Comprendre la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et son impact sur les entreprises
Les entreprises sont souvent confrontées à des taux de turnover élevés ou à des pénuries de talents inattendues. Prévoir les futurs besoins en effectifs peut s'avérer difficile et avoir un impact négatif sur l'entreprise. Les conditions économiques évoluent rapidement, parfois du jour au lendemain.
Lorsque les entreprises se concentrent sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, il est plus facile pour elles d'aligner leurs stratégies de gestion des talents sur leurs objectifs métier. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences élimine les incertitudes et garantit que les entreprises disposent des talents adéquats au moment voulu.
Nous examinons ici différents types de stratégies de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, leurs avantages et quelques approches pratiques de mise en œuvre.
Qu'implique la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences aujourd'hui ?
Souvent désignée sous le terme générique de « planification RH » ou de « planification des effectifs », la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) correspond au processus d'analyse, de prévision et de planification de l'offre et de la demande en talents d'une entreprise.
Cela ne signifie pas nécessairement avoir toujours des collaborateurs en réserve, prêts à intervenir en cas de besoin, mais plutôt avoir en permanence les effectifs nécessaires pour gérer toutes les opérations quotidiennes, quels que soient les besoins imprévus.
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences à long terme est un processus stratégique qui contribue à la croissance de l'entreprise ou à l'atteinte d'autres objectifs. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences à court terme est plus opérationnelle et garantit la satisfaction des besoins opérationnels. En associant des stratégies de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences à court et long terme, les entreprises peuvent répondre de manière proactive à tous les besoins actuels et futurs en matière d'affectation de personnel.
Toutefois, pour que la planification stratégique des effectifs soit un succès, quelques éléments essentiels doivent être pris en compte. Cela s'applique également aux objectifs opérationnels à court terme de l'entreprise. Une stratégie complète de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences utilise une évaluation des besoins et une analyse des écarts pour créer un plan d'action. Ces mêmes données jouent un rôle déterminant dans la mise en œuvre de la stratégie et le suivi de sa réussite.
Les stratégies de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences chez Telstra ont eu un impact sur ses résultats : « Nous avons réduit les coûts de 2,7 milliards de dollars et atteint des niveaux d'engagement collaborateur très élevés, avec plus de 17 000 personnes au sein de l'entreprise utilisant désormais une approche agile et plus de 90 % au niveau 3 de maturité agile, le tout avec l'aide de Workday. »
La différence entre planification stratégique des effectifs et planification opérationnelle des effectifs
La planification stratégique répond aux objectifs à long terme d'une entreprise, tandis que la planification opérationnelle se concentre sur ses besoins immédiats. Les retailers peuvent avoir besoin d'augmenter leur force de vente pendant la haute saison et de la réduire pendant les périodes plus calmes.
Grâce à la planification stratégique des effectifs, les entreprises sont prêtes à répondre à la demande saisonnière et à réduire les effectifs lorsque les ventes ralentissent. Les économies sur les coûts d'exploitation peuvent être considérables, et l'entreprise est toujours prête à répondre aux demandes inattendues.
Mais quels sont les horizons temporels des différentes stratégies de planification ? Après tout, les entreprises ne veulent pas se retrouver en sous-effectif et ne veulent pas non plus payer plus de collaborateurs que nécessaire.
La planification opérationnelle peut prendre jusqu'à 18 mois. N'oubliez pas que cette stratégie à court terme vous garantit de ne pas avoir de déficit de personnel. Un bon exemple est celui d'un magasin de retail se préparant pour la saison des fêtes ou un événement spécial.
Le même principe s'applique aux stratégies de gestion prévisionnelle à long terme. L'objectif est d'être prêt à faire face à toute augmentation de l'activité. Étant donné que l'entreprise travaille à un objectif à long terme, ne soyez pas surpris s'il faut de deux à plus de cinq ans pour mettre au point la stratégie.
Par exemple, si un établissement de santé prévoit d'ouvrir un centre chirurgical spécialisé dans deux ans, une planification est nécessaire pour trouver, embaucher et former des techniciens médicaux spécialisés, des infirmiers et des médecins.
Ces deux approches peuvent aider à créer une stratégie RH complète en répondant aux objectifs à court et à long terme en matière d'effectifs. Une approche stratégique permet de s'assurer qu'une entreprise est prête lorsque la demande augmente. La combiner avec une stratégie opérationnelle garantit qu'elle répond aux besoins quotidiens de l'entreprise sans rien laisser au hasard.
Comment les méthodes de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences intègrent des techniques quantitatives et qualitatives
Une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences efficace utilise une combinaison de méthodes quantitatives et qualitatives. Les techniques quantitatives incluent l'analyse des effectifs, la modélisation prédictive et la planification de scénarios.
Les méthodes qualitatives permettent d'éviter les déficits de talents et inclut généralement la réalisation de revues de talents régulières, la sollicitation de l'avis d'experts et la planification de la succession. Même les collaborateurs de longue date finissent par partir pour une raison ou une autre, et votre stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences doit couvrir cette éventualité.
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences implique de prévoir les futurs besoins en talents d'une entreprise afin de garantir l'efficacité opérationnelle. La direction s'appuiera sur le contexte pour sélectionner les méthodologies appropriées. Les absences temporaires, telles que les congés des collaborateurs, nécessitent généralement des solutions tactiques à court terme plutôt qu'une planification stratégique complète.
À l'inverse, la gestion des changements d'affectation prévus dus aux départs à la retraite nécessite une approche plus approfondie et à long terme du recrutement et du développement des talents.
Un vecteur d'agilité
Les bénéfices de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences peuvent être impressionnants. Lorsque les bonnes personnes sont au bon endroit, les entreprises peuvent voir leur productivité grimper en flèche. Elles peuvent constater une baisse des coûts liés à l'embauche et aux heures supplémentaires. Les charges liées aux prestataires externes diminuent également, le besoin d'aide temporaire coûteuse ayant été éliminé.
La conformité aux normes du secteur est cruciale, quelle que soit votre activité. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet d'éliminer ce problème potentiel en atténuant les risques liés aux collaborateurs. Votre personnel est formé aux bonnes pratiques de votre entreprise. Vous contribuez également à supprimer les écarts de compétences critiques au sein de votre équipe. La rationalisation du recrutement, du développement et de la fidélisation des collaborateurs permet d'améliorer la gestion globale des talents.
En mettant en œuvre des processus automatisés et self-service sophistiqués, la Macquarie University a pu éliminer 23 formulaires différents et consolider 3 solutions de feuilles de temps différentes.
Parce qu'elles peuvent réagir plus rapidement à l'évolution du marché grâce à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, les entreprises disposent d'un avantage concurrentiel simplement en optimisant leurs talents.
Un moyen d'anticiper la croissance
Un cadre de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences n'a pas besoin d'être compliqué. Toutefois, il est conseillé d'adopter une approche structurée. L'utilisation d'un modèle Excel de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences peut faciliter la création d'une approche bénéfique pour votre entreprise.
Voici les étapes à inclure dans votre modèle de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences :
- Alignement sur la stratégie de l'entreprise et analyse de la demande
- Évaluation des capacités actuelles des effectifs (analyse de l'offre)
- Analyse des écarts et modélisation des futurs effectifs
- Élaboration d'un plan d'action pour combler les écarts
- Mise en œuvre et conduite du changement
- Mesure, évaluation et ajustement
Pour créer un cadre de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences efficace pour différents types d'entreprises, commencez par aligner les étapes clés de la planification.
Les objectifs stratégiques spécifiques de l'entreprise, son rythme opérationnel et la dynamique du secteur garantissent que la complexité et l'horizon temporel du cadre correspondent à la taille et à la maturité de l'entreprise.
Ensuite, mettez en œuvre des indicateurs de mesure et des processus d'évaluation personnalisés qui reflètent les KPI uniques de chaque type d'organisation, qu'il s'agisse d'une start-up qui se développe rapidement, d'une grande entreprise établie, d'une agence du secteur public ou d'un organisme à but non lucratif.
Mise en œuvre pratique de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
La mise en œuvre d'une stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences commence par la constitution de la bonne équipe. Cela inclut généralement les dirigeants, les responsables des opérations, et les équipes Finance et RH.
Après avoir collecté les données nécessaires à une stratégie efficace, les RH commencent à développer un modèle basé sur les compétences existantes et manquantes. Vous saurez ce que vous avez et ce qui manque à votre entreprise.
Surmonter les défis quotidiens peut sembler intimidant. Vous pouvez rencontrer des problèmes pour prévoir avec précision les besoins de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Combler les écarts de compétences peut être un autre défi, surtout si la collecte de données est manuelle et non automatisée. Toutefois, la plupart des défis peuvent être relevés lors de la planification initiale en encourageant une communication ouverte entre les acteurs impliqués.
Parmi les bonnes pratiques pour une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences durable, citons la priorité donnée au bien-être des collaborateurs, le développement des compétences pour s'adapter à l'évolution des environnements de travail, et l'assurance que votre gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est alignée sur les objectifs à long terme de votre entreprise.
Tirer parti des outils et de la technologie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Les entreprises n'ont pas besoin de créer elles-mêmes un modèle de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Elles peuvent tirer parti des options logicielles de planification RH telles qu'Excel. Pour les petites entreprises, les modèles de gestion prévisionnelle Excel sont faciles et pratiques à utiliser. Répertoriez simplement les étapes essentielles de planification et de mise en œuvre dans la feuille de calcul. Excel est également excellent pour gérer les données.
Mais les entreprises n'auront sûrement pas envie d'utiliser une feuille de calcul standard. Elles peuvent trouver des modèles gratuits via le fournisseur de services d'Excel (Microsoft) ou se tourner vers un fournisseur tiers.
Un tableau de bord de gestion prévisionnelle est une autre option. Il offre une grande flexibilité pour visualiser et suivre votre stratégie de planification RH. Les grandes entreprises peuvent vouloir utiliser une solution plus robuste, comme des plateformes avancées d'analyse des effectifs. Les fonctionnalités avancées facilitent le suivi de grands volumes de données issues de plusieurs services ou sites géographiques.
Des fonctionnalités de gestion prévisionnelle et une intégration fluide sont essentielles, et Workday Workforce Planning offre cela et bien plus encore. Avec un modèle de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Workday, tous les acteurs impliqués sont connectés et investis pour s'assurer que toutes les tâches opérationnelles sont couvertes, même lorsque la demande augmente.
Choisir la bonne technologie en fonction des besoins de l'entreprise est le meilleur moyen de créer et de mettre en œuvre une solution efficace de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
KPI et métriques pour mesurer le succès de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Les entreprises doivent prêter attention aux KPI de gestion des temps et des activités pour suivre l'efficacité de leur stratégie de planification RH. Certaines des métriques à surveiller incluent la fidélisation des talents, qui donne une bonne idée de la durée pendant laquelle les collaborateurs ont l'intention de rester et si votre stratégie de planification RH doit aborder le bien-être global de votre personnel.
Vos métriques liées aux coûts sont tout aussi importantes. Ces indicateurs vous permettent de savoir combien de temps il faut, en moyenne, pour pourvoir un poste vacant, vos coûts de turnover du personnel et ce que vous coûte chaque nouvelle embauche. Sans ces KPI, il est difficile de créer une stratégie de planification RH efficace ou même de déterminer si les objectifs opérationnels, tels que les coûts de personnel, sont atteints.
L'impact de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences sur l'activité est un élément que les entreprises devraient suivre. De la productivité aux revenus générés par collaborateur, ces KPI permettent de savoir si la stratégie profite à l'entreprise ou entraîne des coûts d'exploitation plus élevés.
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devraient prévoir d'inclure un tableau de bord de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, qui affiche toutes les métriques en la matière pour améliorer la vision stratégique.
Une planification stratégique des effectifs tournée vers l'avenir
Il se dégage des tendances émergentes de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences une approche dynamique visant à garantir que la stratégie est prête à aider les entreprises à affronter l'avenir. L'IA et les analyses prédictives font partie de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. La planification basée sur les compétences prend le pas sur les approches traditionnelles basées sur les rôles.
Au lieu de se concentrer uniquement sur ce qui est généralement inclus dans le rôle d'un collaborateur, l'avenir de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences va au-delà du simple intitulé de poste. Les travailleurs temporaires ne sont pas non plus exclus de la planification stratégique des effectifs. L'avenir appelle à des considérations plus flexibles en matière d'effectifs.
Êtes-vous prêt à optimiser vos effectifs et à combler les éventuels déficits de talents ? Adoptez une approche structurée pour évaluer vos prochaines étapes en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
Projetez vos RH vers l'avenir