Bevor UPP 2019 die gesamte Workday-Plattform zum Einsatz brachte, verfügte das Unternehmen über eine fragmentierte Systemlandschaft im Personal- und Finanzbereich. Fozia Ahmad, Head of Finance Systems bei dem Unternehmen, bemerkt dazu: „Dadurch war es umständlich und schwierig, die beiden Funktionsbereiche zu integrieren.“
Durch den Wechsel zu Workday änderte sich das schnell. Die Entscheidung für die Plattform fiel teilweise aufgrund des Engagements zu kontinuierlichen Verbesserungen vonseiten von Workday. Doch Ahmads Kollegin Karen Gray, die als HR Systems Manager bei dem Unternehmen arbeitet, erinnert sich, dass es anfangs noch einige Hürden zu bewältigen gab. „Der Implementierungsprozess verlief sehr schnell. Danach hatten wir das Gefühl, dass wir nicht über die nötigen Lernvoraussetzungen verfügten, um Workday optimal zu nutzen.“
Autonomie in kürzester Zeit
„Zunächst beauftragtem wir einen externen AMS-Anbieter auf Stundenbasis damit, unser Team in den technischen Kenntnissen zu schulen, aber dieser Ansatz funktionierte nicht so, wie wir uns das vorstellten“, so Gray. „Einerseits leiteten Fozia und ich sehr kleine Teams und waren ständig im Feuerwehrmodus. Andererseits wussten wir gar nicht, welche Fragen wir stellen sollten. Wir konnten nicht sagen, wobei genau wir Hilfe benötigten. Das führte dazu, dass die mit dem Anbieter vereinbarten Stunden oft für Aspekte genutzt wurden, die keinen Mehrwert für unsere Geschäftstätigkeiten boten.“
Dies alles änderte sich, als sich UPP für Workday Success Plans (WSP) entschied. Dabei handelt es sich um Abonnementpläne, die es Kunden ermöglichen, durch Expertenhilfe, Support und Schulungen den Nutzen ihrer Workday-Lösung zu maximieren und ihre Kompetenz im Umgang mit der Plattform zu verbessern. „Schnell erzielten wir die Eigenständigkeit und Flexibilität, die wir brauchen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Das Ergebnis waren zufriedene Anwender, die sich von ihrem Finanzteam umfassend unterstützt fühlten“, so Ahmad.
Schnell erzielten wir die Eigenständigkeit und Flexibilität, die wir brauchen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Das Ergebnis waren zufriedene Anwender, die sich von ihrem Finanzteam umfassend unterstützt fühlten.
Head of Finance Systems
Ein eigenständiges HR-Team, das sich an den ständigen Wandel anpasst
Gray erklärt: „Wir haben unsere Kompetenzen und Kenntnisse als kleines HR-Team radikal verbessert und wurden im Umgang mit Workday immer sicherer. Die maßgeschneiderte 1-zu-1-Unterstützung durch Workday-Berater ist wesentlich besser als der Weg über externe Anbieter.“
Mithilfe der WSP-Services konnte das Team von Gray sein Wissen, Verständnis und Selbstvertrauen stärken. „Mit Ask-an-Expert erhalten wir beispielsweise individuelle Unterstützung bei der Konfiguration und Implementierung“, sagt Gray. „Im Rahmen von Learn-On-Demand stehen uns kurze, rollenspezifische Videos und Arbeitshilfen zur Verfügung, die uns im entscheidenden Moment die nötigen Informationen an die Hand geben – ideal, um neue Mitarbeiter einzuweisen. Und wir nutzen die Accelerator-Webinare, sowohl live als auch on demand, um unser Wissen zu erweitern, unsere Anwendungssicherheit zu stärken und zu verstehen, welche Funktionen wir implementieren sollten.“
Der „Ask-an-Expert“-Service im Rahmen von WSP hilft dem HR-Team durch Anleitungen zu komplexen neuen Regulierungsbereichen, sich an den ständigen Wandel anzupassen. „Zu den jüngsten Änderungen, auf die wir reagieren mussten, gehören auch solche im komplexen Bereich des Abwesenheitsmanagements. So gibt es seit Kurzem völlig neue Urlaubsregeln für Pflegekräfte und zwei Gesetzesänderungen beim Vaterschaftsurlaub“, so Gray. „Mithilfe von Ask-an-Expert konnten wir alles, was wir brauchten, schnell, einfach und effektiv finden und implementieren.“
Das HR Team nutzt außerdem das Feature Adoption Assessment und den Feature Adoption Workshop, um Workday-Funktionen zu identifizieren, die zur Lösung geschäftlicher Herausforderungen zum Einsatz gebracht werden können. „Ein Beispiel: Bis vor Kurzem mussten alle Mitarbeiter, die flexible Arbeitsbedingungen beantragen wollten, ein manuelles, systemexternes Formular ausfüllen“, sagt Gray. „Im Workshop wurde eine Funktion vorgestellt, die wir noch nicht übernommen hatten. Inzwischen haben wir sie zum Einsatz gebracht und sie hat uns schon viel Zeit und Mühe erspart. Auf diese Weise sind wir auch auf viele weitere Lösungen aufmerksam geworden.“
Darüber hinaus hat UPP vor Kurzem sein erstes Optimierungspaket abgeschlossen – eine funktionale Prüfung seines Recruiting-Moduls mit dem Ziel, die Erfahrung der Kandidaten und einstellenden Manager zu verbessern. „Diese Prüfung hat uns geholfen, bestimmte Funktionen zu identifizieren, die unsere Prozesse verbessern und unsere Benutzererfahrung aufwerten“, so Gray. „Workday hat uns mit einem strukturierten und effizienten Ansatz geholfen, einen Aktionsplan mit 44 Verbesserungspunkten zu erstellen.“ Mithilfe von Expertenwissen und einem fokussierten Ansatz sah UPP einen klaren Weg zur Optimierung seiner Workday-Investition und zur Steigerung des Mehrwerts.
„Die bestmögliche Beratung aus der bestmöglichen Quelle.“
Fozia Ahmad äußert sich ebenso positiv über die Erfahrungen des Finanzteams mit Workday Success Plans wie ihre Kollegin. Sie erklärt: „Neben all den Reporting- und Transparenzvorteilen, die sich daraus ergeben, dass Finanzen und HR nun auf einer Plattform vereint sind, erhalten wir bei Workday die bestmögliche Beratung aus der bestmöglichen Quelle: von den Workday-Experten selbst.“
Dies, so Ahmad, führt unmittelbar zu mehr Unabhängigkeit der Finanzabteilung. „Indem die Experten ihr Fachwissen an uns weitergeben, helfen sie uns bei der Lösung geschäftlicher Herausforderungen. Das ist ein ganz anderes Modell als die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter, der uns nicht immer den erforderlichen Wissenstransfer bot. Auf diese Weise entsteht eine Menge In-House-Wissen.“
Der Finanzbereich ist einem ständigen Wandel unterworfen. Vor diesem Hintergrund nutzt das UPP-Team die „Ask-an-Expert“- und „Accelerator“-Webinare, um sich schnell und nahtlos an regulatorische Änderungen in einer Reihe komplexer Bereiche im Zusammenhang mit dem Steuer- und Bankwesen anzupassen, von Pendlerpauschalen bis zu „Know-Your-Customer“-Vorschriften.
Und um die Vorteile des Feature Adoption Assessment noch einmal zu verdeutlichen: Das Finanzteam hat die innovative KI-Lösung von Workday für optische Zeichenerkennung zum Einsatz gebracht, um entsprechende Felder in Lieferantenrechnungen zu scannen und auszufüllen. „Damit haben wir einen Prozess automatisiert, der zuvor weitgehend manuell ablief. Das spart unserem Team viel Zeit und Mühe und eliminiert Fehler“, erklärt Ahmad. „Dadurch konnte dieses Team erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und sich gleichzeitig auf strategischere Aufgaben konzentrieren. So entstand ein größerer Mehrwert für das Unternehmen.“
Wir verfügen jetzt in Workday über einen personalisierten Dienst zur Einführung neuer Funktionen. So können wir jede beliebige Funktion aus früheren Releases, die uns interessiert, nutzen und implementieren.
Head of Finance Systems
Darüber hinaus implementierte das Finanzteam von UPP im Rahmen des Feature Adoption Workshop und des „Ask-an-Expert“-Services von Workday Success Plans eine Host-to-Host-Banking-Integration, die zu erheblichen operativen Effizienzvorteilen und finanziellen Einsparungen führte. Damit lassen sich Bankprozesse automatisieren und vereinfachen und manuelle Eingriffe reduzieren. „Die erfolgreiche Implementierung unserer Host-to-Host-Banking-Integration hat nicht nur unsere Zahlungsprozesse vereinfacht, sondern uns auch erhebliche jährliche Einsparungen beschert“, so Ahmad. „Dieser Meilenstein demonstriert unser Streben nach Effizienz und unterstreicht die finanziellen Vorteile der strategischen digitalen Transformation.“
Zufriedene Teams, kontinuierliche Updates, beispielloser Mehrwert
Im Zusammenhang mit der Einführung der Workday Success Plans freut sich Ahmad ganz besonders über die positiven Auswirkungen auf die Mitarbeiter von UPP. „Es gefällt ihnen hier“, erklärt sie. „Unsere derzeitige Bindungsrate ist fantastisch.“
Gray ist unterdessen erfreut darüber, dass die HR-Abteilung mit Workday Success Plans dank der Live-Sessions im Rahmen der Feature Release Reviews kontinuierlich über neue Funktionsreleases auf dem Laufenden bleiben kann. „Früher haben wir nicht unbedingt von neuen Releases erfahren. Jetzt sind wir immer über die neuesten Entwicklungen informiert, sodass wir proaktiv handeln und mit den Innovationen Schritt halten können.“
Gray fasst zusammen: „Alles in allem haben uns die Workday Success Plans einen unglaublichen Mehrwert geboten, insbesondere durch den direkten Zugang zu Workday-Experten: Der gebotene Service ist hervorragend und ich kann WSP wirklich nur jedem ans Herz legen.“
Ahmad stimmt zu: „Es hat sich gezeigt, dass wir für unsere Workday-Konfiguration und BAU-Verwaltung keinen AMS-Partner brauchten. Wir brauchten jemanden, der sein Know-how an uns weitergibt und uns zeigt, wie wir alles selbst machen können. Wir wollten dieses Wissen unbedingt intern aufbauen und profitieren jetzt wirklich davon.“