Mit uns einen Schritt voraus: So geht ERP heute

Bei Workday arbeiten Finanz- und IT-Team eng zusammen, um Buchhaltung, Finanzen, Vertrieb und Beschaffung im gesamten globalen Unternehmen effizienter und agiler zu gestalten.

Unterstützung von globalem Hyperwachstum bei gleichzeitiger Kosteneindämmung

Tägliche Motivation der Belegschaft zu neuen Denk- und Arbeitsweisen

Optimierung und Automatisierung komplexer Prozesse

ROI-Steigerung durch kontinuierliche Innovationen in halbjährlichen Releases

Disruptive Ereignisse in den vergangenen Jahren haben dazu geführt, dass schnelle Entscheidungen und präzise Geschäftseinblicke immer wichtiger werden, insbesondere im Finanzbereich. CEOs und Executive Board erwarten von CFOs zunehmend Geschäftsstrategien und digitale Lösungen, die Einblicke in Finanzinformationen und damit die Grundlage für Wachstum und Kostenkontrolle liefern.

Workday ist in weniger als 20 Jahren von zwei Gründern auf mehr als 15.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf fünf Kontinenten angewachsen und weiß daher, wie wichtig präzise Finanzdaten, effiziente Zusammenarbeit, Kosteneindämmung und Agilität sind. Der eigene Einsatz der Workday Enterprise Management Cloud für das Management von Finanzen, HR und Planung begünstigt die rasante Entwicklung des Produkts und das enorme Wachstum des Unternehmens.

CFO-Office: Die Finanzfunktion als Herzstück des Unternehmens

Das Finanzteam von Workday setzt auf kontinuierlichen Wandel und geht konsequent neue und effizientere Wege, um mit reibungslosen Prozessen die ambitionierten Wachstumsziele des Unternehmens zu unterstützen. In einer mit dem Value Management-Team des Unternehmens gemeinsam durchgeführten Studie zur Wertschöpfung hat das Finanzführungsteam die quantitativen und qualitativen Vorteile dieser flexiblen Denkweise und der Workday-Lösung ermittelt. Die Ergebnisse der Studie dienen dem Finanzteam als Benchmark für die Erfolgsmessung bei der Automatisierung, Optimierung und Skalierung von Prozessen. Das Team setzt nahezu 98 % der Funktionen der Workday-Lösung in den folgenden Geschäftsbereichen ein bzw. plant die Implementierung neuer Funktionen im Rahmen halbjährlicher Releases:

  • Buchhaltung

  • Unternehmensfinanzierung

  • Vertrieb und Marketing

  • Beschaffung

  • IT

Unternehmenserfolge:

Von 2013 bis 2020 41 % jährliches Wachstum und zweistelliges jährliches Wachstum während der Pandemie

Jährliche Einsparung bei Allgemeinkosten (G&A) in Höhe von 6,3 Mio. USD

Begrenzung des G&A-Aufwands auf 6 % des Gesamtumsatzes

Integration der Übernahmen von Scout und Peakon innerhalb von drei Wochen

„Wir sind stolz auf unsere effiziente Unternehmensführung, da sie zeigt, wie erfolgreich wir mit unserer Technologie skalieren können.“

Robynne Sisco
Co-President

Buchhaltung, Steuern und Treasury: Reibungslose Finanzprozesse

Traditionelle Prozesse bedeuten langwierige und aufwendige Abschlüsse in den verschiedenen Geschäftseinheiten. Eines der Ziele von Workday ist ein schneller und im Idealfall kontinuierlicher Finanzabschluss, bei dem alle Beteiligten jederzeit in Echtzeit auf die aktuellen Daten zugreifen können. Um diesen Zero-Day Close zu erreichen, hat Workday ein Command Center-Dashboard für das Buchhaltungsteam entwickelt, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umfassende Echtzeit-Einblicke in Betriebskennzahlen, Abschlussprozesse, globale Liquidität und Investitionen verschafft. Damit können die Beschäftigten jederzeit Plan- und Istzahlen vergleichen und Drilldowns zu Transaktionen und Berechnungen durchführen, die Dashboard-Kennzahlen unterstützen. Regelmäßige Befragungen und automatisierte Überwachungsfunktionen lassen zudem frühzeitig Risiken erkennen, sodass die jeweiligen Verantwortlichen potenzielle Probleme proaktiv lösen können.

Während einer Phase mit 820 % Wachstum durch Übernahmen hat das Finanzteam von Workday gemeinsam mit der IT die Treasury-Workflows automatisiert. Außerdem kümmerte sich das Team um die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Bereich Buchhaltung und Steuern. Inzwischen verwalten die Beschäftigten Konsolidierungen in Echtzeit und verarbeiten jeden Monat 5.300 Rechnungen „kontaktlos“, da mit den Workflows automatisch Betriebs- und Finanzdaten importiert und geteilt werden. Workflows für die Rückstellung und Abstimmung der im Rahmen der U.S. Sales and Use Tax (US-Verkaufs- und -Gebrauchssteuer) erhobenen Steuer und ein automatisierter Vortragsbericht sorgen für eine Optimierung der Steuerprognosen. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Zeiteinsparungen dank digitaler Workflows, die Transferpreismodelle, Journaleingaben für Rückstellungen für ausländische Steuern und britische Umsatzsteuermeldungen vereinfachen.

Unternehmenserfolge:

99,35 %

Automatisierung bei Journaleingaben

100 %

Automatisierung beim Cashflow

100 %

Genauigkeit bei Kundenfakturierung

200

Stunden weniger Aufwand für US-Steuerabstimmung

„Wenn Sie eine Eingabe buchen, werden die konsolidierten Ergebnisse sofort angezeigt. Das ist der wichtigste Mehrwert. Und wenn mir eine Zahl seltsam vorkommt, kann ich per Drilldown beliebige Details dazu anzeigen und erhalte so innerhalb weniger Minuten eine Antwort.“

Barbara Larson
Chief Financial Officer

Unternehmensfinanzierung: Kontinuierliche, proaktive Entscheidungen

Um Hyperwachstum zu fördern und die Kosten möglichst gering zu halten, müssen die Teams für die Unternehmensfinanzierung bei Workday in erster Linie proaktiv planen. Mit manuellen Workflows, langwieriger Datenabstimmung und reaktiven Strategien ist das nicht möglich. Zusätzlich benötigen die Finanzteams Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensdaten und Tools für eine schnelle Szenarioplanung. Als Workday im Jahr 2018 die Adaptive Planning-Lösung übernahm, plante die Geschäftsführung eine schnelle Integration mit den übrigen Lösungen von Workday, um die kontinuierliche, unternehmensweite Planung voranzubringen.

Nach nur 10 Wochen war das Deployment von Adaptive Planning bei Workday abgeschlossen. Inzwischen verwalten sämtliche Unternehmensfinanzteams Headcount-, Ertrags-, Aufwands- und Investitionsplanung mit automatisierten Workflows, Echtzeit-Dashboards, Selfservice-Reporting und schnellen What-If-Modellierungstools. Die Kombination aus On-Demand-Einblicken und digitalen Workflows verbessert die Entscheidungsfindung und ermöglicht eine kontinuierliche Planung. Die Unternehmensfinanzteams haben jetzt doppelt so viel Zeit für die Analyse von Daten und die Ermittlung von Trends. Statt zweimal jährlich finden strategische Investitionsprüfungen jetzt alle zwei Wochen statt.

Unternehmenserfolge:

50 %

Zeiteinsparung bei Reporting-Zyklen

50 %

weniger Aufwand für die Modellierung von What-If-Szenarien

4 x

häufigere What-If-Szenarioplanung

„Mit dem einheitlichen Datenmodell müssen wir keine Zeit mehr für die Validierung der Daten aufwenden. Stattdessen analysieren wir sie gemeinsam mit Buchhaltung, HR, Vertrieb und Marketing und gewinnen so wertvolle Erkenntnisse.“

Kinnari Desai
Vice President, Business Finance

Vertrieb und Marketing: Schnelleres Pipeline- und Umsatzwachstum

Realistische Umsatzziele festzulegen und die richtigen Mitarbeiter den richtigen Accounts zuzuordnen, erfordert eine kontinuierliche Analyse der Vertriebskapazität, der Vertriebsquoten und der Gebietssegmentierung sowie eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung. Mit der Übernahme der Lösung, jetzt Workday Adaptive Planning, brachte Workday auch Workday Sales Planning zum Einsatz. Auf diese Weise konnte das Unternehmen manuelle Workflows, die auf 130 Spreadsheets und isolierten Analysen basierten, durch eine Lösung ersetzen, die standardisierte digitale Workflows und umfassende Einblicke bietet.

Heute treffen Beschäftigte in Vertrieb, Marketing, HR und Finanzen Entscheidungen auf der Grundlage derselben Echtzeit-Daten. Die Teams haben größeres Vertrauen in Quoten und Incentive-Pläne. Das Operations-Team im Vertriebsbereich kann bei globalen Konsolidierungen 60 Stunden Zeit einsparen und Workbooks für die Zuweisung von Accounts in zwei Wochen statt einem Monat erstellen. Schnelle What-If-Modellierung und Selfservice-Reporting erleichtern außerdem die kontinuierliche Planung, ohne Mehraufwand für das IT-Personal.

Unternehmenserfolge:

80 %

mehr Zeit für strategische Gebietsplanung

130

Spreadsheets abgeschafft

100 %

Akzeptanz beim Selfservice durch regionale Vertriebsleiter

„Idealerweise sollte der im Rahmen des Corporate Finance-Modells entwickelte Finanzplan den tatsächlichen Vertriebsbedingungen entsprechen. Dass wir in Adaptive beides nachvollziehen können, stärkt unser Vertrauen in die Zahlen.”

Daniel Chiu
Vice President, Business Finance

Globale Beschaffung: Effizienteres Sourcing, bessere Preismodelle

Ohne standardisierte Tools und Prozesse ist es schwierig, Unternehmensteams im Rahmen der Budgets und zum richtigen Zeitpunkt mit den benötigten Produkten und Services auszustatten. Um die Beschaffungseffizienz und -kontrolle zu verbessern, hat Workday ein zentrales Global Procurement Office eingerichtet und vier isolierte Sourcing-Systeme dank Workday Strategic Sourcing konsolidiert.

Business-Stakeholder haben jetzt einen umfassenden Überblick über interne Kunden, Projekte, Lieferantendatensätze und Kommunikation. Für Beschaffungsanforderungen kontaktieren die Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle statt einzelne Sourcing-Manager. Ein zentrales Repository für das Lieferanten-Onboarding bietet außerdem standardisierte Formulare, integrierte Sicherheit, ein verbessertes Vertragslebenszyklus-Management und automatisierte Workflows, einschließlich RFP-Übermittlungen und -Prüfungen. Sourcing-Manager senden jetzt nicht nur RFPs an doppelt so viele Lieferanten, was Einsparungen von durchschnittlich 26 % pro Gebot im Wettbewerb ermöglicht, sondern sie haben auch die Beziehungen zu den Anbietern verbessert.

Unternehmenserfolge:

226 %

Steigerung bei Projektabwicklungsrate pro Sourcing-Manager

49 %

Anstieg beim Sourcing-Projektvolumen

83 %

weniger Zeitaufwand für das Erstellen von RFPs

„Lieferanten haben mir berichtet, dass ihre Mitwirkung an RFPs durch das Tool wesentlich vereinfacht wurde. Von der Kommunikation über das Angebot und die Eingabe bis hin zum Gebot – sie erledigen alles auf einer standardisierten Plattform.“

Chris Hong
Vice President, Global Sourcing and Procurement

CIO-Office: Bessere Zusammenarbeit und Planung im Unternehmen

Um die globale Belegschaft dabei zu unterstützen, Zeit zu sparen, die Planung zu verbessern und Kosten einzudämmen, entwickelt das Finanzteam von Workday in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Team von Workday on Workday neue umfassende Lösungen, schult Teams in der Anwendung von Workday-Funktionen und meistert Herausforderungen mithilfe vorhandener Lösungen wie Workday Prism Analytics. Prism Analytics, ein bei Workday-Teams beliebtes Tool, importiert und kompiliert Echtzeit-Daten aus internen und externen Quellen in einem Daten-Hub und bietet Tools für mehrdimensionale Berichte und Dashboards. Mitarbeiter können in Berichten und Dashboards Drilldowns bis zur Transaktionsebene durchführen, um Details zu den Zahlen anzuzeigen.

Die Finanz- und IT-Abteilung von Workday hat Prism Analytics bereits zur Entwicklung von 75 Anwendungsfällen eingesetzt, um den Prozess zur Generierung von Erkenntnissen zu automatisieren. Ein Beispiel ist ein Dashboard für den Rechnungseinzug, das zeigt, welche Kunden Schwierigkeiten haben, ihre Rechnungen zu zahlen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzfunktion nutzen dieses Dashboard, um proaktiv mit diesen Kunden in Kontakt zu treten und angemessene Bedingungen auszuhandeln, damit sie die Zahlungen fortsetzen können, statt in Verzug zu geraten. Um Workday bei der Umsetzung seiner Vision des Zero-Day Close zu unterstützen, hat das IT-Team von Workday on Workday gemeinsam mit dem Accounting-Team die Journaleingaben im Rahmen der Kurssicherung bei aktienbasierten Vergütungsstrukturen und -verträgen mit der Accounting Center-Lösung automatisiert. Durch die Unterstützung des Teams ist es außerdem möglich, schneller Erkenntnisse zu gewinnen, indem derselbe Datensatz innerhalb des Daten-Hubs von Prism verwendet wird. Dadurch sind die Finanzmitarbeiter nicht mehr gezwungen, Daten manuell aus diesen Drittanbietersystemen zu extrahieren, zu kompilieren und erneut zu verifizieren. Die Daten werden auf kontinuierlicher Basis von Prism Analytics automatisch in Echtzeit importiert.

Unternehmenserfolge:

97,9 %

Übernahme neuer Workday-Funktionen

1

unternehmensweiter Daten-Hub, integriert in das Stammdatensystem

152.000

Prism Analytics-Berichte jährlich in allen Geschäftsbereichen ausgeführt

„Bei uns dreht sich alles um Weiterentwicklung. Wir arbeiten kontinuierlich an Verbesserungen und sorgen für eine konsequente Umsetzung, um mit dem Wandel Schritt zu halten.“

Ali Akbari
Director, WoW Finance & Analytics

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