CORT, une enseigne spécialisée dans la location de mobilier, savait qu'elle pouvait mieux faire. Il lui fallait six mois pour consolider les feuilles de calcul de 50 districts opérationnels en un seul rapport au niveau du siège. Résultat : le budget était presque toujours obsolète et jamais pertinent. Après le passage à Workday Adaptive Planning, CORT a pu réduire de trois mois le processus de reporting. La plateforme Cloud a amélioré les prévisions de 80 % tout en prenant en charge 400 contributeurs dans le processus de reporting. Grâce à des capacités de gestion des performances financières plus modernes, CORT a pu mettre en place des prévisions mensuelles pour améliorer le reporting et les analyses.
Workday Adaptive Planning était la seule solution logique. Le système permet une avancée considérable en termes de fonctionnalité, sans pour autant bouleverser l'environnement de chacun.
Chief Financial Officer
Défis
- Un processus budgétaire semestriel fastidieux
- Des feuilles de calcul mises à jour séparément pour 50 districts opérationnels
- Un temps considérable nécessaire pour réunir et consolider les données
- Un manque de gestion de versions
Résultats
- Processus budgétaire réduit de moitié
- Déploiement auprès de 400 contributeurs dans toute l'entreprise
- Temps consacré aux prévisions réduit de 80 %
- Résolution des problèmes de version, en établissant une seule source de données pour l'entreprise
Introduction
CORT Business Services (CORT), une société de Berkshire Hathaway, est le principal fournisseur de services d'ameublement de location aux États-Unis. Avec plus de 2 200 collaborateurs répartis dans 42 États, CORT compte parmi ses clients plus de 80 % des entreprises du classement Fortune 500. L'entreprise a également établi un réseau mondial de partenaires commerciaux qui fournissent des solutions dans près de 70 pays à travers le monde. CORT génère 350 millions de dollars de revenus annuels provenant de plusieurs branches d'activité. L'entreprise est structurée en sept services, dont l'immobilier, les ressources humaines, la finance, les comptes nationaux, les articles ménagers, les services d'ameublement et le marketing et merchandising. Elle possède en outre une filiale au Royaume-Uni.
Le challenge.
Chez CORT, les 50 districts opérationnels géraient leur propre budget, ce qui obligeait l'équipe Finance à rapprocher un grand nombre de feuilles de calcul mises à jour séparément. Chacune de ces feuilles de calcul devait ensuite être reprise au niveau régional, puis au niveau du siège à la fin du cycle budgétaire. Il fallait énormément de temps pour consolider les informations, revoir les formules et s'assurer qu'il n'y avait pas d'erreurs dans les feuilles de calcul. La gestion des versions était compliquée et il était parfois difficile de savoir quelle version était la dernière soumise et approuvée.
« Comme nous utilisions Excel, cela nous prenait énormément de temps, se souvient Deborah Lansford, CFO chez CORT. Notre contrôleur de gestion mettait à jour les calendriers basés sur Excel et les envoyait en espérant que personne ne modifierait les hypothèses ou les formules. Mais les erreurs étaient inévitables. Par conséquent, nous devions commencer le cycle budgétaire très tôt dans l'année afin de terminer la collecte des données budgétaires en août, consolider les informations et les vérifier pendant plusieurs mois, et enfin finaliser le budget avant la fin de l'année. Le résultat était un budget obsolète qui n'était plus pertinent ni précis. »
La solution.
Afin d'améliorer ses processus de budgétisation, de prévision et de reporting, la fonction Finance a cherché à investir dans une solution de gestion des performances opérationnelles qui lui permettrait par ailleurs de nettement accélérer ces mêmes processus et de fournir des informations plus précises et immédiates.
« Nous avions besoin d'un changement, mais ne voulions pas quelque chose de difficile à apprendre. Tout ce que nous avions évalué était trop gros, trop long, trop cher et tout simplement trop lourd pour une entreprise de notre taille », explique Deborah Lansford.
Après avoir évalué plusieurs fournisseurs, Workday Adaptive Planning s'est distingué par la possibilité de rapidement former les utilisateurs, de tirer parti de sa convivialité similaire à Excel et d'éliminer les problèmes de contrôle de version et les erreurs de formule. Workday Adaptive Planning ne nécessitait pas d'investissement financier important ni d'avoir recours au support informatique, et permettait de faire remonter de manière transparente les données des districts et divisions jusqu'au plan global de l'entreprise.
« Workday Adaptive Planning était la seule solution logique. Le système permet une avancée considérable en termes de fonctionnalité, sans pour autant bouleverser l'environnement de chacun, confirme Deborah Lansford. L'un des principaux arguments de vente de Workday Adaptive Planning était qu'aucune ressource IT interne n'était nécessaire pour mener à bien la budgétisation. Nos ressources IT sont mieux utilisées pour d'autres objectifs de l'entreprise. »
Les résultats
CORT a collaboré avec un partenaire local basé en Virginie pour mettre en œuvre Workday Adaptive Planning et construire son modèle. L'entreprise a élaboré son premier budget à l'aide de Workday Adaptive Planning en donnant accès à l'application à plus de 400 contributeurs. Le processus a duré moins de trois mois, réduisant sa durée de moitié. Il a par ailleurs été standardisé en intégrant des hypothèses communes et des formules standard dans le modèle, éliminant ainsi les erreurs dans le budget.
« Avec Workday Adaptive Planning, nous pouvons repousser le processus de budgétisation vers la fin de l'année tout en ayant la certitude de le terminer à temps. Nous bénéficions par ailleurs d'une meilleure visibilité sur la situation financière de l'opération et d'un budget plus précis, poursuit Deborah Lansford. Nous avons obtenu exactement ce que nous recherchions pour rendre notre processus budgétaire beaucoup moins pénible sans que cela ne nous coûte une fortune. »
Comme l'équipe Finance a désormais la possibilité de mettre à jour les plans beaucoup plus rapidement et facilement, elle utilise également Workday Adaptive Planning comme outil prévisionnel mensuel. Les prévisions se résument désormais un simple processus d'une journée, ce qui est bien plus efficace que l'ancienne méthode. La fonctionnalité de cubes multidimensionnels de l'application permet de visualiser d'un seul coup d'œil les hypothèses clés, telles que le nombre d'unités louées à un prix donné à travers tous les centres. De plus, Workday Adaptive Planning permet d'intégrer de manière cohérente les prévisions dans le système ERP pour améliorer le reporting et l'analyse.
« Pour tous ceux qui dépendent encore des feuilles de calcul Excel pour la budgétisation, Workday Adaptive Planning offre une transition facile et intelligente vers une application Web moderne », affirme Deborah Lansford.
Nous bénéficions d'une meilleure visibilité sur les finances et d'un budget plus précis. Nous avons obtenu exactement ce que nous recherchions pour rendre notre processus budgétaire beaucoup moins pénible sans que cela ne nous coûte une fortune.
Chief Financial Officer