Die deutsche Wirtschaft boomt dank gut ausgebildeter, hochqualifizierter und technisch versierter Arbeitskräfte. Das Land hat das viertgrößte BIP der Welt und ist die drittgrößte Exportnation nach China und den USA. Das deutsche Arbeitsschutzgesetz, das Entgeltabrechnung, Urlaubsanspruch, Sicherheit am Arbeitsplatz und andere Arbeitnehmerrechte regelt, gehört zu den strengsten weltweit.
Wie jedes andere Unternehmen in Deutschland muss auch die DATEV eG gemeinsam mit den Betriebsräten dafür sorgen, dass die geltenden Vorschriften eingehalten werden. Zudem muss der Schutz der Mitarbeiterdaten nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU) gewährleistet werden.
Michael Goller, der als Technical Architect für Workday bei DATEV arbeitet, kennt diese arbeitsrechtlichen Vorschriften gut. Seine Aufgabe besteht zum großen Teil darin, die kontinuierliche Gesetzeskonformität des Unternehmens zu gewährleisten. Außerdem verwaltet er den sicheren, rollenbasierten Zugriff auf HR-Daten. Diese umfassen sowohl persönliche Daten der Mitarbeiter als auch Betriebsdaten, auf deren Grundlage die Geschäftsleitung fundierte organisatorische Entscheidungen treffen kann. Zu seinen Aufgabengebieten zählt auch der Datenschutz.
Zeit für ein Update
Vor dem Wechsel befanden sich die HR-Daten von DATEV in komplexen, 20 Jahre alten Speichersystemen. Um die Daten zu Analyse- und Reportingzwecken mit Informationen aus anderen Systemen zu kombinieren, mussten sie mittels einen komplexen Extraktions-, Transformations- und Ladevorgangs (ETL) an ein Data Warehouse übermittelt werden. „Zur Modernisierung unseres Personaldatensystems haben wir uns für Workday entschieden, um Datenzugriff, -management, -analyse und -reporting funktionsübergreifend zu vereinfachen“, so Goller.
Doch dabei stieß DATEV auf ein massives Problem. „Alles, was historische HR-Daten erforderte, war praktisch unmöglich oder der gesamte Vorgang erwies sich als unvorstellbar mühsam und zeitaufwendig“, erklärt Goller. „Die komplette Historie aus unserer alten GHCM-Software in Workday zu laden, hätte einfach zu lange gedauert.“
Dank Workday Prism Analytics sind unsere historischen Daten inzwischen uneingeschränkt zugänglich und alle relevanten Informationen befinden sich in einer zentralen Lösung. Außerdem haben wir Selfservice-Funktionen für die Anwender in Workday aktiviert.Technical Architect
Ein einfacher Zugriff auf historische HR-Daten war unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterprofile bei DATEV vollständig, korrekt und mit den deutschen Arbeitsschutzbestimmungen vereinbar sind. Angesichts dieser Herausforderung wurde Goller auf Workday Prism Analytics aufmerksam. Die Lösung versprach einen Daten-Hub, mit dem es DATEV möglich wäre, große Mengen an historischen und operativen Daten mit verlässlichen Workday-Daten in einer einheitlichen, sicheren Quelle zusammenzuführen. „Mit der Anbindung von Prism Analytics an unser Workday-Setup konnten wir das zentrale Problem – den Zugriff auf unsere historischen HR-Daten – lösen“, so Goller. „Schließlich haben wir das alte Data Warehouse außer Betrieb genommen und konnten so Zeit und Kosten sparen.“
Weihnachten im Juli
Kurz nach dem Go-live mit Workday war es für Goller an der Zeit, in der neuen Umgebung ein höchst zeitkritisches Projekt in Angriff zu nehmen: die Berechnung des Weihnachtsbonus. „Nach dem Abschluss des Deployments im Frühsommer waren wir gefordert, das Bonusmodell bis Ende Oktober fertigzustellen“, erläutert er. „Dazu waren Daten aus mehreren Quellen einschließlich historischer Daten erforderlich. Auch musste der Bonusbetrag für jeden Mitarbeiter separat berechnet werden. Jegliche Verzögerung hätte in der gesamten Belegschaft für Unmut gesorgt. Doch dank des Daten-Hubs in Workday Prism Analytics konnten wir alle unsere Daten nahtlos in einer zentralen Lösung zusammenführen und unsere Frist einhalten.“
Dies schreibt Goller auch der professionellen Beratung durch eine Workday-Consultant-Fachkraft zu, die seinem Team half, den Einstieg zu bewältigen und Prism Analytics optimal zu konfigurieren. „Wir konnten Fehlstarts vermeiden, die unseren Go-live-Termin gefährdet hätten“, so sein Resümee. „Es gelang uns, alle relevanten Datenelemente nahtlos in unser Modell zu exportieren, zu testen und dann problemlos in unsere Produktionslösung für die Entgeltabrechnung zu überführen.“
Insolvenzversicherung: ein Schritt in Richtung Selfservice
In Deutschland können Mitarbeitende eine berufliche Auszeit von mehreren Jahren nehmen. DATEV erlaubt Sabbaticals von bis zu drei Jahren. In der Zeit vor diesem Sonderurlaub wird eine Rücklage aus dem Gehalt des Mitarbeiters gebildet, die ihm während seiner Abwesenheit ausgezahlt wird. „Dieses Geld muss vom Arbeitgeber versichert werden. Dies kann sich zu einem beträchtlichen bilanziellen Posten summieren, der von den Auditoren ganz genau geprüft wird. So funktioniert das auch bei DATEV“, so Goller. „Jeweils im Dezember müssen wir unserem Versicherer einen Bericht vorlegen, der daraufhin seinen Deckungsbetrag je nach der Gesamtrückstellung, die wir in der Bilanz verbucht haben, anpasst. Außerdem müssen wir jeden Beschäftigten einmal jährlich über die Beträge informieren.“
Durch die Einbindung von Datenberichten, die von Workday Prism Analytics generiert werden, können wir unsere Geschäftsprozesse nun mit wesentlich mehr Informationen anreichern als zuvor.
Technical Architect
Workday Prism Analytics bot Goller ein Daten-Hub, um die bisher isolierten Daten zusammenzuführen. So konnte er den Bericht für die Versicherungsgesellschaft und die Berichte für die einzelnen Mitarbeiter richtlinienkonform im Dezember bereitstellen. „Dazu benötigten wir auch historische Daten aus unserem Altsystem, die per Upload umgehend verfügbar waren“, erklärt er. „Da es sich nun um einen Prism-Bericht handelt und die Verarbeitung hauptsächlich in Workday erfolgt, können die Mitarbeiter ihre eigenen Reports generieren. Unser Selfservice umfasst derzeit den sicheren Zugriff auf Zeitnachweise, Entgeltabrechnungsinformationen und andere persönliche Daten.“
Goller muss die Daten also nicht mehr mühsam konvertieren, um die verschiedenen Berichte zu erstellen. „Ich habe kein besonderes technisches Wissen, daher fällt es mir mit dem Prism Analytics-Daten-Hub jetzt wesentlich leichter, Integrationen in Workday vorzunehmen“, berichtet er. „Man generiert einen Bericht in Workday, exportiert die Daten nach Prism und kombiniert sie dann mit Daten aus dem externen System. Im nächsten Schritt werden die Daten zusammengeführt und integriert – und schon ist der Bericht fertig. Mögliche Fehler lassen sich leicht korrigieren.“
DSGVO gewährleistet Datenschutz und Compliance
Die EU-Bestimmungen der DSGVO sind komplex und ein Verstoß dagegen kann teuer werden. Unternehmen sind unter anderem verpflichtet, die Daten einer Person zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn der Betroffene dies ausdrücklich wünscht. „Mit Prism können wir Zeitpläne für die Archivierung oder Entfernung bestimmter Personaldaten aus unserer Workday-Umgebung festlegen“, so Gollers Fazit. „In Kombination mit den integrierten Sicherheitsfunktionen in Workday hilft uns diese zusätzliche Funktionalität, die Daten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schützen und die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Beides ist für die Unternehmensleitung und die Betriebsräte von DATEV von entscheidender Bedeutung.“