Was ist ein HRIS? Wie sich IT und HR gemeinsam weiterentwickeln
Unternehmen, in denen HR und IT Hand in Hand arbeiten, sind heutzutage erfolgreicher denn je. Ein Personalinformationssystem oder HRIS (Human Resources Information System) ist die perfekte Lösung, um diese Abteilungen aufeinander abzustimmen.
In der modernen Arbeitswelt sind Daten alles. Unabhängig davon, ob Ihr Schwerpunkt auf Human Capital Management, Performance oder Mitarbeiter-Experience liegt: Daten sind zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. Aus diesem Grund wird es für Unternehmen immer wichtiger, das richtige HRIS zu suchen.
Laut dieser von Human Resource Executive durchgeführten Befragung unter 500 HR-Experten halten 44 % der Befragten ihr HRIS für die wichtigste von ihnen eingesetzte Personal-/HR-Technologie. Dies übertrifft sogar HR-Kerntechnologien wie Entgeltabrechnung, Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle (42 %). Doch was genau ist ein HRIS und warum haben HR-Lösungen für Unternehmen aktuell einen so hohen Stellenwert?
Was ist ein Personalinformationssystem?
Ein Personalinformationssystem dient in erster Linie als zentrale Datenbank für verschiedene HR-Verwaltungsaufgaben, darunter Abwesenheitsmanagement, Verwaltung von Zusatzleistungen und Vergütungsmanagement. Ein HRIS vereint verschiedene HR-Funktionen in einer einheitlichen Lösung, um die nahtlose Erfassung und den Austausch von Daten zwischen Abteilungen zu ermöglichen.
Gelegentlich wird ein HRIS auch als „HRIS-System“ bezeichnet. Ähnlich wie die Bezeichnung „ATM machine“ für Geldautomat (die Abkürzung ATM steht für „automated teller machine“) ist auch die Bezeichnung „HRIS-Systeme“ redundant. Dennoch hilft diese Formulierung, die Bedeutung des Akronyms zu klären, insbesondere wenn es sich auf mehr als ein HRIS bezieht.
Was sind Beispiele für ein HRIS?
Die Entscheidung, welches HRIS für Ihre Organisation das richtige ist, kann sich als kompliziert erweisen. Tatsächlich ergab der „Software Path 2022 HRIS Report“, dass Unternehmen im Durchschnitt bis zu 15 Wochen mit der Auswahl eines HRIS verbringen. Selbst bei guter Kommunikation am Arbeitsplatz kann es schwierig sein, wichtige Softwareentscheidungen präzise und effizient zu treffen.
Es ist wichtig zu wissen, welche geschäftliche Anforderungen Ihr HRIS erfüllen soll. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass Ihre HR- und IT-Teams bei dieser Entscheidung zusammenarbeiten. Hier sind einige Beispiele für die Funktionen, die ein HRIS erfüllen kann.
Operatives HRIS: Ein operatives HRIS sammelt grundlegende Personaldaten, wie etwa demografische Daten der Mitarbeiter, Bewertungskennzahlen und Angaben zur Stelle. Es reduziert den Zeitaufwand für HR-Routineaufgaben und unterstützt Manager zugleich, Teammitglieder mit größerer Zuversicht einzustellen, zu bewerten und zu befördern.
Strategisches HRIS: Ein strategisches HRIS bietet in erster Linie eine Übersicht über die Belegschaft, um die Personalplanung und strategische Ausrichtung gezielt zu fördern. Hierzu gehören Daten wie etwa die verfügbare Belegschaft und deren Fähigkeiten sowie die Option, diese Personalinformationen mit den langfristigen Unternehmenszielen zu vergleichen und zu analysieren, sodass Unternehmen zuversichtlich expandieren oder sich neu ausrichten können.
Taktisches HRIS: Ein taktisches HRIS informiert Entscheidungsträger darüber, wie sie Ressourcen und Budget am effektivsten zuweisen. Durch den Vergleich von Daten der Konkurrenz, bestehenden Vergütungsplänen und lokalen gesetzlichen Anforderungen können Personalmanager leichter Entscheidungen auf Makroebene treffen.
Umfassendes HRIS: Während jedes der oben genannten HRIS einen bestimmten Schwerpunkt hat, optimiert ein umfassendes HRIS diese Funktionen in einer einzigen Lösung. Eine All-in-One-HRIS-Plattform wird von Unternehmen bevorzugt, bei denen die finanziellen Kosten durch die Zeitersparnis gerechtfertigt sind.
Ein HRIS vereint verschiedene HR-Funktionen in einer einheitlichen Lösung, um die Erfassung und den Austausch von Daten zwischen Abteilungen zu erleichtern.
Was ist der Unterschied zwischen HRIS, HCMS und HRMS?
Laut dem E-Book The State of SaaS Sprawl von Productiv verwendet ein durchschnittliches Unternehmen heute 254 SaaS-Anwendungen, bei großen Unternehmen steigt diese Zahl auf 364. Mit einem fundierten Verständnis der Unterschiede zwischen den verschiedenen HR-Lösungen kann Ihr Unternehmen effektiv Zeit und Kosten einsparen. Zudem kann es dazu beitragen, sicherzustellen, dass sich die Funktionen Ihrer vorhandenen Lösungen nicht überschneiden.
Da sich die Begriffe „HRIS“, „Personalmanagementsystem“ (HRMS) und „Personalmanagementlösung“ (HCMS) alle auf HR- Software beziehen, werden sie häufig synonym verwendet. HCMS kann sich auch allgemeiner auf die Kategorie HR-Technologie beziehen. Allerdings unterscheiden sich die Funktionen der einzelnen HR-Systeme:
HRIS: Ein HRIS sammelt und speichert Mitarbeiterdaten. Es werden demografische Daten der Mitarbeiter und Informationen über Job-Status, Kontaktinformationen, Vergütung und andere Bereiche zusammengestellt.
HRMS: Ein HRMS ergänzt die Daten eines HRIS mit Lösungen, die eine umfangreichere Palette an Software und Dienstprogrammen bieten. Der Begriff entstand im frühen 21. Jahrhundert und bezeichnete HR-Software zur Unterstützung der Entgeltabrechnung, der Bewerberverfolgung, der Zusatzleistungen und des Talentmanagements.
HCMS: Ein HCMS umfasst die Funktionalität eines HRIS und HRMS. Gleichzeitig unterstützt es ein breiteres Spektrum an HR- Funktionen, einschließlich Mitarbeiter-Experience und -analyse. HCM bezieht sich im Allgemeinen größtenteils auf HR-Suites, die mit Cloud Computing im Kern entwickelt wurden, um die Anpassungsfähigkeit sicherzustellen.
Trotz der oben beschriebenen Unterscheidungen werden die Begriffe „HRIS“, „HRMS“ und „HCMS“ immer noch uneinheitlich verwendet, was die Bewertung von HR-Lösungen erschweren kann. Bei Workday verwenden wir den Begriff „HCM“, um unsere HR-Suite zu beschreiben, die Human Resource Management, Mitarbeiter-Experience, Personalmanagement und weitere Komponenten umfasst.
Die sechs Komponenten von HR-Informationssystemen
Das Whitepaper „HR Systems Survey 2022–2023“ der Sapient Insights Group ergab, dass Unternehmen mit einer HR-System-Strategie um 12 % bessere Geschäftsergebnisse erzielten als Unternehmen ohne eine solche Strategie. Ein wesentlicher Teil dieser Systemstrategie besteht darin, jede Lösung zu verstehen, die Ihre HR und IT-Teams verwenden. Hier sind die sechs Komponenten, die in jeder HRIS-Plattform enthalten sein sollten.
1. Datenbankmanagement
Eine HRIS-Software fungiert in erster Linie als zentrale Datenbank für Mitarbeiterdaten. Das von Ihnen gewählte HRIS sollte Ihrem Team die Eingabe, das Management und die Weitergabe von Personaldaten erleichtern. Ebenso sollte ein robustes HRIS es HR-Experten ermöglichen, schnell Analysen durchzuführen, um geschäftskritische Entscheidungen zu treffen.
Es ist jedoch ein Fehler, Ihr HRIS als Tresor zu betrachten, auf den nur HR- und IT-Spezialisten zugreifen können. Der Zugriff auf die eigenen Daten sollte für Mitarbeiter genauso einfach sein wie für Ihre HR-Experten. Indem Sie Mitarbeitern Zugriff auf Ihr HRIS gewähren, erhöhen Sie nicht nur Ihre Handlungsfreiheit, sondern stärken auch das Vertrauen und verringern das Burnout-Risiko.
2. Zeitplanung und Arbeitsoptimierung
Bei jeder Initiative zur Arbeitsoptimierung sollte zunächst die wertvollste Ressource eines Unternehmens berücksichtigt werden: die Zeit der Mitarbeiter. Um die Produktivität zu steigern, müssen Sie zuerst ermitteln, an welchen Projekten Ihre Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt arbeiten. Eine intuitive Software für Zeitplanung und -erfassung, die direkt an Ihr HRIS angebunden ist, sorgt für eine genaue Zeitdokumentation und ein effizientes Ressourcenmanagement.
Ein HRIS erleichtert Managern zudem die Überwachung der Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen. Da Personalmanagementlösungen direkt mit anderen HR-Funktionen wie der Entgeltabrechnung verbunden sind, werden die Aktionen der Manager automatisch in andere Datenbanken übertragen. So schlagen sich Urlaubsanträge beispielsweise unmittelbar im Entgelt der Mitarbeiter nieder.
3. Entgeltabrechnung und Personalmanagement
Entgeltabrechnung und Personalmanagement zählten schon immer zu den zeitintensivsten Aufgaben einer HR-Abteilung. Ein HRIS reduziert jedoch den Zeitaufwand für das Management der Mitarbeitervergütung erheblich, indem es HR-Prozesse automatisiert und Änderungen, die durch Anpassungen der Gehälter oder Steuergesetze bedingt sind, automatisch berücksichtigt.
Intelligente Entgeltabrechnungssoftware liefert zusätzlich Analysen und Erkenntnisse, die andernfalls unentdeckt blieben. Unternehmen können die Auswirkungen von Vergütungsänderungen ermitteln und dabei sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die allgemeine Marktlage berücksichtigen. Im aktuellen, dynamischen Geschäftsumfeld ist es von entscheidender Bedeutung, die Ergebnisse finanzieller Entscheidungen vorherzusagen.
4. Gewinnen und Binden von Mitarbeitern
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist das Talentmanagement. Einer aktuellen Studie von Workday zufolge besteht bei 27 % der Mitarbeiter das Risiko, dass sie ihren Arbeitsplatz kündigen. Um diesen Prozentsatz zu reduzieren, benötigen Unternehmen zwingend die passenden Lösungen für Talentakquise und Mitarbeiterbindung.
Ein HRIS erleichtert die Einstellung von Mitarbeitern, indem es Unternehmen ermöglicht, den Überblick über die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Rollen zu behalten. Zudem optimiert es den Onboarding-Prozess durch konsistente Weiterbildungsmöglichkeiten auf sämtlichen Ebenen, die dennoch flexibel auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter zugeschnitten werden können.
5. Bedienoberfläche für Mitarbeiter
Wenn wir über die Zukunft der HR-Abteilung sprechen, geht es oft um Selfservice-Lösungen für Manager und Mitarbeiter. Der Vorteil eines HRIS besteht darin, dass es HR-Anfragen auf einer Plattform zusammenführt. Mitarbeiter haben Zugriff auf eine einheitliche Lösung, um Informationen zu ihrer Rolle einzusehen, grundlegende Zeit- und Aufwandserfassung zu erledigen und ihre persönlichen Daten zu aktualisieren. Das macht ein HRIS zu einem wesentlichen Bestandteil der modernen HR-Servicebereitstellung.
Bei der Überlegung, welches HR-Tool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche bewerten. Mitarbeiter erwarten zunehmend, dass die Technologie am Arbeitsplatz genauso fortschrittlich ist wie ihre persönlichen Smart-Geräte. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche für Ihre HR-Informationslösung können Sie das Mitarbeiter-Engagement schnell steigern.
6. Zusatzleistungsmanagement
Zu den dramatischsten Veränderungen in der Mitarbeiter-Experience des letzten Jahrzehnts zählen die Mitarbeitererwartungen, insbesondere im Hinblick auf die Zusatzleistungen. Früher verhandelten Mitarbeiter lediglich über das Entgelt und den bezahlten Urlaub, heute sind jedoch deutlich mehr Optionen im Gespräch. Die Zusatzleistungen können von Snacks über Freiwilligentage bis hin zu privater Gesundheitsvorsorge reichen.
Mit einem HRIS erhalten Sie vollständige Transparenz über alle diese Vorteile, einschließlich der Informationen darüber, welche Mitarbeiter sich dafür entschieden haben. Auch das HRIS selbst kann für die Mitarbeiter einen Mehrwert darstellen. Ein Mitarbeiter sollte sein Vergütungspaket genauso einfach einsehen können wie er seine Urlaubsanträge stellt.
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen besteht im Talentmanagement. Einer aktuellen Studie von Workday zufolge besteht bei 27 % der Mitarbeiter das Risiko, dass sie ihren Arbeitsplatz kündigen.
Wie sieht die Zukunft von HR-Informationssystemen aus?
Für einen Blick in die Zukunft von HRIS ist ein Framework für die Zusammenarbeit entscheidend. Unternehmen, die Software an die IT- oder HR-Datensilos anpassen, werden Schwierigkeiten haben, die Zustimmung der Führungsetage zu gewinnen. Schlimmer noch: Es fehlt ihnen an einer schlüssigen, langfristigen Strategie für ihre HR-Systeme und -Lösungen.
Da Unternehmen von HR-Führungskräften erwarten, dass sie sich aktiv an Personalentscheidungen beteiligen, werden die Aufgaben der HR zunehmend strategischer. Dennoch verzeichnete das Whitepaper „HR Systems Survey 2022–2023“ der Sapient Insights Group einen Rückgang von 33 % bei der Anzahl der Befragten mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung im HR-Technologiebereich. Entscheidend ist, weitere Fluktuationen, insbesondere bei erfahrenen Mitarbeitern, zu vermeiden.
Damit Unternehmen erfolgreich sind, müssen sie in ihre Mitarbeiter investieren. Ihr HRIS muss in der Lage sein, Echtzeit-Daten und -Analysen bereitzustellen, um Geschäftsentscheidungen zu unterstützen. Doch ohne die richtigen Strategen sind diese Analysen wertlos. Nur wenn Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Autonomie gewähren, können Sie das volle Potenzial Ihrer HR-Lösungen wirklich ausschöpfen.