Workday の個人情報保護に関する声明

Workday では、個人情報の自発的な提供をお願いすることがあります。たとえば、Workday アカウントの作成、マーケティング メールへの登録、Workday へのお問い合わせなどの際、連絡先情報の提供をお願いしています。場合によっては、お客様から提供された複数の情報を統合することもあります。

Workday からの情報提供を希望される場合。Workday や Workday のサービスに関する情報を希望されるお客様からお問い合わせフォームにご記入いただくなど、何らかの形でお問い合わせいただいた場合、Workday は氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、職務レベル、役職、住所などの連絡先情報の提供をお願いすることがあります。 

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権またはお客様の同意 (メールでのマーケティング情報の提供を選択した場合) に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。
  • リクエストに対応し、お客様に連絡を取る
  • マーケティング情報の提供に関するお客様の選択に基づいて、Workday 製品に関する情報を提供する (営業電話やマーケティング メールを含む)

Workday のお客様の場合。お客様が Workday のアカウントを持つ企業の代表者である場合、Workday は氏名、メールアドレス、電話番号、会社名などの勤務先情報を収集します。お客様が所属する組織による Workday の製品やサービスの使用、またはイベントに関するサポートについて Workday にお問い合わせいただいた場合、Workday はお問い合わせの理由に関する情報や Workday への提供を許可したその他の情報も収集します。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権またはお客様の同意 (メールでのマーケティング情報の提供を選択した場合) に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。 
  • お客様に連絡を取り、Workday サポートへのリクエストに対応する
  • 組織のアカウントを管理する (請求処理やその他のアカウント関連の問題など)
  • マーケティング情報の提供に関するお客様の選択に基づいて、Workday 製品に関する情報を提供する (営業電話やマーケティング メールを含む)

Workday のサプライヤの場合。お客様が Workday に製品やサービスを提供する企業の代表者である場合、Workday は氏名、メールアドレス、電話番号、会社名などの勤務先情報を収集します。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。 
  • 組織のアカウントを管理する (請求処理やその他のアカウント関連の問題など)
  • お客様に連絡を取り、お問い合わせに対応する 

Workday 所有アカウントのエンドユーザーの場合。 雇用主や別の Workday のお客様を通じて Workday 製品をお使いの場合、通常はそれらの組織がアカウントを所有し、管理しています。ただし、Workday コミュニティにアクセスするためにアカウントを登録したり、Workday ストラテジック ソーシングのユーザーとしてアカウントを登録したりするなど、お客様が組織を介さずに直接 Workday にアカウントを登録する場合もあります。そのような場合、Workday はエンドユーザーから提供されたアカウント登録情報 (氏名やメールアドレスなど) およびプロファイル情報 (会社名など) を収集します。また、写真やソーシャル メディアのプロファイルなどの個人情報を使って、アカウントをパーソナライズできる場合があります。このような情報が必要なサービスでは、携帯電話番号やメールアドレス、またはその他の一意の認証情報 ID などを収集します。エンドユーザーがこの「個人情報保護に関する声明」の適用対象となっている Workday のトレーニング コースやラーニング コースに登録する場合、Workday はアカウント登録情報に加え、コース登録情報や出席情報を収集します (登録料が Workday のお客様やパートナーによって支払われている場合を含む)。また、エンドユーザーから直接支払い情報を収集することもあります (該当する場合)。 

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、契約や利用規約の締結/履行のために、またはお客様との直接的な契約がない場合に、当社の正当な利権に基づいて以下の目的で個人情報を処理します。
  • 該当する利用規約に従ってユーザー アカウントを管理する 
  • エンドユーザーが Workday のサービスにログインし、必要な情報に安全かつ効率的にアクセスできるようにする
  • ご依頼のリソースやサービスを提供する

イベントや Web セミナーに登録されるお客様の場合。イベントや Web セミナーに登録されたお客様に対して、Workday は氏名、メールアドレス、電話番号、会社名などの連絡先情報、緊急連絡先や食事の希望などの健康と安全に関わる情報、請求先氏名、請求先住所、クレジット カード番号などの請求情報の提供を求める場合があります。お客様が Workday イベント関連のモバイル アプリケーションを利用される場合、お使いのデバイスのプライバシー設定に従って、写真、電話帳、位置データなどの情報をお客様のデバイスから収集する場合があります。 

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、契約や利用規約の締結/履行のために、またはお客様との直接的な契約がない場合に、当社の正当な利権またはお客様の同意 (メールでのマーケティング情報の提供を選択した場合) に基づいて、以下の目的で個人情報を処理します。
  • イベントを管理、計画、主催する (関連する情報のやり取りを含む)
  • 当社の今後のイベントやモバイル アプリケーションを改善する
  • お客様 (または所属する組織) と Workday とのやり取りを改善または強化する
  • マーケティング情報の提供に関するお客様の選択に基づいて、Workday 製品に関する情報を提供する (営業電話やマーケティング メールを含む) 

Workday の調査に参加する場合、または Workday にフィードバックを提供する場合。 Workday の調査、アンケート、パネルに参加または登録したり、Workday の製品やサービスに関するフィードバックを提供するなど特定の情報を自発的に Workday に送信したりする場合、Workday は調査に関連する特定の経歴情報や人口統計情報 (氏名、メールアドレス、連絡先情報、タイムゾーン、場所、会社名、雇用形態、在職期間、役職、職務情報、性別、年齢層など)、および調査に関連するその他の情報の提供を求める場合があります。また、特定の調査のために、(ご本人の許可の下で適用法令に従って) 写真や動画を撮影したり、音声を記録したりする場合があります。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: お客様が Workday と契約を締結された場合、Workday はかかる契約を履行するためにお客様の個人情報を処理します。お客様が Workday と直接契約を締結していない場合、またはお客様の同意を得られない場合は、Workday は正当な利権に基づいて以下の活動を行います。
  • 調査やアンケートで設定した目的を達成する
  • お客様 (または所属する組織) と Workday とのやり取りを改善する
  • お客様の属性に基づいて、最適な Workday の調査研究を特定し、メールで調査への参加を依頼する
  • ワークフォースのために製品を改善できる可能性や将来開発すべき製品を見極める
  • Workday の製品およびサービスに対するお客様のフィードバックやエクスペリエンスをコンテキストに基づいて分析し、改善につなげる
  • 調査方法を改善する

営業電話やオンライン会議で Workday とやり取りする場合。 Workday は、トレーニング、品質保証、および管理を目的として、営業電話やオンライン会議の内容 (該当する場合は音声および動画コンテンツ) を記録する場合があります。これには、Workday のお客様やプロスペクトとのやり取りに関する有益なインサイトを得るために、データ分析ツールを使用して営業電話やオンライン会議などのコンテンツを分析する活動も含まれます。適用法令に基づき、必要な場合は通話を録音する前に必ずお客様にお知らせし、お客様から同意を得るようにしています

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権に基づき、適用法令に従ってお客様の同意を得たうえで、以下の目的で個人情報を処理します。
  • お客様およびプロスペクトとの営業電話やエンゲージメントの質を維持する
  • Workday の営業チームにトレーニングやコーチングを提供する
  • 電話のトランスクリプトを自動で作成する
  • 当社の記録を常に最新の状態に維持する (フォローアップ ミーティング、営業機会、お客様の連絡先情報の更新に関する記録など)
  • 営業プロセスを改善し、営業電話の効果を高める

Workday は、当社のウェブサイトの利用に関する特定の情報も自動で収集しています。米国、EEA、UK、およびスイスの一部の国や地域では、該当するデータ保護法の下で、このような情報が個人データとみなされる場合があります。Workday では、この情報をお客様から提供された個人情報と統合することがあります。具体的には、以下の個人情報を自動で収集します。

お客様が Workday のウェブサイトまたはコンテンツにアクセスした場合。 Workday は、当社のウェブサイトにアクセスしたお客様のデバイスと使用状況に関する情報を収集します。収集する情報には、IP アドレス、デバイスの種類、一意のデバイス識別番号、ブラウザの種類、大まかな位置情報 (公開 IP アドレスに基づく国や市町村レベルの位置情報など)、パフォーマンス、およびその他の使用状況に関する情報や技術情報が含まれる場合があります。また、Workday のウェブサイトにおけるお客様の活動に関する情報 (閲覧している Web ページ、アクセスしたページ、使用した機能など) や、Workday のコンテンツにおけるお客様の活動に関する情報 (マーケティング メールを開いた日時や埋め込みリンクをクリックした日時など) も収集します。このような情報の一部は、クッキーなどのトラッキング テクノロジーを使って収集される場合があります。詳細については、「クッキーに関する告知」をご覧ください。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。 
  • Workday のウェブサイトにアクセスした訪問者、そのアクセス元、訪問者が関心を持ったウェブサイトのコンテンツをより的確に把握する。Workday は、この情報を社内での分析に使用したり、ウェブサイトの品質や訪問者との関連性を高めるために使用したりします。
  • 訪問者がリクエストしたコンテンツへのアクセスを提供したり、各国固有の情報を表示したりするなど、Workday のウェブサイトの提供、運営、管理を行う。
  • Workday のウェブサイトを保護し、不正使用を防止するために、ウェブサイトやサービスの使用状況の追跡、アカウントとアクティビティの検証、不審なアクティビティの調査、規約やポリシーの適用を行う。

お客様が Workday モバイル アプリケーションを使用する場合。お客様が Workday のモバイル アプリを使用する場合、お使いのデバイスからデバイスのメーカー、モデル、メモリなどの特定の情報を収集します。Workday のアプリケーションは、お客様のデバイスに一意の識別子を割り当てます。これを、当社のアプリケーションのパフォーマンス改善に役立てています。Workday がこの情報をターゲット広告に使用することはありません。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。 
  • クラッシュの検出、トラブルシューティングの実行、およびモバイル アプリケーションのエンドユーザー エクスペリエンスの改善を行う
  • モバイル アプリケーション内の機能をリモートでオンまたはオフにする

お客様が Workday のお客様を介した Workday 製品のエンドユーザーである場合。 雇用主や別の Workday のお客様を通じて Workday の製品やサービスをお使いの場合 (Workday のエンタープライズ クラウド アプリケーションをお使いの場合など)、Workday は特定のシステム使用状況に関する情報を自動で記録します。この情報には、IP アドレスなどのシステム生成識別子、オペレーティング システムの種類とバージョン、サービス タスクや通知の完了の有無、日付とタイム スタンプ、お客様が使用している Workday 製品に関する詳細情報などが含まれる場合があります。お客様が所属する組織から事前に指示があった場合、およびお客様がエンドユーザー アカウントに関する特定の情報を当社に提供されていない限り、Workday がこのシステム使用状況に関する情報からお客様を特定することはありません。このような状況が発生する可能性としては、カスタマー サポートによるリクエストがあった場合 (お客様または所属する組織が、Workday の製品やサービスで発生している問題の解決を当社に依頼した場合など) などが考えられます。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday のシステム使用状況に関する情報が該当するデータ保護法の下で「個人情報」として扱われている場合に限り、Workday は当社の正当な利権に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。
  • お客様または所属する組織から依頼されたサービスや製品の機能を提供、管理する
  • お客様 (および所属する組織) と Workday サービスとのやり取りを評価、分析する
  • この評価に基づいて、サービスのパフォーマンスを改善するための調査や開発を行う
  • サービスを保護し、不正使用を防止するために、不審なアクティビティを調査し、規約やポリシーを適用する

Workday では、第三者、お客様が所属する組織の個人、または一般公開されているソースなど、ほかのソースからお客様に関する情報を収集する場合もあります。また、この情報をお客様から提供された個人情報と統合することがあります。具体的には、以下のソースから個人情報を収集します。

企業の連絡先情報を提供する第三者のプロバイダ。 Workday は、Workday が参加したイベントの共同スポンサー、Workday が企業の勤務先情報を購入した第三者や、一般に公開されているウェブサイト (会社のウェブサイトなど)、プロフェッショナル ネットワーク サービス、プレスリリースを含む外部のソースからお客様の勤務先情報を収集する場合があります。勤務先情報には、氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、職務レベル、役職、会社の住所、オンライン識別子のほか、以前の雇用主や役職などの情報が含まれる場合があります。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権またはお客様の同意 (メールでのマーケティング情報の提供を選択した場合) に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。
  • マーケティング情報の提供に関するお客様の選択に基づいて、Workday 製品に関する情報を提供する (営業電話やマーケティング メールを含む) 
  • 市場を把握し、潜在的なお客様を獲得する機会を特定する

お客様が所属する組織。 Workday では、サービスを取得または提供するため、もしくは Workday の調査研究に参加する個人を推薦するために、お客様が所属する組織から情報を入手する場合もあります。たとえばお客様が、組織が購入したトレーニング資料へアクセスしたり、特定の管理権限を得たりするために、組織内の別の担当者が Workday にお客様の勤務先情報を提供することがあります。所属する組織が Workday のサプライヤである場合は、Workday がその組織から提供されているサービスに関してお客様にご連絡できるように、組織側からお客様の氏名やメールアドレスをご提供いただく場合もあります。

• 目的およびデータ保護法に基づく法的根拠: Workday は、当社の正当な利権に基づき、以下の目的で個人情報を処理します。 
  • 提供されている製品やサービスに関してお客様に連絡を取る
  • お客様 (または所属する組織) のアカウントを管理し、ご依頼のサービスをお客様または所属する組織に提供する

Workday では、以下のような第三者に対してお客様の個人情報を共有したり、使用を許可する場合があります。

Workday の関連会社。 Workday では、お客様によって送信されたリクエストへの対応、またはその他の目的 (カスタマー サポート、マーケティング、テクニカル オペレーション、イベント登録、アカウント管理) で必要となる場合に、個人情報を関連会社と共有する場合があります。

サービス プロバイダ。Workday では、当社の代わりにサービス (IT およびホスティング、マーケティング、カスタマー サポート、通話の録音とデータ エンリッチメント、メール フルフィルメント、決済サービスなど) の提供を請け負った第三者のサービス プロバイダやベンダーとの間で、個人情報と個人情報のカテゴリを共有する場合があります。これらの第三者のサービス プロバイダが、Workday の指示に従ってのみ、Workday から提供された個人情報を使用する場合があります。

Workday パートナー。お客様が、Workday と第三者が共同で主催する Web セミナーやイベントなどのアクティビティに参加する場合、お客様の連絡先情報および製品やサービスに対するご興味を承認済みの第三者と共有する場合があります。これは、Workday に関してお客様とコミュニケーションを図ることを目的としています。  

お客様が所属する組織。お客様が所属する組織が Workday のお客様または潜在的なお客様である場合、お客様の個人情報を組織内の関係者と共有する場合があります。たとえば、Workday のイベントに参加する個人のリストを共有したり、Workday ではなく組織が直接対応すべきエンドユーザーからの問い合わせを共有したりすることがあります。

その他の開示: 以下の理由でデータの開示が求められ、それが正当であると判断される場合、Workday はこれを開示することがあります。(a) 法的要件、法的手段の遵守、(b) Workday の権利や財産の保護および防護、(c) ウェブサイト利用規約の実施、(d) Workday のお客様、ユーザー、または他者の利益の保護。Workday に事業の転換が発生した場合 (他社による吸収・合併、資産の一部もしくはすべての売却など)、お客様の個人情報が移管資産に含まれる場合があります。ただし、Workday は実際の買い手や潜在的な買い手 (またはそのエージェントやアドバイザー) に対し、この「個人情報保護に関する声明」で開示されている目的でのみ、お客様の個人情報を使用する必要がある旨を通知します。 また、この声明の他の箇所に記載されていない、関連外の第三者との間でお客様の個人情報を共有するために、Workday がお客様の同意を求める場合があります。

Workday は、個人情報の性質、および個人情報を処理することにより生じるリスクに見合った適切なレベルのセキュリティを提供するために、技術的および組織的な措置を講じています。ただし、インターネットを介して伝送される情報についてセキュリティの保証はいたしかねます。パスワードを安全に管理し、パスワードで保護されたリソースまたはセキュリティ保護されたリソースへのアクセスに関わるその他の形式の認証情報を管理することについては、お客様の責任となります。

Workday はグローバルに展開しているため、お住まいの国または地域以外の場所でお客様の個人情報を移転、保管、処理する必要がある場合は、該当する法的要件を遵守したうえで行います。

Workday は、お客様のプライバシー、基本的権利および基本的自由、権利を行使する能力を保護するために、適切な保護手段を講じています。たとえば、お客様の個人データを EEA、UK、またはスイスから米国などの別の国へ移転する場合、データ移転者との間で欧州委員会または地域管轄の政府当局 (該当する場合) によって承認された「標準契約条項」を締結するなど、適切なデータ移転措置を実施します。

Workday は、正当な事業上の必要性 (お客様が依頼されたサービスを提供するため、または該当する法的、税務、会計上の要件を遵守するためなど) がある限り、お客様の個人情報を保持します。 

個人情報の適切な保持期間を決定するための条件には、以下のようなものがあります。

• お客様との継続的なビジネス関係の期間
• Workday が処理する個人情報の量、性質、および機密性
• Workday における個人情報保護に関する法的義務の有無、法的な要求の確立、行使、または防御などの紛争の解決のために個人データを保持する必要性の有無

お客様の個人情報を処理するために必要な継続的かつ正当な事業上の必要性がない場合、Workday はその情報を削除または匿名化します。また、これが不可能である場合 (個人情報がバックアップ アーカイブに保存されている場合など) は、削除が可能になるまでこれを安全に保管し、今後の処理対象から除外します。 

プライバシー シールド (Privacy Shield)。

事件番号 C-311/18 における EU 司法裁判所の判決を踏まえ、Workday は EU-米国間およびスイス-米国間のプライバシー シールド フレームワークを個人情報の移転に関する法的根拠とはしていませんが、EU-米国間およびスイス-米国間のプライバシー シールド フレームワークの原則を遵守しています。詳しくは、こちらからプライバシー シールド (Privacy Shield) に関する通知をご覧ください。

APEC 越境プライバシー ルール システム

この「個人情報保護に関する声明」に記載された Workday のプライバシー保護の取り組みは、APEC 越境プライバシー ルール (CBPR) システムに準拠しています。APEC CBPR システムのフレームワークにより、組織は APEC 加盟国間で移転する個人情報の保護を徹底できるようになります。APEC フレームワークに関する詳細はこちらをご覧ください。

お客様の居住地および Workday との関係によっては、プライバシーに関する現地の法律に基づき、Workday が保有するお客様の個人情報についてお客様に一定の法的権利が付与される場合があります。 

付与される可能性のある権利は次の通りです。 

• Workday が処理するお客様の個人情報へのアクセス権を取得する。
• 個人情報の誤りを修正する。
• 個人情報の削除をリクエストする。
• 個人情報の販売をオプトアウトする。この権利は特定の国や地域で認められていますが、Workday がお客様の個人情報を販売することはありません。
• 当社の正当な利権に基づいた Workday によるお客様の個人情報の処理に異議を唱え、個人情報の処理を制限するよう Workday に求める。
• お客様の個人情報を、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取ることができるポータビリティ権を要求する。
• 同意を撤回する。Workday による個人情報の収集と処理に関するお客様の同意は、いつでも撤回できます。これが、お客様が同意を撤回される前に Workday が行った処理の正当性に影響することはなく、処理に関する同意以外の合法的理由に基づいて Workday が行った個人情報の処理に影響することもありません。
• Workday によるマーケティング メールの送信をオプトアウトする。
• データ保護監督当局に苦情を申し立てる。原則として、お住まいの地域の監督当局またはデータ管理者の登録事務所にご連絡いただくことが可能です。

苦情の申し立て

お住まいの地域の監督当局などのデータ保護当局に苦情を申し立てることができます。EEA のデータ保護当局の全リストはこちらからご覧いただけます。また、Workday Limited の管轄監督当局である Irish Data Protection Commission に苦情を申し立てることもできます。あるいは、この「個人情報保護に関する声明」の末尾に記載された連絡先情報を使用して、お住まいの地域を管轄するデータ保護当局の詳細情報を請求することもできます。

プライバシーの権の行使

権利を行使することで、お客様が Workday から不公平な扱いを受けることはありません。この「個人情報保護に関する声明」が適用される処理活動の一環として、法的効果をもたらすか、同様の重大な影響を与える自動化された処理のみに基づいて Workday が意思決定に行うことはありません。Workday のお客様である組織が送信した個人情報、またはその組織の委託によって送信された個人情報について、お客様が該当するデータ保護法に基づいて権利を行使する場合は、該当する組織に直接ご連絡ください。

この「個人情報保護に関する声明」が適用される情報に関して権利を行使するには、この声明の末尾に記載された連絡先を使用して当社に連絡するか、Workday のリクエスト ポータルからリクエストを送信してください。 また、お客様の権利を行使するためのリクエストの送信を、別の個人または第三者に委任することもできます。その場合は、ご依頼の情報の送信と併せて書面による許可を与えるか、第三者に委任状を渡してください。Workday は、そのリクエストを確認し、適用法令が定める期間内にフォローアップのための実質的な返信を提供いたします。リクエスト対応期間の延長が必要になった場合は、お客様に通知します。Workday がお客様のリクエストへの対応を拒否する場合は、その理由をお知らせします。

Workday は、お客様が Workday とのやり取りに使用している名前およびメールの検証など、お客様の身元を確認するための措置を講じます。

EEA、UK、またはスイスにお住まいの場合は、アイルランドの Workday Limited が個人情報の管理者となり、Workday (UK) Limited が UK における代表者となります。

それ以外の地域にお住まいの場合は、Workday, Inc. がお客様の個人情報の管理者になります。

この「個人情報保護に関する声明」に関するご質問、またはお客様の権利の行使を希望される場合は、リクエスト ポータルからリクエストを送信してお問い合わせください。また、下記の住所に書面でお問い合わせいただくこともできます。

プライバシーやデータの使用に関して、未解決の問題や十分に対処されていない問題がある場合は、米国に拠点を置く第三者の紛争解決機関 (https://feedback-form.truste.com/watchdog/request) までご連絡ください (利用料無料)。

この「個人情報保護に関する声明」は、Workday の裁量で都度修正または改訂されることがあります。この「個人情報保護に関する声明」の変更内容は、ウェブサイト上で公開されるものとし、「個人情報保護に関する声明」に対するリンクを示すことで、変更済または更新済であることが示されるものとします。内容にいかなる重要な変更を加える場合にも、変更が有効になる前に本ページで告知いたします。この「個人情報保護に関する声明」が変更されているかどうかを定期的に確認して、プライバシー保護の取り組みの最新情報を得ることをお勧めします。