Ein HR-System verstehen
Ein HR-System verwaltet Personal, Prozesse und Daten auf einer zentralen Plattform. Es kann bei der Einstellung von Mitarbeitern unterstützen, Abwesenheit erfassen, die Entgeltabrechnung abwickeln und Führungskräften echte Einblicke in ihre Belegschaft geben. Dieser Leitfaden erklärt, was ein HR-System ist, wie es funktioniert und wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.
HR-System: Die intelligente Art, Ihr Personalmanagement zu optimieren
Das Personalmanagement kann kompliziert werden, wenn Sie schnell neue Mitarbeiter einstellen und Ihr Team über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt ist. Das Management einer wachsenden Zahl von freiberuflichen Mitarbeitern und Auftragnehmern bringt eine Komplexität mit sich, die sich manuell kaum bewältigen lässt. Diese Herausforderungen verschärfen sich, wenn das Team, das Urlaub, Entgeltabrechnung und Mitarbeiterzusatzleistungen verwaltet, auf manuelle Prozesse oder veraltete Daten und Lösungen angewiesen ist. Manuelle Prozesse werden unzuverlässig, wenn die Belegschaft wächst.
Ein HR-System vereint alle diese Komponenten an einem Ort. HR-Systeme bieten einen zentralen Überblick über Personaldaten und Lösungen zur Unterstützung der HR-Abläufe. So gewinnen Unternehmen mehr Kontrolle über ihre HR-Prozesse und sparen Zeit durch Automatisierung.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein HR-System hilft Unternehmen, Einstellung, Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und Performance von Mitarbeitern zentral zu managen – das reduziert manuelle Aufgaben und steigert die Effizienz.
- Als Unternehmen in den 2000er-Jahren komplexer wurden, entwickelten sich HR-Systeme von papierbasierten Lösungen zu flexiblen, cloudbasierten Plattformen.
- Verschiedene HR-Systeme wie HRIS, HCM und HRMS bieten unterschiedliche Funktionsumfänge – je nach Teamgröße und Zielen.
- Moderne HR-Plattformen sind auf Skalierbarkeit, Automatisierung und Integration ausgelegt – sicher und zuverlässig.
- Erfolgreiche Implementierung erfordert sorgfältige Planung, saubere Daten, Teamweiterbildung und funktionsübergreifende Zusammenarbeit von Anfang an.
- Workday Human Capital Management (HCM) unterstützt intelligentes Personalmanagement mit Echtzeitdaten, anpassbaren Workflows und Lösungen, die mit Ihrem Team wachsen.
„Ihre Mitarbeitenden sind Ihr wichtigstes Asset – doch veraltete Systeme stehen ihnen im Weg. Es ist, als würden sie mit angezogener Handbremse arbeiten.“
–Melinda Rogers, Chief Information Officer, Department of Justice
Was ist ein HR-System?
Ein HR-System ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiterdaten, Prozesse und Performance zu managen. Es ist eine zentrale Plattform, die Spreadsheets und manuellen Papierkram ersetzt – alle HR-Apps und -Prozesse in einer Lösung. Mit einem HR-System profitieren Führungskräfte von besseren Daten, weniger Verzögerungen und mehr Zeit für die Lösung echter Probleme im Team.
Ein leistungsstarkes HR-Managementsystem unterstützt Sie bei allen zentralen HR-Aufgaben:
- Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter
- Erfassung von Arbeitszeit, Anwesenheit und Urlaub
- Management von Entgeltabrechnung und Mitarbeiterzusatzleistungen
- Bewertung von Performance und Entwicklung
Es gibt drei Haupttypen von HR-Software, die je nach geschäftlichen Anforderungen unterschiedliche Unterstützung bieten.
Personalinformationssystem
Ein Personalinformationssystem (Human Resource Information System, HRIS) ist eine Software, in der Mitarbeiterdaten gespeichert und grundlegende HR-Aufgaben erledigt werden. Diese Systeme umfassen Software-Unterkategorien mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang. Einige HRIS-Plattformen sind beispielsweise operativ ausgerichtet und übernehmen Kernfunktionen wie Zeiterfassung und einfache Aufzeichnungen. Andere sind umfassender und kombinieren diese Grundfunktionen mit zusätzlichen Lösungen wie Analysen, Compliance-Tracking und Workflows für eine ganzheitliche HR-Planung.
Humankapitalmanagement
Humankapitalmanagement (Human Capital Management, HCM)-Systeme verbinden HR-Kernfunktionen mit Talentstrategie. Neben den Grundfunktionen unterstützen sie bei Personalplanung, Learning und Entwicklung, Nachfolgeplanung und weiteren Lösungen für nachhaltiges Wachstum. Diese Plattformen richten sich an Unternehmen, die ihre Personalstrategie mit den Unternehmenszielen verknüpfen.
Personalmanagementsystem
Ein Personalmanagementsystem (Human Resource Management System, HRMS) wird oft synonym mit HRIS oder HCM verwendet; es vereint administrative sowie strategische Funktionen. Es vereint zahlreiche Funktionen – von der Entgeltverarbeitung bis zu erweiterten Analysen – in einem Paket. Einige Anbieter verwenden „HRMS“ als Sammelbegriff – prüfen Sie daher genau, was enthalten ist.
Die Entwicklung von HR-Systemen
Moderne HR-Systeme haben sich von manuellen Erfassungsmethoden zu cloudbasierten Plattformen entwickelt, die Aufgaben rund um die Belegschaft automatisieren.
Mit dem Aufstieg digitaler HR-Systeme können Teams jederzeit und überall auf Mitarbeiterdaten zugreifen und grundlegende Prozesse anstoßen. Lösungen wie Workday sparen Zeit bei Aufgaben wie Entgeltverarbeitung, Personalentwicklung, Zeiterfassung und Management von Mitarbeiterzusatzleistungen – und steigern gleichzeitig deren Genauigkeit.
Von manuellen Prozessen zu modernen Plattformen
Manuelle HR-Prozesse funktionieren in kleinen Teams – sie sind jedoch kaum skalierbar. Mit der Expansion eines Unternehmens wird auch die Komplexität des Personalmanagements immer größer. Papierformulare, Spreadsheets und isolierte Systeme bremsen selbst die effizientesten HR-Teams aus – Fehler und Verzögerungen sind vorprogrammiert. Moderne HR-Systeme dagegen arbeiten schnell und präzise – und liefern Führungskräften Lösungen, um auf Echtzeitdaten zu reagieren.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen manuellen HR-Prozessen und moderner Software für HR-Systeme:
Automatisierung
Manuell
Erfordert repetitive Dateneingaben und regelmäßige manuelle Kontrolle
Modern
Automatisiert Aufgaben wie Entgeltabrechnung, Onboarding und Zeiterfassung
Integration
Manuell
Lösungen sind in der Regel isoliert oder begrenzt
Modern
Vereint Daten und Prozesse auf einer Plattform
Skalierbarkeit
Manuell
Lässt sich mit wachsenden Teams immer schwerer managen
Modern
Konzipiert, um Unternehmen bei ihrem Wachstum über verschiedene Rollen und Regionen hinweg zu begleiten
Datengenauigkeit
Manuell
Anfällig für Tippfehler und doppelte Arbeit
Modern
Reduziert Fehler durch Validierung, Workflows und zentralisierte Daten
Compliance
Manuell
Risiko mangelnder Abstimmung bei sich ändernden Arbeitsgesetzen oder Reporting-Standards
Modern
Integrierte Compliance-Lösungen und automatische Updates zur Minimierung von Risiken
Reporting und Einblicke
Manuell
Eingeschränkte Transparenz und zeitaufwendiges Reporting
Modern
Echtzeit-Dashboards und anpassbare Berichte ermöglichen schnellere Entscheidungen
Mitarbeiter-Experience
Manuell
Häufig lange Wartezeiten und begrenzter Selfservice
Modern
Selfservice-Funktionen und mobiler Zugriff steigern Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz
Sicherheit
Manuell
Physische Dateien erhöhen das Risiko von Datenverlust und Sicherheitslücken
Modern
Sicherheit und Zugriffskontrollen auf Unternehmensniveau schützen sensible Daten
Schon gewusst?
KI spielt eine entscheidende Rolle in modernen HR-Systemen. Sie vereinfacht die Sichtung von Lebensläufen, prognostiziert Mitarbeiter-Fluktuation, personalisiert Learning-Pfade, automatisiert Routineaufgaben wie Urlaubsfreigaben und erkennt Belegschaftstrends durch Echtzeit-Analysen.
Die Vorteile moderner HR-Systeme
Je größer das Team und je höher die Compliance-Anforderungen, desto schwieriger wird es, das Personalwesen ohne die richtigen Systeme reibungslos zu managen. Ein modernes HR-Managementsystem schafft Ordnung – indem es Ihre Daten durchgängig vernetzt. Das bietet Ihnen ein leistungsstarkes HR-System wie Workday.
Bessere Entscheidungen dank Echtzeitdaten
Moderne HR-Systeme bündeln Mitarbeiterdaten und halten sie aktuell. Das hilft Führungskräften, zeitnah datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Sie sehen auf einen Blick offene Stellen, Teamkapazitäten, Fluktuationstrends oder künftige Kompetenzlücken – und können so frühzeitig handeln, Ressourcen zuweisen, Prioritäten anpassen und vorausschauend planen.
Telstra nutzt das einheitliche HR-System von Workday, um auf Basis von Mitarbeiterdaten die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben einzusetzen. „In unserem Workday Adaptive Planning System sind über 20.000 Kompetenzen erfasst“, erklärt Darren Fewster, Transformation, Communications & People Executive bei Telstra. „Jedes Quartal hilft uns das Tool, den Mitarbeitern neue Prioritäten und Aufgaben zuzuweisen, entsprechend ihren Kompetenzen und Qualifikationen sowie der Anforderungen des Unternehmens. Wenn ich als Führungskraft die Fähigkeiten der Mitarbeiter in meinem Team und in anderen Unternehmensbereichen kenne, kann ich gewährleisten, dass ich die geeigneten Mitarbeiter mit den passenden Kompetenzen in den richtigen Schwerpunktbereichen einsetze.“
Schnelleres, reibungsloses Onboarding
Moderne HR-Systeme automatisieren Onboarding-Aufgaben und passen sie nach Rolle an. Neue Mitarbeitende erhalten dadurch bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Systemzugriff, Informationen zu Mitarbeiterzusatzleistungen und Weiterbildungsmodule – alles auf einem Dashboard. Dies spart der HR-Abteilung Zeit und gibt neuen Mitarbeitern von Anfang an Sicherheit.
Ein Beispiel: Advocate Health Staffing konnte die Besetzungsdauer von 9 auf unter 5 Tage verkürzen – dank eines schlankeren, automatisierten und effizienteren Einstellungs- und Onboarding-Prozesses mit Workday.
Stärkere Compliance und besseres Risikomanagement
Moderne HR-Systeme halten Sie mit integrierten Compliance-Lösungen und Warnmeldungen immer auf dem aktuellen Stand der Vorschriften. Wenn zum Beispiel ein Bundesstaat seine Krankenstandsregelungen ändert, erkennt das System automatisch die betroffenen Mitarbeiter, passt Urlaubssalden an und wendet neue Regeln an.
DATEV nutzt die HR-Plattform von Workday, um deutschen HR-Anforderungen gerecht zu werden – insbesondere bei Mitarbeiterurlaub. DATEV bündelt alle Mitarbeiterdaten auf der Plattform und vereinfacht so die Urlaubsabrechnung – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden, die ihre Urlaubsübersichten über Selfservice-Lösungen einsehen können.
Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Mitarbeiter erwarten von der HR-Abteilung die gleiche nahtlose Benutzerfreundlichkeit wie von ihren im Alltag verwendeten Apps. Ein modernes HR-System ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Daten selbst zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen, Gehaltsabrechnungen einzusehen oder Zusatzleistungen zu buchen. Dadurch entfällt das mühsame Warten auf E-Mail-Antworten oder Papierkram.
Mit den HR-Lösungen von Workday konnte Tulsa County die Entgeltverarbeitungsdauer um 50 % beschleunigen: Mitarbeiter können jetzt ihre Daten wie Gehaltsabzüge und Urlaubsübersichten eigenständig aktualisieren, ganz ohne HR-Kontrolle.
Schwachstellen von HR-Systemen erkennen und Herausforderungen meistern
Moderne Software optimal zu nutzen, erfordert Zeit, Planung und die Bereitschaft zur Veränderung. Solche Systeme lösen zwar viele HR-Probleme, werfen aber neue Fragen zu Kosten, Datenschutz und Änderungsmanagement auf. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich diese Herausforderungen oft entschärfen oder ganz vermeiden.
Vorlaufkosten und Ressourcenbedarf
Moderne HR-Systeme erfordern erheblichen Zeit- und Kostenaufwand für Implementierung und Einarbeitung.
Die Anfangsinvestition zahlt sich jedoch in der Zukunft durch reduzierte Compliance-Risiken und bessere Entscheidungen aus. Um auf Kurs zu bleiben, wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrer Größe und Ihrem Budget passt, und erstellen Sie einen Einführungsplan mit ausreichend Training und Support.
Probleme bei der Datenmigration
Der Wechsel von veralteten Systemen oder manuellen Prozessen zu einer neuen digitalen Plattform birgt stets das Risiko von Datenverlusten oder Fehlern. Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, führen Sie vor dem Wechsel eine gründliche Datenprüfung durch. Bereinigen Sie Ihre Daten und arbeiten Sie eng mit dem Anbieter Ihrer HR-Technologie zusammen, um die Migration korrekt durchzuführen.
Widerstände bei Mitarbeitern oder im Management
Mitarbeiter fühlen sich mit vertrauten Systemen wohl – selbst wenn diese nicht gut funktionieren. Neue Technologien stoßen oft auf Ablehnung bei Teams, die an ihren gewohnten Abläufen festhalten.
Bieten Sie praxisnahe Schulungen an, damit Mitarbeiter das neue System sicher beherrschen. Erklären Sie den Mitarbeitern zum Beispiel, dass sie Urlaub beantragen und Gehaltsabrechnungen herunterladen können – ohne auf die HR-Abteilung warten zu müssen.
Begrenzte Skalierbarkeit
Manche HR-Systeme funktionieren bei 50 Mitarbeitern einwandfrei, stoßen jedoch bei 500 an ihre Grenzen. Je größer oder komplexer Ihr Team wird, desto wichtiger werden Funktionen wie benutzerdefinierte Workflows, globale Compliance-Unterstützung oder aussagekräftige Analysen. Denken Sie bei der Auswahl einer Plattform vorausschauend – möglicherweise müssen Sie heute etwas mehr investieren, um die Funktionen zu erhalten, die Sie in Zukunft brauchen. Achten Sie auf eine flexible Architektur und regelmäßige Updates – und fragen Sie nach, wie andere Unternehmen das System skaliert haben.
Sicherheits- und Datenschutzbedenken
Die HR-Abteilung verwaltet eine Vielzahl sensibler Daten – von der Entgeltabrechnung über Performance-Bewertungen bis hin zu personenbezogenen Daten. Kein Wunder, dass Mitarbeiter zögern, all diese Daten auf einer einzigen Plattform zu speichern. Moderne HR-Systeme wie Workday bieten leistungsstarke Sicherheitsfunktionen – von Verschlüsselung bis zu rollenbasierten Zugriffsrechten – um Daten zu schützen. Wählen Sie ein HR-System mit regelmäßigen Sicherheitsaudits und integrierten Compliance-Lösungen.
Schon gewusst?
Moderne HR-Systeme nutzen Machine Learning, um Burnout-Risiken frühzeitig zu erkennen. Sie verfolgen Muster wie regelmäßige Überstunden, ausgefallene Pausen oder plötzliche Einbrüche bei Engagement-Werten und schlagen Alarm, wenn etwas nicht stimmt – so können Manager rechtzeitig gegensteuern, bevor es zum Burnout kommt.
So implementieren Sie ein HR-System
Die Einführung eines neuen HR-Managementsystems verändert sowohl den Arbeitsalltag als auch strategische Entscheidungen im Team. Die Auswahl der Software ist nur der erste Schritt. Sie müssen auch sicherstellen, dass das neue HR-System nahtlos mit Ihren Prozessen, Daten und Mitarbeitern zusammenspielt. Befolgen Sie diese Schritte für eine erfolgreiche Implementierung.
1. Erfassen Sie Ihre aktuellen HR-Prozesse.
Bevor Sie ein neues System einführen, dokumentieren Sie zunächst Ihre bestehenden Abläufe – von Recruiting und Onboarding bis hin zu Entgeltabrechnung und Performance-Tracking. Das hilft Ihnen, Herausforderungen, überflüssige Schritte und Automatisierungspotenziale zu erkennen. Sprechen Sie mit HR-Mitarbeitern und Abteilungsleitern, um herauszufinden, wo sie Unterstützung brauchen und wo Disruptionen zu erwarten sind. Nutzen Sie diese Erkenntnisse als Leitfaden bei der Wahl eines HR-Systems, das genau diese Probleme löst.
2. Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig ein.
Finanzen, IT, Abteilungsleiter und Rechtsabteilung – sie alle arbeiten mit denselben Daten wie Ihr HR-Team. Holen Sie sich frühzeitig deren Einschätzung zu Integrations- und Compliance-Anforderungen – das ist entscheidend. Noch besser: Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Implementierungsteam zusammen, um das Projekt zu begleiten – von der bedarfsgerechten Konfiguration der Software bis zur Entwicklung eines Trainingsprogramms für die Endanwender.
3. Bereiten Sie Ihre Daten auf.
Prüfen Sie Ihre Daten auf Duplikate, Fehler und fehlende Felder. Vereinheitlichen Sie Namenskonventionen, Tätigkeitsbezeichnungen und Standortdaten. Wenn Sie bisher mit Spreadsheets oder älteren Lösungen gearbeitet haben, planen Sie genug Zeit für die Neuformatierung und Prüfung Ihrer Datensätze ein. Je sauberer Ihre Daten, desto reibungsloser der Start.
4. Richten Sie Workflows und Automatisierungen ein.
Mit einem neuen HR-System müssen Sie Ihre Workflows eventuell anpassen. Passen Sie Ihre Prozesse von Anfang an optimal an Ihr neues System an. Das kann etwa die Automatisierung des Onboardings bedeuten oder die Nutzung von Vorlagen für Performance-Reviews und Compliance-Audits. Auch wenn die Einrichtung Zeit kostet – am Ende spart Ihnen das neue System eine Menge manueller Arbeit.
5. Schulen Sie Ihre Teams und kommunizieren Sie klar.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team das HR-System optimal nutzen kann. Bieten Sie rollenspezifisches Praxistraining – denn die HR-Funktion benötigt andere Erkenntnisse als ein Abteilungsmanager. Halten Sie die Dokumentation griffbereit und nehmen Sie sich Zeit für Fragen. Informieren Sie während des gesamten Rollouts, welche Änderungen anstehen und wie diese die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag unterstützen.
6. Bleiben Sie offen für Feedback.
Nicht alle werden die gleichen Erfahrungen mit dem neuen HR-System machen – aber Sie sollten wissen, wie es in der Praxis funktioniert. Ermöglichen Sie offenes Feedback – per Befragung, in Meetings oder auf einem anderen Weg, der zu Ihrem Unternehmen passt. Verfolgen Sie außerdem die Nutzungsraten, um zu erkennen, wo Teams Schwierigkeiten haben. Nutzen Sie diese Einblicke, um das Training zu optimieren und das System besser auf die Bedürfnisse der Anwender abzustimmen.
HR-Systeme von Workday für ein intelligenteres Personalmanagement
Gutes Personalmanagement erfordert Transparenz, Agilität und Lösungen, die Mitarbeiter in jeder Phase unterstützen. Workday ist ein einheitliches HR-System, das Mitarbeiterdaten, Workflows und Analysen auf einer Plattform vereint. Ob Onboarding neuer Mitarbeiter oder Planung der nächsten Leadership-Generation – Workday ermöglicht schnelles und fundiertes Handeln.
Da es sich um eine einheitliche Lösung handelt, vernetzt Workday HR-Funktionen wie Recruiting, Learning und Performance, die sonst getrennt gemanagt werden – und liefert Echtzeitdaten für bessere Entscheidungen. Dadurch hat Ihr HR-Team mehr Zeit für das, was zählt: die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
Die wichtigsten Funktionen von Workday HCM:
- Vernetzte Personaldaten: Workday verknüpft Mitarbeiterdatensätze, Ziele, Vergütung und Feedback – Führungskräfte erhalten so einen vollständigen Überblick über alle Teammitglieder.
- Echtzeit-Transparenz: Manager und HR-Teams sehen auf einen Blick den aktuellen Headcount und Talentlücken.
- Konfigurierbare Workflows: Benutzerdefinierte Workflows passen Prozesse wie Onboarding, Beförderungen und Performance-Reviews an Ihr Unternehmen an.
- Selfservice für Mitarbeiter: Gehaltsabrechnung einsehen, Daten aktualisieren, Urlaub beantragen – alles ist jederzeit möglich.
- KI-gestützte Einblicke: Workday nutzt Machine Learning, um Trends zu erkennen – etwa sinkendes Mitarbeiter-Engagement oder Risiken bei der Mitarbeiterbindung. So können Sie frühzeitig gegensteuern.
- Skalierbar über Teams und Regionen hinweg: Workday wächst mit – egal ob Sie 100 Mitarbeiter oder 10.000 Mitarbeiter in mehreren Ländern managen.
Ein HR-System einführen
Moderne HR-Systeme entwickeln sich ständig weiter: mit KI-Lösungen, detaillierteren Analysen und mehr Flexibilität für eine Belegschaft im Wandel. Doch selbst das beste System liefert keine Ergebnisse ohne durchdachte Einführung und klares Engagement des Teams. Möchten Sie das Personalwesen strategisch und mitarbeiterorientiert ausrichten? Dann wählen Sie eine Lösung, die Ihre Ziele unterstützt, auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingeht und mit Ihrem Unternehmen wächst.
HR fit für die Zukunft machen