Was ist ein HRM-System?

HRM-Systeme positionieren sich im Spannungsfeld zwischen Personalinformationssystemen (HRIS), die primär Mitarbeiterdatensätze und Datenmanagement abdecken, und Humankapitalmanagement-Plattformen (Human Capital Management, HCM), die das HRM um Talentstrategie, Planung und Organisationsdesign erweitern. Mit einem automatisierten HRM-System optimiert Ihr Unternehmen Personalabläufe, erfüllt Compliance-Anforderungen, verbessert Personalanalysen und standardisiert HR-Prozesse unternehmensweit.

Was ist ein HRM-System?

Ein HRM-System bündelt alle HR-Kernfunktionen an einem Ort . So können Sie geschäftskritische Prozesse wie Entgeltabrechnung, Einstellung, Zeiterfassung, Zusatzleistungen und Compliance nahtlos verbinden und überwachen. Mit dieser einen Lösung lässt sich alles managen – vom Onboarding über Zusatzleistungen bis zur Konsolidierung sämtlicher Mitarbeiterdatensätze, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Ältere On-Premise-Systeme setzten auf unternehmenseigene Services und waren oft schwierig zu verwalten. Moderne HRM-Systeme steuern den gesamten HRM-Prozess cloudbasiert mit automatischen Updates, schnellem Zugriff und Skalierbarkeit.

Das Wichtigste in Kürze

HRM-Software, auch Personalmanagement-System oder HRMS genannt, verwaltet zentrale HR-Funktionen, -Daten und -Reporting.
HRM unterscheidet sich von HRIS, dessen Kernaufgabe die Organisation und Speicherung von Mitarbeiterdatensätzen ist, und von HCM, das sich mit allgemeineren Strategien wie Personalplanung und Talententwicklung befasst.
Mit HRM können Unternehmen tägliche Aufgaben automatisieren, z. B. in Bezug auf Entgeltabrechnung, Zeit- und Anwesenheit, Onboarding, Mitarbeiterdatensätze und Genehmigungen.
Zeiterfassung, Management von Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen, Compliance-Tools und zuverlässiges Reporting sind gängige Features von HRM-Systemen.
Mit der Investition in eine HR-Technologie-Plattform wie Workday steigern Sie die Prozessgenauigkeit, verbessern die Compliance und unterstützen das Unternehmenswachstum – sei es bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder der Anpassung an neue Vorschriften.

IDC hat herausgefunden, dass Kunden von Workday HR- und Finanzdatenberichte um 51 % schneller ausführen und eine um 44 % höhere Datenqualität verzeichnen. Das Ergebnis sind schnellere Entscheidungen und bessere Transparenz für Führungskräfte.

HRM- vs. HRIS- vs. HCM-Systeme

Die ähnlich klingenden Bezeichnungen vieler HR-Systeme können Sie bei der Suche nach der besten Lösung für Ihr Unternehmen verwirren. HRIS, HRM und HCM zählen alle zur übergreifenden HR-Software-Familie, erfüllen jedoch jeweils eine andere Rolle im Personalwesen.

HRIS konzentriert sich gezielt auf Mitarbeiterdaten, während HCM die umfassendste und strategisch ausgefeilteste Lösung bietet. HRM vereint beides für wachstumsstarke Unternehmen.

HRM vs. HRIS

Der Hauptunterschied zwischen HRM und HRIS liegt im Funktionsumfang. Ein HRIS-System zur Speicherung, Organisation und Verarbeitung von Mitarbeiterdatensätzen bietet vor allem kleineren Unternehmen Vorteile. Zum Umfang eines HRM-Systems gehören außerdem Tools für das Management von Personal und Prozessen während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – ideal für Unternehmen, die mehr als ein einfaches Mitarbeiterdatenmanagement benötigen.

Wesentlicher Zweck

HRM

Umfassendere Kontrolle der Belegschaft

HRIS

Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten

Funktionen

HRM

Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen, Zeitplanung, Performance-Tracking

HRIS

Mitarbeiterdatensätze, Tätigkeitshistorie, Compliance-Dokumente

Automatisierung

HRM

Automatisiert Entgeltabrechnung, Abwesenheit und Genehmigungen

HRIS

Automatisiert Dateneingabe und Aktualisierung von Datensätzen

Analysen

HRM

Bietet operatives und Compliance-Reporting

HRIS

Beschränkt auf grundlegende Kennzahlen wie Headcount und demografische Daten

Anwenderfokus

HRM

HR-Mitarbeiter und -Manager für tägliche Aufgaben im Personalwesen

HRIS

Hauptsächlich HR-Mitarbeiter zur Verwaltung von Mitarbeiterdatensätzen

Skalierbarkeit

HRM

Wächst mit Unternehmensgröße und Komplexität

HRIS

Ideal für Verarbeitung zuverlässiger Daten jeder Größe – Funktionsumfang könnte für größere Unternehmen nicht ausreichend sein

HRM vs HCM

Der entscheidende Unterschied zwischen HRM und HCM ist strategischer Natur. Mit HRM-Systemen lassen sich HR-Kernaufgaben und das Personalmanagement abwickeln. HCM ist komplexer und verknüpft HR mit der Unternehmensstrategie – mittels Lösungen für Talentakquise, Nachfolgeplanung und Mitarbeiterentwicklung. Workday ist ein Beispiel für eine HCM-Lösung.

Wesentlicher Zweck

HRM

Administrative HR-Aufgaben

HCM

Strategisches Personalmanagement und strategische Personalplanung

Funktionen

HRM

Entgeltabrechnung, Zeiterfassung, Zusatzleistungen, Compliance

HCM

Wie HRM, aber mit Talentmanagement, Learning und Nachfolgeplanung

Schwerpunktbereich

HRM

Tägliche Abläufe

HCM

Langfristige Personalstrategie

Analysen

HRM

Compliance- und Prozess-Tracking

HCM

Prädiktive Einblicke für Personaltrends

Mehrwert

HRM

Effizienz und Reduzierung manueller Aufgaben

HCM

Ausrichtung der Personalstrategie auf die Unternehmensziele

Skalierbarkeit

HRM

Ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen

HCM

Für Großunternehmen, auf Wachstum und Komplexität ausgelegt

Was sind die Kernfunktionen eines HRM-Systems?

Ein effizientes HRM-Setup bietet Lösungen für Entgeltabrechnung, Zeitplanung und Performance, die Routineaufgaben eliminieren, organisatorische Compliance gewährleisten und übersichtliche, aussagekräftige Berichte generieren, um HR-Abläufe zu vereinfachen.

Mitarbeiterdatenmanagement

Ein HRM-System fungiert als Mitarbeiterdatenbanksystem. Alles befindet sich an einem Ort, einschließlich personenbezogener Daten, Tätigkeitshistorie, Verträge und I-9-Formulare. Profitieren Sie von schnellen Updates, Sofortsuchen und optimierten, organisierten Datensätzen. Trotz fehlender Features für ein umfassendes Talentmanagement, wie sie eine HCM-Lösung bietet, kann HRM dennoch Training, Fortschritte und Performance der Mitarbeiter verfolgen, um deren Entwicklung zu unterstützen.

Entgeltabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen

Ein modernes HRM-System basiert auf den Features eines eigenständigen Entgeltabrechnungssystems wie Gehaltskontrolle und die Verwaltung von Zusatzleistungen. Integrationen sorgen dafür, dass bereinigte Daten automatisch in die Buchhaltung fließen – ganz ohne manuellen Aufwand und ohne zusätzliche Plattformen. Die integrierte HR-Automatisierungssoftware synchronisiert Entgeltabrechnung und Zusatzleistungen automatisch, wodurch Fehler reduziert, Genehmigungen beschleunigt und Mitarbeiter in jedem Zyklus korrekt bezahlt werden.

Zeit- und Anwesenheitserfassung

Ein HRM-System protokolliert Arbeitsstunden, Schichten und Urlaubsanträge in Echtzeit. So lassen sich Zeitplanungskonflikte vermeiden und eine angemessene Personalabdeckung sicherstellen. Viele Plattformen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit über mobile Geräte oder Laptops zu erfassen, während das Backend-System Anwesenheitsmuster und Überstunden automatisch aufzeichnet. Alerts und Berichte halten Sie stets auf dem Laufenden, um Arbeitskosten zu kontrollieren und Compliance zu gewährleisten.

Mitarbeiter-Selfservice-Portale

Mit modernen HRM-Systemen können Mitarbeitern ihre eigenen Daten und Anträge per Selfservice-Zugriff managen. HRM-Plattformen bieten allgemeine Features wie Aktualisierung von persönlichen Datensätzen, Prüfung von Zusatzleistungen und Anzeige von Gehaltsabrechnungen. Diese Lösungen minimieren HR-Anfragen, entlasten das Personal zugunsten von Aufgaben mit höherer Wertschöpfung und bieten Mitarbeitern schnelleren Zugang zu den benötigten Informationen.

Compliance- und Reportingtools

Wechseln Sie von einer isolierten HR-Analyseplattform zu einer einheitlichen HRM-Lösung, mit der Sie Berichte zu Entgeltabrechnung, Überstunden, Zusatzleistungen und demografischen Mitarbeiterdaten genau dann erstellen können, wenn Sie diese für rechtliche und Audit-Zwecke benötigen. HRM-Unternehmensplattformen schützen sensible Datensätze durch Verschlüsselung und rollenbasierten Zugriff – für höchste Compliance und sichere Mitarbeiterdaten im Unternehmen.

Warum in ein HRM-System investieren?

Eine Investition in ein HRM-System kann bereits wenige Monate nach der Implementierung Mehrwert generieren. Mit einem vordefinierten Programmumfang gehen Teams in mittelständischen Unternehmen häufig nach nur vier bis sechs Monaten in den Live-Betrieb. Bei großen Unternehmen erfolgt der Rollout in der Regel phasenweise über einen längeren Zeitraum, doch sie realisieren nach jeder Phase schnell einen ROI.

Durch die strategische Implementierung Ihres HRM können Sie signifikante Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen erzielen, u. a. bessere Compliance und eine solide Infrastruktur, die mit Ihrem Unternehmen wächst.

Höhere Effizienz und Automatisierung

Automatisierung und mobiler Selfservice entlasten HR-Teams von manueller Arbeit und fördern damit unternehmensweite Effizienz und Produktivität.

Mit Workday HCM hat Asda das Personalwesen für 140.000 Beschäftigte an über 700 Standorten vereinheitlicht. Führungskräfte profitieren jetzt von aussagekräftigeren Echtzeit-Einblicken, und Informationen zu Urlauben und Trainings werden korrekt auf den Mobilgeräten der Mitarbeitenden angezeigt. So kann sich die HR-Funktion auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren. „Mit dem Go-live haben wir einen lückenlosen End-to-End-Recruiting-Prozess etabliert“, berichtet Loretta Smith, Senior Director for HR Transformation. „Kandidaten durchlaufen das System jetzt nahtlos, was manuelle Arbeit reduziert und die Effizienz in allen Bereichen optimiert.“

Höhere Datengenauigkeit und Compliance

Präzise Daten reduzieren Entgeltabrechnungsfehler und senken das Compliance-Risiko. HRM-Systeme übertragen Daten direkt an Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und Mitarbeiterdatensätze – so reduzieren Sie manuelle Korrekturen und die damit verbundenen Risiken.

Mit der Migration der Entgeltabrechnung zu Workday erzielte Land O'Lakes eine Genauigkeit von über 99,9 %, minimierte Off-Cycle-Korrekturen sowie papierbasierte Prozesse und optimierte gleichzeitig die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

Bessere Mitarbeitererfahrung und höheres Engagement

HRM-Systeme binden Performance-Management-Software ein, damit alle Mitarbeitenden Zugriff auf die richtigen Aufgaben, Apps und Updates erhalten. Sie personalisieren Onboarding und Weiterentwicklung, um das Engagement zu steigern und konsistentere Trainingsergebnisse für Manager und Teams zu erzielen.

Nach der Implementierung von Workday verbesserte Sun Life sein Wissensmanagement und konnte die berufliche Entwicklung gezielter auf jeden Mitarbeiter zuschneiden. Folglich stieg auch das Mitarbeiter-Engagement und die Produktivität im gesamten Unternehmen.

Skalierbare Infrastruktur für wachsende Teams

Isolierte Systeme stoßen bei wachsendem Headcount schnell an ihre Grenzen, während einheitliche Plattformen auf Wachstum ausgelegt sind. Ein integriertes System arbeitet mit einem zentralen Datenmodell, sodass Sie Mitarbeitende und Standorte ohne zusätzlichen Aufwand hinzufügen können.

Mit Workday konsolidierte Opteon 31 Unternehmenszukäufe zu einem einheitlichen Betriebsmodell und vernetzte dabei sämtliche Daten, Technologien und Prozesse zugunsten einer gemeinsamen Ausrichtung der konzernweiten Strategien. „Je besser es uns gelingt, Technologien und Daten zu vernetzen und zu integrieren, desto erfolgreicher werden wir“, sagte James Harkness, Chief Strategy and Finance Officer bei Opteon.

Schon gewusst?

SHRM zufolge nutzten 43 % der Unternehmen im Jahr 2025 KI-gestützte Lösungen wie HRM-Systeme für HR-Aufgaben – von der Vorauswahl von Bewerbern über die Fortschrittsverfolgung bei Learning und Weiterentwicklung bis zur Weiterqualifizierung von Mitarbeitern.

Häufig gestellte Fragen

Auf welche Features sollte ich bei einem HRM-System achten?

HRM-Systeme bieten in der Regel die Funktionen, die für die meisten Unternehmen entscheidend sind, wie Entgeltabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen sowie Zeit- und Anwesenheitserfassung. Compliance- und Reporting-Features sowie sichere Lösungen für das Management von Mitarbeiterdaten sind ebenfalls unverzichtbar. Ein System, das Mitarbeiter-Selfservice-mit mobilem Zugriff bietet, ist zwar nicht in jedem Fall erforderlich, kann aber den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Wie viel kostet die Implementierung eines HR-Managementsystems?

Die Kosten für ein HRM-System hängen in der Regel von der Unternehmensgröße und den individuellen Anforderungen ab. Bei kleineren Unternehmen fällt in der Regel eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter an, größere Unternehmen hingegen zahlen für umfangreichere Funktionen mitunter sechsstellige Jahresbeträge. Zusätzlich zu den Abonnementgebühren sollten Sie ein Zeit- und Kostenbudget für Setup, Training und Datenmigration einkalkulieren.

Welche HR-Software eignet sich am besten für Remote-Teams?

Remote-Teams brauchen Systeme, die überall funktionieren. Daher priorisieren viele auf Remote-Arbeit fokussierte Unternehmen cloudbasierte Softwarelösungen. Mit ihren Laptops oder Mobilgeräten können sich die Mitarbeitenden standortunabhängig anmelden und auf ihre eigenen Konten zugreifen – sei es für Urlaubsanträge, Aktualisierung von Details oder Abrechnungsprüfung von zu Hause oder unterwegs.

Was sind die Vorteile automatisierter HR-Prozesse?

Die Automatisierung kann praktisch jede Aufgabe für HR-Teams erleichtern. Automatisierte Tools beschleunigen Routineaufgaben wie Entgeltabrechnung und Urlaubsgenehmigungen – das entlastet die Personalabteilung. Außerdem werden so korrekte Entgeltzahlungen und schnelle Antworten an die Mitarbeiter gewährleistet. Unternehmen können die durch automatisierte Lösungen eingesparte Zeit in die Strategieentwicklung reinvestieren und damit das Wachstum unterstützen.

Was ist der Unterschied zwischen HRM, HRIS und HCM?

HRM, HRIS und HCM unterscheiden sich jeweils durch ihren Funktionsumfang. Dieser ist bei HRIS am geringsten und konzentriert sich vor allem auf Speicherung und Organisation von Mitarbeiterdaten. HRM bietet die Features eines HRIS, bietet aber zusätzlich Prozesse wie Entgeltabrechnung, Zeitplanung und grundlegende Talentmanagement-Funktionen. HCM erweitert den Umfang von HRIS und HRM um strategiefokussierte Features wie Learning und Weiterentwicklung sowie Personalplanung.

Welche Compliance-Funktionen sind in HR-Systemen unverzichtbar?

Die besten HR-Systeme bieten sichere Speicherlösungen, Audit-Protokolle und zuverlässiges Reporting, um Vorschriften und Audits zu entsprechen. Systeme sollten zudem automatisch kritische Aspekte wie auslaufende Zertifikate oder zu viele Überstunden erkennen und anzeigen, damit Probleme rechtzeitig erkannt werden. Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, empfiehlt sich ein HR-System, das seine Prozesse mit wechselnden Arbeits- und Steuergesetzen synchronisiert.