Das neuseeländische Energieversorgungsunternehmen Trustpower wollte seine veraltende, vor Ort installierte Buchhaltungslösung ersetzen, da sie schwer zu aktualisieren war und nur einen begrenzten Selfservice bot. Für Chief Financial Officer Kevin Palmer war dies eine Gelegenheit, neu zu überdenken, wie der Service bereitgestellt werden sollte. „Wir haben uns hingesetzt und folgende entscheidende Fragen gestellt: Warum haben wir diese Software erworben? Warum ist sie bei uns vor Ort installiert? Wir neigten dazu, die einzelnen Lösungen anzupassen und das sollte aufhören. Es erschien uns irgendwie veraltet. Also entschieden wir, dass wir nie wieder in diese Situation kommen wollten, in der wir mit einer veralteten Lösung arbeiten. Wo uns die neueste Version nicht zur Verfügung steht. Damit war eigentlich klar, dass wir uns für SaaS entscheiden würden.“
Dabei spielte natürlich auch die Tatsache eine Rolle, dass Trustpower schon immer auf eine selbstständige, innovative Denkweise gesetzt hat. „Wir hatten eine Kultur von Mitarbeitern, die Entscheidungen auf den unteren Ebenen der Organisation treffen wollten", sagt Kevin. „Also haben wir nach einer Lösung gesucht, mit der auch Mitarbeiter außerhalb der Finanzabteilung einfach interagieren können, und zwar sowohl bei der Zahlungsabwicklung als auch, um Informationen zu finden.“
Suche nach einer integrierten, ganzheitlichen, automatisierten Finanzlösung
Trustpower benötigte eine Lösung, die den Mitarbeitern die Flexibilität und die Reporting-Möglichkeiten bietet, um selbst Entscheidungen zu treffen. „Wir wollten, dass diejenigen, die eigentlich die technischen oder kaufmännischen Entscheidungen treffen, auch die finanziellen Entscheidungen treffen. Dabei wollten wir aber vermeiden, dass die Mitarbeiter extra in die Finanzabteilung kommen müssen, um die Daten abzufragen. Sie sollten sich selbst daran bedienen und sich durch den kommerziellen Kontext klicken können. Dahinter stand die Idee, die Finanzabteilung zu einem Geschäftspartner zu machen, der proaktiv Daten analysiert und dem Unternehmen Trends mitteilt, bevor es weiß, dass es ein Problem gibt.“
Wir sind ein innovatives, flexibles Unternehmen, das noch in den Startlöchern steht. Wir haben uns entschieden, Workday zu einem Teil unserer transformativen Kultur zu machen.
Chief Financial Officer
Hinter den Kulissen
Kevin war begeistert davon, dass Workday es so schnell ermöglicht hat, die Finanzprozesse praktisch unbemerkt im Hintergrund ablaufen zu lassen. „Wir können heute Dinge tun – Genehmigungen von Führungskräften zum Beispiel, die auf Ihrem Smartphone in der Workday-App durchgeführt werden –, die vor Jahren noch undenkbar gewesen wären. Es ist erstaunlich, wie schnell diese Dinge für uns so selbstverständlich wurden. Workday läuft hier im Hintergrund und lässt die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, ohne dass sie darüber nachdenken, wie fantastisch das eigentlich ist. Und genau das ist es, was man sich als Unternehmen wünscht. Wenn Mitarbeiter die Lösung für Spesenabrechnungsformulare bemerken – nun, das ist nicht das, was wir uns wünschen. Stattdessen trägt Workday auf ruhige und maßvolle Weise zu unserer Entscheidungsfindung bei. Die Mitarbeiter haben vergessen, dass sie sich früher an die Finanzabteilung wenden mussten, um sich dort eine Tabellenkalkulation anzuschauen. Jetzt erhalten sie alle Informationen, die sie benötigen, können sie mit den Prognosen vergleichen, aufschlüsseln, klick, klick, klick. Das bedeutet, dass wir die Lösungen haben, kommerzielle Entscheidungen im gesamten Unternehmen zu unterstützen.“
Workday unterstützt im Hintergrund unsere Entscheidungsfindung und ist damit Teil unserer Unternehmensstruktur.
Chief Financial Officer
Unterstützung eines virtuellen Jahresabschlusses
Die neue Workday-Lösung wurde sechs Monate nach der Implementierung auf Herz und Nieren getestet, als die Finanzabteilung während des COVID-19-Lockdowns zum allerersten Mal einen virtuellen Abschluss durchführen musste. „Obwohl wir das erste Mal einen Jahresabschluss mit Workday durchgeführt haben, konnten wir zwei Monate nach dem Bilanzstichtag trotzdem unseren vollständigen Jahresbericht veröffentlichen, was ziemlich erstaunlich ist“, erinnert sich Kevin.
Die Mitarbeiter sind rundum begeistert von Workday. Sie wollen in einem Unternehmen mit cooler Technologie arbeiten.
Chief Financial Officer
Standardisierte Beschaffung im Unternehmen
Vor dem Deployment von Workday hat jede Abteilung einen etwas anderen Beschaffungsprozess verwendet. Aber mit der neuen Lösung sind diese alle standardisiert worden. „Unser Ansatz bei der Implementierung der Lösung war es, sie so weit als möglich „Out-of-the-box“ zu nutzen“, sagt Kevin. „Wir hatten den Eindruck, dass Workday bereits die besten Praktiken berücksichtigt. Das bedeutete aber auch, dass einige Mitarbeiter die Art und Weise, wie sie die Dinge erledigen, ändern mussten. Aber einen standardisierten Prozess zu haben, war jede Mühe wert.“
Bereit für Veränderungen
Workday lässt Kevin zuversichtlich darauf hoffen, dass die Finanzabteilung in der Lage sein wird, sich an größere Veränderungen anzupassen, wie zum Beispiel den anstehenden Verkauf des Handelsgeschäfts. „Wenn wir diesen Teil des Unternehmens verkaufen, haben wir ein vollkommen anderes Unternehmen mit anderen Reporting-Anforderungen, einem anderen Kontenplan, anderen Strukturen“, merkt er dazu an. „Und genau dort kommt der ganze Vorteil von Workday zum Tragen. Weil wir damit eine Lösung haben, die sich auch an größere Veränderungen anpasst, selbst nach dem Deployment. Das Team ist begeistert, denn wir sind uns sicher, dass wir uns mit Workday schnell weiterentwickeln können, und zwar ganz egal, wie groß die Veränderungen auch sein mögen.“