University of Minnesota Physicians (M Physicians) ist eine akademischer Fachklinikverbund in Minneapolis. Vor einigen Jahren stellte die Einrichtung fest, dass ihr Lernmanagementsystem den Weiterbildungsprozess erschwerte.
Weiterbildungshindernisse überwinden
Klinikpersonal und Verwaltungsangestellten fiel es nicht leicht, zu sehen, welche Kurse sie benötigten. Außerdem war es nicht möglich, sich für die gefundenen Kurse einzuschreiben. Alle Kurse mussten von dem vierköpfigen Learning-Team eingerichtet werden. Das Team war mit den Anfragen überfordert, was zu einem monatelangen Rückstau führte.
Die Zeit zum Einrichten einer Zielgruppe, Zuweisen eines Kurses und für das Reporting reduzierte die Ressourcen. Diese fehlten, um qualitativ hochwertige und ansprechende Inhalte zu erstellen.
Jetzt können Mitarbeiter über Workday Learning an einem Ort auf alle erforderlichen Lern- und Qualifizierungsinhalte zugreifen.
HRIS/Workday Operations
Arbeitsintensives Compliance-Management
Als medizinische Einrichtung hat M Physicians strenge Richtlinien, die die erforderliche Qualifikation vorschreiben. Vor der Einführung von Workday konnten die Ausbilder die Anwesenheit nicht nachverfolgen. Die Manager konnten sich nur schwer einen Überblick darüber verschaffen, welche Weiterbildung die einzelnen Mitarbeiter absolviert hatten. Das Learning-Team musste die Daten manuell per E-Mail von den Mitarbeitern sammeln und in eine Tabelle eintragen. Das dauerte mindestens vier Stunden pro Bericht. Anschließend schickten sie den Mitarbeitern Erinnerungs-E-Mails, damit sie die zugewiesenen Kurse absolvierten.
„Unsere Mitarbeiter sollten die Möglichkeit erhalten, selbstständig Inhalte zu erstellen und zu veröffentlichen. Die Manager brauchten einen einfachen Zugriff auf Berichte und die Möglichkeit, die Compliance in Echtzeit zu verfolgen“, erklärt Brad Aleman, Learning Partner bei M Physicians.
Eine neue Art des Lernens
Workday Learning bietet den Mitarbeitern und Managern von M Physicians einen sicheren Zugriff auf alle Weiterbildungsinhalte über die gleiche Schnittstelle wie andere Workday-Anwendungen. Mit nur einer Anmeldung können die Mitarbeiter auf alles zugreifen, vom Onboarding neuer Mitarbeiter über die Anmeldung von Leistungen bis hin zu Compliance- und Führungsschulungen.
Workday Extended Enterprise for Learning ermöglicht es M Physicians außerdem, seinen Partnerorganisationen dieselben Weiterbildungsinhalte zur Verfügung zu stellen wie den internen Mitarbeitern. Auf diese Weise wird eine konsistente Weiterbildung gewährleistet und die Verwaltung für die Kursadministratoren vereinfacht.
Die in Workday Learning enthaltene Möglichkeit, Mitarbeiter aus Kampagnen herauszunehmen, war ein großer Gewinn für uns.
Lead Learning-Geschäftspartner
Befähigung von Learning-Administratoren
Mit Kampagnen in Workday kann das kleine Learning-Team die Weiterbildung für das gesamte Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitern verwalten. Administratoren können auf der Grundlage von detaillierten Daten, die bereits in Workday vorhanden sind, Kriterien für die Zielgruppe definieren und Lernanforderungen, Inhalte und Weiterbildungserinnerungen bereitstellen. Die Lösung kann einer bestimmten Zielgruppe auf einfache Weise Weiterbildungsinhalte zuweisen und dabei diejenigen herausfiltern, die den Kurs bereits absolviert haben oder ihn nicht benötigen.
„Wir hörten sonst vielleicht von 100 Mitarbeitern, die nicht relevante Kursbenachrichtigungen bekamen", sagt Jason Holmes, Lead Learning Business Partner bei M Physicians. „Die in Workday Learning enthaltene Möglichkeit, Mitarbeiter aus Kampagnen herauszunehmen, war ein großer Gewinn.“
Alle Mitarbeiter finden auf ihrem Workday Learning Dashboard eine Liste der erforderlichen Kurse, für die sie sich mit einem einfachen Klick anmelden können, und es werden empfohlene Kurse, kuratierte Inhalte auf der Grundlage von Rollen oder Interessen und vieles mehr angezeigt. Über das Compliance-Dashboard können Manager jederzeit aktuelle Berichte über den Weiterbildungsstand ihrer Mitarbeiter abrufen.
Workday Learning umfasst auch Standardintegrationen mit Inhalten von Drittanbietern wie LinkedIn Learning, Skillsoft, Udemy, Harvard ManageMentor und YouTube. Dies erweitert die in Workday verfügbaren Lerninhalte und reduziert den Integrationsaufwand für Learning-Administratoren.
Wir nutzen die Sicherheitsfunktionen von Workday intensiver als viele andere Organisationen.
HRIS/Workday Operations
Die Entwicklung von Inhalten in die Hände der KMU legen
Anwenderfreundliche Content-Management-Tools und robuste Sicherheitsmechanismen erleichtern es den KMU, Peer-to-Peer-Inhalte in Workday zu erstellen und zu veröffentlichen. Dies vereinfacht und beschleunigt die Kursentwicklung. Die Qualität und Korrektheit der Inhalte wird durch konfigurierbare Genehmigungsprozesse sichergestellt, ohne dass das Learning-Team eingreifen muss.
„Wir setzen die Sicherheitsfunktionen von Workday ausgiebig ein“, sagt Lisa Umerley, HRIS/Workday Operations bei
M Physicians. „Nicht nur die Standardrollen des Learning-Administrators sind von Bedeutung, sondern auch alle anderen Administrator-, Partner- und Koordinator-Rollen, die wir für Transaktionen im System zulassen.“
98 % Abschlussquote in 30 Tagen erreicht
Automatische Erinnerungsfunktionen, die Verfolgung der Compliance auf dem Dashboard, benutzerdefinierte Benachrichtigungen und die einfache Anmeldung bei Workday Learning haben dazu beigetragen, dass die HIPAA-Schulung für 2019 innerhalb von 30 Tagen nach dem Start zu 98 Prozent abgeschlossen wurde. Vor dem Deployment der Anwendung erreichte M Physicians im gleichen Zeitraum nur eine Abschlussquote von 80 Prozent.
Lizenzen und Zertifizierungen der Mitarbeiter werden automatisch in Workday hochgeladen. Auf dieser Grundlage werden Warnmeldungen und Mailinglisten für Kampagnen erstellt, um die Mitarbeiter über die für die Zertifizierung erforderlichen Kurse zu informieren. Mittlerweile dauert es nur noch 20 Minuten, einen Abschlussbericht zu erstellen, vorher waren es 4 Stunden.
Die Schulung für Codierer zeichne ich jetzt live auf und lade sie in Workday hoch. Dann können die Coder sie anschauen, wenn sie Zeit dazu haben.
Senior Billing Manager
Beschleunigtes Peer-to-Peer-Learning
Workday Learning hat die Erstellung von Peer-to-Peer-Weiterbildungsinhalten beschleunigt. Klinikleiter können die Präsentationen der Spezialisten aufzeichnen und für abwesende Mitarbeiter in Workday hochladen. Das Gleiche gilt für Verwaltungs-KMU.
Früher habe ich die „Brown-Bag-Sessions“ für Codierer persönlich präsentiert, und viele Codierer haben über Skype teilgenommen“, sagt Cara Detlefsen, Senior Billing Manager. „Die Schulung für Codierer zeichne ich jetzt live auf und lade sie in Workday hoch. Dann können die Codierer sie anschauen, wenn sie Zeit dazu haben.“ Das Dezentralisieren von Peer-to-Peer-Inhalten konnte die Bearbeitungszeit von einem Monat auf nur einen Tag verkürzen.
Mit Workday konnten wir ein monatliches Learning-Format einführen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, die Inhalte nach und nach zu verinnerlichen.
HRIS/Workday Operations
Überall und jederzeit Zugriff auf Learning
Aufgrund der rasanten Veränderungen im klinischen Umfeld müssen neue Erkenntnisse schnell an das Personal weitergegeben werden. Ärzte sind ständig auf dem Weg von Patient zu Patient. Daher verlassen sie sich eher auf ihre mobilen Geräte als auf einen Computer. Sämtliche Inhalte und Kurse von Workday Learning können die Mitarbeiter von überall aus über ihre mobilen Geräte abrufen.
Mit Workday konnten wir ein monatliches Learning-Format einführen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, die Inhalte nach und nach zu verinnerlichen. Ein Thema nach dem anderen, im Allgemeinen 10 bis 30 Minuten“, sagt Umerley. „Jetzt können sie über Workday Learning in einer einheitlichen Bedienoberfläche auf alle erforderlichen Lern- und Qualifizierungsinhalte zugreifen.“