Qu'est-ce que la xP&A ?

La xP&A étend la FP&A à l'ensemble de l'entreprise. Alors que les équipes FP&A se concentrent sur la budgétisation et les prévisions au sein de la Finance, la xP&A intègre les ventes, les RH, la supply chain et les opérations pour créer une approche connectée de la planification d'entreprise. Le fait de s'appuyer sur une source de données unique permet une plus grande agilité, un meilleur alignement et une planification qui reflète les chiffres et objectifs réels de l'ensemble de l'entreprise.

Les entreprises se tournent vers la xP&A en raison de l'inefficacité des plans statiques face à l'évolution rapide de nombreux marchés. Par exemple, le retail fait face à des fluctuations imprévisibles de l'offre et de la demande, et les systèmes de santé doivent équilibrer les effectifs selon les volumes de patients actuels. Avec la xP&A, chaque service travaille à partir des mêmes données et utilise ces informations pour actualiser les plans en continu, ce qui se traduit par des insights plus rapides, une modélisation financière plus solide et moins de surprises.

Principaux points à retenir :

La xP&A est l'évolution de la FP&A, étendant la planification au-delà de la Finance à tous les secteurs de l'entreprise.
Les entreprises utilisent la xP&A pour améliorer la collaboration et agir sur les données en temps réel.
La xP&A prend en charge la budgétisation et les prévisions continues au lieu des cycles périodiques, propres à la planification traditionnelle.
Les logiciels modernes offrent des fonctionnalités telles que la modélisation de scénarios, l'intégration de données et la modélisation financière basée sur l'IA.
Workday fournit la plateforme pour mettre en œuvre la xP&A, unifiant les effectifs, les données et les décisions dans un seul système.

« Workday Adaptive Planning a changé la donne pour nos opérations internationales, en réunissant les RH et la Finance au sein d'une même plateforme et en fournissant les bases pour améliorer les prévisions et la prise de décision. »

Efthymios Zindros, Global Director HRIS, Philips

Découvrir le témoignage

Comment la xP&A fonctionne-t-elle entre la Finance et les opérations ?

Si la définition de la planification et de l'analyse étendues semble simple, la xP&A n'en reste pas moins une fonction très complexe. Grâce à la xP&A, les RH, les ventes, la supply chain, les opérations et tous les autres services reçoivent les données dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

Stratégiquement, la xP&A se positionne aux côtés de la FP&A et de la gestion de la performance de l'entreprise (EPM et CPM) pour mesurer les résultats et optimiser la performance. Elle est directement liée aux analyses prédictives, permettant aux dirigeants de tester des scénarios et de guider les décisions pour atténuer les risques coûteux. Les rôles et responsabilités de la xP&A peuvent varier d'une entreprise à l'autre, mais la signification et la finalité de la xP&A restent les mêmes.

Voici les principales composantes de la xP&A.

Planification d'entreprise intégrée

Fondamentalement, la xP&A transforme des objectifs de haut niveau en plans sur lesquels les collaborateurs peuvent travailler au quotidien. Elle transforme par exemple un objectif de ventes de simple chiffre à facteur clé guidant les plans d'effectifs dans les RH et les besoins en inventaire dans la supply chain. Tout dans l'entreprise fonctionne sur le même modèle de données, de sorte que les informations dans l'ensemble de l'entreprise sont immédiatement mises à jour en utilisant les mêmes paramètres.

Prise de décision data-driven

Les anciennes méthodes de planification donnaient lieu à des incohérences entre les feuilles de calcul et les données, ce qui ne permettait pas de savoir quel ensemble de données était le plus précis. La xP&A s'appuie sur le même ensemble de métriques, créant une cohérence générale. Les leaders peuvent consulter un seul tableau de bord pour comprendre l'ensemble des données, ce qui permet une plus grande précision prévisionnelle et décisionnelle.

Planification de scénarios et prévisions

« Et si ? » est la question qui anime cette partie de la xP&A. Et si la demande augmente brusquement ? Et si les coûts d'approvisionnement augmentent ? Le rolling forecast permet aux équipes de tester ces possibilités et de voir comment elles affectent la trésorerie, les revenus et les opérations côte à côte. Les analyses prédictives aident à identifier des résultats potentiels, mais les leaders fixent toujours les garde-fous. Avec des scénarios partageant tous la même structure et les mêmes données, les dirigeants peuvent plus facilement comparer les options et choisir celle qui permet d'équilibrer croissance et risque.

Le saviez-vous ?

BPM Partners a constaté que 94 % des entreprises ont étendu la planification au-delà de la Finance vers des domaines opérationnels, soulignant une évolution vers des approches axées sur la xP&A. La même étude rapporte que 53 % utilisent déjà la xP&A pour la planification RH.

Avantages de la xP&A pour les entreprises

Lorsque la Finance, les RH, les ventes et les opérations planifient dans un seul système, vous obtenez des réponses plus rapides et des décisions plus claires. Les solutions logicielles de xP&A modernes rassemblent chaque élément d'information dans un système unifié, donnant aux dirigeants une vue holistique de l'entreprise pour des décisions rapides et éclairées. Avec les bons outils de planification et d'analyse étendues, vous pouvez passer à la planification continue, renforcer le contrôle des flux de trésorerie et des marges, et agir sur des indicateurs avancés. Une méthodologie xP&A rigoureuse et un processus xP&A reproductible se reflètent également dans le compte de résultat, avec un ROI mesurable, tel qu'une plus grande précision des prévisions et des cycles de décision plus rapides.

Voici les avantages de l'adoption de la xP&A pour améliorer les résultats de l'entreprise.

Insights en temps réel et décisions plus rapides

Lorsque les plans évoluent dans un seul modèle, les leaders voient immédiatement les changements, tels que les mises à jour d'embauche et les retards d'approvisionnement. Ils peuvent donc rectifier le cap le jour même, et maintenir la trésorerie et les marges sur la bonne voie. Prenons un exemple concret : CNA est passé à Workday Adaptive Planning et effectue maintenant une planification en temps réel dans huit équipes mondiales, exécute les décisions de l'équipe dirigeante en un jour et a réduit les coûts IT liés aux outils de planification de 30 %.

Décloisonnement des services

Une plateforme unique évite de nombreux passages de relais entre les dirigeants et les services, puisque chacun peut utiliser les mêmes données et gérer ses plans. Capstone Logistics l'a fait avec Workday, consolidant les données de toutes les divisions dans un seul modèle en temps réel. Depuis, les équipes ont pu repérer les écarts de coûts ou de capacité, et produire des packages de reporting mensuels 50 % plus rapidement, même au cours de plusieurs acquisitions.

Amélioration de la précision des prévisions et de la gestion des risques

Le rolling forecast et les tests de scénarios révèlent les risques tôt pour aider les équipes à changer de cap si nécessaire et à prévoir avec précision. En passant à Workday Adaptive Planning, CORT a réduit son calendrier de reporting d'entreprise de 3 mois et amélioré la précision prévisionnelle de 80 %, permettant des prévisions mensuelles et des réponses plus rapides aux fluctuations de la demande.

xP&A vs planification traditionnelle : en quoi diffèrent-elles ?

La planification traditionnelle a été conçue pour un monde qui évoluait lentement et où la concurrence était moindre. À l'inverse, la xP&A a été conçue pour que les entreprises modernes puissent suivre le rythme du monde actuel, où tout évolue rapidement et où de nouveaux concurrents apparaissant en ligne quotidiennement, surfant sur la prochaine grande tendance vers le succès.

La xP&A connecte les fonctions en temps réel grâce à la planification d'entreprise intégrée (IBP), tandis que la planification traditionnelle se concentre respectivement sur différentes parties de l'entreprise. Les plateformes modernes superposent la Business Intelligence avec les analyses prédictives afin que les plans se mettent à jour en fonction de l'évolution des conditions. Pour la plupart des entreprises, la xP&A est l'avenir de la planification.

Portée de la planification

Avec la planification traditionnelle, chaque équipe s'appuie exclusivement ou principalement sur ses propres données, les autres équipes intervenant uniquement lorsqu'elles sont sollicitées. Les plans sont souvent centrés sur la fonction Finance, avec une attention particulière portée aux budgets, aux coûts et à la clôture périodique. Avec la xP&A, la planification devient une proposition commune, les services planifiant en utilisant toutes les données de l'entreprise. Ils travaillent vers des objectifs globaux liés aux cycles IBP.

Sources de données et collaboration

Les entreprises utilisant la planification traditionnelle peuvent s'appuyer sur des feuilles de calcul disparates et des rapprochements manuels, ce qui ralentit la consolidation financière. Les décisions sont prises sur la base de données qui peuvent remonter à trois mois, au lieu d'avoir des informations à jour. La xP&A s'appuie sur un modèle de données unifié qui signale automatiquement tout changement dans l'entreprise afin que toutes les équipes restent alignées. La collaboration repose ainsi sur des contributions en temps réel pour la planification plutôt que sur une réflexion après coup.

Réactivité de l'entreprise

Les cycles trimestriels et annuels et les reprévisions imposés par la planification traditionnelle limitent l'agilité, car il faut souvent attendre les rapports de gestion pour prendre des décisions. La xP&A offre la capacité de prévoir avec des données en temps réel et même de planifier sur la base des tendances passées et actuelles. Les entreprises peuvent ainsi tester des scénarios pour créer des plans réalisables pour l'avenir.

Le saviez-vous ?

Dans l'étude 2024 d'IDC intitulée The Business Value of Workday, les entreprises qui sont passées à Workday, qui adopte une approche xP&A de la planification, ont déclaré en moyenne 53,61 millions de dollars de revenus annuels supplémentaires et des prévisions 27 % plus précises par rapport à leurs systèmes précédents.

Quels outils alimentent la xP&A ?

La xP&A fonctionne généralement sur un logiciel de planification qui combine une interface simplifiée avec une modélisation, une collaboration et une automatisation rapides en arrière-plan. Les éléments essentiels que les entreprises recherchent couramment incluent un rolling forecast flexible, une planification basée sur les inducteurs et des garde-fous clairs pour l'analyse des écarts. Les équipes qui suivent les bonnes pratiques en matière de planification et d'analyse étendues et utilisent un système xP&A moderne obtiennent souvent des résultats fiables, qui peuvent leur donner une longueur d'avance sur la concurrence.

Fonctionnalités courantes des logiciels xP&A

Les fonctionnalités varient d'un logiciel à l'autre, mais les principaux fournisseurs tels que Workday offrent des fonctionnalités avancées pour tirer le meilleur parti de la planification et de l'analyse étendues, notamment :

Tableaux de bord unifiés : combinez les données de la Finance, des RH, des ventes et des opérations afin que chaque plan utilise les mêmes dimensions et définitions.
Reporting en temps réel : offrez à vos équipes des tableaux de bord en direct et des outils en self-service pour suivre les revenus, la marge, la capacité et les flux de trésorerie à la demande.
Planification de scénarios basée sur l'IA : exécutez un nombre illimité d'hypothèses pour révéler les résultats les plus probables.
Planification basée sur les inducteurs : liez les prix, les volumes et les effectifs directement aux résultats de l'entreprise.
Analyse des écarts et pistes d'audit : comparez les résultats réels au plan et expliquez les écarts de performance.
Rolling forecast : actualisez les plans en effectuant des mises à jour mensuelles ou hebdomadaires.
Formulaires de saisie configurables : assurez la saisie rapide et cohérente des données de planification pour réduire les erreurs.
Outils de collaboration : utilisez des tâches, des commentaires et des workflows pour accélérer les cycles de planification.
Modélisation et gouvernance évolutives : protégez l'accès tout en prenant en charge l'ensemble de la planification, du compte de résultat aux effectifs.

Défis et délais de mise en œuvre

Les coûts et les délais de mise en œuvre peuvent dissuader les entreprises de mettre en œuvre la xP&A, mais cela ne devrait pas être le cas. Le plus souvent, l'investissement est rapidement rentabilisé grâce à des prévisions plus précises, des cycles de décision plus rapides et une réduction de l'effort manuel, qui peuvent dépasser les coûts initiaux en termes de temps et d'argent.

Les délais varient selon la portée, mais de nombreuses entreprises dotées d'une stratégie de mise en œuvre claire peuvent réaliser un déploiement et une formation complets dans un délai de quatre à six mois. Pour assurer une transition en douceur :

Échelonnez votre déploiement : commencez dans un service ou une région pour affiner les bonnes pratiques, former les utilisateurs et établir la gouvernance avant d'élargir le déploiement.
Nettoyez vos données : alignez les plans comptables, les hiérarchies clients/produits et les définitions pour accélérer l'onboarding et éviter les frictions.
Attribuez une responsabilité claire : désignez des responsables pour chaque phase, qui coordonneront la formation et l'alignement entre les équipes.
Investissez dans la formation et la conduite du changement : proposez des sessions précoces qui expliquent pourquoi la xP&A est importante et comment elle s'intègre aux processus existants.

Utilisez le calculateur de mise en œuvre de Workday Adaptive Planning pour estimer votre délai de mise en production.

Les coûts dépendront également de l'étendue de votre mise en œuvre et de la taille de votre entreprise. Là encore, anticiper est le meilleur moyen d'éviter les surprises. Déterminez le nombre de collaborateurs qui doivent avoir accès au logiciel pour une planification précise, car les coûts varient généralement en fonction du nombre d'utilisateurs. Commencez par un accès limité aux quelques personnes nécessaires et élargissez ensuite à plus d'utilisateurs à mesure que l'entreprise se familiarise avec le système et augmente son budget.

L'approche de Workday en matière de xP&A

Workday donne vie à une gestion de la performance de l'entreprise axée sur la xP&A avec une plateforme basée sur l'IA qui connecte la Finance, les RH, les ventes et les opérations. Avec Workday Adaptive Planning, les équipes modélisent des scénarios, gèrent le rolling forecast, comparent les résultats et consolident efficacement en utilisant des insights assistés par l'IA, le tout au sein du même outil. Vous pouvez ainsi planifier le développement en fonction de ce qui se passe actuellement dans votre entreprise.