Die Grundlagen verstehen: Was ist strategisches Sourcing?
Um sich in einem Umfeld sich ständig ändernder Abläufe zu behaupten, setzen Unternehmen konsequent auf eine entscheidende, oft übersehene Gruppe: ihre Teams für strategisches Sourcing.
Sourcing- und Beschaffungsteams sind meist im Hintergrund tätig und spielen dennoch eine wichtige Rolle für den Erfolg des Unternehmens. Lieferkettenunterbrechungen durch die Pandemie haben die Beschaffungsfunktion jedoch ins Rampenlicht gerückt und ihre zentrale Rolle bei der Verwaltung starker Lieferantenbeziehungen und der Minimierung geschäftlicher Risiken hervorgehoben.
Wenn Unternehmen das Potenzial von Sourcing und Beschaffung optimal ausschöpfen, gewinnen sie ein klareres Bild ihrer gesamten Backoffice-Abläufe, einschließlich Budgetierung, Finanzprognosen und Projektpriorisierung. Sourcing-Teams, die als strategische Partner agieren, können ihren Unternehmen dabei helfen, mit wechselnden Kundenanforderungen Schritt zu halten, die Lieferanten-Compliance zu gewährleisten und die Skalierung des Unternehmen zu unterstützen.
Dieser Artikel erläutert strategisches Sourcing im Detail, definiert dessen Aufgaben, welche Bedeutung es im Unternehmen hat und wie Führungskräfte die Rolle unternehmensintern aufwerten können.
Was ist strategisches Sourcing?
Strategisches Sourcing umfasst sämtliche Prozesse, mit denen Sourcing- und Beschaffungsteams geschäftskritische Waren und Dienstleistungen für ihr Unternehmen beschaffen. Von Bürostühlen und Laptops bis hin zu Softwareabonnements und Hausmeisterdiensten: Diese Teams sind unermüdlich im Hintergrund tätig, damit das Unternehmen nicht nur funktioniert, sondern auch erfolgreich ist.
Entwicklung des strategischen Sourcings
In den vergangenen mehr als 20 Jahren haben Sourcing und Beschaffung eine radikale Transformation durchlaufen. Anfangs fungierten Sourcing- und Beschaffungsteams als rein taktische Funktionen, die für grundlegende Aufgaben wie Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und Verwaltung eines kontinuierlichen Nachschubs an Büromaterial zuständig waren. Der Einzug von Technologie hat das Geschäftsumfeld verändert und Unternehmen vor neue Herausforderungen gestellt, was einen besseren Umgang mit globalen Risiken und Compliance, die Bewältigung zunehmend komplexer Wertschöpfungsketten und die Anpassung an wechselndes Verbraucherverhalten angeht.
Als Antwort auf diese Herausforderungen entwickelten sich Sourcing-Teams zu strategischen Beratern des Unternehmens, die ihr detailliertes Marktwissen einsetzen, um bessere Vertragsbedingungen auszuhandeln, Kosteneinsparungen voranzutreiben und starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Die globale Pandemie hat diesen Wandel noch beschleunigt: Unternehmen setzen verstärkt auf ihre Teams für strategisches Sourcing, um Anbieter zu managen, sich vor Risiken zu schützen und trotz volatiler Lieferketten, neuer Compliance-Vorschriften und rapide schwankender Nachfrage Kontinuität sicherzustellen.
Unsere aktuelle Studie mit Harvard Business Review Analytic Services hat ergeben, dass beeindruckende 95 % der Unternehmen eine Form von pandemiebedingter Disruption in ihren Sourcing- und Lieferantenaktivitäten erlebten. Unternehmen, die über Teams für strategisches Sourcing verfügten, konnten schnell gegensteuern und den abrupten Wechsel zu Remote-Arbeit oder hybriden Arbeitsmodellen bewältigen.
Strategisches Sourcing vs. Beschaffung
Obwohl Sourcing und Beschaffung beide entscheidend für ein ganzheitliches Ausgabenmanagement sind, muss zwischen den zwei Begriffen unterschieden werden.
Sourcing beschreibt die vorgelagerten Prozesse der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Dies umfasst das Versenden von RFPs, die Bewertung von Lieferantengeboten, die Auswahl geeigneter Anbieter, Vertragsverhandlungen und das anschließende Management der Lieferantenbeziehungen, sobald ein Partner ausgewählt wurde.
Die Beschaffung hingegen umfasst nachgelagerte Prozesse wie das Erstellen von Bedarfsanforderungen, das Initiieren von Bestellaufträgen und schließlich die Bezahlung des Anbieters für die vereinbarten Waren oder Dienstleistungen. Sourcing und Beschaffung zusammen bilden den übergreifenden Source-to-Pay-Prozess (S2P) – also den notwendigen Ablauf, um Ihren Laptop samt Software vom Lieferanten bis zu Ihnen zu liefern.
Beispiele für strategisches Sourcing
Sehen wir uns ein hypothetisches Beispiel an, um strategisches Sourcing in der Praxis zu erläutern.
Nehmen wir an, Führungskräfte von Unternehmen A sind auf der Suche nach einer neuen Finanzmanagement-Software, die ihnen dabei hilft, ihre Prozesse zu automatisieren und detailliertere Einblicke in ihre Finanzdaten zu erhalten. Das Team für strategisches Sourcing von Unternehmen A würde sich zunächst mit den wichtigen Stakeholdern – in diesem Fall den Finanzführungskräften des Unternehmens – zusammenschließen, um deren Anforderungen an die neue Software zu verstehen. Anhand dieser Anforderungen kann das Team einen RFP erstellen und an verschiedene Software-Anbieter senden.
Nachdem die Anbieter geantwortet haben, würde das Sourcing-Team von Unternehmen A die eingegangenen Antworten bzw. Gebote vergleichen, um zu ermitteln, welcher Lieferant ihre Anforderungen im Rahmen des Budgets am besten erfüllt. Sobald das Team einen Anbieter für Finanzsoftware ausgewählt hat, beginnen die Vertragsverhandlungen. Dabei wird über Laufzeit, Zahlungsbedingungen und mögliche Vertragserneuerungen entschieden.
Die Aufgaben des strategischen Sourcings enden jedoch nicht mit der Unterzeichnung der Verträge. Das entsprechende Team ist auch maßgeblich an der Bewertung und Förderung der Lieferanten-Performance beteiligt und sorgt dafür, dass der ausgewählte Anbieter seine vertraglichen Verpflichtungen einhält. Dies erfordert eine umfassende Lieferantenmanagement-Strategie.
Beim Sourcing von Waren und Dienstleistungen entwickeln Teams für strategisches Sourcing oft gemeinsam mit ihren wichtigsten Stakeholdern Bewertungskategorien wie z. B. Compliance, Cybersicherheit und Finanzaspekte. Sie bewerten potenzielle Lieferanten anhand dieser Kategorien und wählen ihren bevorzugten Anbieter aus. Nach Abschluss der Partnerschaft mit dem Lieferanten führen die Teams für strategisches Sourcing regelmäßige Bewertungen durch, um sicherzustellen, dass der Anbieter die Anforderungen des Unternehmens weiterhin erfüllt, und um eventuelle Schwachstellen in der Lieferanten-Performance zu identifizieren. Strategisches Lieferantenmanagement ist entscheidend für Sourcing-Teams, um zu erkennen, in welchen Partnerschaften die vertraglichen Pflichten erfüllt werden und in welche dies nicht der Fall ist.
Mit dem zunehmenden Wachstum von Unternehmen und angesichts neuer geschäftlicher Herausforderungen werden die Sourcing- und Beschaffungsorganisationen immer wichtiger.
Was macht Fachkräfte für strategisches Sourcing und Beschaffung effektiv?
Als Bindeglied zwischen Unternehmen und Lieferanten müssen Teams für strategisches Sourcing und für Beschaffung Kooperationsexperten sein. Um über die Geschäftsanforderungen auf dem Laufenden zu bleiben, ist eine enge Abstimmung mit den Stakeholdern erforderlich, aber ebenso eine intensive partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Nur so ist gewährleistet, dass diese Anforderungen erfüllt werden.
Effektive Sourcing- und Beschaffungsexperten müssen in der Lage sein, auch schwierige Gespräche souverän zu führen. Ob Verhandlungen mit Lieferanten, Performance-Bewertungen oder das gelegentliche Beenden von Partnerschaften ohne Mehrwert – Führungskräfte im strategischen Sourcing und in der Beschaffung müssen über die Fähigkeit verfügen, geschäftliche Anforderungen deutlich und professionell zu kommunizieren.
Kompetenzen für strategisches Sourcing
Erfahren Sie im Folgenden mehr zu den zentralen Skills, die Mitglieder der Sourcing- und Beschaffungsteams täglich einsetzen, um Lieferantenpartnerschaften zu intensivieren, Kosteneinsparungen zu erhöhen und den Unternehmenserfolg voranzutreiben:
Hohe emotionale Intelligenz (EQ): Der EQ darf nicht mit dem IQ verwechselt werden und beschreibt die Fähigkeit, eigene Gefühle und die anderer Menschen wahrzunehmen und einzuordnen. Experten für strategisches Sourcing müssen komplexe Gespräche führen und souverän mit den Emotionen anderer umgehen können. Hohe emotionale Intelligenz hilft diesen Teammitgliedern, fokussiert und zugleich einfühlsam gegenüber ihren Stakeholdern und Lieferanten aufzutreten, um die für beide Seiten bestmöglichen Lösungen zu finden.
Fundierte Produktkenntnisse: Effektive Sourcing- und Beschaffungsexperten sollten das Unternehmen und dessen Produkte oder Services im Detail verstehen, um die passenden Lieferanten für die spezifischen Anforderungen zu finden. Zudem können Sourcing-Teams mit tiefgreifendem Produktwissen besser mit Lieferanten kooperieren, um Innovationen zu fördern und die Markteinführung der Produkte zu beschleunigen.
Kreative Problemlösung: Da diese Teams mit vielen Abteilungen zusammenarbeiten, sind sie optimal positioniert, funktionsübergreifende Herausforderungen zu meistern. Dank ihrer Kenntnis der Lieferantenlandschaft können sie unternehmensweit Kontakte knüpfen und Lösungen bereitstellen, die andere Teams möglicherweise übersehen.
Fokus auf Kennzahlen: Führungskräfte im strategischen Sourcing, die Daten und Kennzahlen priorisieren, können den allgemeinen Mehrwert des Sourcings für das Unternehmen klar nachweisen. Diese Einblicke sind entscheidend, um Stakeholder zu überzeugen, Einsparpotenziale zu identifizieren und Vertragserneuerungen sowie -fristen proaktiv im Blick zu halten. Durch die Nutzung von Sourcing-Daten können die Teams strategische Initiativen und Ressourcenzuteilungen besser priorisieren.
Zukunfts-Gestalter: Die besten Teams für strategisches Sourcing basieren ihre Entscheidungen nicht nur auf aktuellen geschäftlichen Anforderungen, sondern antizipieren außerdem, wie sich diese mit fortgeschrittener Skalierung des Unternehmens entwickeln werden. Sourcing- und Beschaffungsexperten, die der Geschäftsfunktion einen Schritt voraus sind, können ihre Unternehmen durch Partnerschaften mit strategischen Lieferanten und kluges Management der Gesamtausgaben auf Wachstumskurs halten.
Warum ist die Zusammenarbeit zwischen Sourcing- und Finanzfunktion unverzichtbar?
Als Verwalter der Unternehmensressourcen müssen sich Finanz- und Sourcing-Führungskräfte eng abstimmen, um kritische Einsparziele zu erreichen, Anforderungen zur Ressourcenzuteilung einzuhalten und Wachstumsprognosen zu erfüllen. Führungskräfte im strategischen Sourcing haben allzu oft Schwierigkeiten, bei der Unternehmensleitung Gehör zu finden. Mit dem zunehmenden Wachstum von Unternehmen und angesichts neuer Herausforderungen werden die Sourcing- und Beschaffungsfunktionen immer wichtiger..
Durch die Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung können strategisches Sourcing und Beschaffung dem Unternehmen dringend benötigte Einblicke in die Gesamtausgaben bieten. Sie helfen, Einsparpotenziale zu identifizieren – sei es durch Ausbau oder Beendigung von Lieferantenpartnerschaften – und decken unkontrollierte oder ungeplante Ausgaben auf. Gemeinsam können diese Schaltzentralen des Finanzwesens detailliertere Einblicke in die Backoffice-Abläufe des Unternehmens gewinnen und dieses Wissen nutzen, um strategisch zu planen und sich auf die Zukunft vorzubereiten.
Eine proaktive Zusammenarbeit zwischen strategischem Sourcing und Finanzfunktion ermöglicht es Unternehmen, flexibler auf Veränderungen zu reagieren und geschäftliche Kontinuität zu wahren. Ihr gemeinsames Wissen über anstehende Projekte und laufende Vertragsverpflichtungen hilft, Unternehmensbudgets in Balance zu bringen und das Geschäftsergebnis zu optimieren. Teams für strategisches Sourcing, die effektiv mit Kollegen aus dem Finanzbereich zusammenarbeiten, erhöhen ihre Sichtbarkeit im Führungsteam und verschaffen sich Gehör bei der Unternehmensleitung.
Wie lässt sich strategisches Sourcing in Ihrem Unternehmen optimieren?
In Unternehmen ist es unabhängig von deren Größe oft schwierig, das Sourcing von einer reinen Hintergrundfunktion zu einem strategischen Partner des Unternehmens weiterzuentwickeln. Um Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei funktionsübergreifenden Stakeholdern zu stärken, müssen Führungskräfte die Rolle des strategischen Sourcings konsequent aufwerten. Teams für strategisches Sourcing und Beschaffung kämpfen oft gegen ein veraltetes Vorurteil, das ihnen zuschreibt, sie würden Prozesse verlangsamen und die gemeinsame Arbeit erschweren.
Um diese Missverständnisse zu beseitigen, rät Juan Ahmad, Global Procurement Leader bei Ralph Lauren, den Sourcing-Teams, von Anfang an mit schnellen Erfolgen zu überzeugen.
„Manchmal muss man klein anfangen, um die eigene Position zu stärken und Glaubwürdigkeit aufzubauen. Ist der Grundstein erst einmal gelegt, kann man strategisch wichtigere Projekte in Angriff nehmen.“
– Juan Ahmad, Senior Director, Strategic Sourcing, Ralph Lauren
Als Führungskraft im Bereich strategisches Sourcing können Sie, nachdem Sie den Wert Ihres Teams für Ihre funktionsübergreifenden Partner demonstriert haben, stärker strategische Initiativen in Angriff nehmen. Dazu gehören Projektpriorisierung, Reduzierung oder Beseitigung unkontrollierter Ausgaben, Erreichung von ökologischen, sozialen und ethischen Zielen (ESG) sowie Nutzung von Lieferantenbeziehungen in verschiedenen Geschäftsbereichen.
Darüber hinaus können Sie Ihren Einfluss im Unternehmen stärken, indem Sie die Partnerschaft mit dem Team so unkompliziert wie möglich gestalten. Manche Führungskräfte für strategisches Sourcing bieten wöchentliche Sprechstunden an, damit andere Teams Fragen stellen können und um anstehende Projekte vorzustellen. Durch offene Kommunikationswege zwischen Sourcing-Funktion und dem Unternehmen gewinnt Ihr Team bessere Einblicke in funktionsübergreifende Anforderungen und kann die Vorteile einer Partnerschaft mit Ihrem Team überzeugender darstellen.
Und schließlich können Sie Ihr Team aufwerten, indem Sie dafür sorgen, dass ihm genügend Zeit für dringlichere Geschäftsinitiativen zur Verfügung steht. Damit dies gelingt, vereinfachte Workday-Kunde Hyland Software Sourcing und Beschaffung für seine Stakeholder. Dazu stellte er ein Selfservice-Portal zur Verfügung, das häufige Aufgaben wie Büromaterialbestellungen und das Anfordern von Bestellaufträgen automatisiert. Dieses Portal ermöglichte es Geschäftsanwendern, ihre Anforderungen selbstständig zu bearbeiten. Zudem entlastete es das Sourcing-Team, sodass es weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringt und sich stattdessen auf strategische Projekte wie Vertragsprüfungen und Lieferantenmanagement konzentrieren kann.
Sind digitale Technologien für strategisches Sourcing entscheidend?
Die Herausforderungen im strategischen Sourcing sind nicht zu unterschätzen, dennoch arbeiten viele Teams nach wie vor weitgehend manuell mit E-Mails und Spreadsheets. Selbst große Unternehmen wickeln ihre Sourcing-Aktivitäten noch mit einer unflexiblen Kombination aus Legacy-Systemen, Spreadsheets, E-Mails und manuellen Prozessen ab. Veraltete und hochgradig komplexe Workflows blockieren die Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern und erschweren die Messung von Performance-Kennzahlen.
Die Pandemie hat den Bedarf an Lösungen für strategisches Sourcing noch verstärkt. In Zusammenarbeit mit Harvard Business Review Analytic Services gaben 92 % der Befragten an, dass ihre Sourcing-Technologie beim Wechsel zur Remote-Arbeit nicht zufriedenstellend funktioniert hat. Viele Unternehmen sahen sich plötzlich damit konfrontiert, unterbrochene Lieferketten zu stabilisieren, ihren Mitarbeitenden effektives Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen und vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen – oft ohne ausreichende Einblicke in ihre Sourcing-Daten.
Digitale Sourcing-Technologien werden für den Unternehmenserfolg zunehmend unverzichtbar, da immer mehr Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle setzen.
Ohne digitalisierten Sourcing-Prozess verschenken Unternehmen möglicherweise beträchtliche Summen. Technologie kann den Teams für strategisches Sourcing detailliertere Einblicke in ihre Lieferantenbeziehungen verschaffen und sie dabei unterstützen, höhere Einsparungen zu erzielen.
Je komplexer die Lieferketten werden, desto wichtiger ist es für Verantwortliche im strategischen Sourcing, einen genauen Blick auf ihre Tier-1- und Tier-2-Lieferanten – also die Lieferanten ihrer Lieferanten – und sogar darüber hinaus zu werfen. Nur so lässt sich nachvollziehen, wie Ressourcen eingesetzt werden, und sicherstellen, dass die gesamte Wertschöpfungskette den Unternehmensrichtlinien und regionalen Vorschriften entspricht. Digitale Technologien können Teams zudem dabei helfen, Einsparungen einfach zu verfolgen, Projekte zu überwachen und Beschaffungszykluszeiten zu reduzieren.
Mit zunehmendem Geschäftstempo müssen Unternehmen ihre Teams für das strategische Sourcing angemessen unterstützen, damit sie nicht nur mit einem veränderten Umfeld Schritt halten, sondern Bedarf erkennen, bevor er entsteht. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass Sourcing und Beschaffung in Bezug auf Technologieinvestitionen nicht mehr ignoriert werden können. Durch die Ausstattung dieser Teams mit digitalen Technologien können Unternehmen die Geschäftskontinuität verwalten und sich flexibel an wechselnde Marktbedingungen anpassen.
Vorteile von strategischem Sourcing
Unterstützt durch intuitive Lösungen können Teams für strategisches Sourcing ihren direkten Einfluss auf das Geschäftsergebnis besser nachweisen und ihre Rolle im Unternehmen weiter ausbauen. Lösungen für strategisches Sourcing sorgen nicht nur für mehr Sichtbarkeit im Führungsteam, sondern können dem Unternehmen außerdem folgende Vorteile bieten:
Höhere Effizienz und Kosteneinsparungen. Jede Einsparung durch Sourcing und Beschaffung wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus. Einsparungen bedeuten nicht nur harte Verhandlungen – sie entstehen auch durch Effizienzsteigerungen dank proaktivem Austausch mit Stakeholdern und Lieferanten. Automatisierung beim Sourcing erhöht die Teameffizienz durch die Entlastung von manuellen Aufgaben wie Datenmigration und -reporting zugunsten strategischer Aktivitäten.
Lückenlose Transparenz. Plattformen für strategisches Sourcing fungieren als zentrale Anlaufstelle für Planung, Initiierung und Abschluss von Sourcing-Ereignissen bei gleichzeitiger Überwachung der Lieferanten-Performance. Mit allen Daten in einer zentralen Lösung verfolgen Unternehmen das Sourcing von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss. Statt falsch abgelegter Verträge und Lieferanten-Überschneidungen gibt es einen nahtlosen, kollaborativen Prozess, der für alle Beteiligten vollständig einsehbar ist. Dies fördert die Compliance und vergrößert Kosteneinsparungen.
Bessere Ergebnisse. Sourcing- und Beschaffungsexperten liefern detaillierte Markteinblicke und bringen ihr Fachwissen in die Verhandlung und Verwaltung von Unternehmensanforderungen und Lieferantenvereinbarungen ein. Teams, die eine Lösung für strategisches Sourcing nutzen, können durchgängig günstigere Zahlungsbedingungen aushandeln, die nicht nur das Unternehmensergebnis steigern, sondern auch zu operativen Verbesserungen beitragen. Zum Beispiel können sie mit Lieferanten vereinbaren, Waren just-in-time zu liefern und den Bestand am Standort des Lieferanten zu lagern. Mit einem umfassenden Überblick über die Lieferantenbeziehungen in allen Geschäftsbereichen können Sourcing- und Beschaffungsteams Verbindungen in verschiedenen Unternehmensbereichen schaffen und so bessere Ergebnisse erzielen.
Schnellere Markteinführungszeiten für Produkte. Sourcing- und Beschaffungsteams erhalten detaillierte Einblicke in geschäftliche Anforderungen und die Lieferantenbasis. So können sie nach innovativen Wegen suchen, Herausforderungen des Unternehmens zu meistern. Diese Kreativität kann vor allem in schnell wachsenden Organisationen wichtig sein, die flexibel reagieren und kreative Lösungen finden müssen, um mit den Anforderungen des expandierenden Unternehmens Schritt zu halten.
Minimierung von Lieferantenrisiken. Sourcing- und Beschaffungsteams steigern den unternehmensweiten Mehrwert durch Echtzeit-Einblicke in Lieferantenrisiken. Mit der Möglichkeit, ihre Tier-1-, Tier-2- und weitere Lieferanten genau unter die Lupe zu nehmen, stellen Sourcing-Organisationen die Einhaltung lokaler und regionaler Gesetze sicher, wie z. B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Menschenrechtsbestimmungen oder Datenschutzrichtlinien.
Bedeutenden Mehrwert mit strategischem Sourcing schaffen
Unternehmen, die ihre Teams für strategisches Sourcing mit der richtigen Technologie ausstatten, profitieren von einer engeren Abstimmung zwischen Teams, besserer Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei Lieferanten und detaillierteren Einblicken in anstehende Projekte und Ressourcen. Mit zunehmendem Wachstum müssen sich Unternehmen auf die Fähigkeit ihrer Teams für strategisches Sourcing verlassen können, Risiken frühzeitig zu erkennen und das Geschäft durch skalierbare Lieferantenbeziehungen voranzubringen.
Strategisches Sourcing ist für Unternehmen absolut unverzichtbar, um resiliente Lieferketten aufzubauen und selbst in extrem herausfordernden Zeiten Geschäftskontinuität zu wahren. Durch eine enge Partnerschaft mit ihren Sourcing-Teams können Unternehmen die Performance ihrer Lieferanten maximieren und ihr Ergebnis steigern – zum Vorteil des gesamten Unternehmens.