Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 27 december 2019

Introductie

Wij zijn Workday, een wereldwijd opererende onderneming. Workday zet zich in om uw persoonlijke data te beschermen.

Deze privacyverklaring beschrijft de manier waarop Workday uw persoonlijke data verzamelt, gebruikt, openbaar maakt, overdraagt en opslaat wanneer u de website workday.com bezoekt, of een andere Workday-website die verwijst naar deze privacyverklaring (“Website”), marketing- of educatieve evenementen, zowel online als offline (“Evenementen”), alsook business account management. Deze verklaring beschrijft uw keuzes en rechten wat betreft uw persoonlijke data.

 

De Workday Service.

Als u gebruiker bent van de Workday Cloud-Based Enterprise Applications (de “Service”), raadpleeg dan de 'Workday Service Privacy Statement' voor meer informatie. Bij normaal gebruik van de Workday Service voeren klanten elektronische data in de systemen van Workday in (“Customer Data”). Workday zal deze Customer Data niet delen of verspreiden, tenzij anders bepaald in de contractuele overeenkomst tussen Workday en de klant of indien de wet dit voorschrijft.

Uw gebruik van de Workday Service valt onder het beleid van uw eigen organisatie. Richt uw vragen of zorgen over privacy aan uw werkgever of aan de Workday Administrators in uw organisatie.

 

Persoonlijke data die we verzamelen.

Website
Als bezoeker van de website kunt u ervoor kiezen om ons persoonlijke data te verstrekken, zoals:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Zakelijk e-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Functieniveau
  • Functionele rol
  • Adres

U heeft een account met inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot bepaalde onderdelen van de website, waaronder de Workday Community. Als onderdeel van uw account kunt u ervoor kiezen om ons additionele data te verstrekken, zoals:

  • Een foto
  • Profielen voor sociale media
  • Vakgebieden

Evenementen
Als u zich registreert voor deelname aan een evenement dat door Workday wordt gesponsord, hebben we in sommige gevallen gegevens nodig zoals:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Zakelijk e-mailadres
  • Bedrijfsnaam
  • Contactpersonen voor noodgevallen (in sommige gevallen)
  • Dieetvoorkeuren (in sommige gevallen)
  • Facturatiegegevens (tenaamstelling factuur, factuuradres en creditcardnummer)

Account Management
Wij verzamelen zakelijke contactgegevens voor accountmanagement-doeleinden gerelateerd aan het gebruik van de Workday Service.

Cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën
Workday of de serviceproviders van Workday kunnen websitetracking-technologieën gebruiken om uw activiteiten, interacties, voorkeuren, transactiegegevens en andere informatie over uw computer en verbinding (zoals een IP-adres) met betrekking tot uw gebruik van onze websites en services te observeren. We kunnen ook gebruikmaken van logbestanden, cookies en soortgelijke technologieën om informatie te verzamelen over de pagina's die u bekijkt, de links waarop u klikt en andere acties die u uitvoert bij het bekijken van onze website of e-mails.

Mobiele applicaties van Workday Events
Als u ervoor kiest om een mobiele applicatie van Workday Events te gebruiken, zullen we informatie uit uw device verzamelen, zoals uw foto's, contactpersonen of nauwkeurige geolocatiegegevens, om bepaalde functies in te schakelen overeenkomstig de instellingen van uw device. Raadpleeg de rubriek Mobiele applicaties hieronder voor meer informatie over onze mobiele applicaties voor Workday Events.

 

Hoe wij uw persoonlijke data gebruiken.

Om contact met u op te nemen
Workday gebruikt de data die we over u verzamelen om websites, services en ondersteuning van, voor en over Workday aan te bieden. Als u ons bijvoorbeeld data verstrekt via een contactformulier, zullen we uw data gebruiken om op de aanvraag te reageren.

Workday gebruikt de contactinformatie die we over u verzamelen en de informatie over uw activiteiten op onze websites om u informatie toe te sturen die volgens ons interessant voor u is, zoals productaankondigingen, nieuwsbrieven, educatieve content en informatie over aanstaande evenementen. We gebruiken de contactinformatie ook om administratieve informatie te verzenden, zoals berichten over producten, diensten of beleidswijzigingen.

In sommige gevallen combineert Workday de data die u aan ons heeft verstrekt met andere openbare informatie. We kunnen ook data kopen van derden en deze combineren met informatie die we al hebben verzameld. We verwerken deze gecombineerde data zowel automatisch als handmatig voor het bijwerken, uitbreiden en analyseren van onze marketingleads, om nieuwe klanten in kaart te brengen en om beter afgestemde advertenties te maken.

Evenementen plannen en beheren
Workday gebruikt uw data voor eventplanning en management, bijvoorbeeld voor registratie, facturatie, manieren om u in contact te brengen met andere deelnemers en om contact met u op te nemen over relevante producten en diensten. Informatie die u verstrekt over contactpersonen voor noodgevallen of dieetvoorkeuren wordt gebruik voor doeleinden gerelateerd aan uw veiligheid en gezondheid.

Data verzamelen voor verbeteringsdoeleinden
Workday gebruikt de data die we verzamelen om inzicht te krijgen in de manier waarop onze websites en services worden gebruikt en om deze te verbeteren. We kunnen bijvoorbeeld de zoekopdrachten gebruiken die u heeft ingevoerd in de Workday Community om de zoekmogelijkheden en -resultaten te verbeteren. We kunnen ook gestelde vragen of opmerkingen die in de Workday Community zijn geplaatst gebruiken om de inhoud te verrijken of als basis voor toekomstige verbeteringen van onze producten en diensten.

Voor beveiliging en onderzoek
We kunnen uw informatie gebruiken om technische problemen met de website in kaart te brengen en om mogelijke beveiligingsproblemen en frauduleuze of illegale activiteiten te voorkomen, detecteren, verminderen en onderzoeken.

Voor opleiding en training
Als u deelneemt aan een opleiding of training die door Workday is aangeboden wordt de informatie over uw inschrijving en deelname geregistreerd om uw deelname en afronding bij te houden en mogelijk te rapporteren. Wanneer u bijvoorbeeld een Workday-certificaat behaalt bij een servicepartner, dan is deze mogelijk zichtbaar voor Workday en onze klanten. Wanneer u een cursus voltooit dan is deze mogelijk ook zichtbaar voor de entiteit die de training mogelijk heeft gemaakt. Het registreren en volgen wordt mogelijk uitgevoerd door derden in opdracht van Workday.

Uw ervaring personaliseren
Workday kan uw gegevens ook gebruiken om uw ervaring op onze websites te personaliseren. Workday of onze services gebruiken websitetraceringstechnologieën om producten en functies te tonen die aangepast zijn aan uw interesses en om advertenties op andere sites te laten zien. Bekijk de sectie “Cookies en tracking technologies” hieronder voor meer informatie over deze technologieën. Voor meer informatie over het beheren van uw keuzes met betrekken tot cookies klikt u op deze pagina in de footer op ”Cookievoorkeuren”.

 

Openbaarmaking van data.

Dochterondernemingen en serviceproviders
Workday delen mogelijk data met gelieerde partners van Workday en met externe serviceproviders of leveranciers die zijn gecontracteerd om namens ons services te leveren. Deze externe serviceproviders of leveranciers gebruiken de data die wij hen hebben verstrekt alleen zoals voorgeschreven door Workday.

Webinars, evenementen en andere activiteiten die gerelateerd zijn aan het aanbod van Workday
Workday kan alleen of met derden de volgende diensten aanbieden: webinars, evenementen, whitepaper downloads of andere diensten met betrekking tot aanbiedingen of services van Workday. We kunnen uw contactgegevens en interesses gerelateerd aan dit aanbod of deze services delen met deze goedgekeurde externe partijen om met u te communiceren over Workday.

Als u aan een evenement deelneemt (hetzij gesponsord door Workday of waarbij Workday als leverancier aanwezig is) en uw badge laat scannen, zal uw data worden gedeeld met Workday en met andere partners of externe partijen die aan het evenement deelnemen, alsook mogelijk met de entiteit die uw deelname aan het evenement sponsort. Als uw badge bijvoorbeeld gescand wordt wanneer u deelneemt aan een conferentie die gesponsord wordt door Workday, dan hebben Workday en de medepresentatoren toegang tot die informatie, zodat ze weten wie er aanwezig was. Mogelijk volgt er nog een follow-up met u over relevante producten of services. Als u niet wilt dat uw data op deze manier wordt gedeeld met Workday of partners, moet u uw badge niet laten scannen. Als uw badge gescand wordt door een partner of een externe partij, dan valt uw data onder de privacyverklaring van die partij.

Aanvullende informatie
Workday kan data vrijgeven wanneer wij te goeder trouw geloven dat een dergelijke actie nodig is om (a) te voldoen aan wettelijke verplichtingen of juridische procedures, (b) onze rechten en eigendommen te beschermen en te verdedigen, (c) op de naleving toe te zien van de gebruiksvoorwaarden van de website en/of (d) te handelen om de belangen van onze gebruikers en anderen te beschermen.

Als Workday te maken krijgt met een zakelijke transitie, zoals een fusie, overname door een ander bedrijf of verkoop van alle activa of een deel daarvan, kan uw persoonlijke data onderdeel uitmaken van de overgedragen activa.

Workday verkoopt geen persoonlijke data die we verzamelen of verwerken onder deze privacyverklaring.

 

Overdracht van data.

Uw persoonlijke gegevens kunnen worden opgeslagen en verwerkt in de Verenigde Staten en in andere landen waarin Workday, gelieerde ondernemingen, dochterondernemingen of externe serviceproviders over faciliteiten beschikken. Wanneer u persoonlijke gegevens verstrekt aan Workday is het mogelijk dat uw data wordt verwerkt en overgedragen binnen de Verenigde Staten en wereldwijd. Bij het overdragen van persoonlijke data volgen we de dataprotectiewetgeving.

Workday voldoet aan zowel het Europees-Amerikaanse en Zwitsers-Amerikaanse Privacy Shield Framework zoals uitgevaardigd door het U.S. Department of Commerce. Dit framework betreft het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke data die respectievelijk vanuit de Europese Unie, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk naar de Verenigde Staten is overgedragen. Workday heeft een verklaring ingediend bij de Department of Commerce dat ze de beginselen van het Privacy Shield naleven en dit is geverifieerd door TrustArc. Als er sprake is van een tegenstrijdigheid tussen de voorwaarden in deze privacyverklaring en de Privacy Shield Principles, dan zijn de Privacy Shield Principles van kracht.

Klik hier voor meer informatie over Privacy Shield. Klik hier om de kennisgeving van Workday inzake het EU-U.S. en Swiss-U.S. Privacy Shield te bekijken.

Bovendien zijn de privacymethoden van Workday die beschreven zijn in deze verklaring geverifieerd door TrustArc en in overeenstemming met het APEC Cross-Border Privacy Rules System.

TRUSTe  TRUSTe  TRUSTe

 

Dataopslag.

Workday bewaart uw data tenminste zo lang als nodig is om de service uit te voeren die u heeft aangevraagd, te voldoen aan wetten en regelgeving, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten na te leven. Workday kan uw data langer bewaren voor een rechtmatig zakelijk belang, waarvan we het bedrijfsvoordeel hebben beoordeeld en hebben bevestigd dat dit niet in strijd is met uw persoonlijke rechten en vrijheden. Data ingevoerd in de Workday Service blijft bewaard in overeenstemming met de overeenkomst tussen de Workday-klant en Workday.

 

Cookies en tracking technologies.

Workday of serviceproviders van Workday kunnen uw activiteiten, interacties, voorkeuren, transactiedata en andere informatie over uw computer en verbinding (zoals een IP-adres) met betrekking tot uw gebruik van onze websites en services observeren. We kunnen deze data verzamelen en opslaan en combineren met andere persoonlijke data die u aan Workday heeft verstrekt.

Workday en onze serviceproviders gebruiken cookies en andere soortgelijke technologieën, zoals webbeacons, HTML5 Local Storage, local shared objects, tags en scripts op onze websites en in e-mailberichten. We gebruik deze technologieën om uw toegang tot verschillende onderdelen van onze websites te verifiëren, om uw interesses te begrijpen, om het webverkeer te analyseren, om fraude te bestrijden, om advertenties via internet aan te bieden, om onze producten en diensten te verbeteren zoals hierboven uiteen is gezet onder 'Gebruik' en om content op uw voorkeuren af te stemmen. We kunnen deze technologieën gebruiken in berichten die we verzenden om de effectiviteit ervan te meten.

U kunt uw browserinstellingen configureren om bepaalde interacties met trackingtechnologie te beheren. Voor sommige trackingtechnologieën moet u mogelijk aanvullende stappen uitvoeren om het gebruik te beheren of om deze te verwijderen. Sommige technologieën worden mogelijk binnen al uw browsers uitgevoerd.

Online advertenties gebruiken mogelijk data over uw surfgedrag op internet, zoals de pagina's die u heeft bezocht of de zoekopdrachten die u heeft uitgevoerd. Deze data wordt mogelijk gebruikt om u relevantere advertenties en inhoud te tonen op website die niet van Workday zijn. De data die voor targeted advertising worden gebruikt kunnen afkomstig zijn van Workday of van advertentienetwerken van derden.

Klik hier als u zich wilt afmelden voor targeted advertising op onze websites; (klik hier als u zich in Zwitserland of de Europese Unie bevindt). Hiermee meldt u zich echter niet af voor de ontvangst van alle advertenties. U zult generieke reclame blijven ontvangen.

Klik in de footer van deze pagina op 'Cookievoorkeuren' voor extra informatie over de cookies en trackingtechnologieën die Workday op haar websites gebruikt - en om uw voorkeuren te beheren. Bekijk hieronder hoe Workday verschillende categorieën met cookies gebruikt.

Soort cookie Beschrijving
Vereist Deze cookies en gelijksoortige technologieën schakelen basisfuncties van de website in zodat deze functioneert en verzamelen statistische informatie over bezoekers om het gebruik van onze website te beheren. Alle informatie wordt anoniem verzameld en gebruikt. Er zijn ook cookies waarmee we een meer persoonlijke ervaring kunnen bieden. Wij gebruiken deze cookies pas als u deze functionaliteit heeft ingeschakeld.
Functioneel Functionele technologieën stellen de website van Workday in staat om informatie die u eerder heeft ingevoerd of keuzes die u maakt te onthouden en bieden verbeterde en gepersonaliseerde functies op basis van uw interactie met de website.
Advertenties Advertentietechnologieën worden gebruikt om advertenties te laten zien die relevant zijn voor uw interesses. Deze technologieën worden ook gebruikt om het aantal keer dat u een advertentie ziet te beperken en om de effectiviteit van de advertentiecampagne te meten. Nadat u onze website heeft bezocht ziet u mogelijk een advertentie voor Workday op een andere website.

Do Not Track
Omdat er geen gemeenschappelijke industriële of wettelijke norm is voor het interpreteren van Do Not Track-signalen (DNT), reageert Workday niet op DNT-signalen van de browser. We blijven de verdere ontwikkeling van een DNT-norm door de privacycommunity en -industrie volgen.

 

Uw rechten betreffende persoonlijke data

Afhankelijk van uw locatie heeft u bepaalde wettelijke rechten betreffende uw persoonlijke data die wij bewaren, als onderdeel van lokale privacywetgeving. Dit kan bestaan uit:

  • Toegang tot de persoonlijke data die wij over u bewaren
  • Onjuiste persoonlijke data bijwerken of verwijderen
  • Uw persoonlijke data verwijderen
  • Het gebruik van uw persoonlijke data beperken
  • Bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw persoonlijke data
  • Een kopie ontvangen van uw persoonlijke data in een elektronisch, machineleesbaar bestandsformaat
  • Niet onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming
  • Informatie ontvangen over hoe wij uw persoonlijke data hebben verzameld
  • Op elk moment kunnen afmelden voor marketingcommunicatie door te klikken op de koppeling “Uitschrijven” of “Afmelden” in de marketing e-mails die wij u sturen of door contact met ons op te nemen.

Workday zal u niet benadelen voor het uitoefenen van uw rechten.

U of een gemachtigde vertegenwoordiger kunnen de rechten die van toepassing zijn uitoefenen door contact met ons op te nemen met behulp van de contactgegevens onderaan deze verklaring.

U heeft ook het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen over het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke data bij een autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens.

 

Wettelijke basis voor verwerking van persoonlijke data.

Onze rechtsgronden voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke data zoals beschreven in deze privacyverklaring vallen in de volgende vier categorieën.  

Toestemming: In sommige gevallen vragen we u om toestemming om uw persoonlijke data te verwerken, bijvoorbeeld wanneer we uw toestemming nodig hebben voor marketingdoeleinden. U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de wettigheid van de verwerking voorafgaand aan het moment waarop uw toestemming werd ingetrokken. Als u uw toestemming wilt intrekken kunt u een e-mail sturen naar privacy@workday.com

Rechtmatig belang: Wij verwerken bepaalde data voor de rechtmatige belangen van Workday, onze dochterondernemingen, partners of onze klanten. Deze rechtmatige belangen bestaan bijvoorbeeld uit: contact met u opnemen om ondersteuning te bieden of u marketinginformatie sturen (onderworpen aan het toepasselijk recht), het signaleren, voorkomen en onderzoeken van illegale activiteiten en mogelijke veiligheidsproblemen en het onderhouden en verbeteren van de website en mobiele applicaties. Wij beroepen ons pas op onze rechtmatige belangen voor het verwerken van persoonlijke data nadat we onze belangen en rechten hebben afgewogen tegenover de impact van het verwerken op personen.

Uitvoering van een overeenkomst: Soms verwerken we persoonlijke data om onze verplichtingen na te komen onder een overeenkomst met u. We gebruiken bijvoorbeeld de betaalgegevens die u vertrekt wanneer u zich registreert voor een evenement om uw betaling te verwerken.  

Overige wettelijke grondslagen: In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw persoonlijke data te verwerken, bijv. als gevolg van een gerechtelijk bevel. We kunnen uw persoonlijke data ook gebruiken om vitale belangen te beschermen of om juridische claims uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen.

 

Workday Forums.

U kunt opmerkingen of vragen op onze website plaatsen, bijvoorbeeld een reactie op een blog of een bijdrage aan de community-website of het developerforum. Op sommige forums kunt u persoonlijke data verstrekken en een profiel aanmaken. Persoonlijke data die u via deze openbare sites verzendt kunnen worden gelezen en verzameld door anderen die er toegang toe hebben. Als u persoonlijke informatie op online forums plaatst moet u er rekening mee houden dat de informatie beschikbaar zal zijn voor anderen op het forum (tenzij anders vermeld). Opmerkingen die door personen op een online forum worden geplaatst, zijn van henzelf en mogen niet worden beschouwd als de mening van Workday.

 

Workday Cloud Platform.

Op het Workday Cloud Platform ontwikkelen partners en ontwikkelaars onafhankelijk van Workday applicaties. Lees de betreffende privacyverklaring en servicevoorwaarden, voordat u gebruikmaakt van deze applicaties.

 

Mobiele applicaties.

Als u een mobiele applicatie van Workday gebruikt verzamelen of verkrijgen wij mogelijk toegang tot gegevens die op uw device zijn opgeslagen om diensten met betrekking tot de relevante mobiele applicatie te bieden. Workday gebruikt deze informatie om de aangevraagde applicatieservices te leveren, om onze mobiele applicaties verder te verbeteren en om deelname aan een evenement te vergemakkelijken, bijvoorbeeld door het bieden van programma's en de mogelijkheid om in contact te komen met aanwezigen op het evenement. Als u de mobiele applicatie van Workday Events gebruikt kunnen we bijvoorbeeld toegang tot uw camera krijgen voor het uploaden van foto's, toegang tot uw agenda, sociale media en contactgegevens krijgen zodat u met andere deelnemers aan het evenement kunt communiceren of toegang krijgen tot de geografische locatie van uw device zodat u contacten in de buurt kunt zoeken. Workday kan ook informatie verzamelen van uw gebruik van de mobiele applicatie Workday Events om evenementen en services te verbeteren, met u te communiceren over het evenement en de gerelateerde producten en service, en voor beveiligingsdoeleinden. U kunt mobiele applicaties van Workday configureren. Deze configuratie is van invloed op de manier waarop informatie op uw device toegankelijk is en wordt verzameld in de mobiele applicatie.

De mobiele applicatie van Workday maakt gebruik van services van derden voor snellere toegang tot de applicatie, probleemoplossing en verbeteringen, al dan niet in samenwerking met enkele van de bovengenoemde services. Deze services, zoals Google Analytics, stellen Workday in staat om verzamelde informatie over het gebruik en de interacties door eindgebruikers te bekijken. Workday neemt waar mogelijk stappen om de informatie die naar derde partijen wordt verzonden te minimaliseren of te maskeren (bijvoorbeeld met data-encryptie). Deze services verzamelen geen Customer Data zoals beschreven in de Service Privacy Statement.

 

Beveiliging.

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die zorgen voor een passend veiligheidsniveau gezien de risico's die het verwerken van uw persoonlijke data met zich meebrengt. De beveiliging van informatie die verzonden wordt via internet kan echter nooit worden gegarandeerd. U bent verantwoordelijkheid voor het onderhouden van de beveiliging van uw wachtwoord of andere vormen van authenticatie die horen bij het openen van beveiligde bronnen of bronnen die met een wachtwoord beveiligd zijn.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd of herzien naar goeddunken van Workday. Wijzigingen in deze privacyverklaring worden op de website geplaatst en links naar de privacyverklaring geven aan dat de verklaring gewijzigd of bijgewerkt is. We raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen. Voor nieuwe gebruikers worden wijzigingen of updates van kracht op het moment van plaatsing. Voor bestaande gebruikers worden wijzigingen of updates 30 dagen na plaatsing van kracht.

 

Contact opnemen.

Als u vragen heeft over deze verklaring of uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met het privacyteam via privacy@workday.com of door een brief te sturen naar:

Contactgegevens van het hoofdkantoor Contactgegevens van de dochteronderneming in de EU
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
VS
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublin 7 Ierland

Om contact op te nemen met onze Data Protection Officer stuurt u een e-mail naar privacy@workday.com.

Workday reageert op uw aanvraag binnen een redelijk tijdsbestek of zoals wettelijk vereist.

Als u in de Europese Economische Ruimte of Zwitserland een onopgelost probleem met betrekking tot privacy of datagebruik heeft dat we niet naar tevredenheid hebben afgehandeld, verzoeken we u om contact op te nemen met de desbetreffende instantie voor dataprotectie in de EU of met de Zwitserse federale functionaris voor dataprotectie en informatie, zoals van toepassing. Als u buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland een onopgelost probleem met betrekking tot privacy of datagebruik heeft dat we niet naar tevredenheid hebben afgehandeld, verzoeken we u om (kosteloos) contact op te nemen met ons in de VS gevestigde bureau voor geschillenbeslechting via https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

TRUSTe