Cloud-ERP im Überblick
Die Verlagerung von ERP in die Cloud macht die Verwaltung physischer Server überflüssig und gewährleistet, dass Teams jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Daten haben. Ohne On-Premise-Server treffen Teams schnellere Entscheidungen und skalieren Prozesse mühelos. Dieser Leitfaden beschreibt die Vorteile von Cloud-ERP, häufige Hürden bei der Einführung, wesentliche Implementierungsschritte und wie die ERP-Software von Workday Sie bei jedem Schritt unterstützt.
ERP in der Cloud: Eine neue Ära für Unternehmenssysteme
Da Remote-Arbeit und volatile Märkte zur Norm werden, bleiben fragmentierte Systeme auf der Strecke. Führungskräfte, die Plattformen der nächsten Generation erkunden, stellen fest, dass Cloud-ERP die Agilität und Zugänglichkeit bietet, die moderne Unternehmen benötigen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Cloud-ERP verlagert zentrale Planungs- und Betriebsprozesse in eine skalierbare Online-Umgebung und macht Teams unabhängig von lokalen Servern.
- Teams können den Wandel beschleunigen, indem sie Workflows zusammenführen, Routineaufgaben automatisieren und eine nahtlose Remote-Zusammenarbeit ermöglichen.
- Herkömmliche On-Premise-Systeme schließen Daten in Silos ein, setzen Unternehmen Sicherheitslücken aus und treiben die Verwaltungskosten in die Höhe.
- Cloud-ERP-Systeme werden automatisch aktualisiert und lassen sich an die Anforderungen globaler Unternehmen anpassen.
- Die Cloud-ERP-Software von Workday vereint Finanzen und HR in einem zentralen Datenmodell und sorgt so für konsistente Echtzeittransparenz im gesamten Unternehmen.
Als City and County of Denver (Colorado) zur Cloud-ERP-Plattform von Workday wechselte, wurden 23 Server durch eine konsolidierte Cloud-Struktur ersetzt, mehr als 75 % der papierbasierten Prozesse eliminiert und die Entgeltabrechnung wurde um 25 % schneller abgewickelt.
Cloud ERP
ERP im Cloud Computing, auch Cloud-ERP genannt, bietet On-Demand-Zugriff auf einheitliche Backoffice-Funktionen wie Human Capital Management, Finanzmanagement, Beschaffung und Operations. Ein cloudbasiertes ERP-System ist eine vom Anbieter verwaltete Plattform, die mit Ihnen wächst. Die Module kommunizieren kontinuierlich miteinander, sodass Daten aus Entgeltabrechnung, Einkauf und Ertrag stets verknüpft bleiben.
Warum Cloud-ERP wichtiger denn je ist
Bei herkömmlichen ERP-Systemen mussten Unternehmen hohe Beträge in Server, Speicher und IT-Teams investieren, um ihre On-Premise-Server funktionsbereit zu halten. Diese Infrastrukturen waren wesentlich starrer, weshalb sich Unternehmen nicht so schnell an neue geschäftliche Rahmenbedingungen und Anforderungen anpassen konnten.
ERP-Software in der Cloud unterscheidet sich deutlich. Sie bietet kontinuierliche, automatische Updates zur Verbesserung von Sicherheit und Funktionen. Außerdem können Unternehmen ihre ERP-Systeme von Anfang an exakt nach Wunsch konfigurieren. Mit zunehmendem Wachstum ermöglicht die anpassungsfähige Cloud-Struktur eine einfache Erweiterung oder Modifikation von Modulen, um den wechselnden geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Agilität und verteilte Teams prägen die heutige Geschäftswelt – und Cloud-ERP erfüllt die strategischen Forderungen nach Geschwindigkeit, Transparenz und Integration.
Schon gewusst?
Laut einer Studie von PwC haben 63 % der leistungsstärksten Unternehmen ihr Cloud-Budget erhöht, um generative KI zu nutzen – eine Schlüsselkomponente bei der Automatisierung der Cloud-ERP-Software.
Cloud-ERP vs. On-Premise-ERP
Beim Vergleich von Cloud-ERP und On-Premise-ERP stellen Unternehmen fest, dass gehostete ERP-Lösungen sie von der Last befreien, teure Server zu verwalten und Updates zu planen. On-Premise-Systeme binden Sie an hohe Investitionskosten und langsame Update-Zyklen, während Cloud-ERP die Ausgaben auf Abonnements verteilt und neue Funktionen liefert, sobald diese verfügbar sind. Unternehmen führen Cloud-ERP ein, um Kapazitäten nach Bedarf zu skalieren, sofort auf neue Daten zuzugreifen und eine nahtlose Integration mit anderen SaaS-Lösungen zu ermöglichen.
Hier ein detaillierterer Vergleich der beiden Optionen:
Implementierungsgeschwindigkeit
Cloud-ERP
In wenigen Wochen einsatzbereit, da der Anbieter das Setup übernimmt.
On-Premise-ERP
Dauert Monate aufgrund von Hardwarebeschaffung, Softwareinstallationen und Tests.
Kostenstruktur
Cloud-ERP
Planbare monatliche Gebühren
On-Premise-ERP
Hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Server
Update-Zyklen
Cloud-ERP
Automatische Updates mit kaum oder gar keinen Ausfallzeiten.
On-Premise-ERP
Erfordert große, geplante Upgrades, die von der IT verwaltet werden.
Zugänglichkeit
Cloud-ERP
Von jedem Gerät mit Internetverbindung zugänglich.
On-Premise-ERP
Zugriff bleibt typischerweise auf das Firmennetzwerk oder ein komplexes VPN-Setup beschränkt.
Integrationsflexibilität
Cloud-ERP
Integrierte APIs und Konnektoren für SaaS-Apps
On-Premise-ERP
Erfordert oft benutzerdefinierte Programmierung oder Batch-Importe, um Daten zu synchronisieren.
Sicherheit und Compliance
Cloud-ERP
Vom Anbieter verwaltete Patches, Firewalls und Zertifizierungen (z. B. SOC, ISO).
On-Premise-ERP
Internes IT-Team ist für Serversicherheit und Gewährleistung der Compliance verantwortlich.
Vorteile von Cloud-ERP-Systemen
Unternehmen, die die Vorteile von Cloud-ERP-Systemen nutzen, erhalten sofortigen Zugriff auf Live-Daten und die Flexibilität für ein erfolgreiches Wachstum. Hardwareprobleme und Batch-Importe gehören dank kontinuierlicher Updates und für Mobilgeräte optimierter Dashboards der Vergangenheit an. Entdecken Sie die Hauptgründe, warum sich moderne Führungskräfte für Cloud-ERP entscheiden, um neue Arbeitsmethoden zu etablieren.
Geringere Gemeinkosten
Die Verlagerung von ERP in die Cloud kann Ihre IT-Kosten in jeder Hinsicht senken. Beispielsweise dauert die Implementierung von Cloud-ERP in der Regel nur wenige Wochen – im Gegensatz zu den Monaten, die für On-Premise-Systeme erforderlich sind. Dadurch können Beratungsaufwand und IT-Überstunden reduziert werden. Der Anbieter kümmert sich im Hintergrund um Patches, Backups und Upgrades. So sinkt der Wartungsaufwand außerhalb der regulären Arbeitszeiten und Bedarf an zusätzlichem Personal. Da Sie keine Server anschaffen oder mit Strom versorgen müssen, können Sie Ihr Budget und Ihre Fachkräfte auf Projekte konzentrieren, die den Ertrag steigern.
Darüber hinaus kann ein Cloud-ERP-System Aufgaben automatisieren, die andernfalls Arbeitsaufwand erfordern würden, wie etwa die Entgeltverarbeitung und Finanzanalysen.
„Mit Workday werden Dokumente wie Arbeitszeugnisse und Hypothekenanträge automatisiert. Früher hatten wir dafür ein Verwaltungsteam.“ – Tracey Tomkins, UK Payroll Compliance Manager, Centrica
Planbares, abonnementbasiertes Preismodell
Cloud-ERP ersetzt unregelmäßige, hohe Investitionsausgaben durch eine einzige pauschale Abonnementgebühr. Die Kosten bleiben von Monat zu Monat stabil. So kann das Finanzteam Cashflows einfacher prognostizieren und unerwartete Rechnungen für außerplanmäßige Updates oder Hardwareausfälle vermeiden.
Die Verlagerung der Ausgaben von den Investitionsaufwendungen hin zu den Betriebsausgaben kann auch Steuerberechnungen vereinfachen. Investitionskäufe sind komplex, da Sie das Asset bilanziell aktivieren und die Anschaffungskosten dann gemäß den Abschreibungstabellen des IRS über mehrere Jahre verteilen müssen. Eine Abonnementgebühr ist eine Betriebsausgabe, daher können Sie diese im Jahr der Zahlung durch Ihr Unternehmen in voller Höhe steuerlich absetzen.
Intelligentere Entscheidungen mit Live-Einblicken
Cloud-ERP überträgt Daten in ein zentrales Echtzeit-Dashboard. So kann die Finanzfunktion Umsatzspitzen in Echtzeit verfolgen und Prognosen in wenigen Minuten aktualisieren, während Operations-Teams Engpässe schnell erkennen, Workflows anpassen und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten können. Integrierte Analysen machen auf potenzielle Probleme aufmerksam und ermöglichen es Führungskräften, bei Bedarf What-If-Szenarien auszuführen – so ist gewährleistet, dass jede Entscheidung auf aktuellen Daten basiert.
„Die Finanzabteilung wird nun als strategische Beratungsfunktion im Unternehmen wahrgenommen. Wir können Daten effektiver auswerten und erhalten Einblicke in zukünftige Herausforderungen sowie in Chancen, die uns andernfalls entgehen würden.“
– Holley Smith, Vice President of Financial Planning and Analysis, ERPA Group
Nahtlose Verbindung für Ihr SaaS-System
Cloud-ERP spricht dieselbe Sprache wie die übrigen Komponenten Ihres Tech Stacks. Offene APIs und vorkonfigurierte Konnektoren synchronisieren Daten perfekt mit CRM-, E-Commerce-, Entgeltabrechnungs- und Analyselösungen, sobald neue Daten eingehen. Das bedeutet, dass Bestellaufträge direkt aus dem Webstore in die Finanzabteilung fließen können, um Budgets und Cashflow-Datensätze automatisch zu aktualisieren. Teams erhalten bei Bedarf jederzeit einen einheitlichen Überblick über alle Daten, wodurch Fehler reduziert und sämtliche Workflow beschleunigt werden.
Sofortige Skalierung zur Deckung des Geschäftsbedarfs
Cloud-ERP ist äußerst anpassungsfähig und bietet Unternehmen jeder Größe Vorteile. Sie können Ihr Cloud-ERP von Anfang entsprechend Ihren Bedürfnissen hinsichtlich Benutzerzugriff, Speicherplatz, Rechenleistung und Modulen konfigurieren. Später lässt sich das System je nach Bedarf herunterskalieren oder ausbauen, ohne Ihr bestehendes Setup zu beeinträchtigen.
„Eine elastische Cloud-Infrastruktur bedeutet, dass sie sich der Auslastung der Plattform anpasst.“
– Damien Taylor, CTO, Kainos Workday Practice
Potenzielle Herausforderungen für eine erfolgreiche Cloud-ERP-Einführung
Cloud-ERP sorgt für Tempo und Flexibilität, doch der Wechsel von einem Legacy-System verläuft selten reibungslos. Entdecken Sie die häufigsten Fallstricke und wie Sie ihnen zuvorkommen.
Kostenintensiv für einige Unternehmen
Eine Cloud-Lizenz kann teurer wirken als ein On-Premise-Setup, wenn Ihr Unternehmen für Module zahlt, die es aktuell nicht benötigt. Einige Cloud-ERP-Systeme sind auf größere Unternehmen zugeschnitten, was sie für kleinere Teams mit begrenztem Budget oft weniger praktikabel macht.
Um sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie wirklich benötigen, sollten Sie Anbieter bevorzugen, bei denen Sie die Anzahl der Lizenzen oder Funktionen selbst auswählen und diese bei Bedarf jederzeit erweitern können. Sie können Ihre Software vierteljährlich prüfen, um sicherzugehen, dass sie Ihrem Budget und den geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Starke Internetabhängigkeit
Cloud-ERP-Systeme laufen im Browser, daher kann sich ein Verbindungsabbruch negativ auf Bestellaufträge, Genehmigungen, Entgeltabrechnungen, Analysen und vieles mehr auswirken. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Warenlager keine Entnahmelisten drucken kann und der Abschluss des Finanzteams zur Quartalsmitte während des Vorgangs hängen bleibt.
Schützen Sie die Betriebszeit Ihres Systems durch einen Backup-ISP und Latenzüberwachung. Vergewissern Sie sich außerdem, dass das Service Level Agreement Ihres Anbieters Vertragsstrafen, Reaktionszeiten und Verfahren für den Umgang mit Ausfällen festlegt.
Lernkurve
Anwender, die jahrelang mit einem älteren System gearbeitet haben, zögern möglicherweise, etwas Neues zu nutzen, selbst wenn es intuitiv gestaltet ist. Verunsicherte Anwender bremsen jeden Ablauf, der auf das neue System angewiesen ist. Wirken Sie dem entgegen, indem Sie kurze, rollenspezifische Schulungseinheiten anbieten und Personen, die zusätzliche Unterstützung benötigen, erfahrenere Mentoren zur Seite stellen. Halten Sie zudem Ihr gesamtes Team durch offene Kommunikation und regelmäßige Feedback-Schleifen über neue Funktionen und Prozesse auf dem Laufenden.
Anbieterzugriff auf sensible Daten
Ihr Cloud-ERP-Anbieter managt Ihr gesamtes System. Das ist im Hinblick auf Updates und Fehlerbehebungen hilfreich, bedeutet aber auch, dass Sie die Daten Ihres Unternehmens an einen Drittanbieter weitergeben müssen. Datenschutzverletzungen oder Missbrauch könnten behördliche Geldbußen und Reputationsschäden nach sich ziehen.
Minimieren Sie Sicherheitsrisiken, indem Sie Anbieter mit strengen, überprüfbaren Sicherheitsstandards und transparentem Compliance-Reporting wählen. Workday durchläuft beispielsweise jährlich Audits nach SOC 1 Type II und SOC 2 Type II und erfüllt zahlreiche globale Sicherheitsstandards, einschließlich der DSGVO und ISO 27001. Für eine zusätzliche Sicherheitsebene können Sie auch jemanden in Ihrem Unternehmen damit beauftragen, Sicherheitsberichte und Zugriffsprotokolle zu überwachen.
Best Practices für die Implementierung von Cloud-ERP
Erfolgreiche Cloud-ERP-Rollouts erfordern eine klare Roadmap und ein diszipliniertes Change Management. Wir schlüsseln jeden Schritt auf, von der Erstellung des Business Case bis zur Weiterbildung Ihres Teams, damit Sie termingerecht und innerhalb des Budgets an den Start gehen können.
1. Setzen Sie klare, messbare Geschäftsziele
Definieren Sie das gewünschte Unternehmensergebnis, bevor Sie einen Projektplan entwerfen. Ermitteln Sie Kennzahlen, wie etwa den Monatsabschluss zwei Tage früher fertigzustellen oder die IT-Supportkosten um 200.000 US-Dollar pro Jahr zu senken. Erfassen Sie den aktuellen Ausgangszustand und legen Sie Zieldaten für jedes Ziel fest, um den Fortschritt problemlos zu verfolgen.
2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über bestehende Daten, Prozesse und Integrationen
Erstellen Sie eine detaillierte Workflow-Übersicht aller Systeme, die ERP-Daten einspeisen oder verbrauchen. So können Sie entscheiden, welche Prozesse neu gestaltet werden müssen und wo eine einfache Migration ausreicht. Dokumentieren Sie Felder, Eigentümer und Herausforderungen für Finanzen, HR, Lieferkette und sämtliche benutzerdefinierten Apps, um verborgene Workflow-Komplexität aufzudecken und den Umfang jedes Prozesses zu klären.
3. Wählen Sie ein skalierbares Cloud-ERP und prüfen Sie den Anbieter
Bewerten Sie mehrere Plattformen anhand von Faktoren wie Wachstumskapazität, offene APIs, Sicherheitszertifizierungen und Release-Zyklen. Bitten Sie um Kundenreferenzen in Ihrer Branche und nutzen Sie Demos, die Ihnen genau zeigen, was Sie erwarten können. Führende Anbieter ermöglichen es Ihnen auch, einen Proof of Concept mit echten Workflows durchzuführen, um die Funktionen der Plattform zu prüfen.
4. Sichern Sie sich Rückhalt auf Leadership-Ebene und stellen Sie ein Team aus Führungskräften zusammen, das den Wandel vorantreibt.
Suchen Sie sich einen Sponsor auf C-Level, der Hindernisse bei der Umsetzung aus dem Weg räumt und dafür sorgt, dass alle Teams an einem Strang ziehen. Diese Person sollte das Implementierungsprojekt leiten, es auf Kurs halten und dabei alle Probleme oder Änderungen offen kommunizieren. Unterstützen Sie Ihren Sponsor mit einem funktionsübergreifenden Team aus Führungskräften aus Finanzen, HR, IT und Betrieb – verantwortlich für das Tagesgeschäft und die Abstimmung auf die großen Ziele. Stellen Sie sicher, dass Frontline-Manager klare Argumente zum neuen System haben, damit sie die Vision des neuen Systems in Unternehmens- und Team-Meetings überzeugend vertreten können.
5. Bereinigen Sie Daten und gestalten Sie den Integrationsplan
Saubere Daten sind nicht verhandelbar, wenn jede Prognose, jeder Abrechnungslauf und jede Zahlung an Anbieter von korrekten Unterlagen abhängt. Scannen Sie Ihre Daten auf Qualität, um Duplikate, überflüssige Einträge, uneinheitliche Bezeichnungen und Fehler aufzuspüren – für ein sauberes Dataset, das Ihr neues System optimal nutzt. Verfolgen Sie jeden Datenpunkt vom Quellsystem bis ins ERP – und leiten Sie ihn über einen sicheren API-Endpunkt, der jede Transaktion prüft und protokolliert, bevor sie in die Cloud gelangt.
6. Führen Sie die Lösung in gestaffelten Pilotprojekten mit rollenbasierter Weiterbildung ein.
Wenn Sie Cloud-ERP rollierend in Phasen einführen – beispielsweise beginnend mit einem einzigen Geschäftsbereich –, können Sie Konfigurationen anhand eines echten Arbeitspensums validieren. Sammeln Sie während jeder Implementierungsphase Feedback von den Anwendern, um Workflows anzupassen und notwendige Änderungen für zukünftige Phasen vorzunehmen. Gehen Sie erst dann zur nächsten Phase über, wenn Akzeptanz-Kennzahlen und Fehlerraten vereinbarte Schwellenwerte erreichen. Das macht jeden Rollout reibungsloser.
7. Verfolgen Sie KPIs nach der Einführung und verfeinern Sie diese kontinuierlich
Wenn Sie Ihren Fortschritt nach der Einführung eines Cloud-ERP-Systems konsequent messen, können Sie sicherstellen, dass die Plattform die Erwartungen des Unternehmens erfüllt und sich an veränderte Marktbedingungen und Geschäftsziele anpasst. Richten Sie Dashboards ein, um kritische Kennzahlen wie Abschlusszykluszeiten, Systemlatenz, Akzeptanzraten und Datenqualität zu verfolgen. Besprechen Sie die Ergebnisse während des Go-live-Prozesses wöchentlich mit den Teams. Setzen Sie schnelle Lösungen sofort um und nehmen Sie größere Verbesserungen in den Release-Zeitplan auf.
Blicken Sie mit Cloud-ERP in die Zukunft
Cloud-ERP verwandelt Kernsysteme in eine lebendige, anpassungsfähige Plattform, die Finanzen, HR und Operations synchronisiert. Dank Echtzeit-Daten und automatischer Updates innerhalb eines skalierbaren Systems können wachsende Unternehmen schneller agieren als Wettbewerber mit starren Vor-Ort-Lösungen. Die nächste ERP-Welle wird die Strategie maßgeblich prägen. Setzen Sie Ihre Unternehmenspläne mit Workday praktisch um.