Ace Hardware erreicht Wachstumsziele durch optimierte Abläufe.

Anpassung zur Unterstützung von Mitarbeitern und Kunden

Mit seinem kundennahen Service machte sich Ace Hardware einen Namen: Aus vier kleinen Filialen in Chicago vor mehr als einhundert Jahren wurde das fünftgrößte Franchise-Unternehmen weltweit. Heute liegt für über 75 Prozent der US-Bevölkerung eine Ace Hardware-Filiale nur 15 Minuten entfernt. Der Erfolg dieses Giganten der Baumarktbranche basiert auf kontinuierlicher Anpassung an die sich verändernden Bedürfnisse von Kunden und Mitarbeitern.

Workday spielt dabei eine wesentliche Rolle, erklärt Dariel Williamson, Senior HRIS Analyst bei Ace Hardware. „Mit Workday Human Capital Management (HCM) konnten wir unsere Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren. So können sich Manager und Mitarbeiter auf das konzentrieren, was unser Unternehmen auszeichnet: erstklassigen Kundenservice.“

Workday Candidate Experience transformiert die Einstellung bei Ace

Aggressives Wachstum bedeutet, dass Top-Kandidaten für die Frontline eingestellt werden müssen, doch die besten Kandidaten von Ace Hardware gingen aufgrund eines tagelangen, ineffizienten Einstellungsverfahrens an Wettbewerber verloren. Um den wachsenden Personalbedarf in 70 Ländern und an 5.600 Standorten zu decken, musste Ace seine Einstellungsverfahren optimieren und modernisieren.

Mit Workday Candidate Experience auf Basis von Workday Recruiting geht Ace nun einen Schritt weiter: Der KI-Agent Grace übernimmt die automatische Vorauswahl qualifizierter Kandidaten und koordiniert die Interviews. Das konsequent ermöglicht dem Recruiting-Team von Ace, sich auf interessante Aufgaben im Einstellungsprozess zu konzentrieren – mit einer erstklassigen Benutzererfahrung für Ace-Kandidaten. Mit Grace konvertiert Ace 86 % der Kandidaten und übernimmt täglich die Zeitplanung für über 200 Interviews.

„Wir verzeichnen 40 % weniger unentschuldigtes Fehlen – ein absoluter Gamechanger. Unsere Abschlussquote bei Bewerbungen liegt bei 86 % und wir können den Zeitplan für 50 [Interviews] in nur 10 Minuten erstellen – früher dauerte das über 3 Stunden.“

Talentakquise-Manager

Optimierte Zeitplanung

Mit der App können Manager die Arbeitsstunden ihrer Teams flexibel anpassen und optimieren. „Sie behalten stets den kompletten Überblick und können durch Updates in Echtzeit sicherstellen, dass sie im Budget bleiben“, sagt Williamson.

Manager erstellen Zeitpläne in weniger als 30 Minuten – früher dauerte dieser Prozess mehrere Stunden. „Im Vergleich zur früheren manuellen Planung sparen wir jetzt enorm viel Zeit und Arbeitskosten“, sagt Williamson.

Zentrale Lösung für Daten

Mit Berichten zu Zeiterfassung, Abwesenheiten und Entgeltabrechnung auf einer einzigen Plattform gewinnen Manager einen klaren, ganzheitlichen Überblick, den getrennte Systeme nicht bieten konnten.

„Durch diese Zusammenführung können wir sehen, wie Datenpunkte miteinander verknüpft sind. Dies liefert wertvolle Einblicke, die unseren Führungskräften neue Möglichkeiten eröffnen“, so Williamson. „Das ist hervorragend.“

„Mit der mobilen Workday-App können Mitarbeiter ihre Präferenzen und Verfügbarkeiten hinterlegen sowie Urlaub beantragen. Mit diesen Informationen können Manager effektiv Zeitpläne für ihre Standorte planen und veröffentlichen.“

Senior HRIS Analyst

Verbesserte Compliance

Mit Workday erfüllt Ace Hardware verschiedene regulatorische Anforderungen – ob in Kalifornien oder weltweit. „Von Sicherheitszugriff über Lohnfragen und bezahlten Urlaub bis hin zu Arbeitsrichtlinien – mit Workday können wir Compliance-Anforderungen schneller und effizienter erfüllen“, erklärt Williamson.

Führungskräfte können Compliance-Ziele individuell anpassen und auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Zudem werden Updates automatisch und ohne Disruption eingespielt, während sie durchgehend vollständige Einsicht in Auditierbarkeit und Datensicherheit haben.

Unternehmenswachstum durch KI

Das Management von Ace Hardware setzte auf die Integration von KI, um tägliche Geschäftsabläufe zu vereinfachen und zu automatisieren. Mithilfe von Workday AI plant das Unternehmen, häufige Aufgaben wie das Erstellen von Verträgen und das Zusammenfassen von Stellenbeschreibungen zu beschleunigen. Dank Echtzeit-Unterstützung erledigt Workday Routineaufgaben in HR und Finanzen, sodass die Mitarbeiter von Ace Hardware mehr Zeit für ihre Kunden haben. Manager orchestrieren End-to-End-Geschäftsprozesse und komplexe plattformübergreifende Abläufe.

„Wir sind begeistert, wie Workday AI uns helfen kann – sei es bei der Entgeltabrechnung, HCM-Einblicken oder Trends in unserer Belegschaft“, erklärt Williamson.

Aggressive Wachstumspläne

Für seine Expansionsziele plant Ace Hardware Investitionen von mehr als 1 Milliarde US-Dollar in neue Filialen sowie die Modernisierung vorhandener Standorte. In jüngster Zeit eröffnete das Handelsunternehmen im Schnitt etwa 100 Filialen pro Jahr.

Für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens wird Workday auch in Zukunft eine Schlüsselrolle spielen. „Workday gibt uns die nötige Flexibilität, um geschäftliche Ziele zu erreichen und Mitarbeiterbedürfnisse zu erfüllen – jetzt und in der Zukunft“, sagt Williamson. „Wir sind gespannt darauf, was als Nächstes kommt.“