Die UQ ist eine der führenden Forschungs- und Lehreinrichtungen Australiens. Die Universität ist dafür bekannt, Studierende zu innovativen Denkern und Führungskräften auszubilden. Doch eine derart hochwertige Erfahrung zu schaffen, kostet Zeit und setzt voraus, dass die Dozenten Zugriff auf umfassende Daten haben.
Wie die meisten großen, komplexen Institutionen kämpfte auch die UQ mit zahlreichen isolierten, manuellen und papierbasierten Prozessen. Dazu kamen völlig unterschiedliche Arbeitsmodelle, verteilt über Campusse und Forschungszentren. Die Folge: Mitarbeitende verloren wertvolle Zeit durch schwerfällige Prozesse. „Es gab keinerlei Standardisierung bei unseren Personalprozessen“, erklärt Chief HR Officer Al Jury.
Die Implementierung von Workday war für die Universität eine echte Transformation. Die Lösung wird der enormen Komplexität des Hochschulwesens gerecht.
Chief HR Officer
Automatisierung gibt Dozenten den Freiraum, sich auf die Lehre zu konzentrieren
Jury weiß genau, wie Workday die UQ effizienter macht. Schließlich misst die Technologie präzise, wie lange Geschäftsprozesse und Transaktionen in der Universität dauern. „Seit dem Go-Live konnten wir die Dauer vieler Hauptprozesse dank automatisierter Workflows halbieren. Eine Million Genehmigungen allein im ersten Jahr sprechen für eine ganz neue Geschwindigkeit und Agilität“, berichtet Jury. „Jetzt werden unsere Dozenten weniger durch Verwaltungsaufgaben belastet. Sie haben endlich wieder Zeit für Forschung und Lehre – das ist für unsere Studierenden und die Universität von unschätzbarem Wert. Sie können sich voll und ganz darauf konzentrieren, eine herausragende Anwendererfahrung für die Studierenden zu schaffen. Das stärkt den Ruf der UQ als Spitzenuniversität enorm.“
Da alle HR-Prozesse auf einem einzigen Dashboard gebündelt sind, haben Personalverantwortliche sämtliche Daten direkt zur Hand. „Durch die Visualisierung der Daten auf dem Dashboard macht es Workday unglaublich einfach, Aufgaben wie Performance-Reviews zu erledigen, die früher extrem mühsam waren“, so Jury. „Gerade während der Pandemie hat das Dashboard-System seine wahren Stärken gezeigt. Wir hatten sofort den aktuellen Überblick darüber, wo sich unsere Mitarbeiter aufhielten und welche flexiblen Arbeitsregelungen sie nutzten.“
Es ist ein enormer Vorteil, dass nun jeder an einem zentralen Ort spielend leicht auf HR-Prozesse zugreifen kann.
Chief HR Officer
Präzise Vergütungsdaten fördern die Lohngerechtigkeit
Wenn Inklusion zu Ihren Werten gehört, hat eine faire und gerechte Vergütung absolute Priorität. „Lohngerechtigkeit ist der Universität enorm wichtig“, erklärt Jury. „Bei unseren alten Systemen hatten viele Manager schlicht keinen Zugriff auf Vergütungsdaten oder auch nur auf einfache Personaldaten – das ist heute völlig anders.
„Präzise Echtzeit-Daten über Ihre Mitarbeiter und deren Kompetenzen sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen – etwa bei der Vergütung, die sich massiv auf Loyalität und Mitarbeiterbindung auswirkt. Diese sofortige Transparenz in Sachen Gehaltsgleichheit führt unweigerlich zu besseren Vergütungsentscheidungen“, ist Jury überzeugt.
Die Lösung von Workday hat sich im Hochschulwesen absolut bewährt.
Chief HR Officer
Moderne Lösungen verbessern die Mitarbeitererfahrung der Generation Z
Jury betont, dass eine Lösung, die auf globalen Best Practices basiert, besonders für die Postgraduierten der Universität, die gleichzeitig Angestellte sind, von großer Bedeutung ist. „Wir interagieren mit ihnen genauso wie mit unseren restlichen Angestellten: über eine moderne Plattform. Sie können ihre Daten mühelos aktualisieren und ihr gesamtes Onboarding-Learning online absolvieren – ganz nach ihren Bedürfnissen. Bereits 35.000 Teilnehmer nutzen Online-Learning über Workday.
„Die Tatsache, dass wir in eine so moderne Lösung investiert haben, zeigt ihnen deutlich: Wir nutzen intelligente Technologie und setzen uns voll und ganz für die Entwicklung der Belegschaft der Zukunft ein“, schließt Jury.