Wat zijn de verborgen kosten van het gebruik van legacysystemen in FP&A?

Ontdek meer over legacysystemen in FP&A.

Organisaties die afhankelijk zijn van systemen die onvermijdelijk leiden tot beperkte, verouderde data en regelmatige time-outs voor onderhoud, vragen zich wellicht af waarom ze deze systemen nog gebruiken. Lompe en verouderde legacysystemen zijn in meerdere opzichten duur, maar toch houden veel bedrijven en functies − waaronder financiële planning en analyse (FP&A) − er nog steeds aan vast.

Waarom? Traagheid en vertrouwdheid spelen zeker een rol. Maar financeleaders en IT-leaders zien steeds vaker in dat het blijven gebruiken van broze, verouderde legacysystemen aanzienlijke kosten met zich meebrengt. Er is niet alleen tijd en geld nodig voor onderhoud, maar er zijn ook de vereisten voor upgrades plus de financiële risico's die gepaard gaan met verouderde beveiligingsprotocollen en onnauwkeurige rapportages.

Technologische schuld, inclusief de tijd die nodig is om verschillende legacysystemen te onderhouden, werd door CFO's zelfs genoemd als een van de grootste uitdagingen toen ze werden ondervraagd over de belangrijkste obstakels bij het realiseren van waarde uit de IT-functie.

Legacysystemen kosten niet alleen intern tijd en budget. Dergelijke systemen kunnen ook een dure belemmering vormen voor het bewerkstelligen van innovatie en flexibiliteit.

30% van de organisaties gebruikt nog steeds spreadsheets als belangrijkste hulpmiddel voor budgettering en forecasting.

Verouderde legacysystemen zijn niet in staat om bedrijven de benodigde automatisering en inzichten te bieden. Bovendien zijn veel legacyapplicaties moeilijk te integreren met technologieën zoals analytics en mobiel.

Bijna 60% van de door Forrester onderzochte CTO's in de financiële dienstverlening geeft aan dat hun bestaande technologiestack te duur en ontoereikend is voor moderne applicaties. En in een aparte enquête van Deloitte zegt 57% van de businessleaders dat het gebrek aan business agility een probleem is van legacysystemen.

Voor FP&A-teams die de analyses en inzichten willen leveren die CFO's en andere C-suite executives steeds vaker verwachten, zijn de kosten van het vasthouden aan kwetsbare, verouderde legacysystemen te hoog om te negeren.

Inzicht in legacysystemen in FP&A.

Veel legacysystemen die door FP&A-teams worden gebruikt, zijn tientallen jaren geleden gebouwd en niet ontworpen om de omvang en de authenticiteit van de financiële data te verwerken die teams tegenwoordig moeten beheren. Ook de vereiste analyticsmogelijkheden ontbreken. Financefuncties gebruiken vaak één applicatie en schakelen over op afzonderlijke analyticstools om de beperkingen van dergelijke legacysystemen aan te pakken. Het resultaat is een broze lappendeken van versnipperde data die aanzienlijke tijd en aandacht vergen om te onderzoeken en te analyseren.

Hoewel spreadsheets vaak worden gebruikt door financeprofessionals om data te organiseren, bieden ze niet altijd de benodigde duidelijkheid in het huidige complexe financiële landschap. Sterker nog, 30% van de organisaties gebruikt nog steeds spreadsheets als belangrijkste tool voor budgettering en forecasting. Dit percentage is sinds 2014 niet veranderd. Toch hebben statische spreadsheets zo hun eigen gevaren, omdat ze samenwerking in realtime belemmeren en het risico vergroten dat er met verouderde of achterhaalde data wordt gewerkt.

Legacysystemen zijn kwetsbaarder voor beveiligingsproblemen en brengen compatibiliteitskosten met zich mee.

Naarmate CFO's binnen veel organisaties een meer strategische positie innemen, stijgen ook de verwachtingen rondom de rol van FP&A. Maar vaak fungeren verouderde FP&A-systemen eerder als knelpunten en barrières dan als strategische hulpmiddelen.

Waarom bedrijven nog steeds vertrouwen op legacysystemen.

Legacysystemen blijven bestaan om verschillende en in veel opzichten begrijpelijke redenen. Ze zijn vertrouwd, comfortabel en ingeburgerd, en bedrijven hebben hun workflows erop aangepast. En omdat iedereen deze systemen door en door kent, kan verandering onoverkomelijk of onnodig lijken.

Bedrijven maken zich ook zorgen over de kosten en complexiteit die gepaard gaan met de overstap naar deze systemen. Maar met name angst voor het onbekende houdt organisaties tegen. Dit resulteert in beperkte inzichten en agility, en obstakels voor groei.

De werkelijke kosten van het gebruik van legacysystemen.

Legacysystemen brengen vaak economische en operationele kosten met zich mee die alleen maar toenemen naarmate je er langer mee blijft werken. Voor een deel komt dat door vraag en aanbod. Naarmate er nieuwe opties op de markt komen, zijn de vereiste vaardigheden om legacysystemen te bedienen moeilijker te vinden, waardoor het gebruik meer tijd en geld vergt. Volgens een enquête van Deloitte besteden IT-afdelingen al meer dan 55% van hun budget aan het onderhouden van de bedrijfsactiviteiten, maar slechts 19% aan de ontwikkeling van innovatieve oplossingen.

Legacysystemen zijn ook kwetsbaarder voor beveiligingsproblemen en brengen compatibiliteitskosten met zich mee, omdat deze systemen achteraf moeten worden bijgewerkt met nieuwe beveiligingsupdates. De technologische mismatch vraagt om nieuwe code, middleware en maatwerkoplossingen. Dit alles heeft zijn prijs. Dan zijn er nog de kosten van cyberaanvallen zelf: 4,45 miljoen dollar in 2023, exclusief reputatieschade.

Ook de productiviteit lijdt onder legacysystemen. Oudere systemen vereisen meer onderhoud en downtime, en werknemers moeten meer tijd besteden aan gewone taken, zoals het afstemmen van data. In moderne FP&A-systemen zijn deze taken geautomatiseerd. Hierdoor hebben werknemers meer tijd voor activiteiten met een hogere waarde, zoals financiële analyse.

Een uitdaging voor CTO's bij het vervangen van verouderde FP&A-systemen die vaak over het hoofd wordt gezien, is de weerstand van werknemers.

Zoals de Data Governance en EPM Manager bij Doctolib opmerkte nadat de snelgroeiende Europese e-healthservice het oude FP&A-systeem had vervangen door een moderne oplossing: "Mijn collega's zijn nu veel minder tijd kwijt aan het verwerken van data en houden meer tijd over voor zakelijke samenwerking en inzichtelijke analyses. Dit is niet alleen bevredigender voor het team, maar ook veel productiever en levert tastbare voordelen op voor de business."

Overstappen vanaf legacysystemen.

Hoewel het vervangen van een legacysysteem misschien lastig lijkt, is het vaak een gunstige stap vooruit voor je organisatie. Wat de reden van je aarzeling ook is, het is verstandig om voorzichtig te zijn. Er zijn namelijk belangrijke zaken waar je rekening mee moet houden voordat je aan een moderniseringsproces begint.

Het moderniseren van legacysystemen kan op vele manieren. Sommige bedrijven updaten alles in één keer. Andere geven de voorkeur aan een meer gefaseerde aanpak, waarbij stapsgewijze aanpassingen mogelijk zijn. De beste aanpak voor je bedrijf hangt af van de behoefte, risicobereidheid en beschikbare resources. Je moet samenwerken met andere executives om een datamigratieplan te ontwikkelen voor de veilige en nauwkeurige overdracht van historische data en om compatibiliteit met alle andere gebruikte bedrijfssystemen te garanderen.

Een uitdaging voor CTO's bij het vervangen van verouderde FP&A-systemen die vaak over het hoofd wordt gezien, is de weerstand van werknemers. Verandering kan moeilijk zijn en nieuwe systemen zijn intimiderend.

Om het vertrouwen van aarzelende werknemers te vergroten, kun je trainingsprogramma's opzetten met speciale tijden voor praktijkgerichte training, gemakkelijk toegankelijke gidsen voor probleemoplossing en open communicatiekanalen voor individuele ondersteuning. Het helpt ook om 'veranderingsambassadeurs' aan te stellen die het nieuwe systeem en de voordelen ervan promoten, zoals de mogelijkheid om vaardigheden te verbeteren.

Bedrijven die de overstap naar een modern FP&A-systeem hebben gemaakt, melden al snel rendement op hun investering. De Britse multinationale optiekketen Specsavers had slechts twee maanden nodig om een up-to-date FP&A-systeem volledig te implementeren. Het bedrijf besteedt nu veel minder tijd aan het opstellen van budgetten voor de 60 vestigingen. Executives hebben ook meer inzicht in de verschillende kostenfactoren, wat helpt bij het signaleren van groeikansen voor de hele organisatie.

Modernisering van ERP- en accountingsystemen.

Oudere ERP- en accountingsystemen werken goed, totdat ze dat niet meer doen. Spreadsheets waren een perfecte oplossing voor de inbeldagen van de twintigste eeuw, maar zijn niet gebouwd om het hoge tempo van de huidige zakelijke transacties bij te houden.

Moderne FP&A-tools bieden ongeëvenaarde mogelijkheden waar legacysystemen niet tegenop kunnen.

Moderne systemen, zoals Workday Adaptive Planning, die gebeurtenissen registreren en analyseren zodra deze zich voordoen, zijn beter toegerust voor de bedrijfsomgeving van vandaag. Bovendien integreren ze met een grotere verscheidenheid aan databronnen dan oude ERP-systemen. FP&A-teams en businessleaders krijgen hierdoor een holistischer beeld van de business.

Hoewel de overgang vanaf legacysystemen een uitdaging kan zijn, maakt het proces de weg vrij voor eenvoudigere updates in de toekomst De cloudgebaseerde oplossingen van Workday bieden meer flexibiliteit en schaalbaarheid en maken het aanpassen aan veranderende zakelijke behoeften gemakkelijker. Als je bereid bent om te investeren in een modern ERP-systeem, zul je rendement gaan zien en dit zelfs in de loop van tijd zien toenemen.

De toekomst van FP&A: laat legacysystemen achter je.

Moderne FP&A-tools bieden ongeëvenaarde functies voor realtime analytics, cloudcompatibiliteit, gebruiksvriendelijke dashboards en operationele efficiëntie. Daar kunnen legacysystemen niet aan tippen. Bij modernisering is voorbereiding het halve werk. Je voert om te beginnen een audit uit van je huidige FP&A-systeem en let daarbij met name op hiaten in de capaciteiten. Heb je eenmaal een vervangend systeem gevonden dat voldoet aan je meest dringende FP&A-behoeften, dan stel je veilige en betrouwbare processen op voor datamigratie en integratie met bestaande ERP-systemen. Test, voordat je live gaat met het nieuwe systeem, je data in het nieuwe systeem om te controleren of er problemen zijn.

Aangezien FP&A systemen zich in hoog tempo blijven ontwikkelen, zal de kloof tussen de 'haves' en de 'have-nots' steeds groter worden. Innovaties op het gebied van AI zullen een einde maken aan de toch al trage, traditionele oplossingen. Maar organisaties die de toekomst met beide handen aangrijpen, worden beloond met baanbrekende technologieën zoals realtime inzichten en voorspellende analytics. Ook krijgen zij de power om een revolutie teweeg te brengen in elk onderdeel van hun business.

Klaar om legacysystemen achter je te laten en een revolutie teweeg te brengen in je FP&A-practices? Ontdek hoe Workday jouw partner kan zijn op deze transformatieve reis.