Als systemrelevantes Unternehmen blieb die Lebensmittelkette Schnuck Markets mit Standorten im Mittleren Westen der USA weiterhin geöffnet, verzeichnete jedoch in allen Filialen wegen Kinderbetreuung und anderer, nicht krankheitsbedingter Faktoren eine Fehlzeitenquote von zehn Prozent – das Vierfache des üblichen Werts.
Innerhalb von zwei Monaten musste Schnucks 1.500 neue Teammitglieder einstellen und einarbeiten, fünfmal so viele wie unter normalen Umständen. Da die Verwaltungsbüros geschlossen waren, mussten die Teammitglieder im Homeoffice arbeiten oder in den Filialen den Geschäftsbetrieb unterstützen.
Während der Pandemie mussten wir unsere Geschäftsprozesse schnell anpassen, oftmals praktisch über Nacht.
Director, Human Capital Management
Komplexe Herausforderungen durch 31 Tarifverträge
Als Lebensmittelkette mit 14.500 Teammitgliedern und 112 Filialen, die über vier US-Bundesstaaten verteilt sind, hat Schnucks insgesamt 31 unterschiedliche Tarifverträge zu berücksichtigen. Diese Verträge enthalten unzählige Vorgaben zu Lohn und Gehalt, Urlaubsanspruch und andere Arbeitsbedingungen, deren Einhaltung sichergestellt werden muss. Darüber hinaus ist das Unternehmen bestrebt, die für den Handel typische hohe Fluktuationsrate zu verringern. Auf der Suche nach einem HCM-Anbieter (Human Capital Management), der diese komplexen Anforderungen erfüllen kann, initiierte Schnucks einen entsprechenden Auswahlprozess.
Workday erwies sich als ideale Lösung für die äußerst anspruchsvollen Anforderungen. Diese umfassten insgesamt 28 hochkomplexe Business Case-Szenarien, mit denen das Unternehmen konfrontiert war. Ein Anbieter hat erst gar nicht reagiert. Letztlich entschied sich Schnucks für Workday als strategischen Partner, der das Unternehmen auf Erfolgskurs bringen kann. Ein zusätzlicher Anreiz war der Zugang zur Workday Community für den Austausch mit Branchenkollegen zu bestimmten Implementierungsfragen und Best Practices.
Gesteigerte Agilität im Unternehmen
Mitte 2019 hat Schnucks das Deployment von Workday Human Capital Management sowie weiteren Anwendungen erfolgreich abgeschlossen. Das Unternehmen konsolidierte seinen Systembestand, indem es ein Mainframe-System für HCM sowie zwei Entgeltabrechnungssysteme abschaffte. Workday trug in hohem Maße zur Optimierung der Recruiting- und Onboarding-Prozesse bei.
Dann kam die Pandemie. Aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen wurden Hunderte Mitarbeiter des Unternehmens ins Homeoffice geschickt. Andere wurden zur Arbeit in den Filialen eingeteilt. Workday bot die nötige Agilität und Flexibilität, um die von Schnucks eingeleiteten Maßnahmen zu unterstützen. „Wir mussten unsere Geschäftsprozesse schnell anpassen, oftmals praktisch über Nacht“, so Becky Fitzpatrick, Director of HCM.
Mit Workday können wir Prozesse innerhalb von 30 Minuten ändern, einschließlich Setup, Testing und Rollout.
Director, Human Capital Management
Zentral verfügbare Mitarbeiterdaten
Schnucks hat Informationssilos eliminiert und so einen umfassenden Überblick über die Teammitglieder ermöglicht. Mithilfe dieser Daten können Führungskräfte fundiertere Entscheidungen zu Recruiting, Stellenbesetzung, Onboarding, Weiterbildung, Entgeltabrechnung und vieles mehr treffen. Auch zeitraubende und fehleranfällige manuelle Dateneingaben und Reportingprozesse gehören der Vergangenheit an. Die betriebliche Transparenz wurde durch sicheren, rollenbasierten Zugriff auf Mitarbeiterdaten deutlich erhöht.
Mit all diesen Funktionen konnte Schnucks das pandemiebedingte Recruiting und Onboarding von 1.500 neuen Mitarbeitern innerhalb von zwei Monaten beschleunigen; das entspricht dem Fünffachen der Einstellungszahl unter normalen Bedingungen. Das Unternehmen konnte nun der Lösung für die wöchentliche Entgeltabrechnung mühelos neue Teammitglieder hinzufügen und Prozesse und Workflows nach Bedarf schnell ändern.
Dank Workday haben wir das Onboarding von 1.500 neuen Mitarbeitern schnell und effizient erledigt, sodass sie unmittelbar danach ein- und auschecken und ihr wöchentliches Gehalt beziehen konnten.
Director, Human Capital Management
Stärkere Motivation und Einbindung
Mit Workday verbesserte Schnucks die Motivation und Bindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und konnte so die teure Fluktuation verringern. Der einfache Zugriff auf Informationen, optimierte Geschäftsprozesse sowie Angebote für die berufliche Weiterbildung in der jeweils bevorzugten Form sorgen für eine neue, positive Mitarbeitererfahrung.
Somit kann Schnucks gezielt in ein besseres Recruiting, eine effektivere Stellenbesetzung und in die Entwicklung benötigter Kompetenzen investieren. Das Ergebnis sind motiviertere und zufriedenere Teammitglieder.