Was ist eine Jahressonderzahlung?
Eine Jahressonderzahlung (JSUZ) – oft als „13. Monatsgehalt“ bezeichnet – ist eine zusätzliche Zahlung, in der Regel in Höhe eines monatlichen Grundgehalts, die manche Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden jährlich gewähren. Im Gegensatz zu einem freiwilligen Bonus ist eine JSZ in der Regel vorhersehbar, vertraglich oder in Richtlinien verankert und in einigen Ländern sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Was ist eine Jahressonderzahlung?
Eine Jahressonderzahlung ist eine Mitarbeiterzusatzleistung, die einige Unternehmen oft als zusätzliches Monatsgehalt am Jahresende anbieten. Das hat ihr die Bezeichnung „13. Monatsgehalt“ eingebracht. Die Jahressonderzahlung unterstützt Mitarbeitenden bei Feiertagsausgaben wie Geschenken oder Reisen. Für viele ist sie zudem ein Motivationsfaktor und ein bewährtes Mittel zur Stärkung der Mitarbeiterbindung.
Auch wenn es die Beschreibung es nahelegt: Diese zusätzliche Gehaltszahlung ist kein Bonus, da sie in der Regel vorhersehbar und üblich ist oder vom Unternehmen garantiert wird. In einigen Regionen ist sie sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Entspricht die Jahressonderzahlung einem Bonus?
Nein, eine Jahressonderzahlung ist kein Bonus. Beides sind Formen der Sondervergütung, doch sie werden in der Entgeltabrechnung, in Verträgen und im Hinblick auf die Compliance völlig unterschiedlich gehandhabt.
Unternehmen, die diese Gehaltszulage gewähren, verfügen meist über Richtlinien, die eine jährliche JSZ vorsehen. In Ländern wie Österreich oder den Philippinen sind Unternehmen sogar gesetzlich zur Zahlung einer JSZ verpflichtet. Die garantierten Zahlungen sind dabei festgelegt, üblicherweise als Prozentsatz des Gehalts oder als volles Monatsgehalt.
Ein Jahresendbonus oder Urlaubsgeld wird im Gegensatz zur Jahressonderzahlung nicht garantiert. Im Allgemeinen liegen jährliche Boni im Ermessen des Unternehmens. Eine Auszahlung hängt davon ab, ob der Mitarbeitende oder das Unternehmen bestimmte Ziele oder Performance-Kennzahlen erreichen. Ist ein jährlicher Bonus nicht in den Unternehmensrichtlinien verankert, könnte ein Unternehmen ihn in einem bestimmten Jahr zahlen und dann erst zwei Jahre später wieder. Zudem kann die Höhe der Bonuszahlungen stark variieren.
Wann ist eine Jahressonderzahlung gesetzlich vorgeschrieben?
Nur wenige Länder schreiben eine Jahressonderzahlung gesetzlich vor. Wo eine JSZ vorgeschrieben ist, müssen Arbeitgeber dies durch interne Verträge, Tarifverträge oder nationale Gesetze umsetzen – wobei jedes Rechtssystem eigene Regeln für Zeitpunkt, Umfang und Berechnung festlegt.
In Österreich beispielsweise müssen Mitarbeitende, die einem Tarifvertrag unterliegen, jedes Jahr zwei JSZ-Boni erhalten, und zwar im Juni und November.
In Regionen, in denen die JSZ nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, können Unternehmen sie dennoch anbieten. Sobald sie in einem Arbeitsvertrag oder einer Vereinbarung über eine Gehaltszulage festgeschrieben ist, können Mitarbeitende sie wie jedes andere vereinbarte Vergütungselement betrachten. Ein Arbeitgeber, der die vereinbarte Gehaltszulage nicht zahlt, kann je nach Rechtssystem für die Folgen der Nichteinhaltung der Lohnbestimmungen haftbar gemacht werden, einschließlich Nachzahlungen oder behördlichen Strafen.
Faire und präzise Berechnung der Jahressonderzahlung
Die Berechnung der Jahressonderzahlung kann je nach Art der Auszahlung des Zuschlags an Ihre Mitarbeitenden variieren. So könnte ein Unternehmen beispielsweise allen Mitarbeitenden ein volles Monatsgehalt anbieten. Ein anderer Arbeitgeber zahlt möglicherweise eine Prämie in Höhe von 1,5 Monatsgehältern an Mitarbeiter, die unterjährig bestimmte Ziele erreicht haben. In beiden Szenarien würde man die JSZ mit einem anderen Multiplikator, aber derselben Grundformel berechnen.
Die gängigste Berechnungsmethode für die JSZ basiert auf einem monatlichen Grundgehalt. Diese Methode eignet sich am besten für Mitarbeiter mit einem regelmäßigen monatlichen Gehalt. Variiert das Gehalt eines Mitarbeitenden jedoch von Monat zu Monat, müssen Sie dessen durchschnittliches monatliches Grundgehalt berechnen:
Formel 1: Standard-JSZ (konstantes monatliches Gehalt)
Durchschnittliches monatliches Grundgehalt = während des Jahres gezahltes Gesamtgrundgehalt ÷ Anzahl der bezahlten Monate
Multiplizieren Sie anschließend das durchschnittliche monatliche Grundgehalt mit Ihrem JSZ-Multiplikator, um die Jahressonderzahlung zu berechnen.
Beispiel:
- Jährliches Grundgehalt des Mitarbeitenden: 84.000 USD
- Anzahl bezahlte Monate: 12
- JSZ-Multiplikator: 1
- Durchschnittliches monatliches Grundgehalt = 84.000 USD ÷ 12 = 7.000 USD
- JSZ = 7.000 USD × 1 = 7.000 USD
Wenn Ihr Unternehmen auch Teilzeitbeschäftigten Gehaltszulagen gewährt, können Sie deren Jahressonderzahlungen auf die gleiche Weise berechnen: entweder anhand ihres regelmäßigen monatlichen Einkommens oder, falls das Gehalt variiert, anhand eines monatlichen Durchschnitts.
Formel 2: Anteilige JSZ (Teiljahr-Mitarbeiter)
Anteilige JSZ = Monatliches Grundgehalt × JSZ-Multiplikator × [gearbeitete Monate ÷ 12]
Beispiel:
- Monatliches Grundgehalt des Mitarbeitenden: 5.000 USD
- JSZ-Multiplikator: 1
- Gearbeitete Monate: 6
- Anteilige AWS = 5.000 USD × 1 × (6 ÷ 12) = 2.500 USD
Auch andere Faktoren können Ihre JSZ-Berechnung beeinflussen. So bieten manche Unternehmen höhere Multiplikatoren bei längerer Beschäftigungsdauer. Im folgenden Beispiel werden zwei JSZ-Berechnungen für ein solches Szenario verglichen.
Formel 3: JSZ-Multiplikatoren nach Beschäftigungsdauer
Mitarbeitende mit einjähriger Beschäftigungsdauer (1x ein Monatsgehalt):
JSZ = Monatliches Grundgehalt × 1
Mitarbeitender mit 10-jähriger Beschäftigungsdauer (2 x ein Monatsgehalt):
JSZ = Monatliches Grundgehalt × 2
Ein Hinweis zu Überstunden: Ihr Rechtssystem gibt vor, ob Sie die Überstundenvergütung in die Berechnung der Jahressonderzahlung einbeziehen müssen. Wenn Ihr Unternehmen in den USA dem Fair Labor Standards Act (FLSA) unterliegt und Ihr Beschäftigungsvertrag eine Vergütung nach dem Vorbild der JSZ enthält, müssen Sie bei der Berechnung des Jahresgehalts eines Mitarbeitenden Überstunden berücksichtigen. Dies können Sie mit der im ersten Beispiel beschriebenen Formel für das durchschnittliche Monatsgehalt tun. Andere Rechtssysteme klammern Überstunden bei der Berechnung von Gehaltszulagen aus – prüfen Sie daher stets die lokalen Bestimmungen.
In großen Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern werden JSZ-Berechnungen schnell komplex. Hier spielen unterschiedliche Multiplikatoren, anteilige Berechnungen, Überstundenregelungen und gesetzliche Bestimmungen je nach Rechtssystem eine Rolle.
Häufig gestellte Fragen zur JSZ
Was gilt als Jahressonderzahlung?
Eine Jahressonderzahlung ist in der Regel eine vorhersehbare Zahlung zum Jahresende, die sich nach der Grundvergütung des Mitarbeiters richtet. Manche Unternehmen koppeln die Zahlung an die Performance oder Beschäftigungsdauer und bieten einen Multiplikator, durch den sie den Wert eines einzelnen Monatsgehalts übersteigt.
Wie hoch fällt die JSZ typischerweise aus?
Normalerweise entspricht die Jahressonderzahlung einem Monatsgehalt – unabhängig davon, ob Mitarbeitende in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Wenn ein Unternehmen sie jedoch als performancebasierten Bonus auszahlt oder eine höhere Gehaltszulage für langjährige Betriebszugehörigkeit anbietet, kann Ihre JSZ ein Monatsgehalt übersteigen.
Wann sollte sie ausgezahlt werden?
Sofern ein Unternehmen nicht an ein regionales Gesetz über die Jahressonderzahlung gebunden ist oder die Jahressonderzahlung in einer Unternehmensrichtlinie verankert hat, gibt es keinen vorgeschriebenen Auszahlungszeitraum. Viele Unternehmen zahlen diese Zulage jedoch zum Jahresende aus, um ihren Mitarbeitenden bei Ausgaben für die Feiertage finanziell unter die Arme zu greifen.
Welche Dokumentation ist erforderlich?
Ein Unternehmen, das Jahressonderzahlungen in seine Verträge aufnimmt, sollte in einer klaren Richtlinie definieren, wer Anspruch darauf hat, wie hoch der Multiplikator ausfällt und wie anteilige Zahlungen für neue Mitarbeitende oder Teilzeitmitarbeitende gemanagt werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen lückenlose Unterlagen zur Entgeltabrechnung mit der Historie der Grundgehälter verwalten. So können sie im Falle eines Audits oder bei Lohnstreitigkeiten von Mitarbeitenden klare, belastbare Berechnungsnachweise vorlegen.
Wie wirkt sich eine Kündigung auf den Anspruch auf die Jahressonderzahlung aus?
Eine Kündigung kann den Anspruch auf die Jahressonderzahlung beeinflussen, falls Ihre Richtlinie oder der Vertrag vorschreibt, dass Mitarbeitende bis zu einem bestimmten Datum – etwa dem Auszahlungstermin – im Unternehmen beschäftigt sein müssen. Ist eine Jahressonderzahlung gesetzlich vorgeschrieben, verfällt der bereits verdiente Anspruch durch eine Kündigung in der Regel nicht. Arbeitgeber zahlen dann meist eine anteilige Jahressonderzahlung, basierend auf der im Jahr geleisteten Arbeitszeit des Mitarbeitenden.
Wie hilft Workday bei länderübergreifenden Berechnungen der Jahressonderzahlung?
Workday bündelt HR-, Zeit- und Entgeltabrechnungsdaten auf nur einer Plattform und knüpft über eine bidirektionale Integration an ein Netzwerk zertifizierter lokaler Payroll-Partner an. So können multinationale Arbeitgeber HR- und Entgeltdaten in einem System managen, während die Entgeltabrechnung selbst lokal abläuft. Workday Payroll liefert zudem Echtzeit-Einblicke über verschiedene Abrechnungsgruppen und Länder hinweg.