Was ist Organisationsmanagement?
Organisationsmanagement verbindet Ziele, Prozesse und Teams, um eine solide Basis für den Unternehmenserfolg zu schaffen. Dieser Leitfaden zeigt, wie organisatorisches Management die Entscheidungsfindung verbessert, die Ausrichtung fördert und Anpassungsfähigkeit unterstützt. Außerdem erfahren Sie wichtige Schritte zur effektiven Implementierung.
Organisationsmanagement: Der Schlüssel zum Unternehmenserfolg
Im Hintergrund jedes erfolgreichen Unternehmens wirkt ein unsichtbares System, das Strategie, Abläufe und Mitarbeiter miteinander verknüpft. Es handelt sich hierbei um einen vielschichtigen Vorgang, den man heute als Organisationsmanagement bezeichnet – das Fundament, das den Erfolg von Unternehmen selbst in Zeiten großer Herausforderungen wie plötzliche Marktveränderungen, neue Anforderungen der Belegschaft und verschärfter Wettbewerbsdruck sichert.
Einer Studie von Laut McKinsey zufolge geben heute zwei Drittel der CEOs an, dass ihre Unternehmen zu komplex und ineffizient sind. Nur die Hälfte sieht sich für den Wandel gut vorbereitet. Effektives Organisationsmanagement schließt die Lücken zwischen Abläufen, Ressourcen und Mitarbeitern, damit diese drei Elemente reibungslos zusammenarbeiten und Unternehmen ihr gesamtes Potenzial entfalten können.
Das Wichtigste in Kürze
Organisationsmanagement koordiniert Strategie, Abläufe und Mitarbeiter, damit Unternehmen agil bleiben und ihre Ziele erreichen.
Starke Führungskompetenzen prägen die Unternehmenskultur und fördern eine effektive Ausrichtung des Teams.
Planung, Zielsetzung und Ressourcenallokation bieten die notwendige Struktur für optimierte Workflows und betriebliche Effizienz.
Durch Schaffung einer Feedback-Kultur und Förderung des Mitarbeiter-Engagements werden individuelle und Teamaufgaben an den Unternehmenszielen ausgerichtet.
Technologie und skalierbare Systeme sind essenziell für die Optimierung von Prozessen, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Unterstützung von nachhaltigem Wachstum.
Was ist Organisationsmanagement?
Organisationsmanagement ist die Strategie hinter der Koordinierung aller beweglichen Aspekte innerhalb eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Hierbei geht es um die Definition der Unternehmensstruktur, die Festlegung, wie Aufgaben verteilt werden, und die Entscheidung, wie Ressourcen – beispielsweise Zeit, Geld und Personal – zugewiesen werden.
Organisationsmanagement umfasst nicht nur die Kontrolle der täglichen Abläufe, sondern auch die Gestaltung von Systemen, die für ein reibungsloses Funktionieren des Unternehmens sorgen und seine Anpassungsfähigkeit bei Herausforderungen sicherstellen. Es geht also darum, den Betrieb eines Unternehmens auf die Mitarbeitenden abzustimmen, die es tatsächlich am Laufen halten und seinen Erfolg sichern. Angesichts der sich immer schneller wandelnden Geschäftswelt wird diese Aufgabe für den Großteil der Führungskräfte immer anspruchsvoller.
Eine entscheidende Erkenntnis aus der zuvor erwähnten McKinsey-Studie zeigt, dass eine ineffektive Organisationsstruktur oftmals ein Erfolgshindernis darstellt, selbst für die kompetentesten CEOs und Führungskräfte. „Anstatt Mission und Strategie zu unterstützen“, so die Studie, „verhindern Organisationsstrukturen deren effektive Umsetzung.“
Für Unternehmen kommt es darauf an, dass ihre Strategie, Ressourcen und Belegschaft im Einklang und ihre täglichen Aufgaben an den übergeordneten Zielen ausgerichtet sind. Indem es Struktur und Klarheit auf allen Ebenen schafft, kann das Organisationsmanagement Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, dies zu erreichen. So meistern Sie Komplexität und bleiben in dynamischen Umgebungen wettbewerbsfähig.
Zentrale Grundsätze des Organisationsmanagements
Jede Managementfunktion innerhalb einer Organisation benötigt eine starke strategische und theoretische Grundlage. Erfolgreiches Organisationsmanagement beruht auf den folgenden zentralen Grundsätzen:
Leadership und Entscheidungsfindung
Leadership legt fest, wie Entscheidungen getroffen werden, und bestimmt maßgeblich die übergeordnete Kultur und Performance des Unternehmens. Effektive Leadership erfordert die Festlegung einer klaren Vision, den Aufbau von Vertrauen und die Befähigung von Teams, gemeinsame Ziele zu erreichen. Unterschiedliche Führungsstile beeinflussen die organisatorische Dynamik auf unterschiedliche Weise. Zu den typischen Führungsstilen in Unternehmen gehören:
Autokratische Leadership: Zentralisiert Entscheidungsbefugnisse – hilfreich in Krisensituationen, kann allerdings die Innovation hemmen
Demokratische Leadership: Unterstützt Zusammenarbeit und fördert Innovation, kann aber auch die Entscheidungsfindung verzögern
Transformative Leadership: Inspiriert Teams und treibt Veränderungen voran, häufig ideal für Wachstums- oder Innovationsphasen
Kein Führungsstil ist zu allen Zeiten effektiv. Herausragende Führungskräfte entwickeln Anpassungsfähigkeit und wissen, wann sie die verschiedenen Stile basierend auf den aktuellen Anforderungen des Unternehmens anwenden müssen. Führungspersönlichkeiten, die ein Gleichgewicht zwischen Entscheidungsstärke und Inklusivität herstellen können, schaffen Umgebungen, in denen Teams durchgängig motiviert und an den Zielen ausgerichtet sind.
Planung und Zielsetzung
Planung und Zielsetzung stellen die Roadmap zur Erreichung der Unternehmensziele bereit. Hierzu gehört das Definieren langfristiger Ziele, ihre Aufschlüsselung in handlungsorientierte kurzfristige Ziele sowie das Sicherstellen der Ausrichtung aller Teams.
Beispielsweise könnte ein Technologieunternehmen als strategisches Ziel die Einführung eines neuen Produkts innerhalb von 18 Monaten festlegen, unterstützt durch operative Ziele wie die Fertigstellung von Design-Prototypen binnen 6 Monaten und das Schließen von Anbieterpartnerschaften innerhalb von 9 Monaten.
Eine Balance zwischen unmittelbarer und langfristiger Planung zu schaffen, ist ein zentrales Element des Organisationsmanagements, das Zusammenarbeit und starke Führungskompetenzen erfordert.
Workflow-Optimierung
Zur Sicherung der Produktivität und zur Reduzierung von Redundanzen sind effiziente Workflows erforderlich. Die Optimierung der Workflows umfasst die Analyse vorhandener Prozesse, die Identifizierung von Effizienzproblemen und die Implementierung von Lösungen, die Abläufe verschlanken.
Strategien wie das Prozess-Mapping – das Visualisieren von Workflows zur Identifizierung von Engpässen und das Bestimmen von Bereichen mit Verbesserungspotenzial – sind für die Workflow-Optimierung unerlässlich. Zusammenarbeit ist wichtig für den Abbau von Silos und die Sicherstellung einer offenen Kommunikation in allen am Workflow beteiligten Abteilungen.
Software-Lösungen, die diesen Prozess vereinfachen und weitgehend automatisieren können, sind entscheidend für den Erfolg. Einheitliche Projektmanagement-Lösungen helfen Teams dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Updates zu teilen und die Einhaltung der Fristen ohne Komplikationen zu gewährleisten.
Ressourcenallokation und Priorisierung
Die Ressourcenallokation sorgt dafür, dass Zeit, finanzielle Mittel und Personal eines Unternehmens effektiv eingesetzt werden, um seine Ziele zu erreichen. Durch eine Priorisierung werden diese Ressourcen Initiativen zugewiesen, die am stärksten zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Effektive Ressourcenmanagement-Praktiken umfassen intelligente Budgetierung, strategischer Einsatz von Talenten und konsistentes Zeitmanagement, um Produktivität ohne Überlastung der Mitarbeiter sicherzustellen.
Im Rahmen einer Produkteinführung könnte ein Unternehmen beispielsweise die Zuweisung zusätzlicher finanzieller Mittel für das Marketing priorisieren und gleichzeitig die Ausgaben in anderen Bereichen zeitweise zurückfahren. Die strategische Allokation leitet Ressourcen stets dorthin, wo sie maximalen Nutzen erzielen.
Kulturelle Ausrichtung und Mitarbeiter-Engagement
Die Unternehmenskultur verbindet Mitarbeitende mit der Mission und den Werten ihres Unternehmens. Dies trägt zum allgemeinen Geschäftserfolg bei. Einer aktuellen Workday-Befragung zufolge sind Mitarbeiter, die ihre Arbeit als sinnstiftend erleben, um 37 % produktiver – selbst in Situationen, in denen sie ihr Arbeitspensum als überfordernd empfinden und während Zeiten, in denen Unternehmen bestrebt sind, bei gleichen Personalzahlen größere Erträge zu erwirtschaften.
Mitarbeiter, die ihre Arbeit als sinnstiftend empfinden, sind zudem engagierter und loyaler, was letztlich zu einer Unternehmenskultur beiträgt, die im Einklang mit den Geschäftszielen steht und Zusammenarbeit und Innovation fördert. Wesentliche Komponenten der kulturellen Ausrichtung umfassen:
Klare Kommunikation: Führungskräfte kommunizieren die Werte des Unternehmens und gewährleisten deren Abbildung in Richtlinien und Praktiken.
Anerkennungsprogramme: Erfolge werden gewürdigt, um die Moral zu steigern und die Mitarbeiter zu motivieren.
Berufliche Weiterentwicklung: Trainingsoptionen sind verfügbar, um die Weiterentwicklung der Beschäftigten im Unternehmen zu unterstützen.
Wenn Mitarbeiter sich eingebunden und wertgeschätzt fühlen, arbeiten sie produktiver und setzen sich stärker für den Erfolg des Unternehmens ein. Dadurch können Unternehmen Spitzenkräfte besser binden und im Laufe der Zeit bessere Performance-Ergebnisse erzielen.
Wer trägt die Verantwortung für das Organisationsmanagement?
Das Management einer Organisation ist eine kollaborative Aufgabe, an der zahlreiche Rollen innerhalb des Unternehmens beteiligt sind. Jede Führungsebene trägt mit ihren unterstützenden Teams entscheidend zu einem effizienten Betrieb des Unternehmens und sorgt dafür, dass es seine Ziele erreichen und sich an Herausforderungen anpassen kann. Im Folgenden sehen Sie eine Aufstellung der Verantwortlichkeiten und der jeweiligen Beiträge:
Führungskräfte auf Vorstandsebene (CEO, COO, CFO usw.)
Verantwortlichkeiten: Definition der Mission, Vision und langfristigen Strategie des Unternehmens. Verteilung von Ressourcen und Festlegung der wichtigsten Prioritäten. Überwachung der organisatorischen Performance durch Kennzahlen und Reporting.
Auswirkung: Sie gestalten das strategische Framework und bestimmen die Richtung, die als Orientierung für das gesamte Unternehmen gilt.
Mittleres Management (Abteilungsleiter, Team-Manager).
Verantwortlichkeiten: Übersetzung der unternehmensweiten Ziele in handlungsorientierte strategische Pläne für ihre Teams. Überwachung der Implementierung von Workflows, Prozessen und Initiativen. Gewährleistung, dass die Team-Performance an den übergeordneten Unternehmenszielen ausgerichtet ist.
Auswirkung: Sie schließen die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung und garantieren so die Ausrichtung auf die operative Ebene.
HR-Führungskräfte
Verantwortlichkeiten: Schaffung und Pflege einer starken Unternehmenskultur. Entwicklung von Einstellungs-, Weiterbildungs- und Performance-Management-Systemen, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind. Unterstützung von Change Management-Aufgaben in Zeiten von Wachstum oder Restrukturierung.
Auswirkung: Die HR-Funktion sorgt dafür, dass die Personalstrategien des Unternehmens mit dessen Zielen synchronisiert sind, um eine motivierte und qualifizierte Belegschaft zu schaffen.
Teamleiter und Vorgesetzte
Verantwortlichkeiten: Verwaltung der täglichen Abläufe und Sicherstellen, dass die zuständigen Teams Fristen einhalten und Ziele erreichen. Bereitstellung von Orientierungshilfen, Problemlösung und Aufrechterhaltung der Moral innerhalb ihrer Teams. Kommunikation von Herausforderungen oder Chancen für Verbesserungen an die obere Führungsebene.
Auswirkung:Direkte Verantwortung, die Effizienz und Produktivität der individuellen Teammitglieder zu gewährleisten.
Spezialisierte Rolle (Projektmanager, Operations Manager usw.).
Verantwortlichkeiten: Leitung spezifischer Initiativen wie die Implementierung neuer Systeme oder das Management abteilungsübergreifender Projekte. Optimierung von Ressourcen, Zeitplänen und Budgets für ihre Fokusbereiche.
Auswirkung: Spezialisten stellen gezieltes Fachwissen bereit, um Effizienz und Innovation in spezifischen Bereichen des Organisationsmanagements zu steigern.
Alle Mitarbeitenden
Verantwortlichkeiten: Ausführung zugewiesener Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des vom Führungsteam definierten Rahmens. Bereitstellung von Feedback und Erkenntnissen zur Optimierung von Prozessen und Workflows.
Auswirkung:Die Mitarbeiter bilden die Basis jedes Unternehmens. Sie setzen Strategien in messbare Ergebnisse um und unterstützen kontinuierliche Verbesserungen.
Auch wenn das Organisationsmanagement beim Leadership ansetzt, basiert sein Erfolg auf Zusammenarbeit und klarer Kommunikation auf allen Ebenen des Unternehmens. Durch die Ausrichtung der Aufgaben aller Beteiligten im Unternehmen – von den Führungskräften bis zu den Frontline-Mitarbeitern – können Unternehmen nachhaltiges Wachstum und Resilienz fördern.
Organisationsmanagement implementieren: 5 zentrale Schritte
Bei der Einbindung des Organisationsmanagements in Ihre betrieblichen Abläufe geht es nicht nur um die Prozesse. Vielmehr muss ein System geschaffen werden, das den effektiven Betrieb Ihres Unternehmens und nachhaltiges Wachstum gewährleistet. Dazu ist es erforderlich, dass sich die Unternehmen auf handlungsorientierte Schritte konzentrieren, die ihre Vision, Teams und Tools entsprechend ausrichten.
1. Festlegung klarer Ziele und Kennzahlen
Beginnen Sie mit der Definition, was Erfolg für Ihr Unternehmen bedeutet. Gliedern Sie umfassende Ziele in konkrete, messbare Zielvorgaben auf, um Ihrem Team eine klare Richtung vorzugeben. Verwenden Sie Frameworks wie SMART, um klar formulierte, messbare Ziele zu gewährleisten. Prüfen Sie die Zielkennzahlen regelmäßig, um den Fortschritt im Blick zu behalten und zu erkennen, wo Anpassungen nötig sind, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
2. Aufbau einer skalierbaren Struktur
Wachstum ist spannend, doch offenbart es häufig Defizite in der Struktur eines Unternehmens. Zur Vorbereitung auf die Zukunft benötigen Sie ein Framework, das sich an die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens anpasst. Das bedeutet, klarer Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren, effiziente Workflows zu entwickeln und Berichtslinien zu schaffen, die für Verantwortlichkeit sorgen.
ASMPT, ein global führendes Unternehmen für Elektronik und Halbleiterfertigung, hat dies durch Vereinheitlichung seiner HR-Daten mithilfe der Workday-Plattform erreicht. „Wir sind ein Team“, erklärte Vinod Sharma, Global Head of HR und Analytics bei ASMPT, „daher benötigten wir ein einheitliches Datenset und eine gemeinsame Arbeitsweise.“
Mit den Workday-Lösungen verfügt ASMPT über eine einzige, konsolidierte HR-Plattform in 30 Ländern. Das Unternehmen hat die organisatorische Performance durch kürzere Zykluszeiten für Onboarding, Bestätigungen für den Review nach Probezeiten, organisatorische Änderungen und Umstrukturierungen optimiert.
„[Mit Workday] konnte der Zeitaufwand für jährliche Personalaufgaben wie Zielsetzung, Performance-Reviews und Kalibrierungen ebenfalls signifikant gesenkt werden.“
– Vinod Sharma, Global Head of HR and Analytics, ASMPT
3. Förderung einer Feedback-Kultur
Offene Kommunikation ist das Rückgrat eines effektiven Managements. Wenn die Mitarbeitenden sich gehört fühlen, steigt ihr Engagement und ihre Motivation und sie setzen sich verstärkt für den Erfolg des Unternehmens ein. Die Workday-Studie „Entwicklung einer Mitarbeiter-Engagement-Strategie für Ihr Unternehmen“ kam zu dem Ergebnis, dass Unternehmen mit einem hohen Engagement Mitarbeiter-Feedback um 20 % häufiger würdigen als Unternehmen mit einem geringen Engagement. Die Anzahl der Gespräche mit Mitarbeitern ist um 16 % höher.
Zielen Sie auf die Schaffung einer Kultur ab, in der Feedback frei in jede Richtung kommuniziert wird – von unten nach oben, von oben nach unten und auf gleicher Unternehmensebene – um Engpässe zu erkennen und Innovation zu fördern. Implementieren Sie Feedback-Ströme, wie regelmäßige Team-Check-ins oder anonyme Feedback-Befragungen, und reagieren Sie auf wertvolles Feedback, um Vertrauen bei den Mitarbeitern aufzubauen.
4. Einsatz von Technologie und Lösungen
In der heutigen Welt ist Technologie ein wichtiger Katalysator für das Organisationsmanagement. Die richtigen Lösungen können repetitive Aufgaben automatisieren, die Zusammenarbeit optimieren und erweiterte datengestützte Erkenntnisse liefern, um die Entscheidungskompetenz zu verbessern.
Bestimmen Sie, welche Lösungen für Ihr Unternehmen geeignet sind, und wählen Sie Anbieter, die Ihren Anforderungen und ZIelen am besten entsprechen. Achten Sie darauf, dass alle Komponenten Ihrer Technologielandschaft nahtlos zusammenarbeiten, um mit vernetzten Funktionen Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern. Der passende Tech Stack kann sich transformativ auf Ihr Unternehmen auswirken.
Airtable, eine cloudbasierte Plattform, die Teams bei der Organisation, Kollaboration und Entwicklung benutzerdefinierter Workflows unterstützt, tauschte seine Einzellösungen für das Organisationsmanagement gegen die einheitliche Workday-Plattform aus. In der Folge konnte das Unternehmen seine Mitarbeitererfahrung verbessern, Systemwartungskosten senken, manuelle Aufgaben reduzieren und Workflows mit neuen Automatisierungen optimieren.
„Wir können darauf vertrauen, dass Workday mit unserem Unternehmen wächst und uns einen Wettbewerbsvorteil bietet.“
– Head of HR and Financial Systems, Airtable
5. Investition in die Entwicklung von Führungskompetenzen
Eine starke Leadership ist die Grundlage des Unternehmenserfolgs. Führungskräfte prägen die Unternehmenskultur, bieten ihren Teams Unterstützung und Orientierung und treffen Entscheidungen mit Auswirkungen auf sämtliche Unternehmensebenen. Daher sind Investitionen in die Entwicklung von Führungskompetenzen unverzichtbar. Stellen Sie Weiterbildungsprogramme bereit, die sich auf kritische Kompetenzen wie Kommunikation, Entscheidungsfindung und Change Management konzentrieren.
Gewährleisten Sie, dass Ihr Leadership-Team angemessen auf Herausforderungen vorbereitet ist. Bringen Sie aufstrebende Führungskräfte mit Mentoren zusammen, um eine Pipeline mit Talenten aufzubauen, die bereit sind, zentrale Rollen in Ihrem wachsenden Unternehmen zu übernehmen. Nur so sind Sie in der Lage, zukünftige organisatorischen Herausforderungen zu meistern.
Nutzen Sie das ganze Potenzial Ihres Unternehmens
Ein effektiv implementiertes Organisationsmanagement ermöglicht es Unternehmen, sich in komplexen und dynamischen Umgebungen zu behaupten. Von der Festlegung klarer Ziele und der Entwicklung skalierbarer Strukturen bis hin zur Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und der Nutzung der richtigen Technologien: Organisationsmanagement ist für die Ausrichtung von Strategie, Ressourcen und Personal entscheidend.