Software für strategisches Sourcing

Workday Strategic Sourcing verkürzt Ausschreibungszyklen, erhöht die Transparenz über laufende Projekte und schafft eine gemeinsame Datenbasis für Einkauf, Fachbereiche und Lieferanten. Durch die Automatisierung bislang manueller Sourcing-Prozesse, Vorlagenbibliotheken, Auktionen und Side-by-Side-Vergleiche unterstützt die Software fundierte Vergabeentscheidungen und reduziert manuelle Nacharbeit im Einkauf. Ein Workday-Kunde berichtet beispielsweise von einer um rund 20 % verkürzten RFP-Zykluszeit für komplexe Ausschreibungen nach der Einführung; individuelle Ergebnisse hängen von Ausgangslage, Ausschreibungsvolumen und Prozessreife ab.

Der Intake-Prozess in Workday Strategic Sourcing ist ein zentrales, konfigurierbares Anfrageformular, über das Fachbereiche Sourcing-Bedarfe an das Einkaufsteam übergeben. Anfragen können automatisch nach Kategorie, Region oder Ausgabenhöhe an die zuständigen Sourcing-Manager weitergeleitet werden. So erhält das Einkaufsteam eine vollständige Sicht auf eingehende Bedarfe, kann Reaktionszeiten nachverfolgen und reduziert unstrukturierte Ad-hoc-Anfragen per E-Mail – ein wichtiger Hebel gegen Maverick Buying (unkontrollierte Beschaffung außerhalb des Prozesses).

Workday Strategic Sourcing unterstützt deutsche Unternehmen bei der Erfüllung von Governance- und Compliance-Anforderungen, indem es alle Sourcing-Aktivitäten, Lieferanten-Onboardings und zugehörigen Dokumente zentral und mit Auditprotokoll ablegt. Konfigurierbare Genehmigungsworkflows, Pflichtfelder im Intake und eine einheitliche Dokumentation können Unternehmen dabei helfen, ihre Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), der DSGVO und internen Governance-Richtlinien gegenüber internen Prüfern und Behörden nachvollziehbar zu dokumentieren. Workday betreibt Rechenzentren in mehreren Regionen weltweit, einschließlich der EU; der aktuelle Zertifizierungsumfang (u. a. ISO 27001 und SOC 2) sowie regionale Hosting-Optionen sind im Workday Trust Center einsehbar.

Beschaffung berührt Finanzen, Recht, IT und Fachbereiche gleichermaßen. Eine nahtlose Integration verhindert Datensilos, beschleunigt Vergabezyklen und stellt sicher, dass Ausgaben, Verträge und Lieferantenrisiken in einem einheitlichen Kontext bewertet werden. In Workday laufen Sourcing, Procurement, Financials und HCM auf einer Plattform – Vergaben lassen sich aus Sourcing-Projekten heraus in Workday Procurement überführen und stehen dort für Bestellanforderungen, Verträge und Buchhaltung zur Verfügung. Das reduziert Medienbrüche und macht den Einkauf zu einem strategischen Partner der Organisation.

Workday Strategic Sourcing adressiert Anforderungen, die in Deutschland besonders relevant sind: konfigurierbare, mehrstufige Freigabeprozesse (z. B. nach dem Vier-Augen-Prinzip), eine revisionssichere Dokumentation für Wirtschaftsprüfer, mehrstufige Lieferantenprüfungen zur Unterstützung von Sorgfaltspflichten nach dem LkSG sowie eine Datenverarbeitung, die Kunden bei ihren DSGVO-Anforderungen unterstützt. Die Plattform ist mehrsprachig, unterstützt Euro-Preisstellungen sowie deutsche Datums- und Zahlenformate und lässt sich über Standardkonnektoren in bestehende ERP- und Vertragssysteme integrieren. So können deutsche Unternehmen globale Sourcing-Prozesse mit lokalen Governance-Anforderungen verbinden.

Scout RFP ist der ursprüngliche Name der Sourcing-Software, die Workday 2019 übernommen hat und heute als Workday Strategic Sourcing anbietet. Der Name „Scout" wird für die Vermarktung nicht mehr verwendet, taucht aber weiterhin in einigen technischen Kontexten auf – zum Beispiel in der Support-Adresse scoutsupport@workday.com. Die ursprünglichen Kernfunktionen – intuitive RFx-Erstellung, reverse Auktionen und Stakeholder-Zusammenarbeit – sind heute vollständig in die Workday-Plattform integriert und werden gemeinsam mit Workday Procurement und Workday CLM als Teil der Spend-Management-Suite weiterentwickelt.

Workday Strategic Sourcing bietet ein Pipeline-Dashboard, das Projektstatus, geplante Einsparungen und Meilensteine in Echtzeit sichtbar macht – für Einkauf, Stakeholder und Führungskräfte. Konfigurierbare Berichte, eine offene Datenbasis für die Anbindung gängiger BI-Tools und eine zentrale Vertrags- und Lieferantenübersicht ersetzen manuelle Excel-Tracker. Deutsche Unternehmen erhalten so eine belastbare Datenbasis für Berichte an Vorstand, Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer sowie für die Steuerung ihrer Einsparziele.

Workday Strategic Sourcing lässt sich über Standardkonnektoren und offene APIs in bestehende ERP-, Finanz- und Vertragssysteme einbinden – einschließlich SAP-Landschaften und lokaler Payroll- oder Finanzsysteme wie DATEV, sofern diese über die entsprechenden Schnittstellen angebunden werden. Für Kunden, die die gesamte Workday-Suite einsetzen, laufen Sourcing, Procurement, Financials und HCM nativ auf einer Plattform, sodass Vergaben, Lieferantenstammdaten und Verträge ohne zusätzliche Middleware zwischen den Modulen fließen. Der genaue Integrationsumfang wird typischerweise im Rahmen der Implementierung mit dem Kunden und dem Integrationspartner definiert.

Workday Strategic Sourcing automatisiert wiederkehrende Aufgaben im Sourcing – von der Intake-Weiterleitung über Vorlagenbibliotheken bis zur Auktionsauswertung und Versionskontrolle – und reduziert so den manuellen Aufwand pro Ausschreibung. Ein Workday-Kunde in den USA hat nach der Einführung die RFP-Zykluszeit für komplexe Ausschreibungen um rund 20 % verkürzt, ein weiterer Kunde berichtet von 20–30 % Effizienzgewinn im Sourcing-Team. Automatisierte Versionskontrolle und ein zentrales Nachrichten-Center reduzieren zusätzlich E-Mail-Aufkommen und manuelle Abstimmungen. Individuelle Ergebnisse variieren je nach Ausgangslage und Prozessreife.