Die Freudenberg Group mit ihrer globalen Ausrichtung und ihren komplexen Strukturen betrieb in der Vergangenheit eine Reihe von fragmentierten HR-Systemen. Dies war vielfach mit veralteten und zeitaufwändigen manuellen Prozessen verbunden.
Eine Modernisierung war dringend erforderlich und so startete die Suche nach einer neuen Lösung im Jahr 2018. Und laut Sarah O'Hare, Global Head of HR, stach ein Kandidat schnell heraus.
Implementierung einer grundlegend transformativen Lösung
“Workday war für uns die erste Wahl“, sagt O‘Hare. „Schnell war klar, dass Workday versteht, was wir brauchen. Eine einzige gültige Wahrheit für Stammdaten an einem zentralen Ort war für uns eine echte transformative Alternative zu dem, was zuvor im Grunde nur eine Ansammlung von unterschiedlichen Systemen war, die im Laufe der Zeit miteinander verbunden wurden.“
"Insbesondere hat uns die herausragende Funktionalität der mobilen Nutzung begeistert, die wir implementiert haben. Insgesamt war es ein großer Erfolg auf ganzer Linie, vor allem in Bezug auf die Effizienzgewinne: Mit Workday gelingt das, was früher Wochen oder sogar Monate dauerte und unsere 800 HR-Experten viel Mühe gekostet hat, buchstäblich in 30 Sekunden – manchmal sind es sogar nur fünf Sekunden!“
Mit Workday gelingt das, was früher Wochen oder sogar Monate dauerte und unsere 800 HR-Experten viel Mühe gekostet hat, buchstäblich in 30 Sekunden – manchmal sind es sogar nur fünf Sekunden!
Sarah O’Hare, Global Head of HR
HR-Vision der Unternehmensgruppe wird Realität.
Für die Freudenberg Group steht im Mittelpunkt ihrer HR-Vision, den positiven Beitrag, den Mitarbeiter in das Unternehmen einbringen, maximal zu unterstützen.
Sarah O’Hare formuliert es so: "Der Fokus auf Talente, wie wir sie gewinnen, in unsere Organisation einbinden und ihnen eine herausragende Erfahrung bieten – dies ist alles für uns enorm wichtig.“
"Wir möchten vor allem zwei Dinge erreichen: Zum einen sollen Mitarbeiter ihre eigene Karriere vorantreiben können. Zum anderen soll das System HR-Partner und unsere Manager dabei unterstützen, ihre Netzwerke und Kommunikationsmöglichkeiten zu erweitern. Und das ist genau das, was Workday für uns leistet.“
Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
Eines der Schlüsselelemente für den Erfolg von Workday war die Einbeziehung des Betriebsrats. Jessica Vollmer, HR Executive, Manager Corporate Data Protection, leitete diese Zusammenarbeit. "Ich habe die Verhandlungen mit dem Betriebsrat unterstützt und war umfassend an der Umsetzung der Veränderungen, der Kommunikation und den Schulungen beteiligt. Unsere Beziehung zum Betriebsrat ist von hoher Bedeutung. Schon bevor wir Workday beauftragten, wurde er einbezogen. Gemeinsam haben wir eine dedizierte Gruppe für jeden Arbeitsbereich geschaffen, wie etwa für Talent- und Performance-Management, Vergütung oder Human Capital Management.“
Dazu ergänzt Vollmer: "Die Schulung des Betriebsrats zu Workday und seinen Vorteilen war ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Einführung. Dafür haben wir im System verschiedene Rollen für den Betriebsrat mit unterschiedlichen Transparenzstufen für die Mitarbeiter definiert.“
Konsistentes Auftreten nach außen.
Als Freudenberg das Recruiting-Modul ein Jahr nach der ersten Workday-Implementierung einführte, wurde der Betriebsrat bereits in den Bewerbungsprozess einbezogen. "Was zuvor papierbasiert war, konnten wir endlich digital durchführen", kommentiert Vollmer.
Das war der Wendepunkt, oder wie O'Hare betont: "Es war herausragend. Denn jetzt haben ein durchgängig einheitliches Erscheinungsbild von außen bis hinein in die Freudenberg Group.“
"Unsere Manager haben jetzt die Möglichkeit, Bewerbungen nahtlos an den Betriebsrat weiterzuleiten, danach fließen sie in den Einstellungsprozess. Dies war vorher einfach nicht möglich.“
Seit dem Go-Live haben Workday, der Betriebsrat und das Team regelmäßige Treffen: "Alle sechs Wochen sprechen wir über verschiedene Themen und neue Funktionen. Es ist eine starke, offene Beziehung“, sagt Vollmer.
Wenn wir unseren Mitarbeitern ein großartiges Erlebnis bieten und einen Ort, an dem jeder sein Potenzial ausschöpfen kann, haben wir alles erreicht, was wir wollten.
Sarah O’Hare, Global Head of HR
Eine vielfältige Organisation schaffen.
Ein weiterer Bereich, zu dem Workday bei der Freudenberg Group einen wesentlichen Beitrag leistet, ist die Vielfalt der Belegschaft.
"Als wir dank Workday Kennzahlen nutzen konnten, um zu analysieren, was wirklich los ist und wie wir uns verbessern können, erkannten wir: die Spitze des Unternehmens ist sehr männerzentriert“, erklärt O'Hare.
Workday hat diese Erkenntnis nicht nur ermöglicht, sondern steht nun auch im Mittelpunkt der Bestrebungen, die Situation zu verbessern. "Wir können nun zielgerichtet daran arbeiten, um den Anteil der Frauen in Führungspositionen von fünf auf 20 Prozent in den nächsten zehn Jahren zu erhöhen“, ergänzt O‘Hare.
"Mit unserem früheren fragmentierten Ansatz hätten wir Schwierigkeiten gehabt, diese Analyse durchzuführen, geschweige denn, ein wirksames Veränderungsprogramm aufzustellen und umzusetzen.“
Die Schulung des Betriebsrats zu Workday und seinen Vorteilen war ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Einführung.
Jessica Vollmer, Manager of Corporate Data Protection and HR Projects