Was ist eine Freistellung?

Was ist eine Freistellung?

Eine Freistellung ist ein längerer Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter von der Arbeit freigestellt wird, mit formeller Genehmigung durch den Arbeitgeber. Das Arbeitsverhältnis besteht dabei weiter, wird jedoch für einen bestimmten Zeitraum "ruhend" gestellt oder eingeschränkt.

Im deutschen Recht ergeben sich die wichtigsten Formen und Rechte in der Freistellung aus unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen. Eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit führt beispielsweise nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zu einer Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Bei Schwangerschaft greift der Mutterschutz nach dem Mutterschutzgesetz, der sowohl Beschäftigungsverbote als auch besondere Schutzfristen vor und nach der Geburt umfasst. Eltern haben nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) einen Anspruch auf eine Freistellung in Form von Elternzeit von bis zu drei Jahren pro Kind, während Pflegezeiten nach dem Pflegezeitgesetz oder dem Familiengesetz geregelt sind.

Die häufigsten Arten von Freistellungen erfolgen aus medizinischen und persönlichen Gründen. Eine medizinische Freistellung deckt in der Regel Situationen ab, in denen Beschäftigte aufgrund einer körperlichen oder psychischen Erkrankung nicht arbeiten können. Je nach Schweregrad und Genesungsdauer kann dies kurzfristig oder langfristig sein. Eine Freistellung aus persönlichen Gründen ist laut § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) etwa für wichtige Lebensereignisse wie eine Heirat, einen Umzug, einen Behördentermin oder einen Trauerfall möglich.

Ob während einer Freistellung ein besonderer Kündigungsschutz besteht, hängt vom jeweiligen gesetzlichen Status der betroffenen Beschäftigten ab. Die Freistellung selbst beendet das Arbeitsverhältnis nicht und verändert grundsätzlich auch nicht den bestehenden Kündigungsschutz. Außerdem gilt: Wer wegen einer zulässigen Freistellung der Arbeit länger fernbleibt, darf nicht nur aufgrund dieser Freistellung gekündigt werden. Während bestimmten Freistellungen wie dem Mutterschutz besteht sogar ein ausdrückliches Kündigungsverbot.

Entwicklung der Gesetzgebung zu Freistellungen.

Freistellungsregelungen haben sich in Deutschland in den vergangenen Jahrzehnten deutlich weiterentwickelt, insbesondere im Hinblick auf Familienfreundlichkeit und soziale Absicherung. Wichtige Meilensteile waren der Ausbau des Mutterschutzes, die Einführung der Elternzeit durch das BEEG sowie neue Regelungen zur Pflege von Angehörigen.

Gleichzeitig steigt auch die Nutzung familienbezogener Freistellungen. So bezogen laut Statistischem Bundesamt im Jahr 2025 rund 26 % der berechtigten Väter Elterngeld Plus - ein deutlicher Anstieg gegenüber den rund 8 % im Jahr 2016. Unternehmen, die diesen Trend wahrnehmen und Freistellungen möglichst reibungslos ermöglichen, stärken neben der Mitarbeiterbindung und der Arbeitsmoral der Belegschaft auch aktiv ihre Arbeitgebermarke. Technologie unterstützt Sie in dem Prozess, Freistellungen zu verwalten. Moderne HR-Systeme können Anspruchsprüfungen automatisieren, Abwesenheiten tracken, Dokumentationen verwalten und Compliance-Risiken für Arbeitgeber kennzeichnen. Dadurch fällt es HR-Teams leichter, organisiert zu bleiben und schnell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu reagieren.

Freistellung vs. Erholungsurlaub.

Freistellungen erfolgen im deutschen Arbeitsrecht meist aus persönlichen, gesundheitlichen oder familiären Gründen. Dazu zählt etwa Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit oder die Pflege von Angehörigen. Die Vergütung hängt vom jeweiligen gesetzlichen Anspruch ab. Während bei Krankheit die Entgeltfortzahlung gesetzlich geregelt ist, besteht während der Elternzeit grundsätzlich kein Anspruch auf Arbeitsentgelt. Die Dauer einer Freistellung kann von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Jahren reichen.

Demgegenüber steht der Erholungsurlaub. Er ist gesetzlich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) festgeschrieben und dient, wie der Name schon sagt, ausschließlich der Erholung des Arbeitnehmers. Anders als bei der Freistellung besteht die Vergütung während des Urlaubs immer und unverändert fort (mit Ausnahme bestimmter Zulagen, z. B. für Schichtdienst). Außerdem wird Urlaub in der Regel im Voraus geplant und gemeinsam mit dem Arbeitgeber abgesprochen. Die jährliche Gesamtdauer von Erholungsurlaub ist meist vertraglich begrenzt und liegt mit durchschnittlich 30 Tagen weit unter der möglichen Dauer einer Freistellung.

Die Vorteile eines effektiven Freistellungsmanagements für Arbeitgeber.

Freistellungen unterstützen sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeitenden als auch die Abläufe des Arbeitgebers. Wenn Unternehmen ihr Abwesenheitsmanagement sorgfältig gestalten, können sie ihre Produktivität schützen und eine stärkere Organisation aufbauen. Die richtigen Tools und Richtlinien ermöglichen es, dass Freistellungen die langfristige Unternehmensleistung unterstützen.

Eine inklusivere und unterstützendere Kultur.

Wenn Sie Freistellungsoptionen anbieten, die die tatsächlichen Lebensumstände Ihrer Belegschaft widerspiegeln, kann das ein stabileres, engagierteres Team schaffen und Ihren Ruf als arbeitnehmerfreundlichen Arbeitgeber stärken. Starre Richtlinien stellen Betreuungspersonen, frischgebackene Eltern und Beschäftigte mit gesundheitlichen Problemen oft vor Herausforderungen, während flexible und inklusive Freistellungsvereinbarungen Hürden abbauen. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, persönliche Verpflichtungen zu bewältigen und ihre Arbeitsplätze zu behalten.

Stärkeres Mitarbeiterengagement und höhere Mitarbeiterbindung.

Mitarbeitenden den Raum zu geben, die Arbeit ruhen zu lassen, wenn das Leben es verlangt, zeigt, dass Sie ihnen vertrauen und sie wertschätzen. Mitarbeitende, die bei wichtigen Lebensereignissen Unterstützung erfahren, bleiben einem Unternehmen eher langfristig treu und engagieren sich mehr, wenn sie zurückkehren. Eine solide Freistellungsvereinbarung kann darüber entscheiden, ob Sie Top-Performer halten oder sie durch Burnout oder wegen unerfüllter Bedürfnisse verlieren.

Dazu kann auch gehören, in Einzelfällen weiter als das gesetzlich vorgeschriebene Minimum zu gehen, etwa mit einem freien Tag am Geburtstag oder Freistellungen für Beerdigungen, auch wenn es kein Familienmitglied betrifft. Das bindet nicht nur bestehende Mitarbeiter, sondern bringt Ihnen auch Weiterempfehlungen ein.

Bessere Planung durch Prognosen.

Unerwartete Abwesenheiten können betriebliche Abläufe erheblich beeinträchtigen, wenn keine ausreichende Planung erfolgt. Mithilfe von Prognosetools und historischen Abwesenheitsdaten können HR-Teams den Personalbedarf frühzeitig planen und Führungskräfte besser auf Ausfälle vorbereiten. Moderne HR-Systeme wie Workday liefern prädiktive Einblicke in mögliche Abwesenheitsmuster und unterstützen Unternehmen dabei, personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Betriebsunterbrechungen zu minimieren – selbst wenn wichtige Mitarbeitende längerfristig ausfallen.

Bleiben Sie Compliance-Risiken einen Schritt voraus.

Die Verwaltung von Freistellungen ist in Deutschland eng mit arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen verbunden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben, etwa aus dem EFZG oder dem Mutterschutzgesetz, korrekt umgesetzt werden. Fehler in der Dokumentation oder Berechnung von Ansprüchen können schnell zu rechtlichen Risiken, Nachzahlungen oder arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten führen. Moderne HR-Systeme helfen Ihnen durch Echtzeit-Daten und das Tracken von Abwesenheiten, gesetzliche Frsiten und Anspruchsdauern sowie Compliance-Anforderungen zuverlässig einzuhalten.

Herausforderungen von Freistellungen für Arbeitgeber und wie Sie sie lösen.

Die Verwaltung von Freistellungen erfordert die Balance zwischen rechtlicher Compliance, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und der betrieblichen Kontinuität. Unternehmen müssen Gesetze und Vereinbarungen einhalten, ihre Mitarbeitenden unterstützen und den reibungslosen Ablauf aller Geschäftsprozesse sicherstellen. Diese Herausforderungen sind der Grund, warum Sie in ein gutes Abwesenheitsmanagementsystem investieren sollten, das Ihnen eine klare Kommunikation und intelligentere Planung ermöglicht.

Komplexe Compliance.

Die verschiedenen Gesetze zu unterschiedlichen Arten der Freistellung stellen Arbeitgeber vor ein breites Feld an Regeln und Dokumentationsvorgaben, die es einzuhalten gilt. Ihr Unternehmen muss außerdem seine eigenen Manteltarifverträge und Betriebsvereinbarungen befolgen, um rechtskonform zu bleiben. Fehlerhaft verwaltete Anträge können zu rechtlichen Risiken führen.

Der effektivste Ansatz ist ein zentrales System zur Verwaltung von Freistellungen, das Fristen überwacht und sämtliche Dokumente an einem Ort bündelt. Gleichzeitig sollten HR-Teams regelmäßig zu arbeitsrechtlichen und regulatorischen Änderungen geschult werden, um neue gesetzliche Anforderungen zuverlässig und rechtskonform umzusetzen.

Der administrative Aufwand kann den Freistellungs-Prozess verlangsamen.

Die Verwaltung von Freistellungen ist mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden. Dazu gehören die Aktualisierung von Richtlinien, die Erfassung und Nachverfolgung von Abwesenheiten, die Bearbeitung und Genehmigung von Anträgen sowie die Organisation von Vertretungen während Ausfällen. Werden diese Prozesse manuell verwaltet, können Probleme wie versäumte Genehmigungen und uneinheitliche Datenerfassung entstehen. Durch Automatisierung können Sie diese Prozesse deutlich effizienter und zuverlässiger gestalten. Plattformen wie Workday erleichtern HR-Teams insbesondere Audits und Reporting, indem sie alle Freistellungen automatisch in zentralen Dashboards dokumentieren und aktuelle Berichte mit relevanten Abwesenheitsdaten der Mitarbeitenden bereitstellen.

Unklare Daten führen zu unklarer Planung.

Ohne gute Daten können Teams weder Muster erkennen noch Freistellungen wirksam planen. Welche Abteilungen haben die häufigsten Freistellungen? Gibt es bestimmte Zeiten im Jahr, in denen Freistellungen besonders häufig auftreten? Sie müssen diese Fragen beantworten können, um besser vorherzusagen, wie Freistellungen Ihre Abläufe und Ihren Personalbedarf beeinflussen können. Doch vielen Unternehmen stehen keine Daten dazu zur Verfügung. Um diese Daten zu erhalten, können Sie ein Tool wie Workday People Analytics verwenden, das Echtzeit-Dashboards und historische Abwesenheitsdaten umfasst. Mit diesen Informationen können Sie erkennen, wo Ihre häufigsten Abwesenheiten auftreten, und saisonale Personalengpässe prognostizieren.

Ungeplante Abwesenheiten stören Arbeitsabläufe.

In bestimmten Situationen müssen und dürfen Mitarbeitende auch kurzfristig eine Freistellung in Anspruch nehmen. Solche unerwarteten Abwesenheiten können schnell zu personellen Engpässen führen. Das gilt insbesondere, wenn Unternehmen noch keinen Plan für kurzfristige Ausfälle etabliert haben.

Ein klar definierter Plan für kurzfristige Freistellungen hilft Ihrem Unternehmen dabei, den Betrieb weiterlaufen zu lassen, ohne andere Teammitglieder zu überlasten. Dazu gehören flexible Personalstrategien, die vorsorgliche Einarbeitung von Mitarbeitenden in verschiedene Aufgabenbereiche oder der Einsatz von Freelancern und befristeten Mitarbeitern.

Wie Sie Anträge auf Freistellung in Ihrem Unternehmen verwalten.

Die Art und Weise, wie Sie Freistellungsanträge verwalten, hat direkten Einfluss auf Ihre Compliance und das Vertrauen der Beschäftigten in Ihr Unternehmen. Mit einem gut strukturierten System vermeiden Sie unnötigen Stress. Wir zeigen Ihnen, wie Sie von Anfang an alles richtig machen.

1. Prüfen Sie den Antrag und die geltenden Regelungen.

Prüfen Sie zunächst die Art der beantragten Freistellung, etwa wegen Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit oder aus persönlichen Gründen, und gleichen Sie diese mit den jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen sowie internen Richtlinien ab. Kontrollieren Sie auch, ob der Mitarbeitende etwaige Ansprüche wie eine Mindestdauer der Betriebszugehörigkeit erfüllt. Stellen Sie dann sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen wie ärztliche Bescheinigungen oder der Elternzeitantrag von Mitarbeiter und Führungskraft fristgerecht ein- bzw. weitergereicht werden.

2. Kommunizieren Sie klar mit dem Mitarbeiter.

Antworten Sie so schnell wie möglich auf den Antrag, auch wenn es nur darum geht, den Eingang zu bestätigen. Erklären Sie, was als Nächstes passiert, welche Unterlagen der Mitarbeiter gegebenenfalls noch einreichen muss und wann er mit einer formellen Entscheidung zu rechnen hat. Nennen Sie die wichtigsten Termine, z. B. wann die Freistellung beginnt und endet und ob es eine Abstimmungsphase gibt.

3. Koordinieren Sie die Vertretung.

Nach der Genehmigung der Freistellung arbeiten Sie mit den Abteilungsleitern zusammen, um festzulegen, wer die wichtigsten Aufgaben übernimmt. Dokumentieren Sie die Übergabe klar und prüfen Sie bei Bedarf vorübergehende Umverteilungen oder Schulungen. Nutzen Sie geplanten Urlaub als Gelegenheit, Teammitglieder bereichsübergreifend zu schulen, um die Fähigkeiten des Teams zu stärken.

4. Erfassen Sie Freistellungen genau.

Verwenden Sie ein zentrales System, um Details zu Freistellungen zu erfassen und Fristen zu überwachen. Zum Beispiel bietet Workday Abwesenheitsmanagement Kalender- und Chat-Integrationen, sodass alle Teammitglieder sich untereinander koordinieren und miteinander kommunizieren können, sowie eine Nachverfolgung von Freistellungsanträgen, Kontingenten und Ansprüchen für alle Mitarbeitenden.

5. Bleiben Sie in Kontakt.

Halten Sie die Kommunikationswege während der Abwesenheit offen, insbesondere bei längeren Freistellungen. Bestätigen Sie vor der Rückkehr die Einsatzplanung und informieren Sie den Mitarbeitenden über alle relevanten Änderungen in seiner Rolle, damit er sich vorbereiten kann. Ergänzende Re-Onboarding-Maßnahmen stellen sicher, dass ihm alle Arbeitsmittel und Informationen für einen erfolgreichen Wiedereinstieg zur Verfügung stehen. Eine positive, gut strukturierte Rückkehrphase kann helfen, dass sich Mitarbeitende zügig und reibungslos wieder einbringen.

Wie Workday das Freistellungs-Management vereinfacht.

Die Verwaltung von Freistellungen kann schnell kompliziert werden, da zahlreiche gesetzliche Anforderungen und interne Richtlinien berücksichtigt werden müssen. Zusätzlich müssen die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einbezogen werden. Workday vereinfacht diesen Prozess durch ein einheitliches System, das alles rund um Abwesenheiten abbildet – vom ersten Urlaubs- bzw. Freistellungsantrag bis zur Rückkehr der Mitarbeitenden an den Arbeitsplatz.

Workday verfügt über integrierte Berechtigungsregelungen, unterstützt die Planung und Organisation von Arbeitszeiten im Team und automatisiert Genehmigungen sowie Erinnerungen und Kalenderintegrationen. Zusätzlich stehen Compliance-Prüfpunkte sowie Richtlinien- und Freistellungsbibliotheken zur Verfügung, um Organisationen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über die Freistellungsverwaltung zu behalten.

Zu den wichtigsten Funktionen für Ihr Freistellungsmanagement in Workday gehören:

• Automatisierte Prüfung des Urlaubsanspruchs: Workday prüft jeden Antrag anhand den Richtlinien und gesetzlichen Bestimmungen und kennzeichnet nur die Elemente, die die Kriterien erfüllt. Auf diese Weise werden einheitliche Genehmigungen gewährleistet.

• Zentralisierte Erfassung von Anträgen und Genehmigungen: Alle Urlaubsanträge und Entscheidungen sind an einem zentralen Ort gespeichert, damit nichts übersehen wird.

• Abwesenheitskalender in Echtzeit: Manager können sehen, wer wann aus welchen Team abwesend ist. So lässt sich die Vertretung frühzeitig planen.

• Benutzerdefinierte Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln: Unternehmen können spezifische Abwesenheitsarten wie Elternzeit, Sonderurlaub im Trauerfall oder Sabbaticals mit maßgeschneidertem Tracking und Anspruchsgrenzen einrichten.

• Integrierte Reportingtools: HR-Teams können Berichte zu Nutzungstrends, Genehmigungszeiten und Einhaltung von Richtlinien aus einem einheitlichen Datensystem abrufen.

• Selfservice für Mitarbeitende: Teammitglieder können ihre Mobilgeräte nutzen, um Anträge zu übermitteln, Dokumente hochzuladen und Abwesenheitssalden zu prüfen.

Denken Sie Freistellungsmanagement neu.

In der Verwaltung von Freistellungen zeigt sich, wie ernst ein Unternehmen seine Mitarbeitenden nimmt. Beschäftigte erwarten heute Klarheit, Fairness und echte Unterstützung, wenn die Lebenssituation eine Auszeit von der Arbeit fordert. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber rechtliche Risiken im Blick behalten, Team-Burnout vermeiden, Personalengpässe managen und den Betrieb am Laufen halten. Das ist nur mit einem automatisierten und agilen Prozess möglich, der auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt ausgerichtet ist.

Die Investition in ein intelligenteres Freistellungsmanagement schützt Ihr Team, Ihre zeitlichen Ressourcen und Ihr Ergebnis. Klare Richtlinien und Tools, die die Verwaltung von Freistellungen vereinfachen, sorgen für Konsistenz im gesamten Unternehmen und machen es Ihnen leichter, Mitarbeitende zu unterstützen, ohne die Stabilität des Unternehmens zu gefährden.