KI-fähige Benutzererfahrung von Workday

Eine traditionelle UX für Unternehmen basiert oft auf statischen Menüs, überladenen Bildschirmen und starrer Navigation – Anwender müssen wissen, wo sie klicken und welche Aufgabe oder welchen Bericht sie öffnen sollen. Eine KI-fähige Benutzererfahrung folgt einem anderen Prinzip: Anwender starten mit einer Frage oder Absicht und überlassen der Lösung einen Großteil der Routineaufgaben. Das heißt, suchbasierte Einstiegspunkte statt mühsamer Menüsuche, aufgeräumte Layouts, die es der KI einfacher machen, das Wesentliche hervorzuheben, sowie Workflows, die auf geführte Navigation ausgelegt sind statt auf bloßes „Durchklicken“. Kurz gesagt: Traditionelle UX zwingt Anwender, sich an die Lösung anzupassen; KI-fähige UX entwickelt die Lösung weiter, damit sie sich an den Anwender anpasst.

KI-Bereitschaft stellt sicher, dass neue intelligente Funktionen – wie beispielsweise Agenten, Empfehlungen oder semantische Suche – in eine einheitliche, verlässliche Erfahrung eingebettet sind und nicht einfach aufgesetzt werden. Eine gut strukturierte, KI-fähige UX macht es leichter, relevante Orientierungshilfen im Kontext einzublenden, Schritte in komplexen Abläufen zu reduzieren und Fragen in Alltagssprache zu beantworten, statt Anwender zu zwingen, Systemjargon zu entschlüsseln. Darüber hinaus schützt sie langfristige Investitionen. KI-Funktionen entwickeln sich weiter und eine KI-fähige Basis ermöglicht es Unternehmen, die Funktionen schrittweise einzuführen – ohne Replatforming, Umschulung sämtlicher Mitarbeitenden oder Umgestaltung zentraler Workflows.

KI-optimierte Suche versteht Absicht und Kontext, statt nur Schlüsselwörter abzugleichen. Statt eine lange Liste von Links und Berichten zurückzugeben, kann sie die Absicht interpretieren (zum Beispiel „Ich werde bald Mutter“ oder „bezahlter Urlaub“) und die relevantesten Aufgaben, Richtlinien und Informationen gebündelt an einem Ort anzeigen. Das erspart Spekulationen, welche Seite die richtige ist, reduziert Klicks und hilft Anwendern, Aufgaben direkt aus der Suche heraus zu erledigen. Für HR-, Finanz- und IT-Teams heißt das also weniger Tickets nach dem Motto „Wie geht das …?“, mehr funktionierender Selfservice und eine reibungslose Benutzererfahrung für Personen, die kein Expertenwissen in Bezug auf die Lösung besitzen.

Suche in natürlicher Sprache ermöglicht es Anwendern, Fragen so einzugeben, wie sie sie einem Kollegen stellen würden – statt exakte Menübegriffe oder Fachbegriffe zu verwenden. In Unternehmenssoftware bedeutet das: Bei Eingabe von „Wie beantrage ich bezahlten Urlaub?“, „Zeig mir meine letzte Gehaltsabrechnung“ oder „Ich wechsele das Büro – an was muss ich denken?“ versteht die Lösung die Absicht hinter der Anfrage. Im Hintergrund interpretieren semantische Modelle die Eingaben, verknüpfen sie mit den richtigen Aufgaben, Daten und Informationen und geben eine klare, spezifische Auswahl an Antworten oder nächsten Schritten zurück – ohne dass Anwender Systemcodes, Berichtsnamen oder Navigationspfade kennen müssen.

Beim Search-first-Design steht eine leistungsstarke, KI-gestützte Suchfunktion im Mittelpunkt – meist direkt auf der Home-Seite. Mitarbeitende können so einfach ihre Fragen eingeben, statt sich durch Menüs, Kacheln oder Lesezeichen zu klicken. Ist die Suche gut sichtbar platziert und nahtlos in Workflows verankert, können Anwender direkt zu Aufgaben springen, Richtlinien oder Hilfeartikel im Kontext suchen und gängige Aktionen von einem zentralen Startpunkt aus erledigen. Das verkürzt die Navigationszeit, senkt die kognitive Belastung und ermöglicht eine Bedienung der Lösung, die eher an die täglich genutzten Verbraucher-Apps erinnert – so verbringen Mitarbeitende weniger Zeit damit, sich zurechtzufinden und können sich stärker auf ihre Aufgaben konzentrieren.