Was ist Vertragsmanagement im Gesundheitswesen?
Ein effektives Vertragsmanagement im Gesundheitswesen basiert auf hocheffizienten Systemen, die sämtliche Vertragsanfragen oder -erneuerungen inklusive handschriftlicher Unterschriften verarbeiten und dabei die vollständige Einhaltung von Branchenvorschriften wie HIPAA, PHI und BAAs gewährleisten.
Ein effektives System für das Vertragsmanagement im Gesundheitswesen bietet dem Krankenhausmanagement, Patienten, Versicherern, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und allen Beteiligten im Gesundheitswesen erheblichen Mehrwert, indem es Streuverluste minimiert und vertragsbezogene Risiken reduziert.
Das Tagesgeschäft eines Anbieters im Gesundheitswesen umfasst das Management von Verträgen durch überwiegend manuelle Prozesse wie papierbasierte Ablage, E-Mails, Spreadsheets und gemeinsam genutzte Laufwerke, was die Effizienz des Krankenhausmanagementsystems beeinträchtigen kann.
Im Durchschnitt verlieren Unternehmen 9,2 % ihrer jährlichen Erträge durch Probleme, die auf unzureichende Management-Systeme zurückzuführen sind. Laut einer Black Book-Studie von 2019 verwenden über 96 % der US-amerikanischen Gesundheitssysteme entweder manuelle Prozesse für das Vertragsmanagement oder veraltete Lösungen, die für eine wertorientierte Versorgung nicht geeignet sind.
In der Gesundheitsbranche wächst der Druck, Kosten zu senken. Eine vielversprechende Lösung bietet die Automatisierung des Vertragsmanagements für Gesundheitseinrichtungen, um die jährlichen Verluste, die durch manuelle oder veraltete Prozesse im Vertragsmanagement entstehen, erheblich zu senken. Diese Kostenreduzierung kann durch die Implementierung einer hocheffizienten Software für das Lebenszyklusmanagement von Verträgen (CLM) erreicht werden, die nach einem „Fee-for-value“-Modell arbeitet.
Warum ist ein automatisiertes Management von Verträgen im Gesundheitswesen wichtig?
In jedem Krankenhaus gibt es zahlreiche Verwaltungsaufgaben, die stündlich oder täglich anfallen, um den reibungslosen Betrieb der Einrichtung zu gewährleisten – von der Dokumentenablage über die Erfassung von Rechnungen, Quittungen und Ausgaben des Krankenhauses bis hin zur Sicherstellung der Einhaltung notwendiger Compliance-Vorschriften.
Diese Verwaltungsaufgaben sind äußerst aufwendig und mühsam, wenn sie manuell erledigt werden. Die Menge an Papierkram, potenzielle menschliche Fehler und der Zeitverlust beim Sortieren von Dokumenten machen diesen manuellen Prozess äußerst ineffektiv.
Ein durchschnittliches Krankenhaus unterhält über 1.000 Geschäftsbeziehungen, was bedeutet, dass im Gesundheitswesen mit einer Vielzahl von Lösungen gearbeitet wird. Eine unzureichende Vertragsverwaltung kann durch Informationslecks entstehen, die bei papierbasierten Lösungen häufiger auftreten, was zu rechtlichen Konsequenzen aufgrund von Vertragsverletzungen führen kann.
Welche Vorteile bietet eine Vertragsmanagementsoftware Ihrer Gesundheitseinrichtung?
Die Umstellung auf eine automatisierte Software für das Vertragsmanagement hilft dabei, Folgendes zu gewährleisten:
1. Effektive Verfolgung von Meilensteinen und Erneuerungen
Im Gegensatz zur manuellen Methode verfolgt eine Software für das Lebenszyklusmanagement von Verträgen im Gesundheitswesen jeden Vertrag automatisch bis zum jeweiligen Erneuerungsdatum. Dies gewährleistet die vollständige Einhaltung der Vertragsfristen und sorgt für die reibungslose Abwicklung langfristiger Verträge.
Die beste Software bietet zudem automatische Erinnerungsfunktionen, um beide Parteien rechtzeitig vor (vom Anwender konfigurierbaren) Terminen zu benachrichtigen.
Mit dieser Technologie vermeiden Krankenhäuser, Audit-, Compliance-, Zahlungs-, Verfalls- oder Erstattungsdaten zu verpassen.
2. Geringeres Risiko von Vertragslecks und datenschutzrechtlichen Problemen
Eine optimale Vertragsmanagementsoftware für das Gesundheitswesen verfügt über ein robustes Sicherheitsframework mit 256-Bit-Verschlüsselung, einer zusätzlichen Sicherheitsebene durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und Antivirenschutz. All diese Funktionen sorgen dafür, dass Krankenhausverträge sicher und geschützt bleiben.
Die starken Sicherheitsfunktionen bieten umfassenden Schutz vor Datenlecks und externen Hackerangriffen. Sie eliminieren zudem das Risiko von Informationslecks, das bei papierbasierten Lösungen besteht, bei denen unbefugtes Personal, z. B. Mitarbeiter mit geringer Qualifikation, Zugang zu sensiblen Dokumenten erhalten können, wenn sie manuelle Verwaltungsaufgaben (z. B. Fotokopieren und Zustellung von Dokumenten) erledigen.
3. Einfacheres Managementsystem
Durch die Automatisierung wird das Arbeitspensum bei der Bearbeitung zahlreicher Verträge erheblich reduziert. Mit dem Einsatz von Software lassen sich bestimmte Aufgaben effizienter gestalten – von Vertragsverhandlungen über die Analyse von Beschaffungsrisiken bis hin zum übersichtlichen Reporting über die Gesamtausgaben spezifischer Anbieter und Geschäftspartner.
4. Leichtere Vertragserstellung
Anders als bei manuellen Prozessen, die mit umfangreicher Dokumentation für jeden Vertragsabschluss verbunden sind, bietet die softwarebasierte Vertragserstellung eine effiziente Automatisierungslösung. Mit einer gut gestalteten, automatisierten Vorlage können zahlreiche Verträge gleichzeitig erstellt werden, was Fehlerrisiken beseitigt, die bei manueller Vertragsbearbeitung durch Überlastung entstehen können.
Best Practices für das Vertragsmanagement im Gesundheitswesen
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die effektive Implementierung des Vertragsmanagements im Gesundheitswesen.
1. Setzen Sie Automatisierungslösungen effektiv ein
Die Automatisierung hilft, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu vermeiden, indem spezifische Daten erfasst und automatische Benachrichtigungen versendet werden, um die Abläufe im Vertragsmanagement zu beschleunigen.
2. Binden Sie Ihr Vertragsmanagement nahtlos in Ihre CRM-Lösung ein
Die Integration von Customer Relationship Management (CRM) in eine effektive Vertragsmanagementsoftware hilft, Redundanzen zu vermeiden und stellt sicher, dass Verträge sowohl in den Unterlagen des Patienten als auch des Anbieters zugänglich sind.
3. Ordnen Sie Verträge den entsprechenden Richtlinien zu
Anders als beim manuellen Vertragsmanagement, bei dem es fast unmöglich ist, den Überblick über die vertragsbegleitenden Richtlinien zu behalten, können Sie mit der Software jeden Vertrag ganz einfach digital mit seinen Richtlinien abgleichen. Das trägt dazu bei, alles optimal zu organisieren.
4. Führen Sie regelmäßige Compliance-Audits durch
Es ist wichtig, häufige und konsequente Compliance-Audits für Ihre Verträge durchzuführen, um etwaige Fehler in der Lösung oder Änderungen der Compliance-Ebene zu erkennen. Während dieses Vorgangs kann es zu Unregelmäßigkeiten kommen, die Abweichungen zwischen den auf Bundes- und Landesebene geltenden Vorschriften verursachen. Daher ist es notwendig, Ihr System regelmäßig von externen Auditoren überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges übersehen haben.
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