Belk will über seine Wurzeln im Süden der USA hinauswachsen. Daher möchte das Unternehmen auch der zunehmenden Vorliebe der Kunden für Online-Shopping gerecht werden. Das Unternehmen strebt ein Gleichgewicht zwischen Verkäufen im Laden und online an, was bedeutet, dass es in Zukunft wesentlich mehr Einnahmen aus dem E-Commerce erzielen will. Belk möchte ein Unternehmen bleiben, das Kunden und Mitarbeiter gut behandelt und in seinen Gemeinden einen Beitrag leistet.
Management von E-Commerce und saisonbedingten Einstellungen
Da Belk expandiert und modernisiert, muss das Human Capital Management (HCM) die Veränderungen unterstützen, die das Unternehmen anstrebt. Zum Beispiel werden Einzelhandelsstandorte die E-Commerce-Abwicklung übernehmen. Das bedeutet, dass die Teams dort andere Kompetenzen haben müssen. Belk wird weiterhin bis zu 10.000 zusätzliche Zeitarbeitskräfte für die Feiertage zum Jahresende einstellen und damit die Zahl der Mitarbeiter jedes Mal um etwa 40 Prozent erhöhen.
Die veralteten Technologien boten nicht die Flexibilität und Transparenz, die nötig war, um die Veränderungen und die gewünschte Effizienz zu unterstützen. Jessica Reynolds, Senior Manager of HRIS bei Belk erklärt: „Für das Management unserer HR-Prozesse haben wir unterschiedliche Systeme verwendet. Sie waren nicht benutzerfreundlich und wir erhielten nicht alle nötigen Daten, um die Belegschaft weiterzuentwickeln und zu erweitern. Für Einstellungen verantwortliche Manager in 300 Filialen verwendeten eigenständige Tabellenkalkulationen, um Bewerber und Teams zu verwalten.“
Mit Schwung durch die Turbulenzen im Einzelhandel
Workday Human Capital Management unterstützt Belk nun dabei, die kurzfristigen Ziele des Unternehmens für saisonale Einstellungen zu erreichen und gleichzeitig drastische Veränderungen in der Arbeitsweise der Einzelhandelsfilialen durchzusetzen. Mit Workday können Geschäfts- und Einstellungsmanager von Belk Talente effizient und konsistent einstellen und ihre Entwicklung fördern, sodass sich die HCM-Aktivitäten in den Unternehmensniederlassungen und in den einzelnen Filialen ergänzen können. Reynolds sagt: „Die Art und Weise, wie wir Mitarbeiter und Kompetenzen verwalten, muss sich mit dem Geschäftsmodell von Belk weiterentwickeln. Wir wollen auch in einer sich schnell verändernden Branche wettbewerbsfähig bleiben. Workday vereinfacht unser Leben und hilft uns dabei, von den Änderungen zu profitieren.“
Ergebnisse mit Fokus auf den Mitarbeitern
Die Private Equity-Firma, die Belk im Jahr 2015 übernommen hat, ermöglichte die Umstrukturierung des Unternehmens, indem sie in Handels- und Infrastrukturtechnologien investierte, darunter auch in Human Capital Management. Reynolds erläutert hierzu: „Workday ist das Schlüsselelement bei unserem Weg dahin, ein modernes Multichannel-Einzelhandelsunternehmen zu werden. So können wir wachsen und Änderungen managen. Zugleich schaffen wir es, uns auf die Menschen und die Gemeinden zu konzentrieren, die für unseren Erfolg immer wichtig waren.“
- Effizienteres und besser auf die Unternehmensziele ausgerichtetes HCM.
- Mit Transparenz und Kontrolle kann Belk die Veränderungen im Einzelhandel selbstbewusst durchlaufen.
- Die Vereinfachung der HCM-Prozesse und die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer Kompetenzen tragen dazu bei, dass Belk ein äußerst attraktiver Arbeitgeber bleibt.
Mehr Kontrolle und Transparenz beim HCM
Bei allen Prozessen von Belk gibt Workday den Managern, der HR-Abteilung und der Unternehmensleitung die Möglichkeit, das saisonale Recruiting und die Personalentwicklung effizient und transparent zu steuern. Führungskräfte und HR-Verantwortliche in Filialen verwenden Workday auf mobilen Geräten, um Einstellungen, Onboarding und Weiterbildung zu verwalten. Jeder, der mit Talentmanagement zu tun hat, kann sich auf Workday verlassen, um den Status seiner Aktivitäten zu überprüfen. „Wir haben fantastische Rückmeldungen über die mobilen Workday-Funktionen und die Verbesserungen erhalten, die wir eingeführt haben, um die Einstellung und das Talentmanagement in den Filialen weniger umständlich zu gestalten“, sagt Reynolds.
Die Einstellung von Saisonkräften erfolgte früher über Standard-Personalanforderungen im ERP-System (Enterprise Resource Planning). Mit Tausenden von Managern und mehreren Mitarbeitertypen in jeder Filiale erwies sich das als komplexes Unterfangen. Nach der Einführung von Workday konnte Belk die Arbeit für Tausende von HR-Managern optimieren. „Durch die Integration von Workday in unser HCM-Portal können wir zu einem stärker zentralisierten Talentmanagement übergehen“, sagt Reynolds. „Workday ermöglicht das richtige Gleichgewicht zwischen der Konsistenz im gesamten Unternehmen und der Autonomie der Manager in den einzelnen Filialen. Wir weisen jeder Filiale je nach Bedarfsanforderung Vorlagen für Verkaufs-, Support- und Kosmetikverkaufsrollen zu, und HR-Abteilung und Einstellungsmanager können dann ganz einfach aktuelle Bedarfsanforderungen erstellen und Mitarbeiter einstellen.“
Sowohl auf Unternehmensebene als auch in den Filialen müssen wir nicht mehr die Recruiting-Daten für jede einzelne Bedarfsanforderung durchforsten, um unser Recruiting und unsere Einstellungen zu bewerten. Wir führen Berichte in Workday aus und können den Fortschritt unserer Einstellungen von Saisonarbeitern sehen.
Senior Manager, HRIS
Effizientes und störungsfreies Änderungsmanagement
Belk organisiert seine Einzelhandelsmitarbeiter und Prozesse neu, um die Abwicklung des E-Commerce zu unterstützen und ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten. Für das damit verbundene Änderungsmanagement ist eine häufige und ausführliche Kommunikation nötig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstehen, wie sie in ihren erweiterten Rollen wachsen und erfolgreich sein können. Reynolds sagt: „Wir bewegen uns weg von den Silos der einzelnen Teams, hin zu einem Operations-Team-Ansatz. Die Workday-Lösung hilft uns dabei, die Aktivitäten effizient und auf Kurs zu halten. Dazu gehören auch Details, wie z. B. sicherzustellen, dass die verantwortlichen Mitarbeiter während der Filialöffnungszeiten eingeteilt werden.“ Aufgrund der beschränkten Transparenz war es eine Herausforderung, solche operativen Veränderungen zu managen. „Als wir noch dezentraler waren, hatten wir Schwierigkeiten, alle Filialen auf unsere Unternehmensausrichtung abzustimmen, und eine gemischte Stellenbesetzung machte die Sache noch schwieriger“, sagt Reynolds. „Workday ermöglichte uns eine höhere Reporting-Transparenz. Jeder in der Unternehmensführung und im Einzelhandelsmanagement hat vollen Einblick in den Geschäftsbetrieb der Filialen. Wir müssen keine Informationen mehr aus Tabellenkalkulationen zusammenstellen und sie für unsere Budgetierung und Planung konsolidieren.“
Das Rennen um Talente gewinnen
Dadurch, dass nun ein berufliches Weiterkommen möglich ist, hofft Belk, ein Arbeitgeber mit hoher Mitarbeiterloyalität zu bleiben. Obwohl es in der Branche schwierig ist, Talente zu rekrutieren und zu binden, kehren viele Saisonkräfte von Belk Jahr für Jahr zurück, und die Festangestellten bauen ihre Karriere im Unternehmen auf. Die Möglichkeit, dass Mitarbeiter beruflich weiterkommen können, leistet hierbei einen bedeutenden Beitrag. Reynolds meint: „Mit Workday behalten wir das bei, was die Mitarbeiter an unserer Kultur geschätzt haben, als wir noch ein Familienunternehmen waren. Workday Recruiting und Workday Learning lassen uns wachsen und befähigen eine aus mehreren Generationen bestehende Belegschaft. Die Mitarbeiter können sich bei Workday anmelden, um zu sehen, welche Kompetenzen und Kurse für sie nützlich sein könnten. So können sie sich selbst darum kümmern, immer kompetenter zu werden.“
Es ist viel leichter geworden, geeignete Bewerber zu bestimmen und an Bord zu holen. „In unserem Legacy-System musste man wissen, wen man fragen musste und wie man Informationen finden konnte“, sagt Reynolds. „Workday ist in unser HCM-Portal integriert, sodass wir Einstellungsmanager durch alle notwendigen Schritte führen können. Workday ist sehr intuitiv und bietet sofortigen Zugriff auf die benötigten Informationen. Ohne Workday wäre die Einstellung von Saisonkräften und Festangestellten, ganz zu schweigen vom Änderungsmanagement, viel schwieriger und zeitaufwendiger.“
Mit Workday bieten wir allen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Karriere durch den Erwerb der Kompetenzen voranzubringen, die für ihre Rollen und Ziele erforderlich sind.
Senior Manager, HRIS