An Hochschulen zählen die Noten – sowohl für die Studierenden als auch für die Universitäten selbst. Die talentiertesten Dozenten und Studierenden suchen sich die Einrichtungen mit den höchsten Bewertungen aus, vorzugsweise jene, die auf der prestigeträchtigen R1 Carnegie Classification Liste stehen. Die Washington State University (WSU) hatte sich bereits einen festen Platz unter den 130 R1-Institutionen gesichert, wollte jedoch ihren Campus in Pullman unter die Top 25 bringen. Damit sollten die Chancen gesteigert werden, die größten Herausforderungen der Welt anzugehen. Doch das würde nicht einfach werden.
Das ist das Maß an Erkenntnissen und Reaktionsfähigkeit, das wir brauchen, um als eine der 25 besten Forschungsuniversitäten der Welt anerkannt zu werden.
Chief Financial Officer
Zeit für eine neue Lösung
Die WSU investierte bereits jedes Jahr Hunderte von Millionen Dollar in die Forschung. Die Einrichtung musste tief in die Tasche greifen, um Potenzial für Veränderungen zu bestimmen, die zu größerer Effizienz führen, Top-Talente anziehen und ein Budgetdefizit von 30 Millionen Dollar beseitigen konnten. Die Finanzabteilung brachte das größte Problem zur Sprache: einen 40 Jahre alten Mainframe, der administrative Arbeitsabläufe unterstützte. „Diese Lösung stellte ein zu großes Risiko dar“, sagt Stacy Pearson, Chief Financial Officer bei der WSU. „Finanzberichte waren nicht vollständig und wurden von den einzelnen Abteilungen erstellt. Es war schwer, neue Mitarbeiter für die Verwaltung zu gewinnen, weil sie keine Karrieremöglichkeiten in einer Institution sehen konnten, die einen Mainframe verwendet. Und die einzige Person, die wusste, wie man das komplizierte alte System wieder zum Laufen bringt, wenn es ausfällt, stand kurz vor der Pensionierung. Wir brauchten für unsere Universität eine Basis für R1 – eine Grundlage, mit der es uns möglich wäre, eine moderne Forschungsstrategie einzuführen, ein neues Budgetmodell zu entwickeln und zu verwalten und eine führende Position bei agilen Geschäftsprozessen und Planung einzunehmen.“
Wir möchten zu den „coolen Leuten“ gehören! Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch kommen, wissen, dass sie die Lösungen und Workflows, mit denen sie hier arbeiten, in jeder Branche einsetzen können.
Chief Financial Officer
Ein moderner Lehrplan für den Erfolg
Die WSU beschloss, sich bei ihrer Verwaltung auf eine einzige Workday-Lösung zu verlassen. Es gab zwei Phasen: Das Deployment begann mit Workday Financial Management und Workday Human Capital Management (HCM), gefolgt von Workday Payroll, Workday Recruiting und Workday Time and Absence. „Es war ein ehrgeiziger Plan (und ich sollte wohl mehr graue Haare haben), aber wir haben die Lösung pünktlich in Betrieb genommen und dabei das Budget eingehalten. Wir ließen uns bei diesem Prozess von Workday und deren anderen Universitätskunden beraten“, sagt Pearson. „Um allen dabei zu helfen, diese komplette Umstellung von einem 40 Jahre alten System anzunehmen, haben wir auch Pläne für das Änderungsmanagement, die Kommunikation und Schulungen entwickelt. Anstatt also auf die erwarteten Beschwerden zu warten, haben wir viel Zeit damit verbracht, die Interessenvertreter der Abteilung, die Lehrkräfte und die Mitarbeiter einzubeziehen, um die notwendigen kulturellen Veränderungen voranzutreiben und alle Beschwerden und Bedenken sofort auszuräumen. Es gab sicherlich Beschwerden, aber wir haben intensiv mit den Betroffenen kommuniziert und daran gearbeitet, Probleme zu lösen und so schnell und gut wie möglich zu reagieren.“
Die grundlegende Infrastruktur, die wir mit unserer Workday-Lösung eingerichtet haben, ist das, was wir brauchen, um unsere strategischen Geschäftsplanungsinitiativen voranzutreiben.
Chief Financial Officer
Echtzeit-Einblicke auf R1-Level – 100 % schneller
Anstelle von papierbasierten Prozessen und mühsamen Mainframe-Anwendungen führen die Mitarbeiter, Dozenten und Studierenden der WSU heute Finanz- und Personalaufgaben mithilfe automatisierter Workflows in Workday aus. Und statt 30 Tage auf statische Berichte zu warten, haben die Mitarbeiter bei Bedarf Echtzeit-Einblicke in die Finanzen und die HR, einschließlich der Budgets und tatsächlichen Kosten für die gesamte WSU-Lösung. „Das ist das Maß an Einblicken und Reaktionsfähigkeit, das wir brauchen, um als eine der 25 führenden Forschungsuniversitäten der Welt anerkannt zu werden“, sagt Pearson. „Dank des verbesserten Datenzugriffs und der höheren Effizienz können unsere Mitarbeiter einen größeren Mehrwert schaffen. Durch die Einblicke, die wir erhielten, konnten wir außerdem einen Dreijahresplan erstellen, der uns aus unserem Betriebsdefizit herausführen wird.“
Mobilität, Attraktivität für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterbindung
Mitarbeiter, Dozenten und Studierende können jetzt ihre Finanz-, HR- und Entgeltabrechnungen von jedem Ort aus und zu jeder Zeit verwalten. Die erhöhte Mobilität war insbesondere während der COVID-19-Pandemie sehr nützlich. Sie hat nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den 5 WSU-Campus, den 4 Forschungszentren und den 40 Bezirks- und Gemeindebüros erleichtert, sondern die WSU kann nun auch die Bedürfnisse der Abteilungen und ihrer Mitarbeiter besser unterstützen. „Seien wir ehrlich, schon vor der Pandemie war die Belegschaft mobil“, sagt Pearson. „Die Nutzung von digitalen Prozessen, die den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, auf unterschiedliche Art und Weise zu arbeiten, ist ausgesprochen hilfreich. Andere Universitäten und der Staat Washington nehmen uns als Vorbild dafür, wie man so etwas möglich macht.“
Die Einführung moderner Workflows hat die Stimmung innerhalb der Universität deutlich verbessert: Studierende, Dozenten und Mitarbeiter sind begeistert davon, was jetzt alles möglich ist. „Wir möchten auch zu den ,coolen Leuten‘ gehören!“ sagt Pearson. „Bewerber, die zu Vorstellungsgesprächen kommen, finden es super, dass wir Workday verwenden. Sie wissen, dass sie die Lösungen und Arbeitsabläufe, mit denen sie hier arbeiten werden, in jeder Branche einsetzen können.“
Die flexible Grundlage, um sich auf die nächste Aufgabe konzentrieren zu können
Um das volle Potenzial all ihrer Ressourcen auszuschöpfen, erweitert die WSU ihre Nutzung von Workday und implementiert Strategien für Change Management, Kommunikation und Schulungen für zukünftige Projekte. „Wir lehnen uns nicht zurück und sagen: „Wow, perfekt! Alles erledigt!“, erklärt Pearson abschließend. „Die grundlegende Infrastruktur, die wir mit unserer Workday-Lösung eingerichtet haben, ist das, was wir brauchen, um unsere strategischen Geschäftsplanungsinitiativen voranzutreiben. Wir können sehen, wie wir das Budgetdefizit verringern, die R1-Bewertung verbessern und Studierende beim Lernen fördern können, sodass die WSU weiterhin attraktiv bleibt für die nächste Generation von Führungskräften und Problemlösern.“