Charte de confidentialité

Mise à jour du 8 novembre 2021

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Introduction

La présente charte de confidentialité Workday (ci-après désignée par le terme « Charte de confidentialité ») décrit la façon dont nous collectons, utilisons, divulguons, transférons et conservons vos données personnelles relatives aux activités décrites ci-dessous lorsque vous visitez un site Web Workday qui renvoie à la présente Charte de confidentialité (ci-après désigné par le terme « Site Web ») ; lorsque vous participez à nos événements marketing ou de formation, aussi bien en ligne que hors ligne (ci-après désignés par le terme « Evénements ») ; ainsi que dans le cadre de notre gestion des comptes professionnels. La présente Charte de confidentialité décrit vos choix et vos droits relatifs à vos données personnelles.

 

Workday en tant que Prestataire de services

Les clients Workday sont des organisations de type entreprise ou établissement scolaire qui utilisent nos applications Cloud d'entreprise pour traiter des données personnelles concernant leur personnel, leurs étudiants et leurs candidats (ci-après désignés par le terme « personnes concernées clientes ») et gérer leurs relations avec ces personnes. Workday traite les données personnelles des personnes concernées clientes dans ses applications Cloud d'entreprise uniquement conformément aux instructions de ses clients en sa qualité de « sous-traitant » ou de « prestataire de services » ; dans ce cas, la présente Charte de confidentialité ne s'appliquera pas.

Si vous êtes une personne concernée cliente, et que vous avez des questions ou souhaitez exercer l'un des droits relatifs à vos données personnelles, vous devez adresser directement votre demande au client Workday concerné. Si vous contactez directement Workday à ces fins, Workday devra informé le client concerné, si Workday est en mesure de l'identifier avec les informations de contact fournies.

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Données personnelles collectées

Données personnelles collectées directement auprès de vous

Site Web

En tant que visiteur, il pourra vous être demandé, ou vous pourrez avoir le choix, de nous fournir des données personnelles sur certaines rubriques de notre site Web vous concernant telles que :

  • Prénom
  • Nom de famille
  • Adresse e-mail professionnelle
  • Numéro de téléphone
  • Nom de l'entreprise
  • Niveau de poste
  • Rôle fonctionnel
  • Adresse postale

Pour certaines rubriques du site Web, notamment Workday Community, vous devrez créer un compte utilisateur. Dans le cadre de la création de votre compte utilisateur, vous pourrez choisir de nous fournir des informations complémentaires telles que :

  • Photos
  • Profils de réseaux sociaux
  • Domaines de compétences

Evénements
Si vous vous inscrivez à un événement parrainé par Workday, nous pourrons vous demander certaines données, telles que :

  • Prénom
  • Nom de famille
  • Adresse e-mail professionnelle
  • Numéro de téléphone
  • Nom de l'entreprise
  • Personne à contacter en cas d'urgence (dans certains cas)
  • Préférences alimentaires (dans certains cas)
  • Informations relatives à la santé et la sécurité (dans certains cas)
  • Informations de facturation (telles que nom et adresse de facturation, numéro de carte de paiement)

 Gestion de comptes clients
Nous collectons vos coordonnées professionnelles pour la gestion de votre compte dans le cadre de l'utilisation des applications Workday SaaS (Software-as-a-service) ou de services aux entreprises. 

Gestion de compte d'utilisateur final
Si vous avez créé un compte directement auprès de Workday (par exemple, pour accéder à Workday Resource Center ou en tant qu'utilisateur de Workday Strategic Sourcing), nous collectons les informations d'enregistrement de votre compte que vous nous fournissez (p. ex. votre nom et votre adresse e-mail) et les données de votre profil (p. ex. le nom de votre entreprise). En outre, nous recueillons vos nom, société et adresse e-mail afin de gérer les inscriptions à Workday Learning pour les clients et partenaires. Vous avez la possibilité de personnaliser votre compte avec des informations supplémentaires.

Si vous utilisez certains systèmes fournis par Workday, tel que Workday Resource Center, nous collecterons des données de votre part pour activer l'authentification multifacteur, telles que le numéro de téléphone portable, l'adresse e-mail ou l'identifiant de vérification unique.

Cookies et autres technologies similaires
Comme de nombreux sites Web, Workday utilise des cookies et des technologies de suivi similaires, notamment à des fins d'analyses, de fonctionnalité, de publicité et autres. Pour plus d'informations sur les technologies que nous utilisons et sur la façon dont vous pouvez gérer ces technologies, veuillez consulter notre Politique d'utilisation des cookies.

Application mobile Workday Events
Lorsque vous choisissez d'utiliser l'application mobile Workday Events, nous sommes susceptibles de collecter des informations provenant de votre appareil avec votre consentement, telles que vos photos, vos contacts ou des données de géolocalisation afin d'activer certaines fonctionnalités conformément aux paramètres de confidentialité de votre appareil.

Autres informations
Si Workday collecte des données à caractère personnel d'une autre nature, nous vous expliquerons lesquelles et la raison au moment où nous les recueillerons.

Données à caractère personnel obtenues de tierces parties

Workday peut également recueillir des coordonnées d'entreprise vous concernant auprès d'autres sources, et notamment de tiers à qui nous avons acheté des coordonnées professionnelles et de sites Web accessibles au public, tels que le site Web de votre entreprise, des services de réseau professionnels ou de communiqués de presse. Ces coordonnées professionnelles peuvent inclure :

  • Prénom
  • Nom de famille
  • Adresse e-mail professionnelle
  • Numéro de téléphone
  • Nom de l'entreprise
  • Niveau de poste
  • Rôle fonctionnel
  • Adresse professionnelle
  • Identifiant en ligne
  • Historique professionnel 

Dans certains cas, Workday peut combiner les données à caractère personnel que vous nous avez fournies avec des informations recueillies auprès d'autres sources, comme décrit ci-dessus. Nous utilisons ces données pour nos analyses clients internes, identifier les opportunités marketing auprès de prospects, et améliorer la pertinence du contenu de notre site Web et de nos publicités.

 

Utilisation de vos données personnelles

Pour vous contacter
Workday utilise les données que nous collectons à votre sujet afin de vous fournir des sites Web, des services et un support Workday. Par exemple, si vous nous fournissez des données dans un formulaire « Nous contacter » ou « Contact Commercial », nous les utiliserons pour répondre à votre demande. 

Workday utilise les données personnelles et les renseignements liés à votre activité collectés sur nos sites Web pour vous contacter à des fins de marketing (notamment par téléphone ou adresse e-mail) conformément à vos préférences, concernant notamment des annonces de lancement de nouveaux produits, des lettres d'information (newsletters) et des présentations d'événements à venir. Nous nous servons également de ces données pour vous envoyer des renseignements de nature administrative, telles que des notifications relatives à nos produits, services ou mises à jour de nos politiques et de la présente Charte de confidentialité.

Pour planifier et gérer des événements
Si vous vous inscrivez ou participez à un événement, Workday utilise vos données pour la planification et la gestion d'événements, notamment pour l'inscription, la facturation et les moyens de contacter d'autres participants audit événement ou pour vous proposer a posteriori des produits et des services susceptibles de vous intéresser conformément à vos préférences marketing. Toute information fournie sur les personnes à contacter en cas d'urgence ou sur les préférences alimentaires sera utilisée uniquement à des fins de sécurité et de santé.

Pour faciliter la participation à un événement
Workday utilise les informations collectées à l'aide des applications mobiles dédiées aux événements Workday pour proposer les services demandés sur ses applications et faciliter la participation aux événements, notamment en communiquant les horaires et en offrant la possibilité de contacter les participants. Par exemple, lorsque vous utilisez les applications mobiles dédiées aux événements Workday, nous pourrons accéder avec votre consentement à votre appareil photo pour vous permettre de télécharger des photos sur le service mobile, d'accéder à votre calendrier et à vos réseaux sociaux ainsi qu'à vos coordonnées pour vous permettre d'interagir avec d'autres participants à un événement, ou de géolocaliser votre appareil pour vous permettre d'identifier les contacts à proximité. Workday pourra également collecter des informations sur votre utilisation des applications mobiles dédiées aux événements Workday afin d'améliorer les événements et les services, de communiquer avec vous sur un événement ou des produits et services pertinents (conformément à vos préférences marketing), et à des fins de sécurité. Vous pouvez contrôler la collecte de certaines informations en utilisant les paramètres d'autorisation de votre appareil.

À des fins d'amélioration
Workday utilise les données personnelles collectées permettant de comprendre la manière dont nos sites Web et nos services sont utilisés et ainsi y apporter des améliorations. Par exemple, il se peut que nous demandions votre avis sur nos services afin de les améliorer. Nous pouvons également exploiter les recherches saisies sur Workday Community afin d'améliorer les fonctions de recherche ou la performance. En outre, nous pouvons également utiliser les questions ou les commentaires publiés sur Workday Community pour enrichir les contenus ou décider des futures améliorations de nos produits et services.

De même, l'application mobile Workday rassemble des informations pour le dépannage et les améliorations.  Nous utilisons des services de tiers comme Google Analytics pour consulter les informations collectées relatives à l'utilisation par les utilisateurs finaux et les interactions de ces derniers. 

Dans le cadre de la sécurité et à des fins d'investigation
Workday peut utiliser vos données personnelles en suivant l'utilisation de notre site Web pour diagnostiquer des problèmes techniques ainsi que pour prévenir, détecter, atténuer des problèmes de sécurité potentiels ou enquêter sur ceux-ci ainsi que sur des activités frauduleuses ou illégales.

Pour l'enseignement et la formation
Si vous participez à une formation ou un cours proposé par Workday, vos données d'inscription et de présence seront enregistrées pour assurer le suivi et attester de votre présence à la formation ou au cours jusqu'à son terme. Nous sommes susceptibles d'utiliser ces informations pour vous recommander des formations ou des cours supplémentaires.

Workday et nos clients pourront voir les certifications Workday de nos partenaires ; l'organisation qui met une formation à votre disposition pourra également constater que vous avez bien suivi le cours correspondant. L'inscription et les activités de suivi (« tracking ») peuvent être effectuées par des tierces parties pour le compte de Workday.

 

Divulgation de données

Filiales et prestataires de services
Workday pourra partager des données personnelles avec ses autres filiales et des prestataires de services tiers chargés de fournir des services pour son compte (tels que des prestataires de services e-mails ou de paiement). Ces prestataires de services tiers pourront utiliser les données qui leur sont communiquées uniquement selon les instructions fournies par Workday.

Webinars, événements et autres activités liées aux offres Workday
Workday pourra proposer, individuellement ou en collaboration avec des tierces parties ou des partenaires, des webinars, des événements, des livres blancs téléchargeables ou toute autre contribution liée aux offres ou services Workday. Nous serons susceptibles de partager vos coordonnées et votre intérêt pour ces offres ou services avec ces tierces parties agréées afin de leur permettre de communiquer avec vous sur Workday.

Lorsque vous assistez à un événement (parrainé par Workday ou auquel Workday participe) et que votre badge est scanné, vos données personnelles sont partagées avec Workday ainsi qu'avec toute tierce partie ou tout partenaire participant audit événement, et éventuellement avec l'organisation qui sponsorise votre participation. Par exemple, s'il est scanné lors de votre participation à une session lors d'une conférence parrainée par Workday, Workday et tous les co-organisateurs auront accès à ces informations pour savoir qui était présent et éventuellement vous contacter sur des produits ou services pertinents. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient partagées avec Workday ou ses partenaires de cette manière, vous avez la possibilité de ne pas faire scanner votre badge. S'il est scanné par un partenaire ou une tierce partie lors d'un événement, vos données seront régies par les politiques de confidentialité de ce tiers.

Autres cas de divulgation
Workday pourra être amenée à divulguer certaines données personnelles si cela apparaît manifestement afin de : (a) respecter les obligations légales applicables ou se conformer aux procédures légales ; (b) protéger et défendre ses droits ou ses biens ; (c) appliquer les conditions générales d'utilisation du site Web et/ou (d) agir dans le but de protéger les intérêts de ses utilisateurs ou de toute autre partie.

Si Workday fait l'objet d'une transaction, sous la forme d'une fusion ou d'une acquisition par une autre entreprise ou si l'intégralité ou une partie de ses actifs est vendue, vos données personnelles peuvent faire partie des actifs transférés.

Workday s'opposera à la vente des données personnelles collectées ou traitées en vertu de la présente Charte de confidentialité.

 

Transferts de données internationaux

Workday exerce ses activités à l'échelle mondiale et pourra transférer, stocker ou traiter vos données personnelles dans un pays ne relevant pas de votre juridiction, y compris les pays ne faisant pas partie de l'Espace économique européen (EEE) et le Royaume-Uni (ci-après désigné par le terme « RU »). Toutefois, nous avons pris les mesures de sécurité appropriées pour assurer la protection de votre vie privée, de vos libertés et droits fondamentaux, ainsi que l'exercice de vos droits. Par exemple, si nous transférons des données personnelles depuis un pays membre de l'EEE ou le RU vers un autre pays tiers, comme les États-Unis, nous mettrons en place une solution de transfert des données appropriée, telle que la conclusion des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvée par la Commission européenne ou les autorités britanniques compétentes (le cas échéant) avec l'importateur de données, ou en prenant d'autres mesures visant à assurer une protection des données semblable à celle garantie par l'UE et le RU.

 

Conservation des données

Workday conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire afin de vous proposer ses services, d'être conforme aux lois et règlementations applicables, de résoudre des litiges et d'appliquer nos accords ou autrement nécessaire dans le cadre d'un intérêt légitime poursuivi par Workday ou un tiers qui ne prévaut pas sur vos droits et libertés personnels. 

 

Vos droits à l'égard de vos données personnelles

Suivant votre situation géographique, vous êtes susceptible de disposer, selon la législation locale en vigueur en matière de protection de la vie privée, de certains droits concernant vos données personnelles traitées par Workday. Cela pourra inclure les droits suivants :

  • Accéder à vos données personnelles traitées par Workday ainsi qu'obtenir des informations sur ces données
  • Demander la mise à jour de données personnelles inexactes
  • Demander la suppression de vos données personnelles
  • Limiter le traitement de vos données personnelles
  • Refuser le traitement de vos données personnelles sur la base de vos intérêts légitimes ou à des fins de marketing direct
  • Recevoir une copie de vos données personnelles dans un fichier électronique et lisible par machine
  • Ne pas être soumis à une décision issue uniquement d'un traitement automatique, notamment le profilage, susceptible de générer des effets juridiques ou qui vous affecte de manière significative (ci-après désignée par le terme « prise de décision automatisée »). Workday ne pratique pas la prise de décision automatisée dans le cadre des activités de traitement couvertes par la présente Charte de confidentialité 
  • Connaître les catégories de sources auprès desquelles vos données personnelles ont été collectées
  • Refuser à tout moment de recevoir des messages à des fins de prospection en cliquant sur le lien « Me désabonner » dans les e-mails envoyés par Workday ou en contactant Workday
  • Formuler une réclamation directement auprès d'une autorité de protection des données ou d'un régulateur sur la façon dont nous collectons et utilisons vos données personnelles. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre autorité de protection des données locale

Vous ne serez pas pénalisé par Workday pour avoir exercé vos droits. 

Vous pouvez exercer les droits qui vous sont conférés en nous contactant aux coordonnées mentionnées au bas de la présente Charte de confidentialité ou en nous faisant parvenir votre demande via notre Portail de requête

Si vos données personnelles nous ont été soumises par un client Workday ou en son nom, et que vous souhaitez exercer un des droits qui vous ont été octroyés en vertu de la législation sur la protection des données en vigueur, veuillez vous adresser directement au client concerné (consultez la section Workday en tant que Prestataire de services pour plus d'informations).

 

Base juridique du traitement des données personnelles

Les bases juridiques en vertu desquelles Workday collecte et utilise vos données personnelles tel qu'exposé dans la présente Charte de confidentialité relèvent des quatre (4) catégories ci-après.  

Consentement : dans certains cas, Workday demandera votre consentement pour traiter vos données personnelles, par exemple à des fins de prospection. Vous pouvez refuser de donner votre consentement à tout moment ; toutefois, cela ne remettra pas en cause le fait que vous ayez donné votre consentement a priori avant le retrait de celui-ci. Pour retirer votre consentement, vous pouvez nous contacter en suivant la procédure décrite dans la section Nous contacter ci-dessous.

Intérêts légitimes : Workday traite certaines données pour répondre à ses intérêts légitimes et/ou ceux de ses filiales, partenaires et/ou clients. Lesdits intérêts légitimes consistent, par exemple, à vous contacter pour vous fournir une assistance ou pour vous envoyer des informations à des fins de prospection, dans le respect du droit applicable, à détecter et empêcher les activités illégales et les failles de sécurité potentielles et à enquêter sur ces activités et ces failles, ou à mettre à jour et améliorer le site Web et les applications mobiles. Workday n'invoquera ses intérêts légitimes pour traiter des données personnelles qu'après avoir évalué ses intérêts et droits et leur impact sur le traitement des personnes concernées.

Exécution d'un contrat : Workday traite parfois des données personnelles pour exécuter ses obligations contractuelles avec vous. Par exemple, nous utilisons les informations de paiement que vous avez fournies lors de votre inscription à un événement pour traiter votre paiement.

Autres bases juridiques : dans certains cas, Workday aura l'obligation de traiter vos données personnelles, par exemple dans le cadre d'une réponse à une décision judiciaire ou d'une demande d'un organisme de régulation. Workday pourra aussi avoir besoin de traiter vos données personnelles pour protéger des intérêts essentiels ou pour la constatation, l'exercice ou la défense d’un droit dans le cadre d'une procédure judiciaire.

 

Forums Workday

Vous pouvez publier des commentaires ou des questions sur les sites Web Workday, par exemple sur un blog, un site communautaire ou un forum de développeurs. Certains de ces forums vous permettent de communiquer vos données personnelles et de créer un profil. Les données personnelles que vous renseignez dans ces sections publiques peuvent être lues et collectées par d'autres personnes qui y ont accès. Lorsque vous publiez des informations personnelles sur des forums en ligne, gardez à l'esprit que ces informations seront accessibles aux autres membres du forum. Tout commentaire publié par une personne sur un forum en ligne reflète l'avis de son auteur et ne pourra pas être interprété comme reflétant l'opinion de Workday.

 

Workday Extend

Workday Extend permet aux partenaires et aux développeurs de créer des applications indépendantes de Workday. Avant de les utiliser, nous vous invitons à lire attentivement la politique de confidentialité et les conditions d'utilisation correspondantes.

 

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité approprié aux risques encourus lors du traitement de vos données personnelles. Cependant, la sécurité des informations transmises via les services Web ne peut jamais être totalement garantie. Vous seul êtes responsable de la confidentialité de votre mot de passe ou de toute autre forme d'authentification permettant l'accès à des ressources protégées par mot de passe ou tout autre moyen.

 

Certifications tierces

Bouclier de Protection des Données (« Privacy Shield ») UE-États-Unis et Suisse-États-Unis

Workday adhère aux principes du cadre réglementaire du Bouclier de Protection des Données (« Privacy Shield ») entre l'UE et les États-Unis et entre la Suisse et les États-Unis. Cependant, Workday n'utilise plus les cadres réglementaires du Bouclier de Protection des Données (« Privacy Shield ») entre l'UE et les États-Unis ou entre la Suisse et les États-Unis comme base légale des transferts de données personnelles depuis l'arrêt de la Cour de Justice de l'Union européenne, affaire n° C-311/18. Pour en savoir plus, rendez-vous ici pour consulter notre notification sur le Bouclier de Protection des Données (« Privacy Shield »).

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Participation APEC

Les pratiques de Workday en matière de confidentialité telles que décrites dans la présente Charte de confidentialité sont conformes aux règles de confidentialité transfrontalières (CBPR) de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC). Les règles CBPR de l'APEC fournissent un cadre aux organisations leur permettant de garantir la protection des données personnelles transférées au sein des pays membres de l'APEC. Vous trouverez plus d'informations sur les règles CBPR de l'APEC ici.

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Modifications de la présente Charte de confidentialité

La présente Charte de confidentialité pourra être modifiée ou révisée chaque fois que Workday le jugera nécessaire. Les modifications apportées à la présente Charte de confidentialité seront publiées sur le site Web Workday ; les liens vers la Charte indiqueront que celle-ci a été révisée ou mise à jour. Si nous prévoyons d'y apporter des modifications significatives, une notification sera publiée sur cette page et vous en informera avant l'entrée en vigueur desdites modifications. Nous vous invitons à revoir régulièrement la présente Charte de confidentialité afin de vous tenir informé des dernières informations relatives à nos pratiques en matière de confidentialité.

 

Nous contacter

Si vous résidez dans l'Espace économique européen (EEE), au Royaume-Uni ou en Suisse, Workday Limited est l'entité responsable du traitement de vos données personnelles. Si vous ne résidez pas dans l'Espace économique européen (EEE), au Royaume-Uni ou en Suisse, Workday Inc. est le responsable du traitement de vos données personnelles.

Si vous avez des questions sur la présente Charte de confidentialité, si vous souhaitez exercer vos droits ou contacter notre Data Protection Officer, veuillez nous contacter via notre Portail de requête. Vous pouvez également nous contacter par courrier à l'une des adresses ci-dessous :

Coordonnées de l'entreprise/du responsable du traitement Coordonnées du responsable de la protection des données de Workday Inc. dans l'Espace économique européen (EEE)
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
USA
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublin 7 Irlande

Workday répondra à votre demande dans les plus brefs délais ou selon les dispositions juridiques en vigueur. 

Pour toute question relative à la protection et à l'utilisation des données personnelles à laquelle vous n'avez pas obtenu de réponse satisfaisante, veuillez contacter (gratuitement) notre médiateur pour le règlement des litiges basé aux Etats-Unis à l'adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.