Privacyverklaring

Ingangsdatum: 8 november 2021

 

TRUSTe


Inleiding

In deze Workday-privacyverklaring ('Privacyverklaring') staat beschreven hoe we uw persoonlijke data verzamelen, gebruiken, openbaar maken, overdragen en opslaan voor de onderstaande activiteiten, wanneer u een Workday-website bezoekt die verwijst naar deze privacyverklaring ('Website'), onze marketing- of educatieve evenementen bijwoont, zowel online als offline ('Evenementen'), en voor ons business account management. Deze privacyverklaring beschrijft uw keuzes en rechten wat betreft uw persoonlijke data.

 

Workday als serviceprovider

Workday-klanten zijn organisaties zoals bedrijven en scholen die gebruikmaken van onze enterprise cloudapplicaties voor het verwerken van persoonlijke data van werknemers, studenten en sollicitanten ('Customer Data Subjects') en het beheren van hun relaties met deze individuen. Workday verwerkt persoonlijke data van de Customer Data Subjects in onze enterprise cloudapplicaties uitsluitend volgens de instructies van onze klanten als een 'verwerker' of 'serviceprovider' en deze Privacyverklaring is daarop niet van toepassing.

Indien u een Customer Data Subject bent en vragen heeft of een van uw rechten wilt uitoefenen met betrekking tot uw persoonlijke data, dient u uw vraag te richten aan de desbetreffende klant van Workday. Indien u voor deze doeleinden rechtstreeks contact opneemt met Workday, zijn we verplicht de betreffende Workday-klant op de hoogte te stellen (indien we deze kunnen identificeren aan de hand van de contactgegevens die u ons heeft verstrekt).

TRUSTe   TRUSTe
 

Persoonlijke data die we verzamelen

Persoonlijke data die we rechtstreeks van u verzamelen

Website

Als bezoeker wordt u mogelijk gevraagd of kunt u ervoor kiezen om ons op bepaalde onderdelen van onze Website persoonlijke data te verstrekken, zoals:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Zakelijk e-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Functieniveau
  • Functionele rol
  • Adres

Voor bepaalde onderdelen van de website, waaronder Workday Community, moet u een gebruikersaccount aanmaken. Als onderdeel van uw gebruikersaccount kunt u ervoor kiezen om ons aanvullende informatie te verstrekken, zoals:

  • Een foto
  • Profielen voor sociale media
  • Vakgebieden

Evenementen
Als u zich registreert voor deelname aan een evenement dat door Workday wordt gesponsord, hebben we mogelijk bepaalde data nodig zoals:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Zakelijk e-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Contactpersoon voor noodgevallen (in sommige gevallen)
  • Dieetvoorkeuren (in sommige gevallen)
  • Gezondheids- en veiligheidsinformatie (in sommige gevallen)
  • Facturatiegegevens (tenaamstelling factuur, factuuradres en creditcardnummer)

Accountmanagement voor klanten
We verzamelen zakelijke contactgegevens voor accountmanagement-doeleinden gerelateerd aan het gebruik van de software-as-a-service-applicaties of professionele services van Workday. 

Accountmanagement voor eindgebruikers
Als u zich rechtstreeks bij Workday voor een account heeft geregistreerd (bijvoorbeeld voor toegang tot het Workday Resource Center of als gebruiker van Workday Strategic Sourcing), verzamelen we de aanmeldgegevens die u ons verstrekt (bijvoorbeeld uw naam en e-mailadres) en uw profielinformatie (bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam). Daarnaast verzamelen we de naam, het bedrijf en het e-mailadres voor het beheer van Workday Learning-registraties voor klanten en partners. U krijgt in sommige gevallen de mogelijkheid om uw account te personaliseren met extra informatie.

Als u gebruikmaakt van bepaalde door Workday geleverde systemen, zoals het Workday Resource Center, verzamelen we data van u om meervoudige verificatie mogelijk te maken, zoals een mobiel nummer, een e-mailadres of een unieke verificatie-id.

Cookies en andere soortgelijke technologieën
Net als veel andere websites maakt Workday gebruik van cookies en soortgelijke trackingtechnologieën (onder meer voor analytics, functionaliteit, reclame en andere doeleinden). Raadpleeg voor meer informatie over de technologieën die we gebruiken en hoe u deze kunt beheren onze Cookieverklaring.

Mobiele applicatie van Workday Events
Als u ervoor kiest om een mobiele applicatie van Workday Events te gebruiken kunnen we met uw toestemming informatie uit uw apparaat verzamelen, zoals uw foto's, contactpersonen of geolocatiegegevens, om bepaalde functies in te schakelen overeenkomstig de privacyinstellingen van uw apparaat.

Overige data
Als Workday andere persoonlijke data van u verzamelt, zullen we toelichten welke data het betreft en waarom we die nodig hebben op het moment dat we deze verzamelen.

Persoonlijke data verkregen uit bronnen van derden

Workday kan ook zakelijke gegevens over u verzamelen uit andere bronnen, waaronder van derden van wie we zakelijke contactgegevens hebben gekocht en van openbaar toegankelijke websites, zoals de website van uw bedrijf, professionele netwerkservices en persberichten. Zakelijke contactgegevens kunnen het volgende omvatten:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Zakelijk e-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Functieniveau
  • Functionele rol
  • Bedrijfsadres
  • Online identifier
  • Arbeidsverleden 

In sommige gevallen combineert Workday de persoonlijke data die u aan ons heeft verstrekt met persoonlijke data die we uit andere bronnen hebben verzameld, zoals hierboven beschreven. We gebruiken deze data voor onze interne klantenanalytics, om marketingmogelijkheden voor potentiële klanten te identificeren en om de content van onze website en onze reclame relevanter te maken.

 

Hoe wij uw persoonlijke data gebruiken

Contact met u opnemen
Workday gebruikt de data die we over u verzamelen om Websites, services en ondersteuning van, voor en over Workday aan te bieden. Als u ons bijvoorbeeld data verstrekt via een contactformulier, zullen we uw data gebruiken om op de aanvraag te reageren. 

Workday gebruikt uw persoonlijke data en informatie over uw activiteiten op onze websites om contact met u op te nemen voor marketingdoeleinden (waaronder telefonisch of via e-mail) in overeenstemming met uw marketingvoorkeuren, inclusief over productaankondigingen, nieuwsbrieven en informatie over toekomstige evenementen. We gebruiken deze ook om administratieve informatie te verzenden, zoals berichten over producten, diensten of beleidswijzigingen.

Evenementen plannen en beheren
Als u zich registreert voor of deelneemt aan een evenement gebruikt Workday uw data voor evenementplanning en -management, bijvoorbeeld voor registratie, facturatie, manieren om u in contact te brengen met andere deelnemers en om contact met u op te nemen over relevante producten en diensten, in overeenstemming met uw marketingvoorkeuren. Informatie die u verstrekt over contactpersonen voor noodgevallen of dieetvoorkeuren wordt uitsluitend gebruikt voor doeleinden gerelateerd aan uw veiligheid en gezondheid.

Deelname aan een evenement faciliteren
Workday gebruikt de informatie verzameld via mobiele Workday Events-applicaties om de aangevraagde applicatieservices te leveren en om deelname aan een evenement te faciliteren, bijvoorbeeld door het bieden van agenda's en de mogelijkheid om in contact te komen met deelnemers aan het evenement. Als u mobiele Workday Events-applicaties gebruikt, kunnen we bijvoorbeeld met uw toestemming toegang krijgen tot uw camera voor het uploaden van foto's naar de mobiele service, tot uw agenda, sociale media en contactgegevens zodat u met andere deelnemers aan het evenement kunt communiceren of tot de geografische locatie van uw apparaat zodat u contacten in de buurt kunt zoeken. Workday kan ook informatie verzamelen over uw gebruik van mobiele Workday Events-applicaties om evenementen en services te verbeteren, met u te communiceren over het evenement en de gerelateerde producten en services (in overeenstemming met uw marketingvoorkeuren) en voor beveiligingsdoeleinden. U kunt het verzamelen van data beheren via de machtigingsinstellingen op uw apparaat.

Data verzamelen voor verbeteringsdoeleinden
Workday gebruikt de persoonlijke data die we verzamelen om inzicht te krijgen in de manier waarop onze websites en services worden gebruikt en om deze te verbeteren. We vragen u bijvoorbeeld om uw feedback over uw ervaring met onze services en manieren om deze services te verbeteren. Bovendien kunnen we de zoekopdrachten gebruiken die u heeft ingevoerd in de Workday Community om de zoekmogelijkheden en -resultaten te verbeteren. Bovendien kunnen we vragen of opmerkingen die in de Workday Community zijn geplaatst gebruiken om de inhoud te verrijken of als basis voor toekomstige verbeteringen van onze producten en diensten.

De mobiele applicatie van Workday verzamelt ook informatie voor het oplossen en verbeteren van problemen.  We gebruiken services van derden, zoals Google Analytics, om geaggregeerde informatie over het gebruik en de interacties door eindgebruikers te bekijken. 

Voor beveiliging en onderzoek
We kunnen uw persoonlijke data gebruiken door het gebruik van onze website te tracken om technische problemen met de website in kaart te brengen en om mogelijke beveiligingsproblemen en frauduleuze of illegale activiteiten te voorkomen, detecteren, verminderen en onderzoeken.

Voor opleiding en training
Als u deelneemt aan een opleiding of training die door Workday is aangeboden wordt de informatie over uw inschrijving en deelname geregistreerd om uw deelname en afronding bij te houden en mogelijk te rapporteren. We kunnen deze informatie gebruiken om aanvullende cursussen aan te bevelen.

Wanneer u een Workday-certificaat behaalt bij een servicepartner dan is dit mogelijk zichtbaar voor Workday en onze klanten. Wanneer u een cursus voltooit dan is dit mogelijk ook zichtbaar voor de entiteit die de training mogelijk heeft gemaakt. Het registreren en volgen wordt mogelijk uitgevoerd door derden in opdracht van Workday.

 

Openbaarmaking van data.

Dochterondernemingen en serviceproviders
Workday deelt mogelijk persoonlijke data met andere gelieerde partners van Workday en met externe serviceproviders of leveranciers die zijn gecontracteerd om namens ons services te leveren (bijvoorbeeld e-mailproviders en betalingsdienstverleners). Deze externe serviceproviders of leveranciers gebruiken de data die wij hen hebben verstrekt alleen zoals voorgeschreven door Workday.

Webinars, evenementen en andere activiteiten die gerelateerd zijn aan het aanbod van Workday
Workday kan alleen of samen met derden de volgende diensten aanbieden: webinars, evenementen, whitepaperdownloads of andere diensten met betrekking tot producten of services van Workday. We kunnen uw contactgegevens en interesses gerelateerd aan dit aanbod of deze services delen met deze goedgekeurde externe partijen om met u te communiceren over Workday.

Als u aan een evenement deelneemt (hetzij gesponsord door Workday of waarbij Workday als leverancier aanwezig is) en uw badge laat scannen, zal uw persoonlijke data worden gedeeld met Workday en met andere partners of externe partijen die aan het evenement deelnemen en mogelijk met de entiteit die uw deelname aan het evenement sponsort. Als uw badge bijvoorbeeld gescand wordt wanneer u deelneemt aan een conferentie die gesponsord wordt door Workday, dan hebben Workday en de medepresentatoren toegang tot die informatie, zodat ze weten wie er aanwezig was. Mogelijk volgt er nog een follow-up met u over relevante producten of services. Als u niet wilt dat uw data op deze manier wordt gedeeld met Workday of partners, moet u uw badge niet laten scannen. Als uw badge gescand wordt door een partner of een externe partij, dan valt uw data onder de privacyverklaring van die partij.

Aanvullende informatie
Workday kan persoonlijke data vrijgeven wanneer wij te goeder trouw geloven dat een dergelijke actie nodig is om (a) te voldoen aan wettelijke verplichtingen of juridische procedures, (b) onze rechten en eigendommen te beschermen en te verdedigen, (c) op de naleving toe te zien van de gebruiksvoorwaarden van de Website en/of (d) te handelen om de belangen van onze gebruikers en anderen te beschermen.

Als Workday te maken krijgt met een zakelijke transitie, zoals een fusie, overname door een ander bedrijf of verkoop van alle activa of een deel daarvan, kan uw persoonlijke data onderdeel uitmaken van de overgedragen activa.

Workday verkoopt geen persoonlijke data die we verzamelen of verwerken onder deze privacyverklaring.

 

Internationale overdracht van data

Workday opereert als internationaal bedrijf en kan uw persoonlijke data overdragen, opslaan of verwerken in een land dat buiten uw rechtsgebied ligt, inclusief landen buiten de Europese Economische Ruimte ('EER') en het Verenigd Koninkrijk ('VK'). We hebben echter adequate veiligheidsmaatregelen getroffen met betrekking tot de bescherming van uw privacy, fundamentele rechten en vrijheden en tot het uitoefenen van uw rechten. Als we bijvoorbeeld persoonlijke data overdragen van de EER of het VK naar een ander land, zoals de Verenigde Staten, implementeren we een geschikte oplossing voor de gegevensoverdracht, zoals het aangaan van EU-standaardcontractclausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of een bevoegde Britse autoriteit (zoals van toepassing) met de gegevensimporteur of het treffen van andere maatregelen om gegevens adequaat volgens de Europese en Britse wetgeving te beschermen.

 

Dataretentie

Workday bewaart uw persoonlijke data zo lang als nodig is om een service voor u te verrichten, te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten na te leven of wanneer dat anderszins nodig is voor een legitiem belang dat door Workday of een derde partij wordt nagestreefd en niet in strijd is met uw persoonlijke rechten en vrijheden. 

 

Uw rechten betreffende persoonlijke data

Afhankelijk van uw locatie heeft u, als onderdeel van lokale privacywetgeving, bepaalde wettelijke rechten betreffende de persoonlijke data die wij verwerken. Dit kan bestaan uit:

  • Informatie verkrijgen over en toegang krijgen tot de persoonlijke data die wij over u verwerken
  • Onjuiste persoonlijke data bijwerken
  • Uw persoonlijke data verwijderen
  • De verwerking van uw persoonlijke data beperken
  • Bezwaar tegen de verwerking van uw persoonlijke data uitgevoerd op basis van onze legitieme belangen of voor direct marketing-doeleinden
  • Een kopie ontvangen van uw persoonlijke data in een elektronisch bestandsformaat
  • Niet onderworpen worden aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering die rechtsgevolgen heeft of op een andere manier aanzienlijke gevolgen voor u heeft (”Automated Decision-Making"). Workday voert geen geautomatiseerde besluitvorming uit als onderdeel van de verwerkingsactiviteiten die onder deze Privacyverklaring vallen. 
  • Informatie ontvangen over hoe wij uw persoonlijke data hebben verzameld
  • U kunt op elk moment afmelden voor marketingcommunicatie door te klikken op de link 'Uitschrijven' of 'Afmelden' in de marketing e-mails die wij u sturen of door contact met ons op te nemen.
  • U kunt bij een autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens een klacht indienen over de manier waarop we uw persoonlijke data verzamelen en gebruiken. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw lokale databeschermingsautoriteit.

Workday zal u niet benadelen voor het uitoefenen van uw rechten. 

U kunt de rechten die van toepassing zijn uitoefenen door contact met ons op te nemen. U vindt de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring. U kunt ook een verzoek indienen via onze Request Portal

Als uw persoonlijke data aan ons is verstrekt door of namens een Workday-klant en u wilt de rechten die u eventueel heeft op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming uitoefenen, dan kunt u dit rechtstreeks bij de betreffende klant navragen (zie het gedeelte Workday als serviceprovider hierboven voor meer informatie).

 

Wettelijke basis voor verwerking van persoonlijke data.

Onze rechtsgronden voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke data zoals beschreven in deze privacyverklaring vallen in de volgende vier categorieën.  

Toestemming: In sommige gevallen vragen we u om toestemming om uw persoonlijke data te verwerken, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden. U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de wettigheid van de verwerking voorafgaand aan het moment waarop uw toestemming werd ingetrokken. Als u uw toestemming wilt intrekken, kunt u dat doen door contact met ons op te nemen zoals beschreven onder Contact opnemen.

Rechtmatig belang: Wij verwerken bepaalde data voor de rechtmatige belangen van Workday, onze dochterondernemingen, partners of onze klanten. Deze rechtmatige belangen bestaan bijvoorbeeld uit: contact met u opnemen om ondersteuning te bieden of u marketinginformatie sturen (onderworpen aan het toepasselijk recht), het signaleren, voorkomen en onderzoeken van illegale activiteiten en mogelijke veiligheidsproblemen en het onderhouden en verbeteren van de website en mobiele applicaties. Wij beroepen ons pas op onze rechtmatige belangen voor het verwerken van persoonlijke data nadat we onze belangen en rechten hebben afgewogen tegenover de impact van het verwerken op personen.

Uitvoering van een overeenkomst: Soms verwerken we persoonlijke data om onze verplichtingen na te komen onder een overeenkomst met u. We gebruiken bijvoorbeeld de betaalgegevens die u verstrekt wanneer u zich registreert voor een evenement om uw betaling te verwerken.

Overige wettelijke grondslagen: In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw persoonlijke data te verwerken, bijv. als gevolg van een gerechtelijk bevel. We kunnen uw persoonlijke data ook gebruiken om vitale belangen te beschermen of om juridische claims uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen.

 

Workday Forums

U kunt opmerkingen of vragen op onze website plaatsen, bijvoorbeeld een reactie op een blog of een bijdrage aan de community-website of het developerforum. Op sommige forums kunt u persoonlijke data verstrekken en een profiel aanmaken. Persoonlijke data die u via deze openbare sites verzendt kunnen worden gelezen en verzameld door anderen die er toegang toe hebben. Als u persoonlijke informatie op online forums plaatst, moet u er rekening mee houden dat de informatie beschikbaar zal zijn voor anderen op het forum. Opmerkingen die door personen op een online forum worden geplaatst, zijn van henzelf en mogen niet worden beschouwd als de mening van Workday.

 

Workday Extend

Workday Extend stelt partners en ontwikkelaars in staat om onafhankelijk van Workday applicaties te ontwikkelen. Lees de betreffende privacyverklaring en servicevoorwaarden voordat u gebruikmaakt van deze applicaties.

 

Beveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen die zorgen voor een passend veiligheidsniveau gezien de risico's die het verwerken van uw persoonlijke data met zich meebrengt. De beveiliging van informatie die verzonden wordt via internet kan echter nooit worden gegarandeerd. U bent verantwoordelijk voor het onderhouden van de beveiliging van uw wachtwoord of andere vormen van authenticatie die horen bij het openen van beveiligde bronnen of bronnen die met een wachtwoord beveiligd zijn.

 

Certificeringen van derden

EU-VS en het Zwitserland-VS Privacy Shield

Workday houdt zich aan de beginselen van het EU-VS en het Zwitserland-VS Privacy Shield, hoewel Workday geen beroep meer doet op het EU-VS of Zwitserland-VS Privacy Shield als wettelijke basis voor de overdracht van persoonlijke data gezien het oordeel van het Hof van Justitie van de Europese Unie in de zaak C-311/18. Kijk hier voor meer informatie over onze kennisgeving inzake het Privacy Shield.

TRUSTe

APEC-deelname

De in deze privacyverklaring beschreven privacymethoden van Workday voldoen aan het Cross-Border Privacy Rules (CBPR)-systeem van de APEC. Het APEC CBPR-systeem biedt bedrijven een framework om de bescherming van persoonlijke data die wordt overgedragen tussen deelnemende APEC-landen te garanderen. Meer informatie over de APEC-overeenkomst vindt u hier.

TRUSTe
  

Wijzigingen in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd of herzien naar goeddunken van Workday. Wijzigingen in deze privacyverklaring worden op de website geplaatst en links naar de privacyverklaring geven aan dat de verklaring gewijzigd of bijgewerkt is. Indien we materiële veranderingen willen doorvoeren, plaatsen we een melding hiervan op deze pagina voordat de wijziging in werking treedt. We raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te controleren voor de nieuwste informatie over onze privacypraktijken.

 

Contact opnemen

Indien u woonachtig bent in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland, is Workday Limited de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke data. Voor alle andere individuen is Workday, Inc. de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke data.

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, uw rechten wilt uitoefenen of contact wilt opnemen met onze Data Protection Officer, kunt u een verzoek indienen via onze Request Portal. U kunt ook contact met ons opnemen via een van de postadressen hieronder:

Contactgegevens van bedrijf/verwerkingsverantwoordelijke Contactgegevens van de Data Protection Representative van Workday Inc. in de EER
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
VS
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublin 7 Ireland

Workday reageert op uw aanvraag binnen een redelijk tijdsbestek of zoals wettelijk vereist. 

Als u een probleem met betrekking tot privacy of datagebruik heeft dat we niet naar tevredenheid hebben afgehandeld, verzoeken we u om (kosteloos) contact op te nemen met het in de VS gevestigde bureau voor geschillenbeslechting via https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.