Personalmanagement
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Personalmanagement-Software (Workforce Management, WFM) unterstützt Unternehmen bei Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und Arbeitskostenoptimierung — insbesondere für Stunden- und Frontline-Mitarbeitende.

Workday Workforce Management ist nativ auf derselben Plattform wie Workday HCM und Workday Payroll aufgebaut — ein Datenmodell, ein Sicherheitsmodell. Zeit, Abwesenheit, Schichtplanung, Labor Optimization, Payroll und HR laufen als ein durchgängiges System, statt als nachträglich integrierte Insellösungen mehrerer Anbieter. Hier sehen Sie den Vergleich mit Legacy-WFM-Anbietern.

Workday wurde im IDC MarketScape 2025 für KI-gestütztes Workforce Management und Compliance als Leader ausgezeichnet und ist zum zehnten Jahr in Folge Leader im Gartner® Magic Quadrant™ für Cloud HCM Suites für Unternehmen mit 1.000+ Mitarbeitenden (2025).

Workday Workforce Management besteht aus vier integrierten Produkten, die Zeit, Abwesenheit, Schichtplanung und Arbeitskostenoptimierung in einer Anwendung vereinen.

• Workday Time Tracking — Web- und Mobile-Zeiterfassung, Echtzeitberechnungen, Attestation (Bestätigungspflichten) und Anomalieerkennung

• Workday Absence Management — gesetzliche Urlaubsregelungen, Krankheitsabwesenheit, Sonderurlaub

• Workday Scheduling — mitarbeiterzentrierte Planung, Open-Shift-Boards (Schichtangebote zur Übernahme), Schichttausch, Geofencing

• Workday Labor Optimization — ML-basierte Bedarfsprognose, KI-gestütztes Shift Shaping, Arbeitskostenanalyse (Teil der Workforce-Management-Suite)

Der Workday Time Kiosk für iPad und Android-Tablets ist in der Time-Tracking-Subscription enthalten ; Workday bedient mittlerweile über 3.900 Time-&-Absence-Kunden.

Ja. Workday bietet konfigurierbare Frameworks, mit denen Kunden deutsche Arbeitszeit-, Mindestlohn- und Tarifvertragsanforderungen abbilden können.

Das Scheduling-Validierungsframework in Workday Scheduling bietet konfigurierbare Regeln für Mindest- und Höchstschichtlänge, Mindestruhezeit zwischen Schichten sowie tägliche und wöchentliche Arbeitszeitgrenzen — Kunden können diese Validierungen auf die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes (insbesondere §§3, 5 ArbZG) abbilden.

Für die Mindestlohn-Dokumentation stellt Workday Felder im Hourly Compensation Plan, eine Enforce-Minimum-Wage-Funktion sowie auditfähige Reports bereit (genaue Feldnamen und Reportkonfiguration mit Ihrem Workday-Account-Team abstimmen).

Tarifverträge werden über das Collective-Agreements-Framework in Workday HCM abgebildet und steuern Probezeiten, Kündigungsfristen, Arbeitszeitregeln und Zuschläge.

Workday integriert sich mit deutschen Entgeltabrechnungssystemen über den DATEV Connector by SHAPEiN — eine technisch von DATEV geprüfte, zertifizierte bidirektionale Integration mit DATEV LODAS und DATEV Lohn & Gehalt.

DATEV bedient über 600.000 deutsche Kunden mit rund 15 Millionen Gehaltsabrechnungen pro Monat; Workday-Kunden berichten, dass sie 1,5 Jahre Eigenentwicklung durch eine zweitägige Integration ersetzen konnten.

Für Österreich, Schweiz und weitere DACH-Anbieter stehen Cloud Connect for Third-Party Payroll und Global Payroll Connect (75+ Länder) zur Verfügung. Lokale Bring-Your-Own-Payroll-Szenarien (BYOP) werden ebenfalls unterstützt. Weitere zertifizierte Workday-Integrationen finden Sie in unserer Plattform-Übersicht.

Ja. Workday ist DSGVO-konform und operiert als Auftragsverarbeiter auf Basis verbindlicher Unternehmensregeln (Binding Corporate Rules), die von europäischen Datenschutzbehörden genehmigt wurden. Daten europäischer Kunden werden in EU-Rechenzentren gehostet.

Europäische Hauptniederlassung ist Workday Limited mit Sitz in Irland, beaufsichtigt vom irischen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Commissioner). Eingebaute Funktionen zur Datenminimierung und Pseudonymisierung unterstützen das Recht auf Löschung gemäß DSGVO und BDSG.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Trust-Bereich sowie auf den Seiten zu Datenschutz, Sicherheit und Compliance.

Ja. Mehrere führende DACH-Unternehmen setzen Workday produktiv ein.

Die Freudenberg Group (Weinheim, 49.137 Mitarbeitende in 60 Ländern) implementierte Workday HCM, Payroll, Recruiting und Talent : 70 % der globalen Prozesse vereinheitlicht, 50 % höhere Nachfolgeplanung-Abdeckung, der Anteil strategischer Compensation-Arbeit stieg von 15 % auf 25 %. Über den Workday-DATEV-Connector berichten weitere DACH-Kunden — darunter ein Berliner Hospitality-Unternehmen mit 620 Mitarbeitenden und ein Transportunternehmen mit 5.000 Mitarbeitenden aus Böblingen — über deutlich beschleunigte Payroll-Integrationen.

Weitere Workday-Kundengeschichten finden Sie in unserer Kundenbibliothek.

Hinweis für DE-Marketing-Team: Vor Live-Gang die Namensnennungen für ElringKlinger, H. Baumann und Sumitomo (SHI) Cyclo Drive Germany sowie das anonyme Fertigungsunternehmen (18.500 MA / 7,4 % HR-IT-Einsparungen) mit dem Customer-Reference-Team verifizieren.

Die Workday-Mobile-App und Workday Everywhere bieten Frontline-Mitarbeitenden Schichtübersicht, Schichttausch, Open-Shift-Bidding, Abwesenheitsanträge, Gehaltsabrechnungen und mobile Zeiterfassung mit Geofencing — alles in einer App.

Der Frontline Agent ermöglicht konversationelle Schicht-, Abwesenheits- und Verfügbarkeitsaktionen direkt auf dem Smartphone — Teil der Workday-Frontline-Worker-Lösung. Mobile-First ist bei Frontline-Kunden hochwirksam: Der europäische Hospitality-Kunde Lore Group erreichte rund 99 % Mobile-App-Adoption nach Workday-Einführung.

Der Workday Time Kiosk für iPad und Partnergeräte (Oloid Smart Time Clocks, dormakaba b-comm) bietet einen robusten Offline-Modus mit automatischer Re-Synchronisation für Standorte mit schwacher Konnektivität.

Workday-Workforce-Management-Kunden erzielen messbare Einsparungen bei Arbeitskosten, Überstunden und Managerzeit.

Der europäische Retail-Kunde Mister Spex spart durch Workday einen sechsstelligen Betrag pro Monat, reduziert manuelle HR-Arbeit dank KI um 80 % und gibt jedem Store Manager rund 40 Minuten pro Woche für wertschöpfende Aufgaben zurück. Der europäische Hospitality-Kunde Lore Group sparte rund 24.000 USD pro Monat durch Überstundenkontrolle und konsolidierte 22 Systeme in eines.

Eine Forrester Total Economic Impact™-Studie für Workday im Einzelhandel (2025) zeigt 8 % höheren Umsatz pro Arbeitsstunde, 90 % weniger Payroll-Fehler und 25 % weniger Saisonalpersonal in einer Composite-Organisation.

Hinweis für DE-Marketing-Team: Die Forrester-TEI-Studie hat aktuell keine eigene /de-de/-Landingpage. Entweder DE-Übersetzungsseite anlegen oder auf die englische Seite verlinken — mit Demand-Gen-Team abstimmen.

Sana — die KI-Marke von Workday — automatisiert Workforce Management durch ML-basierte Bedarfsprognose, KI-gestütztes Shift Shaping (Abgleich von Skills, Verfügbarkeit und Präferenzen mit dem operativen Bedarf) und Anomalieerkennung für fehlende Stempel und auffällige Überstunden.

Workdays Optimierungs-Engine schlug 2024 über 6,1 Millionen alternative Schichten vor. Der Frontline Agent ermöglicht konversationelle Schicht-, Abwesenheits- und Verfügbarkeitsaktionen direkt auf dem Smartphone. Sana-Agenten sind in die Workday-Plattform eingebettet und unterliegen demselben rollenbasierten Sicherheits- und Governance-Modell wie alle anderen Workday-Daten.

Mehr zum verantwortungsvollen Einsatz von KI lesen Sie unter Responsible AI bei Workday.

Die Implementierungsdauer hängt von Segment und Methodik ab.

Mittelstand: Workday für mittelständische Unternehmen bietet einen vorgefertigten Gold-Tenant-Ansatz mit beschleunigtem Go-Live für HR-Kernfunktionen.

Großunternehmen: Der "Your Way"-Ansatz folgt vier Phasen (Plan, Architect & Configure, Test, Deploy) mit iterativem Prototyping; globale HCM-Rollouts laufen typischerweise über mehrere Quartale. Details zur Workday-Deployment-Methodik finden Sie auf unserer Services-Seite.

Bei Migrationen von SAP, Oracle oder Sage werden zertifizierte Workday-Partner eingesetzt, darunter FGI/HR Path, Kainos, Realright (Mercer), Deloitte, KPMG, PwC und Accenture. Eine Übersicht aller Partner bietet das Workday Partner Network.

Hinweis für DE-Marketing-Team: Konkrete Timeline-Zahlen (12–14 Wochen HCM-only, 20–24 Wochen Voll-Suite, ~12 Monate Konzern-Rollout, 95 % pünktliche Go-Lives) vor Live-Gang mit dem Workday-Services-Team verifizieren.

Workday Workforce Management ist über die Workday Integrations-Plattform offen designed — mit REST-/SOAP-APIs, SFTP, SAML/OIDC-SSO sowie der Cloud-Connect-Familie. Zeiterfassungsgeräte werden über die Webservices Put Time Clock Events und Import Time Clock Events angebunden.

Zertifizierte Integrationen umfassen den DATEV Connector by SHAPEiN (LODAS, Lohn & Gehalt), den dormakaba (b-comm) Time Clock Connector, Oloid Smart Time Clocks sowie Anbindungen an SAP, Oracle und weitere HR-Systeme über CCTPP/PECI.

Personio und weitere DACH-Plattformen können über offene APIs oder über das Workday-Partner-Programm angebunden werden — den konkreten Integrationsstatus für Personio verifizieren Sie bitte mit Ihrem Workday-Account-Team.

Workday ist eine reine Multi-Tenant-SaaS-Lösung — alle Kunden laufen auf derselben Version mit kontinuierlichen, störungsfreien Updates.

Zertifizierungen umfassen ISO/IEC 27001:2022, 27017, 27018:2019 und 27701:2019 für Informationssicherheits- und Datenschutzmanagement sowie ISO/IEC 42001:2023 für KI-Management. Jährliche SOC 1- und SOC 2 Type II-Berichte werden von unabhängigen Wirtschaftsprüfern erstellt.

Das Universal Security Exhibit wendet einen einheitlichen Kontrollrahmen auf alle Produkte an, mit vertraglich zugesicherten Service-Level-Agreements. Workday hat den EU AI Pact unterzeichnet und richtet sein Responsible-AI-Framework an den Anforderungen des EU AI Act aus.

Details finden Sie auf den Seiten zu Workday-Sicherheit, Compliance und Responsible AI.

Workday Time Tracking bietet umfangreiche Berechnungstypen für komplexe deutsche Schichtmodelle.

• Shift Differential — Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge zwischen definierten Start- und Stopp-Zeiten

• Standard Overtime — tägliche und wöchentliche Schwellenwerte

• Schedule Deviation — ungeplante Stunden

• Time Block Conditional — Zuschlags-Premium basierend auf Job-Profil oder Worktag

• Time Accumulator — Arbeitszeit-Tracking über längere Referenzperioden

Beispielregel: Mitarbeitende erhalten einen Schichtzuschlag für alle zwischen 16:00 und 02:00 Uhr geleisteten Stunden. Echtzeit-Audits und proaktive Compliance-Warnungen helfen, Verstöße gegen Tarifverträge oder gesetzliche Vorgaben frühzeitig zu erkennen.

Workday verfolgt ein SaaS-Abonnementmodell auf Basis des Full-Service Equivalent (FSE) — der Anzahl verwalteter Mitarbeitender — für Core HCM und Workforce Management.

Für KI-Agenten und Plattform-Verbrauch (APIs, Integrationsereignisse, Dokumentenspeicher) gilt das Flex Credits-Modell. Mittelständische Unternehmen profitieren von Workday HR- und Payroll-Software für den Mittelstand mit gebündeltem Software- und Deployment-Paket; Großunternehmen lizenzieren über die Universal Main Services Agreement (UMSA) mit modularem Aufbau.

Workday veröffentlicht keine öffentliche Preisliste; Preise hängen von Mitarbeiterzahl, Modulauswahl und Region ab und werden in EUR ausgewiesen. Demo anfordern — branchenspezifische Demos sind für Handel, Hospitality, Transport und Fertigung verfügbar.

Workday bietet 24/7/365-Support in 21 Zeitzonen — inklusive deutscher Geschäftszeiten — mit vertraglich zugesicherten SLAs und konstant hohen Kundenzufriedenheitswerten. Mehr Details finden Sie auf der Seite zum Workday-Support.

Workday Success Plans (Accelerate, Accelerate Plus, Enterprise) bieten kontinuierliche Optimierung. Das deutsche Partner-Ökosystem für Change-Management und Training umfasst FGI/HR Path, Kainos, Realright (Mercer), Deloitte, KPMG, PwC und Accenture. Workday Pro-Zertifizierungen und Trainings decken HCM, Time Tracking, Scheduling, Payroll und weitere Bereiche über virtuelle Klassen, E-Learning und überwachte Prüfungen ab.

Die Mitbestimmung des Betriebsrats gemäß §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer) wird in Workday-Implementierungsprojekten als feste Projektrolle berücksichtigt. Bei Freudenberg wurde der Betriebsrat als formale Rolle in den Workday-Recruiting-Prozess eingebunden — ein nachvollziehbares Modell, das Effizienz und Compliance gleichermaßen sicherstellt.