された契約書のテンプレートが完成します。
法務業務ディレクター
「どんな高評価も過大評価ではありません」カスタマー サポート
Nadipuram 氏と Spong 氏はどちらもカスタマー サポートを高く評価しています。Nadipuram 氏は次のように述べています。「サポート担当者の応答を 1 日以上待った試しがありません。当社のトレーニングに関しては、カスタマー サポートがすぐに手配してくれました。サポート面で心配する必要はまったくありませんでした」
Spong 氏は次のように述べています。「どれだけ高く評価しても過大評価にはなりません。カスタマー サポートから質問の回答を得るまでに 1 週間、数日間待たされるようなことは決してありません。応答は常に迅速です。さらにトレーニングの大半は自力で完了することができました。顧客サービスだけでなく、サポート体制も優れています」