Die Grundlagen verstehen: Was ist ein Campus-Management-System?
In diesem Blog geht es darum, wie ein modernes Campus-Management-System es Führungskräften im Bildungswesen ermöglicht, den Erfolg der Studierenden zu fördern, effektivere Geschäftsprozesse zu entwickeln, detailliertere Einblicke in die gesamte Organisation zu gewinnen und sich in einer disruptiven Landschaft zurechtzufinden.
Hochschulen stehen unter wachsendem Druck. Die Zahl der Studierenden an Hochschulen ist seit einem Jahrzehnt rückläufig; die Zahl der Bachelor-Studierenden sank von 2010 bis 2021 um 15 %.
Immer mehr Studierende suchen nach alternativen Bildungsangeboten, wie beispielsweise Karrierepfaden, die über traditionelle Kurse und Learning auf dem Campus hinausgehen. Da sich immer weniger klassische Schulabgänger direkt nach dem Abschluss für ein Studium entscheiden, müssen Hochschulen ihre Recruiting-Strategien und ihre traditionellen Geschäftsmodelle neu ausrichten.
„Wir wussten schon lange, dass demografische Entwicklungen die Einschreibungen an Hochschulen beeinflussen und die Zusammensetzung der Studierenden verändern würden – und dann kam die Pandemie“, sagt Joellen Shendy, verantwortlich für die Produktstrategie bei Workday Student. „Seitdem sehen wir nicht nur eine Beschleunigung dieser Entwicklungen – auch die Erwartungen haben sich deutlich verschoben. So haben wir etwa hybrides Learning eingeführt und einen 24/7-Zugang zu unseren Services geschaffen. Die Zukunft gehört dieser neuen Flexibilität.“
Letztendlich müssen Hochschulen mit höchster Effizienz arbeiten, um die Zufriedenheit der Studierenden zu gewährleisten, für eine solide finanzielle Grundlage zu sorgen und sich an zukünftige Anforderungen anpassen zu können.
Bildungseinrichtungen müssen heute mehr denn je flexibel und agil sein – nicht nur, um Wachstum bestmöglich zu steuern, sondern auch, um Hochschulen und Universitäten schnelle, unkomplizierte Einblicke in Studierende, Lehrende und Prozesse zu geben.
Was ist ein Campus-Management-System?
Auch wenn Bildungseinrichtungen eine Vielzahl an Software und Technologien nutzen, ist mit Software im Hochschulwesen in der Regel ein Campus-Management-System oder Studenteninformationssystem (SIS) gemeint. Diese Systeme unterstützen Hochschulen dabei, Daten und Prozesse entlang des Bildungswegs der Studierenden zu managen – von Zulassung und Einschreibung über Leistungsnachweise und Studienberatung bis hin zu Lehrplanverwaltung, Studienfinanzierung und mehr.
Eine andere Betrachtungsweise: Unternehmen nutzen HR- bzw. Personallösungen, um den „Lebenszyklus eines Mitarbeiters“ zu verwalten, der Prozesse wie Einstellung, Onboarding, Kompetenzentwicklung und mehr umfasst. Hochschulen und Universitäten wiederum benötigen ein System zur Verwaltung des gesamten Bildungszyklus für Studierende – von der Immatrikulation und Zulassung bis zum Abschluss und darüber hinaus.
Warum brauchen Hochschulen ein Campus-Management-System?
Die meisten Softwaresysteme in Bildungseinrichtungen wurden installiert, bevor E-Mail, soziale Medien und das Internet auch nur annähernd zum Mainstream gehörten. Diese Softwareplattformen wurden im Laufe der Zeit immer wieder aktualisiert, um sie an den neuesten Stand der Technik anzupassen. Gerade diese oft zusammengeflickten Hybridsysteme geraten jedoch unter Druck: Die digitalen Anforderungen der Studierenden – einschließlich nicht-traditioneller Studierender – verändern sich und neue Ausbildungsformen kommen hinzu.
Hochschulen haben erkannt, dass organisatorische Agilität der Schlüssel zu langfristigem Wachstum und digitaler Innovation ist.
Da sich Lerntrends und Demografie der Studierenden laufend verändern, wird es für Bildungseinrichtungen immer wichtiger, den Kontakt zu Studierenden während ihrer gesamten akademischen Laufbahn aufrechtzuerhalten und ihnen Informationen zu Kursen, studienbegleitenden Aktivitäten, Beratern, Mentoren und vielem mehr zugänglich zu machen. Eine Studienerfahrung ist dann am besten, wenn sie nahtlos ist. Wenn alle Daten zentral verfügbar sind, können Institutionen und Studierende Erkenntnisse abrufen, wann und wo immer sie wollen.
Letztendlich muss Hochschulsoftware den Erfolg der Studierenden fördern. Um dies zu erreichen, benötigen Administratoren, Dozenten und Studierende ein System, das genauso intuitiv und einfach zu bedienen ist wie die anderen Technologien im Alltag.
Welche Vorteile bietet ein modernes Campus-Management-System?
Ältere Systeme im Hochschulbereich sind oft nicht zusammenhängend und veraltet. Auch spiegeln sie nicht die Art und Weise wider, wie Bildungseinrichtungen heute arbeiten. Viele wichtige Funktionen, die zu einer modernen Hochschuleinrichtung gehören, gab es vor 20 bis 30 Jahren, als diese Systeme entwickelt wurden, einfach noch nicht.
Darüber hinaus haben die Bildungseinrichtungen erkannt, dass organisatorische Agilität der Schlüssel zu langfristigem Wachstum und digitaler Innovation ist. Das heißt allerdings nicht, dass Hochschulbildung nicht vor echten Prüfungen der digitalen Transformation steht. Laut der globalen Workday-Befragung „Schließen der Tempolücke: Auf dem Weg zur nachhaltigen digitalen Transformation“ sagen 60 % der Führungskräfte im Hochschulwesen, dass sich das Tempo der digitalen Transformation im Vergleich zum Vorjahr verlangsamt hat – oder dass sie mit einer weiteren Verlangsamung rechnen.
Die Studienergebnisse zeigen: Viele Hochschulen und Universitäten kämpfen mit Transformationshürden, die durch die Pandemie zusätzlich verschärft wurden – und kommen bei der Weiterentwicklung ihrer Strategien nicht schnell genug voran. Um dieses Problem zu meistern und die dahinterliegenden Lücken in der digitalen Strategie zu schließen, müssen Bildungseinrichtungen zuerst grundlegende Schritte unternehmen. Konkret heißt das: eine Datenstrategie entwickeln und konsequent umsetzen. Denn ob sich intelligente Digitalinvestitionen tätigen lassen, hängt entscheidend davon ab, dass die richtigen Daten als solide Entscheidungsgrundlage vorliegen.
Wie hilft ein Campus-Management-System beim Datenmanagement?
Doch Hochschulen und Universitäten sind wie kleine Städte oder Uhrwerke mit vielen beweglichen Teilen, die alle eng miteinander verzahnt sind. Ein tieferes Verständnis für Hochschulabläufe und Studierende erfordert detailliertere Einblicke und kontinuierliches Tracking – der erste Schritt sind die Daten. Mit Spreadsheets ist es mühsam und zeitintensiv, aussagekräftige Daten bis auf das erforderliche Detailniveau aufzubereiten. Und selbst bei moderneren Lösungen bleibt die Herausforderung, all diese Daten aus vielen voneinander getrennten Quellen zusammenzuführen. Im besten Fall gewinnen Führungskräfte im Hochschulbereich Erkenntnisse erst im Rückblick.
Durch die Modernisierung ihrer technologischen Infrastruktur – also den Ersatz fragiler, fragmentierter Systeme durch eine Plattform, die Daten der gesamten Hochschule nahtlos und sicher bündelt – schaffen Verantwortliche im Hochschulwesen Echtzeitzugriff auf präzise, entscheidungsrelevante Daten.
Die Hochschulverwaltung muss Daten in eine strategische Ressource umwandeln, um die Bedürfnisse von Studierenden, Budgets, Lehrkräften und Einrichtungen optimal zu erfüllen – jetzt und in Zukunft.
Dank eines vollständigen Datenüberblicks können Hochschulen beispielsweise erkennen, welche Studiengänge Kostenstellen sind und welche Einnahmen generieren, und sie können dann die Daten nach Studiengängen analysieren.
Mit einer agilen Hochschulplattform können Führungskräfte im Bildungswesen den Erfolg der Studierenden fördern, effektivere Geschäftsprozesse entwickeln, detailliertere Einblicke in die gesamte Organisation gewinnen und sich in einer sich verändernden Landschaft zurechtfinden.
Was ist das Campus-Management-System von Workday: Workday Student?
Die Hochschulsoftware von Workday – Workday Student – ist eine einzige cloudbasierte Lösung, die nahtlos in Workday Human Capital Management und Workday Financial Management integriert werden kann. Mit Workday können Hochschulen auf dem gesamten Campus eine moderne, agile und benutzerfreundliche Plattform etablieren.
Workday hat Software für das Hochschulwesen entwickelt, die auf die Anforderungen heutiger Lernender zugeschnitten ist. Unsere Bildungspartner berichten uns: Viele aktuelle Systeme für Studierende sind fragmentiert und veraltet – und bilden moderne Arbeitsweisen nicht ab. Workday Student wurde mit dem klaren Verständnis entwickelt, dass Verwaltung, Lehrende und Studierende ein System brauchen, das so intuitiv und praktisch ist wie die Technologien, die sie privat täglich nutzen.
Workday hat ein SIS entwickelt, das Studierenden eine zeitgemäße digitale Erfahrung bietet – und ihnen wie auch der Administration die Flexibilität gibt, Aufgaben jederzeit und überall zu erledigen: am Laptop in der Bibliothek oder per Smartphone unterwegs.
Diese Lösung ist Hand in Hand mit unseren Entwicklungspartnern beim Kunden entstanden, um ein wirklich modernes Informationssystem für Studierende auf den Markt zu bringen – das einzige End-to-End-Produkt für Studierende mit Live-Kunden.
Worin unterscheidet sich Workday Student von anderen Campus-Management-Systemen?
Die meisten Hochschuleinrichtungen arbeiten mit einem Studenteninformationssystem (SIS), das mindestens 20 Jahre alt ist – und damit älter als viele ihrer Studierenden. Diese Einrichtungen ringen mit Altsystemen und wollen auf eine cloudbasierte Lösung umsteigen, die ein einheitliches, benutzerfreundliches digitales Erlebnis mit stärker personalisierten Interaktionen bietet – und Studierenden ermöglicht, per Mobilgerät Kurse zu belegen, Arbeitsstunden zu erfassen, finanzielle Unterstützung zu managen und Beratungstermine zu vereinbaren. Wir können diese Studierenden genau dort abholen, wo sie sind – ein Vorteil, der heute wichtiger ist denn je.
Wir bei Workday sind der Meinung, dass die Grundlage einer modernen Hochschulsoftware darin besteht, dass sie einen vollständigen Überblick über alle Daten – Finanzen, HR und Studierende – in einer einzigen cloudbasierten Lösung bietet. Damit wird eine umfassende Datenanalyse und ein einfacher Zugriff auf Informationen ermöglicht.
Wenn alle Daten zentral verfügbar sind, können Institutionen und Studierende Erkenntnisse abrufen, wann und wo immer sie sie benötigen.
Eine moderne Lösung für das Hochschulmanagement wie Workday Student bietet Hochschulverantwortlichen Dashboards, mit denen sie Folgendes tun können: Immatrikulationstrends verfolgen, die Nachfrage nach einem bestimmten Kurs beobachten, offene Dozentenstellen managen, Studiengebühreneinnahmen nach Studiengängen aufschlüsseln und die Kursauswahl nach Einschreibungen im Blick behalten, um eine rechtzeitige Personalbesetzung sicherzustellen.
Studierende können sich über Dashboards für Kurse einschreiben, erhalten Benachrichtigungen zu Fristen und werden sofort informiert, wenn ihre Anmeldung erfolgreich war. Auch erhalten sie während ihrer gesamten Studienzeit Einblicke in ihre bisherigen Leistungen. Anhand der umfangreichen Daten aus Studierendenprofilen kann Workday Student akademische Förderprogramme empfehlen, um die Erfahrung der Studierenden weiter zu bereichern.
Dank eines vollständigen Datenüberblicks können Hochschulen beispielsweise erkennen, welche Studiengänge Kostenstellen sind, welche von ihnen Einnahmen generieren, und sie können die Daten nach Studiengängen analysieren. Mit Workday Student erhalten sie datengestützte Erkenntnisse zu Bereichen wie dem Zustand ihres Bewerberpools, zu Trends bei den Studierenden, zur Kursnachfrage usw. und können fundierte Entscheidungen treffen – heute wie in der Zukunft.
Erfahren Sie mehr über die Studentenmanagement-Software von Workday.