Die NTU Singapore gehört zu den besten Universitäten der Welt. Sie ist außerdem die führende Forschungsuniversität Asiens. Eines der strategischen Ziele der Universität besteht darin, die interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen den Colleges, Schulen und Forschungszentren zu fördern. Um auch in Zukunft Spitzenleistungen zu erbringen, möchte die NTU einige der brillantesten Köpfe an die Uni holen. Diese sollen durch eine überragende Mitarbeitererfahrung überzeugt werden.
Mitarbeiter spielen immer und überall eine bedeutende Rolle
Die Nutzung fortschrittlicher Technologien ist der Schlüssel zum Ziel der NTU, zu den besten Arbeitgebern in Singapur zu gehören. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte eine technologiegestützte Kultur gefördert werden, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt. 2018 begann die NTU damit, die veraltete Infrastruktur durch eine moderne, cloudbasierte, datengesteuerte Plattform mit „Security by Design“ auszutauschen, die auch die Arbeit mit Mobilgeräten ermöglichte. Die NTU wünschte sich eine integrierte, auf Stakeholder ausgerichtete Infrastruktur, von der die ganze Universität profitieren sollte. Zu diesem Zweck sollten den 6.000 Fakultäts- und Forschungsmitarbeitern und 3.000 Verwaltungsmitarbeitern benutzerfreundliche, intelligente, digitale Lösungen zur Verfügung gestellt werden.
Für die HR-Funktionen fiel die Wahl auf Workday, weil es gut zur digitalen Roadmap der NTU passte: eine cloudnative Software-as-a-Service-Anwendung, die auch für Mobilgeräte geeignet ist. Der Fokus der NTU lag darauf, die Universität zu einem Ort für außergewöhnliche Menschen zu machen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter der Fakultät und externe Mitarbeiter Zugriff auf eine Reihe von HR-Standards und -Prozessen benötigen. Mit Workday hat die NTU eine zentrale Technologieplattform gefunden, die einfach einzuführen und anwenderfreundlich ist und die strengen Anforderungen der Universität an akademische Ernennungen und Bindung erfüllt.
Die NTU ist die erste Hochschule in Asien, die Workday implementiert hat. Workday vereint Personalplanung, Rekrutierung von Lehrkräften, Ernennung und Wiederernennung, Talentmanagement, Performance-Management, Lernen und Vergütung. Heute sind 65 interne HR-Anwendungen in einer integrierten Lösung vereint. Mitarbeiter können auf HR-Daten in Echtzeit zugreifen und von überall aus, jederzeit und auf jedem Gerät arbeiten.
Workday hat uns dabei geholfen, Mitarbeiter in den Fokus zu stellen und sie zu unterstützen.
Chief Human Resource Officer
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Einige der Lehrkräfte und Mitarbeiter der NTU standen zwar anfangs dem Wechsel von der alten zur neuen Lösung skeptisch gegenüber, aber es wurden ihnen schnell bewusst, dass die neue Mitarbeitererfahrung von Workday jede Person bei ihren individuellen Bedürfnissen unterstützt. Um das zu gewährleisten, wird über den gesamten Prozess hinweg Machine Learning genutzt, um wichtige Einblicke zu geben. Außerdem werden Ratschläge erteilt und die Anwender erhalten Unterstützung, wenn sie welche brauchen. Workday hat die Arbeitsweise, die Kommunikation und die Interaktion zwischen Lehrkräften und Mitarbeitern grundlegend verändert und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefördert.
Durch die Pandemie wurde man weiter darin bestärkt, dass Workday eine gute Wahl war. Die NTU war problemlos in der Lage, ihr Personal während des zweimonatigen Lockdowns 2020 zu bezahlen. Workday unterstütze die NTU auch bei der virtuellen Zusammenarbeit, einschließlich Leistungsbeurteilungen und Kalibrierung und dabei, Tausende Kurse online zu stellen.
Workday ist mehr als eine Investition in eine Technologie, es ist eine neue Mitarbeiterschnittstelle für unsere HR-Bedürfnisse.
Chief Human Resource Officer
Zentrale Datenablage
Workday bietet dem gesamten Personal Zugriff auf dieselben Daten an einem Ort. Die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten von einem zentralen Speicherort aus freizugeben, hat die Art geändert, wie die Lehrkräfte und die Mitarbeiter der NTU arbeiten, kommunizieren und zusammenarbeiten.
Gleichzeitig unterstützen und beschleunigen die Dashboards von Workday mit ihren Einblicken und Daten die Entscheidungsfindung. Workday Adaptive Planning integriert beispielsweise die HR- und Finanzdaten der NTU und ermöglicht es der HR-Abteilung, mit der Finanzabteilung zusammenzuarbeiten. So können Personalkosten optimiert und die Mitarbeiteranzahl vorausschauend geplant werden. All das unterstützt die NTU bei der Erreichung ihrer Ziele.
Workday hat meine Arbeitsweise vollkommen geändert, weil ich nun sofortigen Zugriff auf Mitarbeiterdaten habe.
Chief Information Officer
Steigerung von Effizienz und Produktivität
Die NTU profitiert von einem zentralen Speicherort für HR-Dokumente, optimierten Prozessen und weniger Papierkram. Die anwenderfreundliche Oberfläche von Workday unterstützt die Nutzung des Selfservice, entlastet die HR-Abteilung von Verwaltungsaufgaben und verbessert gleichzeitig die Erfahrung der Mitarbeiter. Mitarbeiter haben nun Zugriff auf ihre Personaldaten und können ihre Daten innerhalb weniger Sekunden aktualisieren – ohne ein Formular ausfüllen zu müssen. Sie können sich außerdem bewerben, indem sie einfach mit Workday Assistant kommunizieren.
Auch die Effizienz der HR-Abteilung ist gestiegen. Die Lohnbuchhaltung für die 600 Dozenten, die Teilzeit-Mitarbeiter sind, war früher ein zwei- bis dreiwöchiger manueller Prozess, bei dem die Stundenzettel einzeln von den verschiedenen Instituten eingereicht wurden. Die Daten mussten manuell eingegeben werden, was die Überprüfung und Nachverfolgung schwierig machte. Verzögerungen bei der Erledigung des Papierkrams führten dazu, dass Zahlungszyklen nicht eingehalten wurden. Mit Workday können Teilzeitdozenten ihre Stundenzettel rund um die Uhr online einreichen, ihre Einreichung verfolgen und werden immer pünktlich bezahlt.